C-26, r. 150 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 150

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, e et f, et a. 94, par. a et b).

D. 1426-92; Décision 96-02-22, a. 1.

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le Conseil d’administration de l’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec est formé de 25 personnes, dont le président s’il est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre.

Toutefois, le Conseil d’administration est formé de 24 personnes si le président est élu au suffrage des administrateurs élus.

D. 1426-92, a. 1; Décision 96-02-22, a. 1.

2. Le président fixe la date et l’heure de toute réunion du Conseil d’administration ainsi que l’endroit où elle doit se tenir. Il en établit également l’ordre du jour.

D. 1426-92, a. 2.

3. À la demande du président, le secrétaire de l’Ordre convoque une réunion ordinaire du Conseil d’administration au moyen d’un avis de convocation écrit, accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du Conseil d’administration par la poste, par télégramme, par câblogramme, par télécopieur ou par messager, au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

D. 1426-92, a. 3.

4. À la demande du président ou du quart des membres du Conseil d’administration, le secrétaire convoque une réunion extraordinaire du Conseil d’administration, soit au moyen d’un avis de convocation écrit transmis à chaque membre du Conseil d’administration par la poste, par télégramme, par câblogramme, par télécopieur ou par messager, soit au moyen d’un avis de convocation verbal donné à chaque membre du Conseil d’administration, au moins 2 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

L’avis de convocation est accompagné de l’ordre du jour et la réunion ne porte que sur les sujets qui y sont mentionnés.

D. 1426-92, a. 4.

5. L’avis de convocation à toute réunion du Conseil d’administration indique la date et l’heure de la réunion ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

D. 1426-92, a. 5.

6. Malgré les articles 3 et 4, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée et tenue si tous ses membres y sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsque tous ses membres ou certains d’entre eux n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient la réunion, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1426-92, a. 6.

7. L’ordre du jour d’une réunion ne peut être modifié si ce n’est du consentement des deux tiers des membres qui y assistent.

D. 1426-92, a. 7.

8. Le vice-président préside la réunion du Conseil d’administration lorsque le président demande à prendre part au débat. Le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour présider la réunion lorsque le président et le vice-président sont absents ou empêchés d’agir ou lorsqu’ils demandent à prendre part au débat.

D. 1426-92, a. 8.

9. Le vote se fait à main levée, sauf lorsqu’un membre demande le vote secret. Dans ce dernier cas, le président établit la procédure à suivre.

D. 1426-92, a. 9.

10. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres le désire, autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion ou tenir une réunion en public.

D. 1426-92, a. 10.

11. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres qui y assistent.

D. 1426-92, a. 11.

12. Chaque fois que le président ajourne une réunion du Conseil d’administration faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement ainsi que les noms des membres qui y assistent.

D. 1426-92, a. 12.

13. Le secrétaire agit comme secrétaire du Conseil d’administration et n’a pas droit de vote.

En cas d’absence ou d’empêchement d’agir du secrétaire, celui-ci est remplacé par la personne désignée par le Conseil d’administration. Cette personne assume, aux fins de la réunion, les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

D. 1426-92, a. 13.

SECTION II MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

14. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre. La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule apparaissant à l’annexe I.

D. 1426-92, a. 14.

15. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion personnelle sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration.

D. 1426-92, a. 15.

16. Tout membre du Conseil d’administration est tenu, conformément à l’article 84 du Code des professions (chapitre C-26), de voter ou de s’exprimer en vue d’une prise de décision, sauf en cas de conflit d’intérêts ou pour un motif de récusation jugé suffisant par le président. Le président décide sur-le-champ si le membre est en situation de conflit d’intérêts ou de la suffisance du motif de récusation.

D. 1426-92, a. 16.

SECTION III DIRIGEANTS

17. Le président exerce les fonctions qui lui sont dévolues par le Code, les règlements et les résolutions de l’Ordre.

D. 1426-92, a. 17.

18. Le président est le seul porte-parole autorisé à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou sur l’exercice de la profession.

Toutefois, il peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre sur des sujets relatifs à l’exercice de la profession.

D. 1426-92, a. 18.

19. Le vice-président exerce les fonctions et pouvoirs du président, entre autres préside les réunions du Conseil d’administration, en cas d’absence ou d’empêchement du président.

D. 1426-92, a. 19.

20. Le trésorier présente des rapports financiers périodiques au Conseil d’administration et au comité exécutif.

D. 1426-92, a. 20.

SECTION IV COMITÉ EXÉCUTIF

21. Les membres élus du Conseil d’administration désignent parmi eux, par vote annuel, 3 membres du comité exécutif et désignent ensuite parmi ces derniers le vice-président et le trésorier de l’Ordre. Un autre membre est désigné par vote annuel des membres du Conseil d’administration parmi les membres du Conseil d’administration nommés par l’Office des professions du Québec. Ces personnes forment, avec le président de l’Ordre, le comité exécutif.

D. 1426-92, a. 21.

22. Le secrétaire convoque une séance ordinaire du comité exécutif au moyen d’un avis de convocation écrit, accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du comité par la poste, par télégramme, par câblogramme, par télécopieur ou par messager, au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance.

D. 1426-92, a. 22.

23. Le président ou, à sa demande, le secrétaire, convoque une séance extraordinaire du comité exécutif au moyen d’un avis de convocation donné à chaque membre du comité, par téléphone, par télégramme, par télécopieur ou par messager au moins 24 heures avant la date fixée pour la tenue de la séance.

L’avis de convocation est accompagné de l’ordre du jour et la séance ne porte que sur les sujets qui y sont mentionnés.

D. 1426-92, a. 23.

24. L’avis de convocation à toute séance du comité exécutif indique la date et l’heure de la séance ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

D. 1426-92, a. 24.

25. Malgré les articles 22 et 23, une séance du comité exécutif est considérée comme régulièrement convoquée et tenue si tous ses membres y sont présents et renoncent à l’avis de convocation, ou si, lorsque tous ses membres ou certains d’entre eux n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient la séance, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1426-92, a. 25.

26. Les décisions se prennent, conformément au troisième alinéa de l’article 100 du Code, à la majorité des membres présents ou des membres qui s’expriment sur la décision. Au cas d’égalité, le président donne un vote prépondérant.

D. 1426-92, a. 26.

27. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres qui y assistent.

D. 1426-92, a. 27.

28. Chaque fois que le président ajourne une séance du comité exécutif faute de quorum, le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement ainsi que les noms des membres qui y assistent.

D. 1426-92, a. 28.

29. Le vote se fait à main levée, sauf lorsqu’un membre demande le vote secret. Dans ce dernier cas, le président établit la procédure à suivre.

D. 1426-92, a. 29.

30. Le secrétaire agit comme secrétaire du comité exécutif et n’a pas droit de vote.

En cas d’absence ou d’empêchement du secrétaire, il est remplacé par la personne désignée par le comité exécutif. Cette personne assume, aux fins de la séance, les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

D. 1426-92, a. 30.

SECTION V ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

31. Le comité exécutif détermine la date et l’heure de toute assemblée générale, de même que l’endroit où elle doit se tenir. Il adopte également, par résolution, un projet d’ordre du jour.

L’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à la demande écrite du nombre de membres requis pour former le quorum, conformément à l’article 106 du Code, contient les sujets inscrits dans cette demande.

D. 1426-92, a. 31; Décision 96-02-22, a. 2.

32. L’avis de convocation à toute assemblée générale indique la date et l’heure de l’assemblée générale de même que l’endroit où elle doit se tenir et il est accompagné du projet d’ordre du jour de cette assemblée.

Lorsque l’avis de convocation à une assemblée générale est accompagné de documents destinés aux membres en vue de cette assemblée, le secrétaire transmet copie de ces documents aux administrateurs nommés conformément à l’article 78 du Code.

D. 1426-92, a. 32.

33. Le secrétaire convoque toute assemblée générale des membres au moyen d’un avis de convocation écrit transmis par la poste à chaque membre et à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours, ou s’il s’agit d’une assemblée générale extraordinaire, au moins 5 jours, avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

D. 1426-92, a. 33.

34. Outre le mode de convocation prévu à l’article 33, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle des membres au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée. Cet avis doit être présenté dans un espace délimité, d’une superficie d’au moins 14 cm sur 14 cm, sous le titre «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée générale annuelle, un exemplaire de l’avis de convocation ou de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré.

D. 1426-92, a. 34.

35. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés dans l’ordre du jour sont discutés.

D. 1426-92, a. 35.

36. Pour être acceptée à l’assemblée générale annuelle, une proposition concernant un sujet qui n’est pas inscrit dans le projet d’ordre du jour doit parvenir par écrit au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire, au moins 15 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée.

À moins que les exigences du premier alinéa ne soient respectées, aucune proposition concernant un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour n’est acceptée lors de la tenue de l’assemblée générale annuelle si ce n’est du consentement unanime des membres présents.

D. 1426-92, a. 36.

37. Malgré l’article 36, une proposition visant à déterminer le mode d’élection du président doit apparaître dans le projet d’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle.

D. 1426-92, a. 37.

38. Le quorum de l’assemblée générale des membres de l’Ordre est fixé à 100 membres.

D. 1426-92, a. 38.

39. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. Au cas d’égalité, le président donne un vote prépondérant.

D. 1426-92, a. 39.

40. Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et convoque une autre assemblée générale au moment et à l’endroit qu’il juge opportuns afin d’obtenir quorum.

D. 1426-92, a. 40.

41. Le secrétaire agit comme secrétaire de l’assemblée générale; s’il est membre de l’Ordre, il a droit de vote.

En cas d’absence ou d’empêchement du secrétaire, il est remplacé par la personne désignée par l’assemblée générale; cette personne assume, aux fins de l’assemblée générale, les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

D. 1426-92, a. 41.

SECTION VI DISPOSITIONS DIVERSES

42. Les chèques et les mandats émis par l’Ordre doivent porter la signature d’au moins 2 personnes parmi celles qu’habilite à cet effet le comité exécutif.

D. 1426-92, a. 42.

43. Le siège de l’Ordre est établi dans le territoire de la Ville de Montréal.

D. 1426-92, a. 43.

44. Le sceau de l’Ordre est celui dont l’empreinte est estampillée à l’exemplaire du présent règlement détenu par le secrétaire de l’Ordre.

D. 1426-92, a. 44.

45. Le symbole graphique et le nom de l’Ordre doivent apparaître sur toute correspondance et tout document officiel de l’Ordre.

D. 1426-92, a. 45.

46. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes», de Victor Morin, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

D. 1426-92, a. 46.

47. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau de la Corporation professionnelle des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (D. 1775-84, 84-08-08).

D. 1426-92, a. 47.

48. (Omis).

D. 1426-92, a. 48.

ANNEXE I

(a. 14)

SERMENT DE DISCRÉTION

Je, soussigné(e) ______________________________, déclare sous serment que je ne révélerai ni ne ferai connaître sans y être autorisé(e) par la loi ou par le Conseil d’administration, quoi que ce soit dont j’aurai eu connaissance dans l’exercice de ma charge de (président ou administrateur), sauf les résolutions ou les règlements dûment adoptés par le Conseil d’administration.

Signé à ____________________________________________________________________________

Ce __________e jour de ______________________________________________________ 20______

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Signature

Serment prononcé devant moi ce ________e jour de _________________________ de l’an _________

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Commissaire à l’assermentation

pour le district de _____________________________________________________________________

D. 1426-92, Ann. I.

RÉFÉRENCES

D. 1426-92, 1992 G.O. 2, 6178

Décision 96-02-22, 1996 G.O. 2, 1931

L.Q. 2008, c. 11, a. 212