b-1, r. 8.1 - Règlement sur les élections du Barreau du Québec

À jour au 17 novembre 2016

Ce document a valeur officielle.

chapitre B-1, r. 8.1

Règlement sur les élections du Barreau du Québec

Loi sur le Barreau

(chapitre B-1, a. 2).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 63.1, 65, 93, par. b).

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement fixe les modalités d’élection du bâtonnier du Québec et des autres administrateurs du Conseil d’administration du Barreau par un moyen technologique.

Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement. Il surveille notamment le déroulement du vote.

Si le secrétaire de l’Ordre est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, il est remplacé par la personne désignée par le Conseil d’administration. Cette personne assume, aux fins du présent règlement, tous les droits et obligations du secrétaire de l’Ordre.

Décision 2014-12-11, a. 1.

SECTION II COMITÉ ÉLECTORAL

2. Le Conseil d’administration forme un comité appelé Comité électoral.

Le Comité électoral est composé du secrétaire de l’Ordre ainsi que de 5 autres personnes désignées par le Conseil d’administration. Ce comité peut également s’adjoindre les services de toute autre personne requise pour assurer la réalisation des opérations relatives au vote par un moyen technologique.

Les membres du Comité électoral de même que toute autre personne visée au deuxième alinéa prêtent le serment selon la formule prescrite par le Conseil d’administration.

Pendant toute la durée du processus électoral, les membres du Comité électoral ainsi que toute personne visée au deuxième alinéa doivent faire preuve d’impartialité et ne peuvent se livrer à une activité de nature partisane.

Décision 2014-12-11, a. 2; Décision 2016-10-14, a. 1.

3. Le Comité électoral est chargé, dans le respect des dispositions de la Loi sur le Barreau (chapitre B-1), du Code des professions (chapitre C-26) et du présent règlement, de veiller au bon déroulement de l’élection du bâtonnier du Québec et des autres administrateurs du Conseil d’administration afin d’entretenir un climat de confiance dans l’exercice du droit de vote.

Le Comité a pour mandat de prendre les mesures nécessaires pour la préparation et la tenue de l’élection, le dépouillement, la divulgation des résultats ainsi que la conservation et la destruction de l’information portant sur l’élection. Il doit en particulier s’assurer de la mise en place d’un environnement sécuritaire qui respecte le secret du vote ainsi que l’intégrité de celui-ci lors de l’exercice du droit de vote.

À cette fin, il est notamment chargé d’élaborer des règles, en particulier en ce qui concerne l’authentification et les contrôles d’accès, ainsi que le maintien de l’intégrité, la disponibilité, la conservation, la détention, l’utilisation et la destruction de l’information.

Décision 2014-12-11, a. 3; Décision 2016-10-14, a. 2.

SECTION III MISE EN CANDIDATURE

Décision 2014-12-11, a. 3; Décision 2016-10-14, a. 3.

§ 1 . — Bulletin de présentation

4. Entre le 75e et le 70e jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire de l’Ordre transmet à chaque membre de la section où un ou des administrateurs doivent être élus:

1°  un avis indiquant la date et l’heure du début et de la clôture du scrutin, les postes à combler, la période de mise en candidature et les exigences requises pour être candidat;

2°  un bulletin de présentation;

3°  les documents d’information relatifs au déroulement du vote.

Dans le cadre de l’élection au poste de bâtonnier du Québec, le secrétaire de l’Ordre transmet à tous les membres les documents visés au premier alinéa.

Décision 2014-12-11, a. 4; Décision 2016-10-14, a. 4.

5. Le bulletin de présentation pour le poste de bâtonnier du Québec doit être signé par le candidat et par au moins 30 membres de l’Ordre.

Le bulletin de présentation au poste d’administrateur au Conseil d’administration du Barreau du Québec doit être signé par le candidat et par au moins 30 membres ayant leur domicile professionnel dans la ou les sections visées par le poste.

Le candidat déclare à quel poste il pose sa candidature.

Décision 2014-12-11, a. 5; Décision 2016-10-14, a. 5.

6. En vue de l’alternance des administrateurs au sein du Conseil d’administration prévue par le paragraphe d du premier alinéa de l’article 10 de la Loi sur le Barreau (chapitre B-1), dont l’ordre est déterminé au deuxième alinéa du présent article, les modalités suivantes s’appliquent:

1°  conformément au premier alinéa de l’article 12 de la Loi sur le Barreau, l’administrateur élu dont le mandat se termine peut à nouveau se porter candidat à l’élection d’un poste d’administrateur pour un second mandat, à l’exclusion de tout autre membre de sa section;

2°  tout membre de la prochaine section en lice en regard de l’alternance peut également se porter candidat à ce même poste d’administrateur;

3°  l’élection se tient alors entre tous les candidats visés aux paragraphes 1 et 2;

4°  si l’administrateur élu dont le mandat se termine ne se porte pas candidat pour un second mandat en vertu du premier alinéa de l’article 12 de la Loi sur le Barreau, seuls les candidats de la prochaine section en lice en regard de l’alternance peuvent présenter leur candidature à ce poste;

5°  si, dans le cadre du paragraphe 4, aucun membre de la prochaine section en lice ne présente sa candidature, les membres de la section suivante peuvent se porter candidats dans un délai maximal de 15 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 7 du présent règlement. À l’expiration de ce délai de 15 jours, si aucun membre de la prochaine section en lice ne présente sa candidature, les membres de la section suivante peuvent se porter candidats dans un délai maximal de 5 jours suivant l’expiration de ce même délai.

Pour l’application des modalités prévues aux paragraphes 1 à 5, l’ordre de l’alternance entre les différentes sections est établi comme suit:

a)  Laurentides-Lanaudière, Laval et Outaouais;

b)  Richelieu, Longueuil et Arthabaska;

c)  Bedford, Mauricie et Saint-François;

d)  Bas-Saint-Laurent-Gaspésie-Iles-de-la-Madeleine, Abitibi-Témiscamingue, Côte-Nord et Saguenay-Lac-Saint-Jean.

Décision 2014-12-11, a. 6; Décision 2016-10-14, a. 6.

7. Le bulletin de présentation dûment complété doit être reçu par le secrétaire de l’Ordre au plus tard à 16 h le 45e jour qui précède la date de la clôture du scrutin.

Décision 2014-12-11, a. 7.

8. Sur réception du bulletin de présentation, le secrétaire de l’Ordre en vérifie la forme et le contenu. Il peut exiger du candidat qu’il y apporte toute modification requise afin de le rendre conforme aux exigences établies par l’Ordre. Le secrétaire de l’Ordre remet ensuite au candidat un reçu officiel qui fait preuve de sa candidature.

Le secrétaire de l’Ordre refuse un bulletin de mise en candidature qui n’est pas dûment complété dans le délai, qui contient des informations incomplètes ou erronées, ou qui propose une candidature non conforme aux exigences prescrites par la Loi sur le Barreau (chapitre B-1), le Code des professions (chapitre C-26) ou le présent règlement. Sa décision est finale.

Décision 2014-12-11, a. 8.

9. Entre le 45e et le 15e jour précédant la date de clôture du scrutin, le secrétaire de l’Ordre transmet à chacun des membres ayant droit de vote les documents suivants:

1°  une présentation de chaque candidat au poste d’administrateur et au poste de bâtonnier du Québec, le cas échéant;

2°  une description de la procédure à suivre pour accéder au système de vote électronique et pour voter.

Ces documents demeurent disponibles jusqu’à la date de clôture du scrutin sur le site du Barreau du Québec.

Décision 2014-12-11, a. 9; Décision 2016-10-14, a. 7.

10. Un candidat peut retirer sa candidature jusqu’à 23 h 59 la veille du scrutin. Un avis de retrait écrit doit être donné au secrétaire de l’Ordre, qui prend les dispositions nécessaires pour y donner suite.

Décision 2014-12-11, a. 10.

§ 2 . — Modalités concernant l’élection des administrateurs

11. Le membre vote dans la section où il a son domicile professionnel pour les candidats de sa section. Dans le cas où il y a alternance en application de l’un des sous-paragraphes 1 à 4 du paragraphe d de l’article 10 de la Loi sur le Barreau (chapitre B-1), il vote pour un candidat de la section visée par l’élection.

Il en est de même pour le membre ayant son domicile professionnel à l’extérieur du Québec.

Décision 2014-12-11, a. 11.

§ 3 . —

(sous-section renumérotée; voir sous-section 1 de la section III.1)

SECTION III.1 ÉLECTIONS

Décision 2016-10-14, a. 8.

§ 1 . — Vote par un moyen technologique

Décision 2016-10-14, a. 8.

12. Le vote par un moyen technologique s’effectue par un système de vote électronique disponible à partir du site du Barreau du Québec.

Décision 2014-12-11, a. 12.

13. Le vote prévu à l’article 12 exclut toute autre modalité de vote.

Décision 2014-12-11, a. 13.

14. Le Conseil d’administration désigne au moins 2 experts indépendants pouvant être issus d’une même organisation pour surveiller la mise en place et l’application du système de vote électronique.

Ces experts indépendants ont notamment pour mandat de:

1°  s’assurer que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer le secret, la sécurité et l’intégrité du vote;

2°  superviser le déroulement du vote et les étapes postérieures au vote, dont le dépouillement du vote, la conservation et la destruction de l’information;

3°  surveiller la gestion, pendant le scrutin, des accès aux serveurs du système de vote électronique.

Décision 2014-12-11, a. 14; Décision 2016-10-14, a. 9.

15. Les experts indépendants doivent répondre notamment aux critères suivants:

1°  être informaticien spécialisé dans la sécurité de l’information;

2°  ne pas avoir de lien avec un candidat à l’élection;

3°  ne pas être en conflit d’intérêts;

4°  posséder une expérience dans l’analyse des systèmes de vote électronique.

Les experts indépendants prêtent le serment selon la formule prescrite par le Conseil d’administration.

Décision 2014-12-11, a. 15.

16. Les experts indépendants doivent fournir au secrétaire de l’Ordre, avant le scrutin, un rapport qui traite:

1°  des risques d’intrusion;

2°  des tests de charge;

3°  de la validation des algorithmes;

4°  de la validation de l’architecture du système de vote électronique.

Ils mettent en place des moyens permettant d’assurer la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et les applications du système de vote électronique, notamment en maintenant les registres appropriés.

Décision 2014-12-11, a. 16; Décision 2016-10-14, a. 10.

16.1. Dans le but de garantir le secret du vote, les experts indépendants doivent veiller à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement, à ce que soient mis en oeuvre des procédés rendant impossible l’établissement d’un lien entre le nom du membre et l’expression de son vote.

Décision 2016-10-14, a. 11.

17. Le secrétaire de l’Ordre fournit aux experts indépendants la liste à jour des membres inscrits au tableau de l’Ordre qui ont droit de vote.

Décision 2014-12-11, a. 17.

18. Le premier mardi du mois de mai à 00 h 00, le système de vote électronique, la liste des candidats et la liste des membres habiles à voter font l’objet d’un contrôle permettant de déceler toute modification ultérieure.

Décision 2014-12-11, a. 18.

§ 2 . — Déroulement du vote

Décision 2014-12-11, ss. 4; Décision 2016-10-14, a. 12.

19. Le scrutin a lieu du premier mardi du mois de mai à 00 h 01 au deuxième vendredi du mois de mai à 16 h.

La clôture du scrutin a lieu à 16 h le deuxième vendredi du mois de mai.

Décision 2014-12-11, a. 19; Décision 2016-10-14, a. 13.

20. Afin d’accéder au système de vote électronique, le membre s’identifie en fournissant son numéro de membre et son code d’identifiant numérique personnel.

Le système de vote électronique vérifie son habilitation à voter et, le cas échéant, le membre accède au bulletin de vote.

Décision 2014-12-11, a. 20.

21. Le bulletin de vote, certifié par le secrétaire de l’Ordre, contient les renseignements suivants:

Pour le poste de bâtonnier du Québec:

1°  l’année de l’élection;

2°  les noms des candidats par ordre alphabétique;

3°  la date et l’heure de clôture du scrutin.

Pour le poste d’administrateur:

1°  l’année de l’élection;

2°  l’identification de la section;

3°  les noms des candidats par ordre alphabétique;

4°  le nombre de postes à pourvoir dans la section;

5°  le nombre maximum de candidats pour lesquels il est possible de voter;

6°  la date et l’heure de clôture du scrutin.

Décision 2014-12-11, a. 21.

22. Le membre vote à partir de la liste de candidats, puis soumet son choix, ce qui entraîne son dépôt dans la table de compilation des votes.

Le membre reçoit confirmation du dépôt de son vote et l’Ordre s’assure que chaque membre ne vote qu’une seule fois.

Dès la confirmation du dépôt du vote d’un membre, la liste des membres habiles à voter est mise à jour automatiquement par le système de vote électronique pour indiquer que le membre a exercé son droit de vote.

Décision 2014-12-11, a. 22; Décision 2016-10-14, a. 14.

23. Pendant la période de scrutin, les experts indépendants s’assurent que des statistiques intègres sont disponibles sur demande pour le secrétaire de l’Ordre, les membres du Comité électoral et les candidats. Ces statistiques portent notamment sur le taux de participation et le nombre de membres ayant exercé leur droit de vote. Elles doivent préserver l’anonymat des membres votants et ne doivent pas avoir d’incidence sur le processus de vote.

Décision 2014-12-11, a. 23; Décision 2016-10-14, a. 15.

24. Le Comité électoral rend disponible une assistance téléphonique pour les membres pendant toute la durée du scrutin, pendant les heures normales d’ouverture.

Décision 2014-12-11, a. 24; Décision 2016-10-14, a. 16.

§ 3 . — Opérations consécutives au vote

Décision 2014-12-11, ss. 5; Décision 2016-10-14, a. 17.

25. La clôture du scrutin par le secrétaire de l’Ordre est immédiatement suivie d’un contrôle qui empêche toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des membres qui ont exercé leur droit de vote.

Décision 2014-12-11, a. 25; Décision 2016-10-14, a. 18.

26. Le dépouillement du vote se fait sous la supervision du secrétaire de l’Ordre à l’endroit déterminé par les experts indépendants; il débute au plus tôt à 16 h 01 le deuxième vendredi du mois de mai, et se termine au plus tard dans les 10 jours de la date de la clôture du scrutin.

Décision 2014-12-11, a. 26; Décision 2016-10-14, a. 19.

27. En plus du secrétaire de l’Ordre, les membres du Comité électoral assistent au dépouillement du vote en présence des experts indépendants. Les candidats ou leur représentant dûment autorisé peuvent y assister.

Le secrétaire de l’Ordre décide immédiatement de toute question relative à la validité des votes. Il peut consulter le Comité électoral. Sa décision est finale.

Le secrétaire de l’Ordre tient un registre des votes irréguliers décelés lors du dépouillement et y inscrit les motifs en justifiant le rejet. Il scelle ensuite ce registre. Le secrétaire de l’Ordre et les experts indépendants apposent leurs initiales sur les scellés.

Décision 2014-12-11, a. 27; Décision 2016-10-14, a. 20.

28. Après le dépouillement du vote, les experts indépendants présentent, de façon formelle, les résultats au secrétaire de l’Ordre.

Décision 2014-12-11, a. 28; Décision 2016-10-14, a. 21.

28.1. Le secrétaire de l’Ordre s’assure que des mesures sont prises pour que le système de vote électronique ne fasse l’objet, en aucun temps, de modification. Il s’assure également auprès des experts indépendants que le système de vote électronique permet de démontrer les éléments techniques suivants pour les besoins d’audit externe et de contestation du processus et du résultat du scrutin:

1°  l’anonymat du vote;

2°  l’intégrité de la liste des membres ayant voté;

3°  la garantie que la table de compilation des votes contient les votes des membres et qu’elle ne contient que ces votes;

4°  l’absence de décompte partiel durant le scrutin;

5°  la possibilité de procéder à nouveau au décompte des votes enregistrés.

Décision 2016-10-14, a. 22.

29. Tous les documents relatifs au vote, y compris les applications, les registres, les listes et les bulletins de vote sont conservés dans des conditions garantissant la sécurité, le secret et l’intégrité du vote.

Le secrétaire de l’Ordre est responsable de leur conservation pendant une période de 60 jours à compter de la date du dépouillement du vote. Après ce délai, le secrétaire de l’Ordre en dispose de façon sécuritaire en présence des membres du Comité électoral, sauf si une procédure en contestation d’élection a été signifiée à l’Ordre, auquel cas le secrétaire de l’Ordre conserve tous ces documents jusqu’au jugement final.

Décision 2014-12-11, a. 29; Décision 2016-10-14, a. 23.

§ 4 . — Date et moment de l’entrée en fonction du bâtonnier du Québec et des administrateurs élus

Décision 2014-12-11, ss. 6; Décision 2016-10-14, a. 24.

30. Le bâtonnier du Québec et les autres administrateurs élus entrent en fonction à la séance du Conseil d’administration tenue au cours du mois de juin qui suit la date de leur élection.

Décision 2014-12-11, a. 30.

SECTION IV MODALITÉS CONCERNANT L’ÉLECTION DU BÂTONNIER DU QUÉBEC OU D’UN ADMINISTRATEUR AU CAS DE VACANCE

31. Lorsqu’une vacance au bâtonnat survient en cours de mandat, une élection est tenue lors de la première séance du Conseil d’administration qui suit la date de cette vacance ou lors d’une séance extraordinaire à cet effet convoquée conformément à l’article 83 du Code des professions (chapitre C-26), selon les modalités suivantes:

1°  le secrétaire de l’Ordre en avise les membres du Conseil d’administration au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance;

2°  pour se porter candidat au bâtonnat, un administrateur élu transmet sa candidature par écrit au secrétaire de l’Ordre. La période pour déposer une candidature se termine le jour de la séance, au moment de l’ouverture de cette dernière;

3°  le secrétaire de l’Ordre remet, à tous les administrateurs élus présents à la séance, un bulletin de vote indiquant le nom de chacun des candidats;

4°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue; à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats ayant recueilli un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligibles celui ayant obtenu le moins de votes et ceux à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser une seule personne sur les rangs;

5°  le secrétaire de l’Ordre communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élue la personne ayant obtenu la majorité absolue des voix.

La personne ainsi élue entre en fonction à la suite du vote, lors de cette séance.

Décision 2014-12-11, a. 31.

32. Lorsqu’une vacance survient à un des postes des administrateurs élus en cours de mandat, une élection est tenue lors de la première séance du Conseil d’administration qui suit l’expiration du délai prévu au paragraphe 1 ou lors d’une séance extraordinaire à cet effet convoquée conformément à l’article 83 du Code des professions (chapitre C-26), selon les modalités suivantes:

1°  dans un délai de 30 jours suivant la vacance, la ou les sections dont les membres avaient le droit de vote pour l’élection de cet administrateur fournissent au secrétaire de l’Ordre le nom des personnes intéressées à terminer ce mandat;

2°  le secrétaire de l’Ordre en avise les membres du Conseil d’administration au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de la séance;

3°  le secrétaire de l’Ordre remet, à tous les administrateurs élus présents à la séance, un bulletin de vote indiquant le nom de chacun des candidats;

4°  il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue; à compter du deuxième tour, seuls sont éligibles les candidats ayant recueilli un vote au tour précédent; cessent toutefois d’être éligibles celui ayant obtenu le moins de votes et ceux à égalité avec lui, sauf si cela a pour effet de laisser une seule personne sur les rangs;

5°  le secrétaire de l’Ordre communique les résultats après chaque tour de scrutin et déclare élue la personne ayant obtenu la majorité absolue des voix.

La personne ainsi élue entre en fonction à la prochaine séance du Conseil d’administration, et son mandat se termine à l’expiration de celui de la personne qu’elle remplace.

Décision 2014-12-11, a. 32.

SECTION V DISPOSITIONS TRANSITOIRE ET FINALE

33. (Abrogé).

Décision 2014-12-11, a. 33; Décision 2016-10-14, a. 25.

34. (Omis).

Décision 2014-12-11, a. 34.

RÉFÉRENCES

Décision 2014-12-11, 2014 G.O. 2, 4589

Décision 2016-10-14, 2016 G.O. 2, 5746