a-5.1, r. 1 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des acupuncteurs du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre A-5.1, r. 1

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des acupuncteurs du Québec

Loi sur l’acupuncture

(chapitre A-5.1, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93 par. a et e, a. 94 par. a et b).

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE

1. Le Conseil d’administration de l’Ordre des acupuncteurs du Québec est formé de 8 administrateurs.

Décision 95-11-15, a. 1.

2. Le vice-président de l’Ordre est élu parmi les administrateurs élus, au suffrage de ceux-ci, par scrutin secret.

Le vice-président exerce les fonctions et les pouvoirs du président de l’Ordre en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier.

Décision 95-11-15, a. 2.

3. Le secrétaire de l’Ordre agit comme secrétaire du Conseil d’administration.

Décision 95-11-15, a. 3.

4. Les membres du Conseil d’administration tiennent leurs réunions ordinaires au siège de l’Ordre; le président peut toutefois déterminer qu’une réunion ordinaire se tiendra ailleurs, à l’endroit qu’il indique.

Le président fixe la date et l’heure de ces réunions et en dresse le projet d’ordre du jour.

Décision 95-11-15, a. 4.

5. Le secrétaire convoque une réunion ordinaire du Conseil d’administration au moyen d’un avis de convocation écrit accompagné d’un projet d’ordre du jour, transmis à chaque membre du Conseil d’administration, par courrier, par télégramme, par télécopieur ou par messager, au moins 10 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

Décision 95-11-15, a. 5.

6. À la demande du président ou du quart des membres du Conseil d’administration, le secrétaire convoque une réunion extraordinaire du Conseil d’administration, soit au moyen d’un avis de convocation écrit transmis à chaque membre du Conseil d’administration par courrier, par télégramme, par télécopieur ou par messager, soit au moyen d’un avis de convocation verbal donné à chaque membre du Conseil d’administration, au moins 48 heures avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

Le président détermine les sujets pour lesquels la réunion extraordinaire est convoquée ainsi que l’endroit où elle doit se tenir et en fixe la date et l’heure.

Une réunion extraordinaire ne porte que sur les sujets qui sont indiqués dans l’avis de convocation.

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration peut être tenue sous forme de conférence téléphonique.

Décision 95-11-15, a. 6.

7. Tout avis de convocation à une réunion du Conseil d’administration indique la date et l’heure de la réunion ainsi que l’endroit où elle doit se tenir.

L’avis de convocation à une réunion extraordinaire du Conseil d’administration indique de plus les sujets pour lesquels la réunion est convoquée.

Décision 95-11-15, a. 7.

8. Malgré les dispositions des articles 5 et 6, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée si tous ses membres sont présents ou s’expriment en conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

Décision 95-11-15, a. 8.

9. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque réunion. Si la réunion ne peut commencer faute de quorum, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y indique l’heure d’ajournement ainsi que le nom des membres qui se sont présentés.

Décision 95-11-15, a. 9.

10. Lors d’une réunion, le président peut intervertir l’ordre du jour mais il ne peut y ajouter d’autres sujets qu’avec l’assentiment de la majorité des membres présents.

Décision 95-11-15, a. 10.

11. En l’absence du président et du vice-président, ou lorsque ceux-ci désirent être remplacés, le Conseil d’administration désigne un autre membre, parmi les administrateurs élus, pour présider la réunion.

Décision 95-11-15, a. 11.

12. Une proposition ne fait l’objet d’une discussion que si elle est appuyée par un membre.

Décision 95-11-15, a. 12.

13. Un membre peut proposer un amendement et un sous-amendement à une proposition. Le vote est pris en premier lieu sur le sous-amendement, en second lieu sur l’amendement et en dernier lieu sur la proposition principale.

Décision 95-11-15, a. 13.

14. Le vote se prend à main levée sauf lorsqu’un membre demande le vote secret. Dans ce dernier cas, le président ordonne le vote secret sans qu’il y ait de discussions à l’égard du caractère secret du vote.

Décision 95-11-15, a. 14.

15. Tout membre du Conseil d’administration qui est dans une situation de conflit d’intérêts sur une question doit le révéler au Conseil d’administration et quitter la salle de réunion durant le temps que dure la discussion sur cette question. Il doit en outre s’abstenir de prendre part à la discussion et s’abstenir de voter.

Décision 95-11-15, a. 15.

16. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Cependant, lorsque la majorité des membres présents en fait la demande, le Conseil d’administration peut autoriser les personnes qu’il indique à assister à la réunion.

Décision 95-11-15, a. 16.

17. Le président est la seule personne autorisée à s’exprimer au nom de l’Ordre sur des sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou à l’exercice de la profession.

Toutefois, il peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

Décision 95-11-15, a. 17.

18. Tout membre du Conseil d’administration peut exprimer en public son opinion sur des sujets relatifs aux affaires de l’Ordre ou à l’exercice de la profession, à condition qu’il mette expressément en garde le public que les idées qu’il exprime lui sont personnelles et ne sont pas nécessairement partagées par le Conseil d’administration.

Décision 95-11-15, a. 18.

SECTION II RÉMUNÉRATION, FRAIS, ALLOCATIONS

19. Le président reçoit une rémunération et des frais de représentation.

Décision 95-11-15, a. 19.

20. Les membres du Conseil d’administration, autres que les administrateurs nommés, qui se présentent à une réunion du Conseil d’administration ont droit aux allocations suivantes:

a) une somme forfaitaire pour une journée de présence;

b) une somme forfaitaire pour chaque kilomètre parcouru pour le transport;

c) une somme forfaitaire par journée de réunion pour ceux qui ont leur domicile professionnel dans la région de Montréal ou sa banlieue ou, selon le cas, une somme forfaitaire plus élevée par journée de réunion pour ceux qui ont leur domicile professionel ailleurs.

Décision 95-11-15, a. 20.

21. Les sommes mentionnées aux articles 19 et 20 sont déterminées par le Conseil d’administration.

Décision 95-11-15, a. 21.

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES DE L’ORDRE

22. Le Conseil d’administration dresse l’ordre du jour d’une assemblée générale des membres de l’Ordre, détermine l’endroit où elle se tient et en fixe la date et l’heure.

Décision 95-11-15, a. 22.

23. L’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire, convoquée à la demande écrite du nombre de membres requis pour former le quorum, conformément à l’article 106 du Code des professions (chapitre C-26), contient les sujets inscrits dans cette demande.

Décision 95-11-15, a. 23.

24. Le secrétaire convoque l’assemblée générale au moyen d’un avis de convocation écrit adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre, à l’adresse mentionnée au tableau, au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée, ou, s’il s’agit d’une assemblée générale extraordinaire, au moins 5 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

L’avis de convocation à toute assemblée générale indique la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’endroit où elle doit se tenir, et est accompagnée d’un projet d’ordre du jour de cette assemblée, et, le cas échéant, de tout autre document.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, l’avis de convocation, le projet d’ordre du jour de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre en vue de cette assemblée.

Décision 95-11-15, a. 24.

25. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 24, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle des membres au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chacun de ses membres à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée; cet avis doit être présenté dans un espace délimité, d’une superficie d’au moins 12 cm sur 8 cm sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES DE L’ORDRE DES ACUPUNCTEURS DU QUÉBEC».

Dans ce cas, le secrétaire adresse également à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code des professions (chapitre C-26), dans le même délai, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré.

Décision 95-11-15, a. 25.

26. Le quorum de toute assemblée générale est fixé à 30 membres.

Décision 95-11-15, a. 26; Décision 2001-08-10, a. 1.

27. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 30 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire dresse un procès-verbal à cet effet et y inscrit le nom des membres présents et convoque une autre assemblée générale au moment et à l’endroit qu’il juge opportun afin d’obtenir le quorum.

Décision 95-11-15, a. 27.

28. Lors d’une assemblée, le président de l’Ordre peut intervertir l’ordre du jour.

Décision 95-11-15, a. 28.

29. Le Conseil d’administration peut, en tout temps avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, ajouter un sujet à l’ordre du jour de cette assemblée.

Décision 95-11-15, a. 29.

30. Pour être acceptée à l’assemblée générale annuelle, une proposition concernant un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour doit être formulée par écrit et reçue au siège de l’Ordre 15 jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée.

Décision 95-11-15, a. 30.

31. Le vote sur une proposition se prend à main levée, sauf lorsque la majorité des membres présents demande le vote secret.

Décision 95-11-15, a. 31.

32. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité de voix, le président donne un vote qui est prépondérant.

Décision 95-11-15, a. 32.

33. Le président peut, avec le consentement de l’assemblée, ajourner cette assemblée sans qu’il soit nécessaire de donner un avis de cet ajournement. L’assemblée qui se continue suite à cet ajournement ne peut être saisie que des questions mentionnées à l’ordre du jour.

Décision 95-11-15, a. 33.

SECTION IV ADMINISTRATION DES BIENS DE L’ORDRE

34. Les deniers perçus par l’Ordre sont déposés dans les institutions financières approuvées par le Conseil d’administration.

Décision 95-11-15, a. 34.

35. Le surplus de l’Ordre est investi dans des obligations, des certificats de dépôt garanti ou des fonds gérés par des sociétés de fiducie, à condition que ces fonds ne servent pas à l’achat d’actions de compagnie.

Décision 95-11-15, a. 35.

36. Les dépenses doivent être faites dans les limites du budget approuvé par le Conseil d’administration à l’exception des dépenses courantes qui peuvent être faites avant l’approbation du budget.

Décision 95-11-15, a. 36.

37. Les chèques émis par l’Ordre doivent porter la signature de 2 personnes que le Conseil d’administration habilite spécifiquement à signer ces documents.

Décision 95-11-15, a. 37.

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES

38. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans le «Guide de procédure des assemblées délibérantes» de l’Université de Montréal, 1982, deuxième édition, s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 95-11-15, a. 38.

39. (Omis).

Décision 95-11-15, a. 39.

RÉFÉRENCES

Décision 95-11-15, 1995 G.O. 2, 5066

Décision 2001-08-10, 2001 G.O. 2, 7280

L.Q. 2008, c. 11, a. 222