C-26, r. 121 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation d’un membre de l’Ordre professionnel des ergothérapeutes du Québec

Remplacé le 12 décembre 2013

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-26, r. 121

Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation d’un membre de l’Ordre professionnel des ergothérapeutes du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

Remplacé, Décision 2013-11-15, 2013 G.O. 2, 5148; eff. 2013-12-12; voir chapitre C-26, r. 121.1.

SECTION I TENUE DES DOSSIERS

1. Un ergothérapeute doit tenir, sous réserve des articles 10 et 11, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses clients.

D. 354-93, a. 1.

2. Le dossier de l’ergothérapeute doit contenir les éléments et renseignements suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier;

2°  lorsque le client est une personne physique, le nom de ce client à sa naissance, son sexe, sa date de naissance, son adresse et son numéro de téléphone;

3°  lorsque le client est une société ou une personne morale, le nom de ce client, l’adresse de son établissement, son numéro de téléphone, de même que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le titre de la fonction d’un représentant autorisé;

4°  une description sommaire des motifs de la consultation;

5°  une description des services professionnels rendus et leur date;

6°  la synthèse des conclusions de l’évaluation et, le cas échéant, la description du plan d’intervention en ergothérapie et les recommandations;

7°  les notes sur l’évolution du client;

8°  les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus;

9°  tout document visé à l’article 6 relatif à la transmission de renseignements au client et à des tiers, et, notamment, tout document signé et daté par le client autorisant la transmission de tels renseignements;

10°  une copie de tout contrat de service ou la description de toute entente particulière concernant la nature et les modalités d’une intervention;

11°  la signature de l’ergothérapeute qui a inscrit dans le dossier les renseignements mentionnés aux paragraphes 1 à 10.

D. 354-93, a. 2.

3. Un ergothérapeute doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

D. 354-93, a. 3.

4. Un ergothérapeute doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

D. 354-93, a. 4.

5. Un ergothérapeute doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clé ou autrement, de manière à ce que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée.

D. 354-93, a. 5.

6. Lorsqu’une copie d’un document du dossier qui le concerne est transmise à un client, ou lorsque ce dernier demande qu’une telle copie ou des renseignements contenus au dossier soient transmis à une tierce personne, l’ergothérapeute doit insérer dans ce dossier une note en ce sens, signée et datée par le client, conformément au paragraphe 9 de l’article 2.

D. 354-93, a. 6.

7. Sans restreindre la portée de l’article 2, un ergothérapeute n’est pas tenu de verser au dossier toute donnée à l’état brut qui a fait l’objet d’une analyse et dont le résultat est inscrit au dossier.

D. 354-93, a. 7.

8. À l’expiration du délai prévu à l’article 4, l’ergothérapeute peut procéder à la destruction d’un dossier à condition que celle-ci soit faite de manière à ce que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée.

D. 354-93, a. 8.

9. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un ergothérapeute, pourvu que leur confidentialité soit respectée.

D. 354-93, a. 9.

10. Lorsque l’ergothérapeute exerce dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) ou de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5), le dossier de l’usager au sens de ces lois et de leurs règlements est considéré, aux fins du présent règlement, comme le dossier de l’ergothérapeute s’il peut y inscrire ou y faire inscrire sous forme de rapport ou autrement les renseignements mentionnés à l’article 2. Les articles 4, 5 et 8 ne s’appliquent pas à cet ergothérapeute.

Si l’ergothérapeute qui exerce dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux ou de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris ne peut inscrire ou faire inscrire dans le dossier de l’usager au sens de ces lois et de leurs règlements sous forme de rapport ou autrement les renseignements mentionnés à l’article 2, il doit tenir un dossier pour chacun de ces usagers.

D. 354-93, a. 10.

11. Lorsque l’ergothérapeute est membre ou est à l’emploi d’une société d’ergothérapeutes ou lorsqu’il est à l’emploi d’une personne physique ou morale, il peut inclure dans les dossiers de cette société ou de cet employeur les renseignements mentionnés à l’article 2 relativement au client à qui il dispense ses services. Si ces renseignements ne sont pas ainsi inclus dans les dossiers de cette société ou de cet employeur, il doit tenir un dossier pour chacun de ces clients.

D. 354-93, a. 11.

SECTION II TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION

12. Un ergothérapeute doit aménager son cabinet de consultation de façon à ce que la confidentialité soit respectée.

D. 354-93, a. 12.

13. Un ergothérapeute doit aménager près de son cabinet de consultation un endroit destiné à recevoir les personnes à qui il rend des services professionnels.

D. 354-93, a. 13.

14. Un ergothérapeute doit afficher son permis à la vue du public.

D. 354-93, a. 14.

15. Un ergothérapeute qui s’absente de son cabinet de consultation pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les clients qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence et de la procédure à suivre en cas d’urgence.

D. 354-93, a. 15.

16. Les articles 12 à 15 ne s’appliquent qu’à l’égard d’un cabinet de consultation où un ergothérapeute exerce à son propre compte ou pour le compte d’un ergothérapeute ou d’une société d’ergothérapeutes.

D. 354-93, a. 16.

17. Le présent règlement remplace le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ergothérapeutes (R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 87).

D. 354-93, a. 17.

18. (Omis).

D. 354-93, a. 18.

RÉFÉRENCES

D. 354-93, 1993 G.O. 2, 2454