A-12, r. 3 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des agronomes du Québec

À jour au 1^er septembre 2012

Ce document a valeur officielle.

chapitre A-12, r. 3

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration, le comité exécutif et les assemblées générales de l’Ordre des agronomes du Québec

Loi sur les agronomes

(chapitre A-12, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a et a. 94, par. a et b).

Remplacé, Décision 2011-07-12, 2011 G.O. 2, 3363; eff. 2011-08-11, voir c. A-12, r. 3.1

SECTION I CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le président fixe la date et l’heure de toute réunion du Conseil d’administration ainsi que l’endroit où elle doit se tenir. Il en établit également l’ordre du jour.

D. 1355-94, a. 1.

2. À la demande du président, le secrétaire de l’Ordre convoque une réunion ordinaire du Conseil d’administration au moyen d’un avis de convocation écrit, accompagné de l’ordre du jour et transmis à chaque membre du Conseil d’administration par la poste, par télégramme, par câblogramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager, au moins 8 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

D. 1355-94, a. 2.

3. À la demande du président ou du quart des membres du Conseil d’administration, le secrétaire convoque une réunion extraordinaire du Conseil d’administration, soit au moyen d’un avis écrit transmis à chaque membre du Conseil d’administration par la poste, par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique ou par messager, soit au moyen d’un avis verbal, donné à chaque membre du Conseil d’administration au moins 3 jours avant la réunion. Cet avis doit indiquer la date, l’heure, le lieu de la réunion et les sujets pour lesquels elle est convoquée.

D. 1355-94, a. 3.

4. Malgré les articles 2 et 3, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée et tenue si tous ses membres y sont présents et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsque tous ses membres ou certains d’entre eux n’assistent pas physiquement à l’endroit où se tient la réunion, tous ses membres s’expriment lors d’une conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

D. 1355-94, a. 4.

5. Le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour présider la réunion lorsque le président et le vice-président sont absents ou empêchés d’agir.

D. 1355-94, a. 5.

6. Le Conseil d’administration siège à huis clos. Toutefois il peut, lorsque la majorité des administrateurs le désire, tenir une réunion en public ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

D. 1355-94, a. 6.

7. Le Conseil d’administration peut autoriser le secrétaire à publier certains extraits d’un procès-verbal.

D. 1355-94, a. 7.

8. À la première réunion du Conseil d’administration qui suit immédiatement l’entrée en fonction du président, du vice-président ou d’un administrateur, le premier sujet à l’ordre du jour doit être l’assermentation de ce nouveau membre.

La prestation du serment de discrétion se fait selon la formule prévue à l’annexe I.

D. 1355-94, a. 8.

9. Tout membre du Conseil d’administration est tenu, conformément à l’article 84 du Code des professions (chapitre C-26), de voter ou de s’exprimer en vue d’une prise de décision, sauf en cas de conflit d’intérêt ou pour un motif de récusation jugé suffisant par le président.

Un membre du Conseil d’administration qui est en situation de conflit d’intérêt relativement à une question doit le révéler au Conseil d’administration et s’abstenir de s’exprimer et de voter sur cette question.

D. 1355-94, a. 9.

10. Le secrétaire de l’Ordre agit à titre de secrétaire du Conseil d’administration et n’a pas droit de vote.

En cas d’absence ou d’empêchement d’agir du secrétaire, celui-ci est remplacé par la personne désignée par le Conseil d’administration. Cette personne assume, aux fins de la réunion, les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

D. 1355-94, a. 10.

SECTION II DIRIGEANTS

11. Le président exerce les fonctions qui lui sont dévolues par le Code, les règlements et les résolutions de l’Ordre.

De plus, il est chargé des relations de l’assemblée générale, du Conseil d’administration et du comité exécutif avec les sections.

D. 1355-94, a. 11.

12. Le président est le seul porte-parole autorisé à s’exprimer au nom de l’Ordre sur les sujets relatifs aux affaires de celui-ci ou sur l’exercice de la profession d’agronome.

Toutefois, il peut désigner une autre personne pour agir comme porte-parole de l’Ordre.

D. 1355-94, a. 12.

13. En cas de vacance au poste de vice-président, le Conseil d’administration désigne l’un de ses membres pour le remplacer, jusqu’à ce qu’une élection à ce poste soit tenue.

D. 1355-94, a. 13.

SECTION III COMITÉ EXÉCUTIF

14. La section I s’applique, compte tenu des adaptations nécessaires, aux réunions du comité exécutif.

D. 1355-94, a. 14.

SECTION IV ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

15. Toute assemblée générale se tient à la date, à l’heure et au lieu que le Conseil d’administration détermine.

D. 1355-94, a. 15.

16. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

D. 1355-94, a. 16.

17. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 16, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chacun de ses membres à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée; cet avis doit être d’au moins 150 cm2 et présenté sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

D. 1355-94, a. 17.

18. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer l’endroit, la date, l’heure et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

D. 1355-94, a. 18.

19. Lors d’une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés dans l’ordre du jour sont discutés.

D. 1355-94, a. 19.

20. Pour être acceptée à l’assemblée générale annuelle, une proposition concernant un sujet qui n’est pas inscrit dans le projet d’ordre du jour doit parvenir par écrit au siège de l’Ordre, à l’attention du secrétaire, au moins 15 jours avant la date fixée pour la tenue de cette assemblée.

À moins que les exigences du premier alinéa ne soient respectées, aucune proposition concernant un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour n’est acceptée lors de la tenue de l’assemblée générale annuelle si ce n’est du consentement unanime des membres présents.

D. 1355-94, a. 20.

21. Le quorum de l’assemblée générale des membres de l’Ordre est fixé à 50 membres.

D. 1355-94, a. 21.

22. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents. Au cas d’égalité des voix, le président ou, en son absence le vice-président, ou celui désigné en leur absence, donne un vote prépondérant.

D. 1355-94, a. 22.

23. Le secrétaire de l’Ordre agit à titre de secrétaire de l’assemblée générale; s’il est membre de l’Ordre, il a droit de vote.

En cas d’absence ou d’empêchement d’agir du secrétaire, celui-ci est remplacé par la personne désignée par l’assemblée générale. Cette personne assume, aux fins de l’assemblée générale, les fonctions du secrétaire auquel elle est substituée.

D. 1355-94, a. 23.

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES

24. Le siège de l’Ordre est établi dans le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal.

D. 1355-94, a. 24.

25. Le sceau de l’Ordre est constitué du blason de l’Ordre et des mots suivants: «L’Ordre des agronomes du Québec».

D. 1355-94, a. 25.

26. Le secrétaire a la garde du sceau de l’Ordre.

D. 1355-94, a. 26.

27. Le logo et le nom de l’Ordre doivent apparaître sur toute correspondance et tout document officiel de l’Ordre.

D. 1355-94, a. 27; Décision 97-06-19, a. 1.

28. Si aucune des règles de procédure prévues au Code, à la Loi sur les agronomes (chapitre A-12) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin, s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires.

D. 1355-94, a. 28.

29. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Bureau et les assemblées générales de l’Ordre des agronomes du Québec (R.R.Q., 1981, c. A-12, r. 2).

D. 1355-94, a. 29.

30. (Omis).

D. 1355-94, a. 30.

ANNEXE I

(a. 8)

SERMENT DE DISCRÉTION

Je, soussigné, ______________________________, déclare sous serment que je ne révélerai et ne ferai connaître, sans y être autorisé par la loi, quoi que ce soit dont j’aurai eu connaissance dans l’exercice de ma charge.

En foi de quoi, j’ai signé à __________(municipalité)__________ le __________(date)__________.

______________________________

(Signature)

Serment prêté devant __________(nom et fonction, profession ou qualité)__________ à __________(municipalité)__________ le __________(date)__________.

_____________________________

(Signature)

D. 1355-94, Ann. I.

RÉFÉRENCES

D. 1355-94, 1994 G.O. 2, 5919

Décision 97-06-19, 1997 G.O. 2, 4701

L.Q. 2008, c. 11, a. 212