G-1.01, r. 5 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des géologues du Québec

Section 1 Disposition versions

2012-09-01

1. Pour chaque contrat de service, le géologue doit tenir un dossier et y consigner:

(1)  le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone principal ainsi que le nom des contacts chez le client;

(2)  la date et la nature du contrat;

(3)  l’énumération détaillée et la description des services professionnels rendus;

(4)  la correspondance et les notes relatives aux services professionnels rendus;

(5)  les documents ou données fournis par le client ou colligés par le géologue;

(6)  le rapport ou le document remis et les recommandations faites au client;

(7)  la date à laquelle le travail a été exécuté ou remis;

(8)  la copie de la note détaillée d’honoraires et de frais transmise au client.

Le cas échéant, le géologue doit en outre consigner, dans le dossier de chaque client, les renseignements suivants:

(1)  la copie du contrat de service professionnel ou la description détaillée des activités à entreprendre et des objectifs visés ainsi que l’acceptation par le client;

(2)  l’acceptation par le client des étapes de réalisation, des rapports d’étape et définitifs;

(3)  les noms, adresses et numéros de téléphones des principaux intervenants et sous-traitants;

(4)  toute information sur la transmission de renseignements ou de documents à des tiers, notamment tout document signé par le client ou son représentant dûment autorisé, permettant la transmission de tels renseignements ou documents;

(5)  un état de compte à jour;

(6)  les autres renseignements pertinents dont il est au courant et qui concernent les services rendus à son client par d’autres professionnels.

Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution, la tenue ou la conservation des dossiers, pourvu que leur confidentialité soit respectée.

Décision 2002-12-12, a. 1.