C-26, r. 20.1 - Règlement sur l’organisation de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec et les élections à son Conseil d’administration

À jour au 24 janvier 2019

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 20.1

Règlement sur l’organisation de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec et les élections à son Conseil d’administration

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65, 93, par. a, b, e et f et a. 94, 1er al., par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2018-266, sec. I.

1. Le présent règlement fixe le nombre d’administrateurs, autres que le président, formant le Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec, les modalités de l’élection du président et des autres administrateurs élus de ce Conseil d’administration et la durée de leur mandat.

Il a aussi pour objet de fixer le quorum et le mode de convocation des assemblées générales des membres de l’Ordre ainsi que de déterminer l’endroit du siège de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-266, a. 1.

2. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement. Il surveille notamment le déroulement de l’élection.

Lorsque le secrétaire est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie, ou refuse d’agir, il est remplacé par le secrétaire-adjoint de l’Ordre ou, à défaut, par la personne désignée par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-266, a. 2.

3. Le secrétaire et toute personne qui exerce des fonctions électorales prévues au présent règlement doivent faire preuve d’impartialité et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Ils prêtent serment de discrétion et d’impartialité selon la formule établie par le Conseil d’administration.

Décision OPQ 2018-266, a. 3.

4. Pour l’application du présent règlement, les jours fériés sont ceux prévus au Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Si un jour prévu au présent règlement tombe un jour férié ou un samedi, il est reporté automatiquement au jour ouvrable suivant.

Décision OPQ 2018-266, a. 4.

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS, DURÉE DES MANDATS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision OPQ 2018-266, sec. II.

5. Le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, autres que le président, est fixé à 9.

Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 10 administrateurs, dont le président s’il est élu au suffrage universel des administrateurs agréés.

Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration de l’Ordre est formé de 9 administrateurs, dont le président.

Décision OPQ 2018-266, a. 5.

6. Le président est élu pour un mandat de 2 ans. Les autres administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 4 ans.

Décision OPQ 2018-266, a. 6.

7. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 3 régions électorales, lesquelles correspondent au territoire de régions apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1). Ces régions électorales sont délimitées de la manière suivante et représentées par le nombre suivant d’administrateurs:

Régions électorales	Régions administratives		Nombre d’administrateurs
	Bas-Saint-Laurent	(01)
	Côte-Nord	(02)
	Capitale-Nationale	(03)
	Mauricie	(04)
	Saguenay–Lac-Saint-Jean	(09)
I	Nord-du-Québec	(10)	2
	Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine	(11)
	Chaudière-Appalaches	(12)
	Estrie	(16)
	Centre-du-Québec	(17)
	Montérégie	(05)
	Outaouais	(07)
II	Abitibi-Témiscamingue	(08)	1
	Lanaudière	(14)
	Laurentides	(15)
III	Montréal	(06)	3
	Laval	(13)

Décision OPQ 2018-266, a. 7.

8. Les administrateurs agréés ayant leur domicile professionnel à l’extérieur du Québec sont, pour l’exercice de leur droit de vote à l’élection des administrateurs, réputés faire partie de la région électorale II.

Décision OPQ 2018-266, a. 8.

SECTION III DATE ET MODALITÉS DE L’ÉLECTION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Décision OPQ 2018-266, sec. III.

§ 1 . — Date de l’élection

Décision OPQ 2018-266, ss. 1.

9. La date de clôture du scrutin est fixée au 1er jeudi de mai à 17 h.

Décision OPQ 2018-266, a. 9.

10. La date de l’élection des administrateurs élus, dont le président lorsqu’il est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, est la date du dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2018-266, a. 10.

11. Dans le cas où le président est élu au suffrage des administrateurs, son élection a lieu lors d’une séance du Conseil d’administration tenue avant l’assemblée générale annuelle qui suit l’élection des administrateurs.

Décision OPQ 2018-266, a. 11.

§ 2 . — Mise en candidature

Décision OPQ 2018-266, ss. 2.

12. Entre le 60e et le 45e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque administrateur agréé de la région administrative où un administrateur doit être élu:

1°  un avis indiquant la date et l’heure de clôture du scrutin, la description des postes en élection, les critères d’éligibilité à ces postes, la procédure à suivre et le délai pour poser sa candidature;

2°  un bulletin de présentation.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, le secrétaire transmet ces documents à tous les administrateurs agréés.

Le secrétaire peut rendre disponibles les documents énumérés au premier alinéa sur le site Internet de l’Ordre. Il informe alors les administrateurs agréés du moyen pour y accéder.

Décision OPQ 2018-266, a. 12.

13. Un administrateur agréé ne peut signer plus d’un bulletin de présentation. Une signature apparaissant sur plus d’un bulletin pour chaque poste à pourvoir est rayée de tous les bulletins.

Décision OPQ 2018-266, a. 13.

14. Pour se porter candidat, l’administrateur agréé doit transmettre au secrétaire, au plus tard à 17 h le 30e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, son bulletin de présentation qui contient les documents suivants:

1°  une photographie récente, mesurant au plus 50 mm par 70 mm;

2°  un curriculum vitae d’au plus une page;

3°  une déclaration de candidature contenant au plus 400 mots. Cette déclaration de candidature ne peut mentionner que l’information suivante:

a)  l’année d’admission à l’Ordre;

b)  les activités professionnelles actuelles et antérieures du candidat;

c)  les principales activités au sein de l’Ordre;

d)  un bref exposé des objectifs poursuivis par le candidat.

Décision OPQ 2018-266, a. 14.

15. Sur réception du bulletin de présentation, le secrétaire remet au candidat un accusé de réception de sa candidature. Avant de remettre cet accusé de réception, le secrétaire peut exiger de l’administrateur agréé qu’il apporte certaines modifications au bulletin de présentation qui est incomplet.

Le secrétaire refuse d’accuser réception d’un bulletin de présentation qui, malgré une telle demande de modifications, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne satisfait pas aux critères d’éligibilité prévus par le Code des professions (chapitre C-26). Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2018-266, a. 15.

§ 3 . — Règles de conduite applicables au candidat

Décision OPQ 2018-266, ss. 3.

16. Le candidat doit:

1°  assumer personnellement ses dépenses électorales;

2°  s’abstenir de recevoir ou de donner des cadeaux, des faveurs, des ristournes ou tout autre avantage visant à favoriser sa candidature;

3°  s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’il transmet au secrétaire;

4°  donner suite à toute demande du secrétaire dans les plus brefs délais.

Décision OPQ 2018-266, a. 16.

SECTION IV MODALITÉS APPLICABLES À LA TENUE DU SCRUTIN

Décision OPQ 2018-266, sec. IV.

17. Au moins 15 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet aux administrateurs agréés ayant le droit de vote, en plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), les documents suivants:

1°  le bulletin de présentation de chaque candidat pour lequel il peut voter;

2°  une description de la procédure pour voter.

Le secrétaire peut rendre disponibles les documents énumérés aux paragraphes 1 et 2 du premier alinéa sur le site Internet de l’Ordre. Il informe alors les administrateurs agréés du moyen pour y accéder.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, le secrétaire transmet, dans le même délai, ces documents à tous les administrateurs agréés.

Décision OPQ 2018-266, a. 17.

18. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote ou une nouvelle enveloppe à l’électeur qui atteste par écrit l’avoir altéré, égaré ou ne pas l’avoir reçu.

Décision OPQ 2018-266, a. 18.

19. Lorsque le dépouillement du scrutin n’a pas lieu immédiatement après la clôture du scrutin, le secrétaire appose, à l’heure fixée pour la clôture du scrutin, les scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision OPQ 2018-266, a. 19.

20. Au plus tard le 10e jour suivant la clôture du scrutin, le secrétaire procède, en présence des scrutateurs, au siège de l’Ordre ou à tout autre endroit désigné par le secrétaire, au dépouillement du vote.

Les candidats ou leurs représentants peuvent également être présents lors du dépouillement.

Décision OPQ 2018-266, a. 20.

21. La décision du secrétaire concernant la validité d’un bulletin de vote ou le rejet d’une enveloppe est définitive.

Décision OPQ 2018-266, a. 21.

22. Après le dépouillement du scrutin, le secrétaire rédige un rapport général de l’élection incluant les résultats du scrutin et en transmet copie à chacun des candidats sans délai. Une copie de ce rapport est déposée à la première séance du Conseil d’administration qui suit l’élection.

Décision OPQ 2018-266, a. 22.

23. Le secrétaire déclare élus aux postes d’administrateur les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région. Le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes à ce poste.

Décision OPQ 2018-266, a. 23.

24. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes, y compris celles qui ont été rejetées.

Le secrétaire scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Décision OPQ 2018-266, a. 24.

25. Le secrétaire conserve ces enveloppes pendant une période de 90 jours suivant le dépouillement du scrutin ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2018-266, a. 25.

SECTION V MODALITÉS APPLICABLES À L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT AU SUFFRAGE DES ADMINISTRATEURS

Décision OPQ 2018-266, sec. V.

26. L’élection du président au suffrage des administrateurs est tenue selon les modalités suivantes:

1°  un administrateur élu propose sa candidature en notifiant son intention par écrit au secrétaire. Toutes les candidatures doivent être remises au secrétaire au plus tard à 17 h le 2e jour précédant la date fixée pour la séance. La candidature d’un administrateur élu absent lors de la séance peut être reçue pourvu qu’il se soit conformé aux conditions prévues au présent paragraphe;

2°  le secrétaire remet à tous les administrateurs présents à la séance un bulletin de vote, certifié par ce dernier, indiquant le nom des candidats;

3°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue;

4°  à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats qui ont recueilli un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligibles celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser un seul administrateur agréé sur les rangs;

5°  le secrétaire communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élu l’administrateur agréé qui a obtenu la majorité absolue des voix.

Décision OPQ 2018-266, a. 26.

27. Si un seul administrateur élu se porte candidat, le secrétaire le déclare immédiatement élu.

Décision OPQ 2018-266, a. 27.

SECTION VI ENTRÉE EN FONCTION DES ADMINISTRATEURS

Décision OPQ 2018-266, sec. VI.

28. Le président, s’il est élu au suffrage universel des administrateurs agréés, et les autres administrateurs entrent en fonction à la séance du Conseil d’administration qui suit l’élection.

Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, il entre en fonction dès la clôture du scrutin tenu pour son élection.

Décision OPQ 2018-266, a. 28.

SECTION VII ORGANISATION DE L’ORDRE

Décision OPQ 2018-266, sec. VII.

§ 1 . — Assemblées générales

Décision OPQ 2018-266, ss. 1.

29. Le quorum d’une assemblée générale des membres de l’Ordre est fixé à 20 administrateurs agréés.

Décision OPQ 2018-266, a. 29.

30. Le secrétaire de l’Ordre convoque une assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque administrateur agréé au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

L’avis de convocation à une assemblée générale annuelle indique la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Décision OPQ 2018-266, a. 30.

§ 2 . — Siège de l’Ordre

Décision OPQ 2018-266, ss. 2.

31. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal.

Décision OPQ 2018-266, a. 31.

SECTION VIII DISPOSITIONS FINALES

Décision OPQ 2018-266, sec. VIII.

32. Le présent règlement remplace le Règlement sur les élections et sur la représentation régionale au Conseil d’administration de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (chapitre C-26, r. 17) et le Règlement sur les assemblées générales et déterminant l’endroit du siège de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (chapitre C-26, r. 11).

Décision OPQ 2018-266, a. 32.

33. (Omis).

Décision OPQ 2018-266, a. 33.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2018-266, 2019 G.O. 2, 33