N-3, r. 5.1 - Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires

Section 31 Disposition versions

2012-09-01

31. Le notaire doit exercer un contrôle rigoureux sur la réception et la remise des biens ainsi que sur la réception, le dépôt, la retenue et l’emploi des sommes qui lui sont confiées. À cette fin, le notaire doit notamment:

(1)  recevoir et consigner les sommes et les biens nécessaires à l’exécution de l’acte dont il est chargé avant la signature de celui-ci;

(2)  s’assurer de la suffisance des sommes et des biens reçus pour couvrir tous les débours, afin d’éviter qu’un compte-client soit au débit;

(3)  effectuer le dépôt des recettes préalablement à l’encaissement des chèques et autres ordres de paiement émis afin d’éviter que le paiement des chèques émis pour un client soit fait à même les sommes appartenant à d’autres clients;

(4)  dans le cas d’un dossier se rapportant à la signature d’un acte de vente d’un immeuble en construction, utiliser le premier débours provenant de son compte en fidéicommis pour l’achat de l’immeuble et pour la radiation de toute charge, priorité ou hypothèque grevant celui-ci et qui n’a pas été assumée par l’acheteur;

(5)  le cas échéant, retenir les sommes et les biens jusqu’à la publication de l’acte créant ou transférant des droits et son indexation aux registres concernés, sans inscription préjudiciable aux droits créés ou transférés;

(6)  combler sans délai et à même son argent personnel tout solde débiteur, quelle qu’en soit la raison;

(7)  virer au compte général en fidéicommis toute somme débitée d’un compte spécial en fidéicommis avant d’en disposer;

(8)  exercer un suivi sur les chèques et autres ordres de paiement dans les 6 mois de la date de leur émission afin de s’assurer qu’ils ont été encaissés;

(9)  transférer au ministre du Revenu les sommes et les biens qui n’ont pas fait l’objet de la part de tout ayant cause d’une quelconque réclamation, opération ou instruction écrite quant à leur utilisation dans les 3 ans qui suivent la date de leur exigibilité.

Décision 2010-11-15, a. 31.