C-26, r. 135 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec

À jour au 1^er janvier 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 135

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, e et f et a. 94, par. a et b).

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE

1. (Abrogé).

Décision 96-05-31, a. 1; Décision 2011-04-15, a. 1.

2. Le vice-président de l’Ordre exerce les fonctions et les pouvoirs du président en cas d’absence ou d’empêchement d’agir de ce dernier.

Décision 96-05-31, a. 2.

3. Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du Conseil d’administration.

Décision 96-05-31, a. 3.

4. Les membres du Conseil d’administration tiennent leurs réunions au siège de l’Ordre; le président peut toutefois déterminer qu’une réunion se tiendra ailleurs, à l’endroit qu’il indique.

Décision 96-05-31, a. 4.

5. Les membres du Conseil d’administration peuvent tenir des réunions sous forme de conférence téléphonique ou à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux.

Décision 96-05-31, a. 5.

6. Le Conseil d’administration siège en réunions ordinaires ou extraordinaires.

Lors des réunions ordinaires, d’autres sujets que ceux inscrits à l’ordre du jour peuvent être pris en considération.

Lors des réunions extraordinaires, seuls les sujets inscrits à l’ordre du jour, tel que transmis, peuvent être débattus.

Décision 96-05-31, a. 6.

7. Les réunions ordinaires ont lieu aussi souvent que l’intérêt de l’Ordre l’exige. Elles doivent se tenir au moins 1 fois par 4 mois et pas moins de 4 fois par année.

Des réunions extraordinaires du Conseil d’administration sont tenues à la demande du président ou du quart des membres du Conseil d’administration.

Décision 96-05-31, a. 7.

8. Le quorum du Conseil d’administration est de la majorité des membres du Conseil d’administration et est constaté par le président avant le début de chaque réunion.

Si la réunion ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y indique l’heure d’ajournement ainsi que le nom des membres qui se sont présentés.

Décision 96-05-31, a. 8.

9. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration doit indiquer la date, l’heure et le lieu de cette réunion.

Une réunion ordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis de convocation écrit accompagné d’un projet d’ordre du jour, transmis à chaque membre du Conseil d’administration par courrier, par télégramme, par télécopieur ou par messager, au moins 5 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration est convoquée par le secrétaire au moyen d’un avis de convocation écrit accompagné d’un ordre du jour, transmis à chaque membre du Conseil d’administration par courrier, par télégramme, par télécopieur ou par messager, au moins 48 heures avant la date fixée pour la tenue de cette réunion.

Décision 96-05-31, a. 9.

10. Malgré les deuxième et troisième alinéas de l’article 9, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée si tous ses membres sont présents ou s’expriment en conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

Décision 96-05-31, a. 10.

11. Le président dresse le projet d’ordre du jour de chaque réunion. Il peut, lors d’une réunion, en intervertir les sujets. Cependant, l’adoption du projet d’ordre du jour et sa modification nécessitent le vote de la majorité des membres du Conseil d’administration qui participent à la réunion.

Décision 96-05-31, a. 11.

12. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction d’un administrateur ou du président lorsqu’élu au suffrage universel, le premier sujet à l’ordre du jour doit être le serment de discrétion de ce membre suivant la formule contenue à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 96-05-31, a. 12.

13. En l’absence du président et du vice-président ou lorsque ceux-ci désirent quitter le fauteuil, le Conseil d’administration désigne un autre membre, parmi les administrateurs élus, pour présider la réunion.

Décision 96-05-31, a. 13.

14. Une proposition d’un membre ne fait l’objet d’une discussion que si elle est appuyée par un autre membre.

Décision 96-05-31, a. 14.

15. Un membre peut proposer un amendement et un sous-amendement à une proposition. Le vote est pris en premier lieu sur le sous-amendement, en second lieu sur l’amendement et en dernier lieu sur la proposition principale.

Décision 96-05-31, a. 15.

16. Le vote se prend verbalement ou à main levée sauf lorsque la majorité des membres présents demande le vote secret.

Décision 96-05-31, a. 16.

17. La déclaration par le président qu’une proposition a été adoptée à l’unanimité, par une majorité, ou qu’elle n’a pas été adoptée, fait preuve de ce fait sans autre formalité, à moins que le vote secret n’ait été demandé.

Toute dissidence est inscrite par le secrétaire au procès-verbal de la réunion lorsque l’administrateur dissident le requiert.

Décision 96-05-31, a. 17.

18. Un membre qui est dans une situation de conflits d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration, s’abstenir de voter et se retirer.

Décision 96-05-31, a. 18.

19. Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou à l’exercice de la profession.

Toutefois, le président peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

Décision 96-05-31, a. 19.

20. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à la condition qu’il mette expressément en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par les autres membres du Conseil d’administration.

Décision 96-05-31, a. 20.

21. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois, il peut, lorsque la majorité des membres présents en fait la demande, tenir une réunion publique ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

Décision 96-05-31, a. 21.

SECTION II COMITÉ EXÉCUTIF

22. Le comité exécutif est composé de 5 membres.

Le président de l’Ordre est d’office membre et président de ce comité.

Les membres élus du Conseil d’administration élisent parmi eux, par vote annuel, 3 membres et ils désignent ensuite parmi ces derniers le vice-président et le trésorier.

Un autre membre du comité exécutif est désigné par vote annuel des membres du Conseil d’administration parmi les membres nommés par l’Office des professions du Québec.

Décision 96-05-31, a. 22.

23. Le président de l’Ordre préside les séances des membres du comité exécutif, en coordonne les travaux et en assure la continuité.

Décision 96-05-31, a. 23.

24. Le vice-président de l’Ordre exerce les fonctions et pouvoirs du président en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

Décision 96-05-31, a. 24.

25. Le comité exécutif tient ses séances aux dates et aux endroits déterminés par lui ou son président. Il tient au moins une séance à toutes les 6 semaines.

Décision 96-05-31, a. 25.

26. Les articles 5, 6, 8 à 11, 13 à 18 et 21 s’appliquent à la présente section compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 96-05-31, a. 26.

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES DE L’ORDRE

27. Le Conseil d’administration dresse l’ordre du jour d’une assemblée générale des membres de l’Ordre, détermine l’endroit où elle se tient et en fixe la date et l’heure.

Décision 96-05-31, a. 27.

28. L’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire, convoquée à la demande écrite du nombre de membres de l’Ordre requis pour former le quorum, conformément à l’article 106 du Code des professions (chapitre C-26), contient les sujets inscrits dans cette demande. Seuls les sujets inscrits à cet ordre du jour sont discutés.

Décision 96-05-31, a. 28.

29. Le secrétaire convoque l’assemblée générale au moyen d’un avis de convocation écrit adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre, à l’adresse mentionnée au tableau, au moins 60 jours, ou s’il s’agit d’une assemblée générale extraordinaire, au moins 5 jours, avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

L’avis de convocation à toute assemblée générale indique la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’endroit où elle doit se tenir, et est accompagné d’un projet de l’ordre du jour de cette assemblée et, le cas échéant, de tout autre document.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation, le projet d’ordre du jour de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre en vue de cette assemblée.

Décision 96-05-31, a. 29.

30. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 29, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre transmet à chacun des membres à l’adresse mentionnée au tableau au moins 60 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée; cet avis doit être présenté dans un espace délimité, d’une superficie d’au moins 150 cm2, sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES DE L’ORDRE DES HYGIÉNISTES DENTAIRES DU QUÉBEC»,

Dans ce cas, le secrétaire transmet à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document transmis aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Décision 96-05-31, a. 30.

31. Tout membre de l’Ordre peut demander au Conseil d’administration qu’un sujet soit inscrit au projet d’ordre du jour d’une assemblée générale annuelle.

Cette demande doit parvenir par écrit, au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire, au moins 45 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée générale annuelle.

Décision 96-05-31, a. 31; Décision 96-11-28, a. 1.

32. Le quorum de toute assemblée générale est fixé à 20 membres.

Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet, y inscrit le nom des membres présents et convoque une autre assemblée générale au moment et à l’endroit qu’il juge opportun afin d’obtenir le quorum.

Décision 96-05-31, a. 32.

33. Les décisions d’assemblée générale se prennent à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité de voix, le président a un vote prépondérant.

Décision 96-05-31, a. 33.

SECTION IV SIÈGE, SCEAU, SYMBOLE GRAPHIQUE, SIGNATURES BANCAIRES, POSTE RECOMMANDÉE

Décision 1996-05-31, sec. 4; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

34. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d’administration.

Décision 96-05-31, a. 34.

35. Le sceau de l’Ordre est celui qui a été autorisé par résolution du Conseil d’administration et dont l’original est conservé par le secrétaire de l’Ordre. Son apposition sur un document ne confère à ce dernier aucune valeur officielle à moins d’être accompagnée de la signature de la personne autorisée à cet effet par le Conseil d’administration.

Décision 96-05-31, a. 35.

36. Le symbole graphique est celui qui a été autorisé par résolution du Conseil d’administration et doit apparaître avec le nom de l’Ordre sur la correspondance et les documents de l’Ordre.

Décision 96-05-31, a. 36.

37. Aux fins des transactions bancaires, au moins 2 signatures sur 4 sont requises des personnes autorisées à cet effet par le Conseil d’administration.

Décision 96-05-31, a. 37.

38. Tout envoi de documents doit se faire par poste recommandée lorsqu’une preuve de réception pourrait être nécessaire, à moins qu’il n’en soit établi autrement par règlement.

Décision 96-05-31, a. 38; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES

39. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin, édition 1994, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 96-05-31, a. 39.

40. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau, le comité administratif et les assemblées générales de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (D. 1423-92, 92-09-23).

Décision 96-05-31, a. 40.

41. (Omis).

Décision 96-05-31, a. 41.

RÉFÉRENCES

Décision 96-05-31, 1996 G.O. 2, 4631

Décision 96-11-28, 1996 G.O. 2, 7298

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2011-04-15, 2011 G.O. 2, 1692