C-23.1, r. 1 - Règlement sur les contrats du commissaire à l’éthique et à la déontologie

À jour au 13 novembre 2013

Ce document a valeur officielle.

chapitre C-23.1, r. 1

Règlement sur les contrats du commissaire à l’éthique et à la déontologie

Code d’éthique et de déontologie des membres de l’Assemblée nationale

(chapitre C-23.1, a. 78).

SECTION I APPLICATION

1. Le présent règlement régit les contrats de vente, de louage, de service et d’entreprise conclus par le commissaire à l’éthique et à la déontologie. Sont assimilés à des contrats de services, les contrats d’entreprise autres que les contrats pour des travaux de nature technique et de construction.

Le règlement régit également une entente en vue de conclure l’un de ces contrats, à des conditions et à un prix déterminés, auprès d’un ou plusieurs fournisseurs.

Il ne s’applique pas au contrat de travail d’une personne engagée à titre d’employé ni aux services fournis sans frais par l’Assemblée nationale conformément à l’article 74 du Code d’éthique et de déontologie des membres de l’Assemblée nationale (chapitre C-23.1).

Décision 1552-1, a. 1; Décision 1580-1, a. 1.

SECTION II PRINCIPES

2. Les conditions déterminées par le présent règlement visent à promouvoir:

1°  la transparence, l’intégrité et l’équité dans les processus contractuels;

2°  la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres du commissaire;

3°  la mise en place de procédures efficaces, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tienne compte des orientations de l’Assemblée nationale en matière de développement durable et d’environnement;

4°  la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité de l’administration du commissaire et sur la bonne utilisation des fonds publics.

Décision 1552-1, a. 2.

SECTION III AUTORISATION PRÉALABLE

3. Tout contrat ou modification à un contrat doit être précédé d’une demande autorisée par le commissaire.

Décision 1552-1, a. 3.

SECTION IV APPEL D’OFFRES

4. Tout contrat dont le montant est inférieur à 50 000 $ doit faire l’objet d’un appel d’offres sur invitation auprès d’au moins 3 fournisseurs ou de ceux disponibles si leur nombre est inférieur.

Décision 1552-1, a. 4.

5. Tout contrat dont le montant est égal ou supérieur à 50 000 $ doit faire l’objet d’un appel d’offres public.

L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans un système électronique d’appel d’offres public.

Décision 1552-1, a. 5.

6. Aucun appel d’offres n’est requis lorsque le contrat est conclu avec la Société québécoise des infrastructures ou tout autre organisme public, organisme du gouvernement ou entreprise du gouvernement au sens des articles 3 à 6 de la Loi sur le vérificateur général (chapitre V-5.01).

Il en est de même lorsque le contrat est conclu avec le Centre de services partagés du Québec ou dans le cadre d’un mandat que le commissaire ou l’Assemblée lui confie.

Décision 1552-1, a. 6.

7. En outre, aucun appel d’offres n’est requis dans les cas suivants:

1°  si le montant d’un contrat concernant des biens est inférieur à 5 000 $;

2°  si le montant d’un contrat de service est inférieur à 15 000 $;

3°  si le montant d’un contrat de service pour des fins de perfectionnement et de formation est inférieur à 25 000 $;

4°  si de l’avis du commissaire, un seul fournisseur est disponible ou possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, ou rencontre les spécifications requises;

5°  s’il s’agit d’un achat de biens résultant d’un contrat de crédit-bail;

6°  s’il s’agit d’abonnements ou d’achats de livres, de journaux, de périodiques, de revues, de microfilms et de banques de données;

7°  si de l’avis du commissaire, la sécurité des personnes et des biens est en cause en raison d’une situation d’urgence;

8°  lorsqu’il s’agit d’une question de nature confidentielle ou protégée et qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public, notamment pour obtenir des services juridiques, comptables ou de juricomptabilité;

9°  lorsque le commissaire estime qu’un appel d’offres aurait pour effet de compromettre le déroulement d’une enquête ou d’une vérification, d’en dévoiler la nature confidentielle ou de constituer une entrave à l’exercice de ses fonctions.

Décision 1552-1, a. 7; Décision 1580-1, a. 2.

8. Pour tout contrat, à la demande du commissaire à l’éthique et à la déontologie, le Bureau de l’Assemblée nationale peut changer les modalités applicables pour un appel d’offres ou décider, aux conditions qu’il détermine, le cas échéant, qu’il soit conclu sans appel d’offres.

Décision 1552-1, a. 8.

9. Le commissaire, dans le cadre du processus d’appel d’offres, s’assure que les entreprises avec lesquelles il contracte font montre d’honnêteté et d’intégrité. À cette fin, il peut, dans les documents d’appel d’offres ou autrement, recourir aux moyens suivants:

1°  mettre en place des mesures lui permettant de s’assurer que le soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer avec l’un des membres du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission, et ce, notamment dans le but de l’influencer;

2°  mettre en place des mesures favorisant le respect de toutes les lois applicables, dont la Loi sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) visant notamment à lutter contre le trucage des offres, et prévoir qu’advenant qu’une entreprise contrevienne à l’une ou l’autre des lois applicables, le contrat peut ainsi, selon le cas, ne pas être conclu ou résilié;

3°  se réserver le droit de réclamer à tout soumissionnaire une somme d’argent représentant la différence entre le montant de sa soumission et celle subséquemment retenue s’il est en défaut de donner suite à sa soumission, et ce, afin d’éviter que des soumissionnaires s’entendent au préalable;

4°  préciser que la possibilité de n’accepter aucune des soumissions reçues prévue au document d’appel d’offres s’applique notamment lorsqu’il juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés ou ne reflètent pas un juste prix;

5°  prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres et de la gestion du contrat qui en résulte, notamment pour prévenir les situations de conflits d’intérêts et les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

Décision 1552-1, a. 9.

SECTION V ADJUDICATION DES CONTRATS

10. Tout contrat est adjugé par le commissaire au fournisseur qui présente la soumission conforme la plus basse à moins que l’appel d’offres ne le prévoie autrement.

Décision 1552-1, a. 10.

11. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.

Décision 1552-1, a. 11.

12. Un fournisseur ne peut se voir octroyer des contrats totalisant un montant supérieur à 25 000 $ au cours d’un même exercice financier, à moins d’une autorisation du commissaire.

Le présent article ne s’applique pas aux cas visés par l’article 6, par les paragraphes 4, 6, 8 et 9 de l’article 7 ou lorsque chacun des contrats a été octroyé à la suite d’un appel d’offres.

Pour les fins du premier alinéa, lorsqu’un contrat est octroyé sur plusieurs exercices financiers, il est tenu compte du montant total du contrat à chaque exercice financier.

Décision 1552-1, a. 12.

13. Le commissaire peut négocier à la baisse le prix soumis lorsque les conditions suivantes sont remplies:

1°  un seul fournisseur a présenté une soumission conforme;

2°  le fournisseur consent un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

Décision 1552-1, a. 13.

SECTION VI SIGNATURE DES CONTRATS

14. Tout contrat ou modification à un contrat est signé par le commissaire.

Décision 1552-1, a. 14.

SECTION VII CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS

15. Lorsque le commissaire retient les services d’un membre d’un ordre professionnel, les modalités d’exécution de ces services de même que les honoraires payables au professionnel doivent être prévus dans un contrat.

Décision 1552-1, a. 15.

16. Les honoraires payables en contrepartie des services professionnels sont établis selon la méthode horaire ou la méthode à forfait.

Décision 1552-1, a. 16.

17. Selon la méthode horaire, un avocat ou un notaire ne peut, sauf si le Bureau de l’Assemblée nationale le permet expressément, recevoir un taux horaire supérieur à:

1°  135 $ l’heure, s’il a moins de 6 ans de pratique depuis l’obtention du plein droit d’exercice de sa profession;

2°  200 $ l’heure, s’il a de 6 à 10 ans de pratique depuis l’obtention du plein droit d’exercice de sa profession;

3°  300 $ l’heure, s’il a plus de 10 ans de pratique depuis l’obtention du plein droit d’exercice de sa profession.

Décision 1552-1, a. 17.

18. Malgré l’article 17, le commissaire peut retenir les services professionnels fournis par un avocat à un taux horaire supérieur lorsqu’une instance met en cause les privilèges parlementaires de l’Assemblée nationale et de ses membres.

Dans ce cas, le commissaire fait rapport au Bureau à sa prochaine réunion.

Décision 1552-1, a. 18.

19. Selon la méthode à forfait, la somme payable au professionnel est établie sur une estimation du nombre d’heures nécessaires à l’accomplissement du mandat. Le tarif horaire estimé est déterminé selon le taux prévu par la méthode horaire si le professionnel est un avocat ou un notaire.

Si cette méthode est utilisée, le mandat confié par contrat doit être explicite et précis quant aux résultats visés et à la méthodologie de son exécution.

Décision 1552-1, a. 19.

20. Les services professionnels sont, le cas échéant, payés mensuellement sur production d’un compte d’honoraires détaillé selon l’avancement du mandat. Ce compte doit être préalablement approuvé par le commissaire.

Le compte doit faire état du nombre d’heures, à la demi-heure près, consacrées par le professionnel.

Décision 1552-1, a. 20.

21. Si le mandat est abandonné ou différé en tout ou en partie par le commissaire, les services professionnels sont alors payés proportionnellement à l’avancement des travaux.

Décision 1552-1, a. 21.

22. Si le contrat prévoit des frais de voyage et de subsistance, ces frais sont remboursés selon les modalités prévues par la Directive concernant les frais de déplacement des personnes engagées à honoraires par des organismes publics (C.T. 212379; 2013-03-26).

De même, si le contrat prévoit des déboursés reliés à des frais d’appels interurbains, de photocopie, de télécopie et de messagerie, ces frais ne sont remboursés que s’ils sont nécessaires à l’exécution du mandat et sur présentation des pièces justificatives.

Décision 1552-1, a. 22.

23. Si le contrat prévoit l’engagement par le professionnel de consultants experts, leurs honoraires doivent avoir été acceptés par le commissaire.

Le remboursement des honoraires est fait sur production de pièces justificatives.

Décision 1552-1, a. 23.

SECTION VIII ALIÉNATION DE BIENS MEUBLES

24. Toute aliénation de biens meubles dont la juste valeur marchande est égale ou supérieure à 1 000 $ doit faire l’objet d’un appel d’offres conformément aux dispositions de l’article 4 ou 5, selon le cas, à moins que le commissaire n’en décide autrement. Ces biens meubles peuvent aussi être cédés au Centre de services partagés du Québec afin qu’il en dispose.

Pour tout bien meuble dont la juste valeur marchande est inférieure à 1 000 $, le commissaire peut en disposer de la manière qu’il juge à propos.

Décision 1552-1, a. 24.

25. Toute aliénation de biens ou toute modification à un contrat d’aliénation de biens est négociée, conclue et signée par le commissaire.

Décision 1552-1, a. 25.

SECTION IX DISPOSITION FINALE

26. (Omis).

Décision 1552-1, a. 26.

RÉFÉRENCES

Décision 1552-1, 2011 G.O. 2, 1167

Décision 1580-1, 2011 G.O. 2, 2007

L.Q. 2013, c. 23, a. 164