n-2 - Loi sur le notariat

Updated to 8 June 2017

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chapitre N-2

Loi sur le notariat

La présente loi est remplacée par la Loi sur le notariat (chapitre N-3) à l’exception des dispositions relatives à la conservation des actes notariés en minute, à la tenue, la cession, le dépôt et la garde provisoire des greffes, à la délivrance de copies ou d’extraits d’actes notariés en minute, ainsi qu’à la saisie des biens reliés à l’exercice de la profession notariale. (2000, c. 44, a. 106; Décret 1493-2001 du 12 décembre 2001, (2001) 133 G.O. 2, 8757).

La ministre responsable de l'Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor est chargée de l'application de la présente loi. Décret 1638-2022 du 20 octobre 2022, (2022) 154 G.O. 2, 6513.

SECTION I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES

1. Dans la présente loi et dans les règlements édictés sous son empire, à moins que le contexte n’impose un sens différent, les mots suivants désignent respectivement:

a)  «Ordre» : l’Ordre des notaires du Québec constitué par l’article 71;

b)  «Conseil d’administration» : le Conseil d’administration institué au sein de l’Ordre en vertu de l’article 74;

c)  «districts électoraux» : les districts électoraux visés à l’article 75;

d)  «greffe d’un notaire» : l’ensemble des actes reçus en minute par un notaire, le répertoire de ces actes et l’index y correspondant de même que ces documents lorsque le notaire en est cessionnaire;

e)  «dépôt d’un greffe» : la remise d’un greffe au greffier de la Cour supérieure d’un district judiciaire pour être intégré aux archives de ce district;

f)  «dossiers dépendant d’un greffe» : les documents et titres que le titulaire d’un greffe détient pour le compte d’autrui;

g)  «élection de domicile» : l’indication par un notaire de l’endroit où il entend exercer sa profession;

h)  «comité exécutif» : le comité exécutif institué au sein de l’Ordre en vertu de l’article 97;

i)  «notaire», «notaire en exercice» ou «membre de l’Ordre» : quiconque est inscrit au tableau;

j)  «permis» : un permis délivré conformément au Code des professions (chapitre C-26) et à la présente loi;

k)  «président» : le président de l’Ordre;

l)  «règlement» : tout règlement du Conseil d’administration adopté conformément à la présente loi;

m)  «secrétaire» : le secrétaire de l’Ordre;

n)  «tableau» : la liste des membres en règle de l’Ordre dressée conformément au Code des professions et à la présente loi;

o)  (paragraphe abrogé).

1968, c. 70, a. 1; 1973, c. 45, a. 1; 1974, c. 65, a. 57; 1994, c. 40, a. 383; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION II FONCTIONS ET PRIVILÈGES DES NOTAIRES

2. 1.  Les notaires sont des praticiens du droit et des officiers publics dont la principale fonction est de rédiger et de recevoir les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité qui s’attache aux actes de l’autorité publique et en assurer la date.

2.  Ils ont aussi pour fonctions de conserver le dépôt des actes qu’ils reçoivent en minute, d’en donner communication et d’en délivrer des copies ou extraits authentiques.

1968, c. 70, a. 2.

3. Les notaires sont institués à vie et leur compétence s’étend à tout le Québec; elle peut même s’exercer à l’extérieur du Québec dans les cas prévus par l’article 3110 du Code civil.

1968, c. 70, a. 3; 1999, c. 40, a. 197.

4. 1.  Tout notaire s’intitule «notaire» et sa signature officielle doit comprendre, à la suite de sa signature habituelle, le mot «notaire». Cependant il est permis à tout notaire admis à l’exercice avant le 12 juin 1933, d’employer les mots «notaire public» ou leur abréviation «N.P.» à la suite de sa signature habituelle.

2.  Tout notaire doit exercer sa profession sous le nom mentionné à son acte de naissance et sa signature officielle ne doit comprendre que celui-ci.

3.  Nonobstant toute loi à ce contraire, tout notaire peut prendre les titres de «conseiller juridique» ou de «title attorney».

4.  Pour les fins des déclarations sous serment ou affidavits destinés à servir en dehors du Québec, tout notaire peut s’intituler «notaire public».

1968, c. 70, a. 4; 1982, c. 17, a. 60.

5. Outre les biens déclarés insaisissables par l’article 553 du Code de procédure civile (chapitre C-25), les greffes des notaires, ceux dont ils sont cessionnaires, leurs coffres-forts et classeurs ainsi que leurs livres de droit et de comptabilité sont insaisissables.

1968, c. 70, a. 5.

6. 1.  Le notaire qui reçoit un acte n’est pas tenu de déclarer aux parties contractantes un fait dont il a connaissance; il n’est même pas tenu de déclarer les dettes dont il connaît l’existence.

2.  À l’exception de son propre fait, le notaire n’est pas garant des énoncés contenus dans l’acte qu’il reçoit.

1968, c. 70, a. 6.

7. 1.  Tout notaire a droit à des émoluments ou honoraires pour les actes qu’il reçoit et pour les services professionnels qu’il rend, en sus de ses frais et déboursés.

2.  (Paragraphe abrogé).

1968, c. 70, a. 7; 1973, c. 45, a. 2; 1994, c. 40, a. 384.

8. Les services professionnels pour lesquels un notaire peut réclamer des honoraires comprennent les voyages, vacations, entrevues, consultations écrites ou verbales, examens de pièces et documents; les notaires ont également droit à des commissions pour la négociation d’emprunts ou de renouvellements d’emprunts, pour la vente de créances, pour la vente ou l’achat d’immeubles; ils ont aussi droit aux commissions ordinairement payées par les courtiers à leurs agents sur les achats et les ventes de valeurs mobilières qu’ils effectuent pour le compte de leurs clients.

1968, c. 70, a. 8; 1994, c. 40, a. 385.

9. Nul autre qu’un notaire en exercice ne peut, pour le compte d’autrui:

a)  dresser des actes sous seing privé touchant des biens et requérant l’inscription ou la radiation de l’inscription au bureau de la publicité des droits;

b)  préparer et rédiger une convention, une requête, un règlement, une résolution et tout autre document de même nature se rapportant à la constitution, l’organisation, la réorganisation ou la liquidation volontaire d’une personne morale régie par les lois fédérales ou provinciales concernant les compagnies, ou à l’amalgamation de plusieurs personnes morales ou à l’abandon d’une charte;

c)  préparer ou rédiger les procédures prescrites par les lois relatives à la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales;

d)  donner des consultations d’ordre juridique;

e)  représenter des clients dans toutes procédures non contentieuses, présenter pour ceux-ci les requêtes s’y rapportant de même que les requêtes non contestées en reconnaissance judiciaire du droit de propriété ou celles relatives à l’acquisition du droit de propriété par prescription ou encore celles en inscription sur le registre foncier ou sur le registre des droits personnels et réels mobiliers, ou en rectification, en réduction ou en radiation d’une inscription sur l’un ou l’autre de ces registres, ou en annulation d’une inscription ou du dépôt d’une déclaration au registre visé au chapitre II de la Loi sur la publicité légale des entreprises (chapitre P-44.1) ou en rectification ou suppression d’une information inexacte apparaissant à ce registre;

f)  écrire ou envoyer, comme procureur de son client, toute lettre requérant l’exécution ou la non exécution d’un acte ou d’une prestation quelconque ou demandant au débiteur le paiement d’une somme d’argent, pourvu que la demande ou la mise en demeure résulte d’un acte authentique de son greffe et soit sans frais contre la personne à laquelle elle est adressée;

g)  dresser, préparer et produire la déclaration de la valeur d’une succession requise par les lois fiscales lorsque la succession est immobilière en tout ou en partie ou lorsque parmi les personnes en cause se trouvent des personnes frappées d’une incapacité légale, ou lorsque le liquidateur ou les héritiers sont dispensés de faire inventaire.

Le paragraphe g ne s’applique pas aux personnes morales autorisées par la loi à remplir les fonctions de liquidateur de succession ou de fiduciaire, ni aux comptables reconnus par la Loi sur les comptables agréés (chapitre C-48) ou par le Code des professions (chapitre C-26) pourvu que la déclaration soit déposée au rang des minutes d’un notaire.

1968, c. 70, a. 9; 1973, c. 64, a. 54; 1992, c. 57, a. 629; 1993, c. 48, a. 430; 1999, c. 40, a. 197; 2000, c. 42, a. 196; 2010, c. 7, a. 282.

9.1. L’article 9 ne doit pas empêcher une personne de poser des actes réservés aux membres de l’Ordre, pourvu qu’elle les pose en conformité avec les dispositions d’un règlement pris en application du paragraphe h de l’article 94 du Code des professions (chapitre C‐26).

1994, c. 40, a. 386.

10. Aucune des dispositions de l’article 9 ne doit être interprétée comme limitant ou restreignant:

a)  les droits spécifiquement définis et donnés à toute personne par toute loi d’ordre public ou privé;

b)  les droits, privilèges et prérogatives conférés aux avocats par la Loi sur le Barreau (chapitre B-1);

c)  les droits des comptables reconnus par la Loi sur les comptables agréés (chapitre C-48) ou par le Code des professions (chapitre C-26), dans les limites desdites lois, de donner des avis et des consultations sur toute question d’ordre financier, administratif ou fiscal, de préparer et de soumettre, à qui de droit, des projets d’administration, d’organisation et de réorganisation financières ou fiscales, de préparer et de soumettre des études, états, rapports ou déclarations de même nature, y compris les rapports d’impôts de tous genres, de discuter avec toutes personnes ayant autorité en la matière de toutes cotisations en matière d’impôt de nature quelconque, de même que de préparer et donner avis d’appel au ministre du Revenu du Québec et au ministre du Revenu national du Canada et de discuter avec eux et les fonctionnaires de leurs ministères du bien-fondé des cotisations imposées à leurs clients en matière d’impôt;

d)  le droit des secrétaires ou secrétaires adjoints des personnes morales de droit public ou de droit privé de rédiger des procès-verbaux des assemblées d’administrateurs ou d’actionnaires de la personne morale qui les emploie et tous autres documents qu’ils sont autorisés à rédiger par les lois fédérales ou provinciales.

1968, c. 70, a. 10; 1973, c. 44, a. 80; 1973, c. 64, a. 55; 1999, c. 40, a. 197.

11. Les personnes parties aux actes reçus par un notaire, ou aux documents rédigés par lui à leur demande, sont solidairement tenues au paiement de ses frais et honoraires.

1968, c. 70, a. 11.

12. La remise des copies, extraits, titres ou actes quelconques n’est pas une présomption de paiement des frais et honoraires du notaire.

1968, c. 70, a. 12.

13. Tant que ses honoraires et frais relatifs à la préparation, à la réception et à l’inscription d’un acte ne sont pas acquittés, un notaire n’est pas tenu d’en émettre copie ou extrait, ou d’en donner communication.

1968, c. 70, a. 13; 1999, c. 40, a. 197.

14. Le notaire a le droit de retenir les dossiers et autres documents concernant une affaire, tant que le paiement de ses frais et honoraires n’a pas été effectué.

1968, c. 70, a. 14.

SECTION III DEVOIRS DES NOTAIRES

§ 1 . — Devoirs généraux

15. Les principaux devoirs d’un notaire, outre ceux qui lui sont imposés par la présente loi, sont:

a)  de ne pas divulguer les faits confidentiels dont il a eu connaissance lors de l’exercice de sa profession, à moins:

1°  qu’il n’ait été expressément ou implicitement autorisé à le faire par ceux qui lui ont fait ces confidences;

2°  que la loi ne l’ordonne;

3°  que le notaire n’ait un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la communication du renseignement ne soit faite pour prévenir un acte de violence, dont un suicide. Toutefois, le notaire ne peut alors communiquer ce renseignement qu’à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou aux personnes susceptibles de leur porter secours. Le notaire ne peut communiquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication;

b)  d’observer, dans l’exercice de sa profession, les règles de la probité et de l’impartialité la plus scrupuleuse;

c)  de se soumettre aux ordres et règlements du Conseil d’administration et de répondre, dans un délai raisonnable, aux demandes du président de l’Ordre ou de ses officiers;

d)  d’éviter toute cause de différend et de conserver la plus parfaite courtoisie dans ses rapports avec les autres notaires;

e)  de tenir son étude dans un local convenable et de garder ses minutes, répertoire et livres de comptabilité en fidéicommis en bon état de conservation, dans une chambre forte ou un coffre-fort à l’épreuve du feu et de l’humidité, le tout conformément aux règlements du Conseil d’administration;

f)  de tenir ses répertoire et index en la forme prescrite par la présente loi;

g)  de payer toute contribution décrétée par le Conseil d’administration;

h)  de se conformer aux règlements du Conseil d’administration régissant la réception, la conservation, la disposition et la comptabilité des sommes et des valeurs qui lui sont confiées par ses clients;

i)  (paragraphe abrogé);

j)  d’accepter d’être membre ou officier du Conseil d’administration ou d’un de ses comités;

k)  (paragraphe abrogé);

l)  de nommer un notaire comme procureur pour certifier et délivrer les copies des actes de son greffe, chaque fois qu’il prévoit devoir s’absenter de son étude pour une période de plus de 15 jours;

m)  de donner avis de tout contrat de mariage à la personne chargée de tenir le registre des droits personnels et réels mobiliers.

1968, c. 70, a. 15; 1973, c. 45, a. 3; 1989, c. 54, a. 178; 1992, c. 57, a. 630; 1994, c. 40, a. 387; 2001, c. 78, a. 9; 2008, c. 11, a. 212.

16. Tout notaire qui veut démissionner comme officier ou membre du Conseil d’administration ou d’un de ses comités doit le faire par écrit. Sa démission prend effet à la date convenue avec le Conseil d’administration ou le comité exécutif, selon le cas.

1968, c. 70, a. 16; 1973, c. 45, a. 4; 1986, c. 95, a. 204; 2008, c. 11, a. 212.

17. 1.  Avant de pouvoir exercer, tout notaire doit déposer au bureau du secrétaire une élection de domicile.

2.  De plus, il doit déposer au bureau du secrétaire un spécimen de sa signature officielle; il ne peut par la suite, changer cette signature sans déposer, au même endroit, un spécimen de sa nouvelle signature.

3.  Le notaire qui transporte son étude dans un autre endroit doit, dans les quinze jours, en donner avis écrit au secrétaire de l’Ordre.

1968, c. 70, a. 17; 1973, c. 45, a. 5.

18. Le domicile ainsi élu par le notaire est son domicile professionnel pour toutes les fins de la présente loi.

1968, c. 70, a. 18.

§ 2 . — Répertoire, index et sceau

19. Tout notaire doit avoir et tenir en bon état de conservation un répertoire des actes qu’il reçoit en minute, dans lequel il inscrit consécutivement, dès leur clôture, la date et le numéro des actes, leur nature et espèce et le nom des parties. Ce répertoire doit être relié et conforme aux exigences des règlements du Conseil d’administration.

1968, c. 70, a. 19; 1973, c. 45, a. 6; 2008, c. 11, a. 212.

20. Tout notaire doit tenir et conserver selon les règlements du Conseil d’administration un index au répertoire.

1968, c. 70, a. 20; 1973, c. 45, a. 7; 2008, c. 11, a. 212.

21. 1.  Tout notaire doit avoir un cachet ou sceau particulier reproduisant, d’après un modèle uniforme, les armes du Québec, avec, en exergue, ses nom et prénoms ou initiales et les mots: «notaire», «Québec, Canada». Les notaires en exercice le 1er mars 1969 peuvent continuer à utiliser le sceau qu’ils possèdent.

2.  (Paragraphe abrogé).

3.  Tout notaire doit apposer ce sceau sur les actes en brevet qu’il reçoit et sur les copies et extraits des actes de son répertoire ou des greffes dont il est dépositaire ou cessionnaire.

1968, c. 70, a. 21; 1973, c. 45, a. 8; 1994, c. 40, a. 388.

§ 3 . — Local

22. Un notaire ne peut tenir son étude dans les bureaux des shérifs, officiers de la publicité des droits, ou greffiers d’une cour ou en tout autre endroit que le Conseil d’administration, par règlement adopté conformément au Code des professions (chapitre C-26), déclare incompatible avec l’honneur et la dignité de l’Ordre des notaires.

1968, c. 70, a. 22; 1973, c. 45, a. 9; 1994, c. 40, a. 389; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION IV ACTES NOTARIÉS

§ 1 . — Dispositions générales

23. Les actes notariés sont reçus en minute ou en brevet par un ou des notaires en exercice, conformément à la présente loi.

1968, c. 70, a. 23.

24. Tout notaire a et a toujours eu le droit de faire les procédures nécessaires:

a)  à un partage volontaire et

b)  à une vente volontaire de biens dont des personnes frappées d’incapacité légale ou des absents sont propriétaires par indivis, pourvu que tous les autres copropriétaires majeurs soient d’accord avec les tuteurs ou curateurs de ces incapables ou absents, pour procéder de cette façon.

Dans ces cas, il a toujours été légal de procéder par voie de requête au lieu de le faire par voie d’action.

1968, c. 70, a. 24; 1999, c. 40, a. 197.

25. Toute personne partie à un acte peut requérir les services d’un second notaire, à titre de conseiller, mais à ses frais.

1968, c. 70, a. 25.

26. Le tableau suivant indique les parties qui ont droit au choix du notaire instrumentant, en l’absence de conventions particulières entre elles:

Nature de l’acte                 Indication
                                 des parties
_____________________________________________________________

Acte de composition ..........   Le débiteur.
Bail de louage ...............   Le bailleur ou locateur.
Contrat de mariage ...........   La future épouse.
Donation .....................   Le donateur.
Inventaire ...................   La personne tenue de faire
                                   l’inventaire.
Obligation, cautionnement,
  titre-nouvel, constitution
  de rente et autres actes
  de cette espèce ............   Le créancier.
Quittance lorsqu’elle ne
  contient pas subrogation
  de la somme qui sert au
  paiement ...................   Le débiteur.
Quittance avec subrogation ...   Le nouveau créancier.
Reddition de compte ..........   Le rendant compte.
Vente et cession de
  biens ou de droits mobiliers
  ou immobiliers:

  1° Lorsque l’acquéreur ou
     le cessionnaire
     acquitte complètement
     son prix
     d’acquisition ...........   L’acquéreur ou le
                                   cessionnaire.
  2° Lorsque l’acquéreur ou
     le cessionnaire ne paie
     pas complètement ou
     lorsque le vendeur ou
     le cédant, recevant
     entièrement ce qui lui
     revient, charge
     cependant l’acquéreur
     ou le cessionnaire de
     payer à son acquit un
     montant dû par lui ......   Le vendeur ou le cédant.

Si plusieurs personnes sont tenues de faire inventaire et ne s’accordent pas sur le choix du notaire, le juge en chambre fait ce choix sur requête d’une partie intéressée.

Si plusieurs personnes sont tenues de faire un acte de partage ou tous autres actes ou documents se rapportant au règlement d’une succession et ne s’accordent pas sur le choix du notaire, le juge en chambre fait ce choix sur requête d’une partie intéressée.

Lorsqu’un emprunt est remboursé avec les sommes provenant d’un nouvel emprunt, le nouveau créancier a le choix du notaire pour la rédaction et la signature de la quittance, et ce, nonobstant toute convention contraire faite entre le débiteur et le créancier à rembourser.

1968, c. 70, a. 26; 1999, c. 40, a. 197.

§ 2 . — Actes en minute

27. L’acte en minute est celui qu’un notaire reçoit et qu’il doit garder dans son greffe pour en délivrer des copies ou extraits.

1968, c. 70, a. 27.

28. Les minutes sont reçues séparément et numérotées consécutivement en commençant par le numéro un.

1968, c. 70, a. 28.

29. 1.  Si, par erreur, un notaire donne le même numéro à plus d’une minute ou commet une autre erreur de numérotation, ces minutes demeurent authentiques; mais dès qu’il constate l’erreur commise, le notaire doit inscrire, après les signatures, sur toute minute qui contient une telle erreur, une déclaration sous son serment professionnel relatant la nature de l’erreur ainsi commise et il doit inscrire au répertoire le numérotage tel qu’il apparaît sur la minute. Copie de cette déclaration doit être adressée au secrétaire de l’Ordre sans délai; cette déclaration n’est pas requise pour les minutes reçues avant le 12 juin 1933.

2.  Si un notaire omet un numéro, il doit, dès qu’il constate l’erreur, insérer dans son greffe, à l’endroit où aurait dû être l’acte portant le numéro omis, une feuille de papier sur laquelle il doit écrire, dater et signer une déclaration sous son serment professionnel relatant le fait que ce numéro a été omis. Il doit inscrire ce numéro au répertoire en mentionnant, en regard, qu’aucun acte n’y correspond. Copie de cette déclaration doit être envoyée au secrétaire de l’Ordre sans délai.

3.  Si plusieurs numéros consécutifs ont été omis, la même déclaration peut servir pour tous ces numéros.

4.  Tout notaire qui contrevient aux dispositions de l’article 28 ou du présent article est passible des sanctions prévues aux règlements.

1968, c. 70, a. 29; 1973, c. 45, a. 10.

§ 3 . — Actes en brevet

30. L’acte en brevet est celui que le notaire reçoit en original simple ou multiple et qu’il peut remettre aux parties.

1968, c. 70, a. 30.

31. 1.  (Paragraphe abrogé).

2.  Peuvent être reçus en brevet les certificats de vie, procurations, autorisations, actes de notoriété, quittances et autres actes simples.

1968, c. 70, a. 31; 1992, c. 57, a. 631; 1998, c. 51, a. 27.

§ 4 . — Formalités

32. Un notaire ne peut recevoir un acte dans lequel lui ou son conjoint est ou représente l’une des parties.

1968, c. 70, a. 32.

33. 1.  Sous réserve des dispositions de l’article 32 et de celles du Code civil concernant les testaments, est authentique l’acte reçu par un notaire qui est parent ou allié de l’une des parties à quelque titre que ce soit.

2.  Est aussi authentique l’acte reçu par un notaire qui est administrateur, dirigeant ou employé d’une personne morale, partie à l’acte.

1968, c. 70, a. 33; 1992, c. 57, a. 632; 1999, c. 40, a. 197.

34. Les notaires peuvent instrumenter, faire et dater leurs actes les dimanches et autres jours fériés.

1968, c. 70, a. 34.

35. 1.  Les actes notariés doivent être reçus sur du papier dont le format et la qualité sont conformes aux normes établies par les règlements. Ils sont écrits à la main, sans abréviation, avec une encre de bonne qualité, ou dactylographiés lisiblement d’une manière permanente. L’emploi de formules multipliées au moyen de l’imprimerie, de la lithographie et de la photographie est autorisé pourvu que ces formules possèdent les mêmes caractéristiques que les actes dactylographiés. Ces actes ne doivent contenir aucun blanc, lacune ou intervalle qui ne soit marqué d’un trait. Les sommes, les dates et les numéros ou autres chiffres autres qu’une simple indication de référence non absolument essentielle y sont inscrits en toutes lettres.

2.  Dans l’écriture au dactylographe, la feuille de papier qui a reçu directement l’impression peut seule servir d’original.

1968, c. 70, a. 35.

36. 1.  Il ne doit y avoir dans le corps de l’acte et dans les renvois et sous-renvois, ni surcharge, ni interligne, ni mot ajouté; les mots, lettres, chiffres ou signes interlignés, surchargés ou ajoutés sont réputés non écrits.

2.  Les ratures sont faites de manière que les mots rayés ou raturés puissent être comptés.

1968, c. 70, a. 36; 1999, c. 40, a. 197.

37. Les renvois et sous-renvois ne peuvent être écrits qu’en marge ou à la fin de l’acte; ils doivent être initialés par tous les signataires de l’acte, sous peine de nullité.

1968, c. 70, a. 37.

38. Si la longueur du renvoi exige qu’il soit continué à la fin de l’acte, il doit être initialé par tous les signataires de l’acte, comme les renvois en marge, sous peine de nullité de cette partie du renvoi ainsi continué. Il en est de même des sous-renvois au bas de l’acte et des autres renvois que l’étendue de la marge ne peut contenir.

1968, c. 70, a. 38.

39. Le nombre des renvois et des sous-renvois, ainsi que le nombre et la nullité des mots rayés ou raturés, doivent être mentionnés à la fin de l’acte avant les signatures.

1968, c. 70, a. 39.

40. 1.  L’acte notarié est clos par la signature des parties, du notaire assistant et des témoins requis suivant le cas, en présence du notaire instrumentant et par la signature de ce dernier, qui doit être apposée le même jour où la dernière des parties à signer l’a fait.

2.  La signature de toute partie à un acte notarié peut être donnée en présence d’un autre notaire que le notaire instrumentant. Dans ce cas, après signature de la partie et immédiatement au-dessous, le notaire qui l’a reçue doit inscrire et signer une attestation de la réception de cette signature devant lui et de la date à laquelle elle a été reçue.

3.  Le notaire instrumentant doit toutefois recevoir la dernière signature.

1968, c. 70, a. 40.

41. Le notaire doit vérifier l’identité des parties dont il reçoit la signature par tout moyen raisonnable lui permettant d’établir cette identité.

Lorsque la signature de l’une des parties est reçue par un notaire autre que le notaire instrumentant conformément au paragraphe 2 de l’article 40, il appartient à cet autre notaire de vérifier l’identité de la partie concernée.

1968, c. 70, a. 41; 1994, c. 40, a. 390.

42. 1.  L’acte notarié doit, avant signature, être lu à haute voix aux parties par le notaire ou par un tiers commis par lui; cette lecture n’est pas requise à l’égard des parties qui ont elles-mêmes lu l’acte.

2.  Il n’est pas nécessaire que la lecture d’un acte de fiducie (Trust Deed) soit faite aux parties, ni que la lecture d’un acte auquel comparaît l’État ou une de ses sociétés, une personne morale ou société publique ou privée soit faite à leur représentant, pourvu que les parties à l’acte de fiducie ou que ledit représentant, suivant le cas, aient déclaré au notaire en avoir pris connaissance et aient exempté ce dernier d’en donner ou d’en faire donner lecture.

3.  Mention de ces déclarations et exemption doit être faite dans l’acte, avant les signatures.

1968, c. 70, a. 42; 1999, c. 40, a. 197.

43. Les règles du Code civil relatives aux testaments notariés demeurent impératives, nonobstant les dispositions de l’article 42.

1968, c. 70, a. 43; 1992, c. 57, a. 633.

44. 1.  L’acte notarié spécifie: la date de l’acte, le nom, la qualité officielle et le lieu du domicile professionnel du notaire qui le reçoit et du notaire assistant, le cas échéant, et la présence de ce dernier; le nom, la qualité et la demeure des parties, avec désignation des procurations ou mandats produits; la présence, le nom, la qualité et la demeure des témoins requis; le lieu où l’acte est reçu; le numéro de la minute ou le fait que l’acte est reçu en brevet suivant le cas; la lecture de l’acte ou, le cas échéant, la déclaration que le notaire a été exempté d’en donner ou d’en faire donner lecture dans les cas prévus à l’article 42. L’acte notarié doit contenir la signature des parties ou leur déclaration qu’elles ne peuvent signer, la signature des témoins et la signature officielle du ou des notaires.

2.  La signature officielle de tout notaire, autre que le notaire instrumentant, qui reçoit la signature d’une des parties, constitue une désignation suffisante.

3.  La mention «lecture faite» dans l’acte est une présomption simple que l’acte a été lu conformément aux dispositions de la présente loi.

4.  Lorsqu’une partie a signé un acte notarié en présence d’un autre notaire que le notaire instrumentant et que ce notaire y a inscrit et signé l’attestation conformément au paragraphe 2 de l’article 40, elle est réputée avoir comparu devant le notaire instrumentant pour les fins de cet acte.

1968, c. 70, a. 44; 1999, c. 40, a. 197.

45. 1.  L’acte notarié est déclaré reçu au lieu où il est clos.

2.  Ce lieu est suffisamment décrit en mentionnant le nom de la municipalité locale sur le territoire de laquelle il est situé.

1968, c. 70, a. 45; 1996, c. 2, a. 745.

46. Lorsqu’un acte impliquant plusieurs parties est signé ou consenti par chacune d’elles à des jours ou lieux différents, le notaire peut exprimer cette pluralité de dates et de lieux en énonçant, qu’à l’égard de telle partie, l’acte a été signé ou consenti tel jour et à tel lieu, et, qu’à l’égard de telle autre partie, il a été signé ou consenti tel jour et à tel lieu.

1968, c. 70, a. 46.

47. Lorsqu’un article de la présente loi se réfère aux «prénoms» du notaire instrumentant ou assistant, des parties aux actes, des témoins ou de toutes autres personnes, il signifie le prénom ou les prénoms sous lesquels ce notaire, ces parties, ces témoins ou ces autres personnes sont ordinairement désignées, et non pas nécessairement tous les prénoms inscrits à l’acte de naissance.

1968, c. 70, a. 47.

48. 1.  Les actes notariés en minute, sous l’autorité desquels un acte est reçu, doivent être suffisamment désignés en cet acte par leur nature, leur date, le nom du notaire qui les a reçus et, le cas échéant, le numéro de leur inscription au registre approprié de la publicité des droits; ils ne doivent pas être annexés à l’acte.

2.  Tous actes et documents, autres que des actes notariés en minute, sous l’autorité desquels un acte est reçu, doivent être annexés et également être suffisamment désignés, reconnus véritables et signés par la ou les parties qui les produisent en présence du notaire et avec lui.

3.  Tous les autres documents que les parties désirent annexer à un acte peuvent l’être en suivant les formalités prévues au paragraphe 2.

1968, c. 70, a. 48; 1999, c. 40, a. 197.

49. 1.  Deux ou plusieurs notaires associés dans l’exercice de leur profession ne peuvent signer de leur nom collectif les actes qu’ils reçoivent.

2.  Ils peuvent cependant se servir de leur nom collectif pour les annonces, avis, requêtes et autres documents qui ne sont pas des actes notariés.

1968, c. 70, a. 49; 1999, c. 40, a. 197.

§ 5 . — Conservation et communication des actes, des copies et extraits

50. Le notaire doit garder et conserver l’original de tous les actes qu’il reçoit en minute.

1968, c. 70, a. 50.

51. 1.  Le notaire ne doit supprimer, détruire ou altérer aucun acte notarié après que cet acte a été signé.

2.  S’il est nécessaire d’y faire des changements, les parties ne peuvent les faire que par un autre acte.

1968, c. 70, a. 51.

52. 1.  Le notaire ne peut se dessaisir d’aucune minute ou annexe, si ce n’est dans les cas prévus par la loi.

2.  Avant de se dessaisir d’une minute ou d’une annexe, le notaire en dresse et certifie une copie exacte ou photographique ou faite par un procédé analogue à la photographie qui, après avoir été signée par le juge qui en ordonne le dépôt ou, dans le cas de l’article 192 du Code des professions (chapitre C-26), par le président de la séance, est substituée à la minute dont elle tient lieu jusqu’à sa réintégration.

3.  Pour les mêmes fins, si cela n’a pas été fait, il peut être ordonné qu’une photocopie soit prise de la minute ou de la partie de la minute, de l’annexe ou des signatures. Cette photocopie, également certifiée par le juge ou par le président de la séance, selon le cas, doit être annexée à la copie exacte visée au paragraphe 2.

1968, c. 70, a. 52; 1973, c. 45, a. 11.

53. 1.  Les copies des actes notariés que le notaire certifie conformes à une minute ou annexe doivent être la reproduction fidèle du texte de la minute ou de l’annexe.

2.  Il n’est pas nécessaire d’y mentionner le nombre de renvois approuvés et de mots rayés apparaissant sur la minute ou l’annexe.

3.  Il est nécessaire d’y mentionner le nombre de renvois approuvés et de mots rayés apparaissant sur les copies.

1968, c. 70, a. 53.

54. 1.  Le droit de délivrer des copies ou extraits d’un acte notarié et de ses annexes n’appartient qu’au notaire qui a reçu l’acte, au dépositaire légal du greffe de celui-ci ou au notaire muni d’un mandat spécial tel que prévu à l’article 57.

2.  Aucun notaire ou personne visée au paragraphe 1 ne doit donner copie ou communication d’un testament ou d’un codicille, sauf au testateur lui-même ou à une personne munie de son autorisation exécutée en brevet ou devant deux témoins, ou avant d’avoir obtenu la preuve du décès du testateur.

3.  Ce décès peut être constaté par un certificat de décès, par une déclaration solennelle ou par toute autre preuve qui en convaincra le dépositaire du testament ou du codicille.

1968, c. 70, a. 54; 1999, c. 40, a. 197.

55. Les copies, extraits ou annexes des actes notariés, certifiés conformes par le notaire qui les a reçus ou par toute autre personne qui en est le dépositaire légal, sont authentiques et font preuve de ce qui est contenu dans la minute et dans ses annexes pourvu, quant aux pièces annexées, qu’elles aient été, lors de la signature de l’acte, reconnues véritables conformément à l’article 48.

1968, c. 70, a. 55.

56. Le certificat d’authenticité des copies et extraits délivrés par le notaire cessionnaire, ou par le gardien provisoire d’un greffe doit mentionner la date de l’arrêté ministériel, ou du décret du Conseil d’administration ou du président en vertu duquel il agit.

1968, c. 70, a. 56; 1973, c. 45, a. 12; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 132.

57. 1.  Tout notaire peut commettre, par un mandat notarié en minute et pour un temps déterminé, un notaire en exercice pour certifier des copies ou extraits de ses actes ou des actes dont il est le dépositaire légal.

2.  Tout notaire en service militaire peut donner un mandat semblable pour la durée de son service; ce mandat peut être attesté par deux témoins et un officier d’état major de son unité; il doit être déposé au rang des minutes d’un notaire.

3.  Copie authentique de ce mandat doit être déposée immédiatement au bureau du secrétaire de l’Ordre.

4.  Dans le certificat qu’il appose sur la copie ou l’extrait qu’il délivre, le notaire ainsi commis doit mentionner la date et la durée de son mandat et le nom du notaire qui l’a passé ou du notaire qui l’a reçu en dépôt et, le cas échéant, le fait du service militaire du notaire qui l’a donné.

5.  Ces copies ou extraits ainsi certifiés sont authentiques, nonobstant toute disposition contraire des articles 2815, 2817 et 2820 du Code civil.

1968, c. 70, a. 57; 1973, c. 45, a. 13; 1999, c. 40, a. 197.

§ 6 . — Dispositions diverses

58. Tout contrat de mariage reçu en minute par un notaire en dehors du Québec, avant la loi l’y autorisant (article 1 du chapitre 53 des lois de 1923-1924) est authentique pourvu qu’il ne contienne pas d’autre cause de nullité.

1968, c. 70, a. 58.

59. Tout acte reçu par un notaire et signé par lui, mais qui ne porte pas la signature officielle de ce notaire tel que prévu par l’article 17, n’en est pas moins authentique et a le même effet que s’il eût été signé de la signature officielle de ce notaire, pourvu toutefois qu’il ne contienne pas d’autre cause de nullité.

1968, c. 70, a. 59.

60. Les copies ou extraits des actes, certifiés conformes à l’original et signés par le notaire d’une signature autre que sa signature officielle, sont authentiques et ont le même effet que s’ils eussent été signés de sa signature officielle, pourvu qu’aucune autre cause n’en affecte l’authenticité.

1968, c. 70, a. 60.

61. Le notaire, cause des irrégularités visées aux articles 59 et 60, est passible, pour ces irrégularités, des sanctions prévues aux règlements.

1968, c. 70, a. 61.

SECTION V GREFFES DES NOTAIRES

62. 1.  Tout notaire peut, aux conditions et suivant les formalités ci-après édictées, par acte notarié entre vifs, céder son greffe à un autre notaire exerçant dans le même district judiciaire que celui dans lequel il exerce lui-même.

2.  Il peut aussi céder son greffe par disposition à cause de mort par un contrat de mariage, testament ou tout acte notarié, nonobstant les articles 1818 et 1819 du Code civil. Cette cession prend effet au décès pourvu qu’à ce moment le notaire cessionnaire exerce dans le même district judiciaire que celui dans lequel le notaire décédé exerçait lui-même et qu’il ne soit sous le coup d’aucune incapacité ou d’aucune incompatibilité le rendant inhabile à exercer sa profession.

1968, c. 70, a. 62; 1999, c. 40, a. 197.

63. Lorsqu’un notaire décède sans avoir disposé de son greffe, ce droit appartient à ses successibles, qu’ils acceptent sa succession ou non.

1968, c. 70, a. 63; 1999, c. 40, a. 197.

64. Les dossiers dépendant du greffe cédé doivent être remis au notaire cessionnaire qui doit en assurer la garde et les remettre aux personnes y ayant droit.

1968, c. 70, a. 64.

65. 1.  Le Conseil d’administration peut, dans des cas exceptionnels et à son entière discrétion, autoriser le transport d’un greffe à un notaire exerçant dans un autre district.

2.  Est cependant valide toute cession de greffe autorisée, avant le 1er mars 1969, à un notaire qui n’exerçait pas dans le même district que celui du notaire cédant ou décédé.

1968, c. 70, a. 65; 1973, c. 45, a. 14; 2008, c. 11, a. 212.

66. La cession d’un greffe ne peut prendre effet qu’avec la permission du Conseil d’administration. Cette permission n’est accordée que si le notaire cédant et le notaire cessionnaire ont acquitté les contributions et les frais dont ils peuvent être redevables envers l’Ordre.

1968, c. 70, a. 66; 1973, c. 45, a. 15; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

67. Le notaire qui a cédé son greffe ne peut continuer ni reprendre l’exercice de la profession dans le même district judiciaire sans le consentement du Conseil d’administration.

1968, c. 70, a. 67; 1973, c. 45, a. 16; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

68. Cette permission est demandée par requête appuyée des pièces et documents exigés par les règlements du Conseil d’administration.

1968, c. 70, a. 68; 1973, c. 45, a. 17; 2008, c. 11, a. 212.

69. La cession d’un greffe n’est faite que pour une période de cinquante années à compter du décret l’autorisant. Le Conseil d’administration peut, même pour les greffes cédés avant le 1er mai 1948, prolonger ce délai pour une période supplémentaire de 50 années.

1968, c. 70, a. 69; 1973, c. 45, a. 18; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

70. Tout cessionnaire d’un greffe qui transporte son étude dans un autre district judiciaire, à moins qu’il ne soit autorisé par le Conseil d’administration à y conserver ce greffe, doit le céder à un notaire exerçant dans le district judiciaire qu’il quitte ou le déposer au greffe de la Cour supérieure de ce district conformément aux dispositions de la présente loi sur le dépôt des greffes.

1968, c. 70, a. 70; 1973, c. 45, a. 19; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

SECTION VI ORDRE DES NOTAIRES DU QUÉBEC

§ 1 . — Constitution de l’Ordre

71. L’ensemble des notaires du Québec constitue un ordre professionnel désigné sous le nom de «Ordre professionnel des notaires du Québec» ou «Chambre des notaires du Québec» ou «Ordre des notaires du Québec».

1968, c. 70, a. 71; 1973, c. 45, a. 21; 1977, c. 5, a. 229; 1994, c. 40, a. 391.

72. 1.  L’Ordre est une personne morale dont le siège est à l’endroit déterminé par règlement du Conseil d’administration pris en application du paragraphe f de l’article 93 du Code des professions (chapitre C-26).

2.  L’Ordre et ses membres sont régis par le Code des professions, sous réserve des dispositions contraires ou incompatibles de la présente loi.

1968, c. 70, a. 72; 1973, c. 45, a. 22; 1994, c. 40, a. 392; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

73. Toute signification à l’Ordre doit se faire à son siège, en s’adressant à l’un de ses officiers ou à une personne ayant la garde du siège.

1968, c. 70, a. 73; 1973, c. 45, a. 23.

§ 2 . — Conseil d’administration

2008, c. 11, a. 212.

74. L’Ordre est administré par un bureau appelé «Conseil d’administration de l’Ordre des notaires du Québec».

Le Conseil d’administration est composé:

1°  d’un président élu;

2°  de 24 membres élus représentant les districts électoraux, parmi lesquels est élu le vice-président;

3°  de 4 membres nommés par l’Office des professions du Québec;

4°  d’un membre de droit, le cas échéant.

Est membre de droit le président sortant de l’Ordre, pendant le ou les mandats suivant celui de sa présidence.

Cependant, cesse d’être membre de droit celui qui se trouve dans l’une des situations prévues aux subdivisions i à v ou vii du sous-paragraphe a du paragraphe 2 de l’article 78.

1968, c. 70, a. 74; 1973, c. 45, a. 25; 1989, c. 33, a. 1; 1994, c. 40, a. 393; 2008, c. 11, a. 212.

75. L’élection du président, du vice-président et des représentants de district se fait à la date et suivant les modalités fixées par règlement adopté en vertu du Code des professions (chapitre C-26).

La durée de leur mandat est fixée par règlement adopté en vertu du Code des professions. La durée du mandat du membre de droit est fixée par règlement du Conseil d’administration.

Aux fins de l’élection des représentants des districts au Conseil d’administration, le Québec est divisé en 17 districts électoraux. Chacun de ces districts porte le nom et comprend le territoire et le nombre de représentants suivants:

1°  district d’Abitibi: le territoire des districts judiciaires d’Abitibi, Rouyn-Noranda et Témiscamingue; 1 représentant;

2°  district d’Arthabaska: le territoire des districts judiciaires d’Arthabaska, Drummond et Frontenac; 1 représentant;

3°  district de Beauharnois-Iberville: le territoire des districts judiciaires de Beauharnois et Iberville; 1 représentant;

4°  district de Bedford: le territoire du district judiciaire de Bedford; 1 représentant;

5°  district de Chambly-Laprairie: le territoire du district judiciaire de Longueuil; 1 représentant;

6°  district de Gaspé: le territoire des districts judiciaires de Bonaventure et Gaspé; 1 représentant;

7°  district de Hull: le territoire des districts judiciaires de Hull et Pontiac; 1 représentant;

8°  district de Joliette: le territoire du district judiciaire de Joliette; 1 représentant;

9°  district de Laval: le territoire du district judiciaire de Laval; 1 représentant;

10°  district de Montréal: le territoire du district judiciaire de Montréal; 5 représentants;

11°  district de Québec-Beauce: le territoire des districts judiciaires de Beauce, Charlevoix, Mégantic, Montmagny et Québec; 4 représentants;

12°  district de Rimouski: le territoire des districts judiciaires de Baie-Comeau, Kamouraska, Mingan et Rimouski; 1 représentant;

13°  district de Saguenay-Lac-St-Jean: le territoire des districts judiciaires d’Alma, de Chicoutimi et Roberval; 1 représentant;

14°  district de Saint-François: le territoire du district judiciaire de Saint-François; 1 représentant;

15°  district de Saint-Hyacinthe-Richelieu: le territoire des districts judiciaires de Richelieu et Saint-Hyacinthe; 1 représentant;

16°  district de Terrebonne: le territoire des districts judiciaires de Labelle et Terrebonne; 1 représentant;

17°  district de Trois-Rivières: le territoire des districts judiciaires de Saint-Maurice et Trois-Rivières; 1 représentant.

Le nom et le territoire de chacun des districts judiciaires sont ceux prévus par l’article 9 de la Loi sur la division territoriale (chapitre D-11) tel qu’il se lit le 22 juin 1989.

1968, c. 70, a. 75; 1973, c. 45, a. 26; 1975, c. 81, a. 58; 1989, c. 33, a. 1; 1994, c. 40, a. 394; 2008, c. 11, a. 212.

76. Les représentants des districts électoraux sont élus par les notaires qui y ont élu domicile conformément à l’article 17.

1968, c. 70, a. 76; 1973, c. 45, a. 27; 1989, c. 33, a. 1.

77. Est éligible au poste de représentant de district électoral, le notaire qui:

1°  a élu domicile conformément à l’article 17;

2°  n’est pas inhabile ou en situation d’incompatibilité, au sens du Code de déontologie ou de la section VIII de la présente loi.

1968, c. 70, a. 77; 1973, c. 45, a. 28; 1989, c. 33, a. 1.

78. 1.  Il y a vacance au Conseil d’administration:

a)  lorsque dans un district il n’y a pas eu d’élection conformément à la présente loi;

b)  lorsqu’une élection a été déclarée nulle par le jugement final d’une cour compétente.

2.  Il y a également vacance au Conseil d’administration lorsque:

a)  un représentant de district électoral:

i.  décède;

ii.  donne sa démission comme membre du Conseil d’administration conformément à l’article 16;

iii.  donne sa démission comme membre de l’Ordre conformément à l’article 160;

iv.  est radié du tableau;

v.  est inhabile ou en situation d’incompatibilité au sens du Code de déontologie ou de la section VIII de la présente loi;

vi.  élit domicile en dehors du district électoral pour lequel il a été élu;

vii.  fait défaut, sans excuse jugée valable par le Conseil d’administration, d’assister à trois réunions consécutives du Conseil d’administration ou de s’exprimer suivant un mode de communication et aux conditions déterminés par règlement adopté en vertu du Code des professions (chapitre C-26);

b)  le président est dans l’une des situations prévues aux subdivisions i à v ou vii du sous-paragraphe a.

1968, c. 70, a. 83; 1973, c. 45, a. 30; 1989, c. 33, a. 2; 1994, c. 40, a. 395; 2008, c. 11, a. 212.

79. Au cas de vacance au poste de représentant de district électoral, dans la première moitié du mandat, le comité exécutif doit, à la demande écrite d’au moins 10 % des notaires du district électoral concerné, transmise au secrétaire dans un délai de 45 jours de la date où le poste est devenu vacant, ordonner la tenue d’une élection pour combler la vacance et en fixer la date et les modalités. La clôture du scrutin doit avoir lieu dans les quatre mois de la date où le poste est devenu vacant.

Si l’élection n’est pas demandée conformément au premier alinéa, le Conseil d’administration comble la vacance, au scrutin des représentants des districts électoraux, du président et du membre de droit, le cas échéant, à sa première réunion qui suit l’expiration du délai de 45 jours; si la vacance survient dans la dernière moitié du mandat, le Conseil d’administration la comble à sa première réunion suivant la date où le poste est devenu vacant en choisissant, à la majorité des votes exprimés, un représentant parmi les notaires éligibles de ce district.

1968, c. 70, a. 84; 1973, c. 45, a. 31; 1989, c. 33, a. 3; 2008, c. 11, a. 212.

80. 1.  Les réunions du Conseil d’administration sont tenues à l’endroit et à l’époque déterminés par le Conseil d’administration ou le comité exécutif.

2.  Toutefois, la première réunion du Conseil d’administration doit être ouverte avant le 1er juillet suivant la date de l’élection des membres du Conseil d’administration.

3.  Le comité exécutif ou le président peut convoquer des réunions extraordinaires et en déterminer le lieu et l’époque.

4.  Sur demande écrite de la majorité des membres du Conseil d’administration, le président ou, à son défaut, le secrétaire est tenu de convoquer une réunion extraordinaire.

5.  Avis de toute réunion doit être donné par le secrétaire à tous les membres du Conseil d’administration, au moins 15 jours avant la date pour leur tenue; dans le cas d’une réunion extraordinaire, l’avis doit indiquer les affaires qui doivent y être prises en considération.

1968, c. 70, a. 85; 1973, c. 45, a. 33; 2008, c. 11, a. 212.

81. 1.  Le quorum aux réunions du Conseil d’administration est de la majorité des membres; une décision se prend à la majorité des membres présents ou des membres qui s’expriment sur la décision suivant un mode de communication et aux conditions prévus par règlement adopté en vertu du Code des professions (chapitre C-26).

2.  Le président ne vote que s’il y a égalité des voix.

1968, c. 70, a. 86; 1973, c. 45, a. 34; 1989, c. 33, a. 4; 1994, c. 40, a. 396; 2008, c. 11, a. 212.

§ 3 . — Officiers du Conseil d’administration

2008, c. 11, a. 212.

82. Le président est élu au suffrage universel par les notaires qui ont déposé une élection de domicile conformément à l’article 17.

1968, c. 70, a. 87; 1973, c. 45, a. 36; 1989, c. 33, a. 5.

82.1. Est éligible au poste de président le notaire inscrit au tableau pendant au moins 5 années consécutives précédant immédiatement la date de l’élection à la présidence et qui n’est pas inhabile ou en situation d’incompatibilité au sens du Code de déontologie ou de la section VIII de la présente loi.

1989, c. 33, a. 5.

82.2. Au cas de vacance au poste de président dans la première moitié du mandat, le comité exécutif ordonne la tenue d’une élection au suffrage universel pour combler la vacance et en fixe la date et les modalités. La clôture du scrutin doit avoir lieu dans les quatre mois de la date où le poste est devenu vacant.

Si la vacance survient dans la deuxième moitié du mandat, le Conseil d’administration comble la vacance à sa première réunion suivant la date où le poste est devenu vacant en choisissant, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret et parmi les représentants des districts électoraux, un président pour la durée non écoulée du mandat.

Le vice-président exerce les fonctions du président tant que la vacance n’est pas comblée.

1989, c. 33, a. 5; 2008, c. 11, a. 212.

82.3. Le vice-président est élu parmi les représentants des districts électoraux à la majorité des votes exprimés au scrutin secret des membres élus du Conseil d’administration et, le cas échéant, du membre de droit.

1989, c. 33, a. 5; 2008, c. 11, a. 212.

82.4. Au cas de vacance au poste de vice-président, le Conseil d’administration comble la vacance à sa première réunion suivant la date où le poste est devenu vacant en choisissant, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret et parmi les représentants des districts électoraux, un vice-président pour la durée non écoulée du mandat.

Toutefois, le comité exécutif peut combler la vacance en choisissant, parmi les représentants des districts électoraux, un vice-président qui le demeure jusqu’à la première réunion du Conseil d’administration suivant la date où le poste est devenu vacant.

1989, c. 33, a. 5; 2008, c. 11, a. 212.

83. 1.  Le Conseil d’administration choisit parmi les notaires, un secrétaire, un trésorier, un registraire et, s’il le juge à propos, un secrétaire adjoint et tous autres officiers qu’il juge nécessaires. Ces officiers restent en fonction durant bonne conduite et capacité d’agir ou jusqu’à leur mise à la retraite, conformément aux conditions de leur engagement.

2.  Il peut aussi nommer toute autre personne comme registraire adjoint et trésorier adjoint, aux conditions et avec les pouvoirs qu’il juge à propos.

1968, c. 70, a. 88; 1973, c. 45, a. 37; 1990, c. 76, a. 6; 1994, c. 40, a. 397; 2008, c. 11, a. 212.

84. Le président préside les réunions de l’Ordre, du Conseil d’administration et du comité exécutif.

1968, c. 70, a. 89; 1973, c. 45, a. 38; 2008, c. 11, a. 212.

85. En cas d’absence ou d’empêchement du président, le vice-président le remplace et exerce ses fonctions pendant que dure l’absence ou l’empêchement.

En cas d’absence ou d’empêchement du vice-président, le comité exécutif peut choisir un notaire parmi les autres représentants des districts électoraux pour le remplacer et exercer ses fonctions pendant que dure l’absence ou l’empêchement.

1968, c. 70, a. 90; 1989, c. 33, a. 6; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

86. 1.  Le secrétaire a la garde et la responsabilité des archives. Il rédige les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et du comité exécutif, tient les registres, certifie et délivre les copies et extraits des documents déposés devant le Conseil d’administration ou le comité exécutif. Il doit s’acquitter des autres devoirs que la présente loi ou les règlements lui imposent ou dont il peut être spécialement chargé par le Conseil d’administration, le comité exécutif ou le président.

2.  Il est la personne autorisée à certifier la qualité et la signature des notaires en exercice.

3.  Le secrétaire adjoint, sous la direction du secrétaire, remplit les fonctions et devoirs de celui-ci et le remplace lorsqu’il est absent ou empêché d’agir.

1968, c. 70, a. 93; 1973, c. 45, a. 40; 1994, c. 40, a. 398; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

87. 1.  Le trésorier est le dépositaire des deniers et autres valeurs de l’Ordre. Il perçoit les revenus, paye les dépenses autorisées et doit en rendre compte.

2.  Il doit s’acquitter de tous les autres devoirs que la présente loi ou les règlements lui imposent ou dont il peut être spécialement chargé par le Conseil d’administration, le comité exécutif ou le président.

1968, c. 70, a. 94; 1973, c. 45, a. 41; 2008, c. 11, a. 212.

88. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 95; 1973, c. 45, a. 42; 1989, c. 33, a. 7.

89. Le Conseil d’administration a le pouvoir de suspendre ou de destituer tout officier pour inconduite ou empêchement, et d’en nommer un autre à sa place; un officier ne peut cependant être destitué par le Conseil d’administration qu’après enquête suivie d’un vote ralliant les deux tiers de ses membres.

1968, c. 70, a. 96; 1973, c. 45, a. 43; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

90. Les officiers du Conseil d’administration sont autorisés à faire prêter le serment à tout notaire ou à toute autre personne faisant une déclaration qui, en vertu d’une disposition quelconque de la présente loi ou des règlements, doit être appuyée d’un serment, sauf s’il s’agit d’une plainte portée contre un notaire.

1968, c. 70, a. 97; 1973, c. 45, a. 44; 2008, c. 11, a. 212.

91. Tous les documents signés et tous les actes posés par les officiers adjoints ont la même force probante et les mêmes effets vis-à-vis les tiers de bonne foi que s’ils étaient signés ou posés par l’officier lui-même.

1968, c. 70, a. 98.

§ 4 . — Attributions du Conseil d’administration

2008, c. 11, a. 212.

92. Le Conseil d’administration exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives qui compètent à l’Ordre, sauf ceux qui sont du ressort des membres de l’Ordre réunis en assemblée générale.

1968, c. 70, a. 99; 1973, c. 45, a. 46; 2008, c. 11, a. 212.

93. Le Conseil d’administration peut, par règlement:

1°  (paragraphe abrogé);

2°  assurer, s’il le juge à propos, la formation professionnelle, en définir les modalités, dispenser l’enseignement approprié et à ces fins, fonder et administrer une école de formation professionnelle;

3°  (paragraphe abrogé);

4°  maintenir au moyen d’un registre central un service de renseignements relatifs aux testaments et codicilles ou à leurs révocations reçus en minute par les notaires ou déposés chez eux par des testateurs et déterminer les formalités et les modalités de ce service;

5°  établir des normes relativement à l’uniformité du format et à la qualité du papier à minutes et à copies, des répertoires et des index;

6°  (paragraphe abrogé);

7°  régir l’exercice de la profession chez les membres de l’Ordre qui travaillent à salaire pour d’autres qu’un notaire en exercice; cependant le Conseil d’administration ne peut légiférer dans ce domaine qu’avec l’assentiment des deux tiers de ses membres;

8°  établir et administrer un fonds d’études notariales, alimenté par les versements de l’Ordre, les donations et les legs faits à cette fin et les revenus des comptes généraux tenus en fidéicommis par les notaires dans l’exercice de leur profession, afin de promouvoir la qualité des services professionnels, la réforme du droit, la recherche juridique, l’éducation et l’information légales, ainsi que l’établissement et le maintien de services de bibliothèque de droit;

9°  (paragraphe abrogé);

10°  maintenir au moyen d’un registre central un service de renseignements relatif aux mandats donnés en prévision de l’inaptitude du mandant en application de l’article 2166 du Code civil ou à leurs révocations reçus en minute par les notaires ou déposés chez eux par les mandants ou les mandataires et déterminer les formalités et les modalités de ce service.

Le Conseil d’administration doit, par règlement, fixer la durée du mandat du membre de droit.

1968, c. 70, a. 100; 1972, c. 14, a. 94; 1973, c. 45, a. 47; 1974, c. 65, a. 64; 1975, c. 81, a. 59; 1977, c. 66, a. 23; 1983, c. 54, a. 57; 1989, c. 33, a. 8; 1990, c. 76, a. 7; 1994, c. 40, a. 399; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

94. L’article 95.1 du Code des professions (chapitre C‐26) s’applique à un règlement pris en application des paragraphes 4°, 5°, 8° et 10° du premier alinéa de l’article 93 et du deuxième alinéa de cet article.

1968, c. 70, a. 101; 1973, c. 45, a. 48; 1994, c. 40, a. 400.

95. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 102; 1973, c. 45, a. 49; 1994, c. 40, a. 401.

96. Le Conseil d’administration peut, par résolution:

a)  reconnaître et favoriser les associations locales de notaires;

b)  modifier le modèle du sceau et les indications qu’il doit comporter;

c)  déterminer les critères suivant lesquels, sur recommandation du comité exécutif, il peut conférer à un notaire le titre de notaire honoraire ou lui retirer ce titre et en prévoir les conditions et modalités d’utilisation et les droits et privilèges qui y sont rattachés.

1975, c. 81, a. 60; 1989, c. 38, a. 319; 1994, c. 40, a. 402; 2008, c. 11, a. 212.

§ 5 . — Comité exécutif

2008, c. 11, a. 212.

97. Le comité exécutif est formé à la première réunion du Conseil d’administration et son quorum est fixé à 4 membres.

Il est composé de 6 membres:

1°  le président de l’Ordre;

2°  le vice-président de l’Ordre;

3°  trois notaires élus parmi les représentants des districts électoraux, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret par les membres élus du Conseil d’administration et, le cas échéant, le membre de droit;

4°  une personne élue parmi les membres du Conseil d’administration nommés par l’Office des professions du Québec, à la majorité des votes exprimés au scrutin secret par les membres du Conseil d’administration.

La date et les modalités de l’élection des membres visés aux paragraphes 3° et 4°, la durée du mandat, la date et le moment de l’entrée en fonctions des membres du comité sont fixés par règlement du Conseil d’administration. L’article 95.1 du Code des professions (chapitre C-26) s’applique à ce règlement.

Une décision se prend à la majorité des membres présents ou des membres qui s’expriment sur la décision suivant un mode de communication et aux conditions prévus par règlement adopté en vertu du Code des professions.

En cas de partage, le président a la voix prépondérante.

Un membre du comité exécutif qui, sans excuse jugée valable par le comité, fait défaut d’assister à trois séances consécutives ou fait défaut de s’exprimer suivant un mode de communication et aux conditions déterminés par règlement adopté en vertu du Code des professions, est réputé avoir démissionné de ce poste et est remplacé de la même manière que si son poste était vacant.

1968, c. 70, a. 103; 1973, c. 45, a. 51; 1989, c. 33, a. 9; 1994, c. 40, a. 403; 2008, c. 11, a. 212.

98. Les membres du comité exécutif restent en fonction jusqu’à leur remplacement.

1968, c. 70, a. 104; 1973, c. 45, a. 52; 2008, c. 11, a. 212.

99. Toute vacance survenue au comité exécutif, sauf à la présidence et à la vice-présidence, est comblée par le Conseil d’administration conformément aux dispositions de l’article 97.

Toutefois, le comité exécutif peut combler la vacance en choisissant, parmi les représentants des districts électoraux ou les membres nommés par l’Office, selon le cas, une personne jusqu’à la première réunion du Conseil d’administration qui suit la date où le poste est devenu vacant.

1968, c. 70, a. 105; 1973, c. 45, a. 53; 1989, c. 33, a. 10; 2008, c. 11, a. 212.

100. Le comité exécutif exerce les fonctions et les pouvoirs prévus à l’article 96 du Code des professions (chapitre C-26).

1968, c. 70, a. 106; 1973, c. 45, a. 54; 2008, c. 11, a. 212.

101. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 107; 1973, c. 45, a. 55; 1989, c. 33, a. 11.

102. Le comité exécutif se réunit en séance aussi souvent qu’il le juge nécessaire pour l’expédition des affaires; le président peut convoquer d’office toute séance du comité exécutif et en déterminer la date et l’endroit. Sur réquisition de la majorité des membres du comité exécutif, le secrétaire doit convoquer d’office telle séance.

1968, c. 70, a. 108; 1973, c. 45, a. 56; 2008, c. 11, a. 212.

103. L’exercice financier de l’Ordre se termine le 31 mars.

1968, c. 70, a. 109; 1973, c. 45, a. 57.

104. 1.  (Paragraphe abrogé).

2.  Dès qu’une cotisation devient exigible, aucune remise ne peut en être faite, à moins que le notaire n’ait cessé d’exercer par suite de décès ou pour toute autre cause.

3.  Toutefois, le Conseil d’administration, sur recommandation du comité exécutif, peut lorsque le notaire est inapte à manifester son intention de démissionner, faire remise de toute cotisation échue.

1968, c. 70, a. 110; 1973, c. 45, a. 58; 1975, c. 81, a. 61; 1994, c. 40, a. 404; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212.

105. 1.  Les arriérés de cotisation sont recouvrables du notaire ou de ses héritiers et représentants.

2.  Dans toute action intentée en vertu du présent article, il suffit de désigner le défendeur par ses nom et domicile professionnel, tels qu’ils sont inscrits au registre notarial tenu en vertu des dispositions de la section X de la présente loi.

1968, c. 70, a. 111; 1994, c. 40, a. 405.

106. Le trésorier dépose, au nom de l’Ordre, dans les institutions financières approuvées par le Conseil d’administration, les deniers qu’il a perçus pour l’Ordre; ces deniers ne peuvent être retirés que sur chèques ou mandats signés par le président de l’Ordre ou son vice-président et contresignés par son trésorier.

1968, c. 70, a. 112; 1973, c. 45, a. 59; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION VII

Abrogée, 1994, c. 40, a. 406.

1994, c. 40, a. 406.

107. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 113; 1973, c. 45, a. 60; 1994, c. 40, a. 406.

108. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 115; 1973, c. 45, a. 62; 1994, c. 40, a. 406.

109. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 116; 1973, c. 45, a. 63; 1994, c. 40, a. 406.

110. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 117; 1973, c. 45, a. 64; 1994, c. 40, a. 406.

111. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 118; 1973, c. 45, a. 65; 1994, c. 40, a. 406.

112. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 119; 1973, c. 45, a. 66; 1994, c. 40, a. 406.

113. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 120; 1973, c. 45, a. 67; 1994, c. 40, a. 406.

114. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 121; 1994, c. 40, a. 406.

115. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 122; 1973, c. 45, a. 68; 1979, c. 87, a. 1.

116. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 123; 1973, c. 45, a. 69; 1994, c. 40, a. 406.

117. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 124; 1973, c. 45, a. 70; 1994, c. 40, a. 406.

118. (Abrogé).

1968, c. 70, a. 125; 1973, c. 45, a. 71; 1994, c. 40, a. 406.

SECTION VIII INHABILITÉS ET INCOMPATIBILITÉS

119. 1.  Tout notaire qui exerce une profession, un négoce ou un métier, ou qui occupe une charge ou une fonction déclarée par les règlements incompatibles avec l’exercice de la profession de notaire, doit en donner avis sans délai au secrétaire de l’Ordre.

2.  Il doit alors céder son greffe à un autre notaire ou en effectuer le dépôt conformément à la sous-section 2 de la section XIII de la présente loi.

3.  Il doit, dans les quinze jours de la date du dépôt de son greffe, en aviser le secrétaire de l’Ordre.

1968, c. 70, a. 126; 1973, c. 45, a. 72.

120. 1.  Tout notaire mis sous un régime de protection est, de droit, suspendu de l’exercice de sa charge, jusqu’à ce qu’il en ait été relevé par l’autorité compétente. Il en est ainsi de tout notaire mis sous garde auprès d’un établissement de santé et de services sociaux, par décision du tribunal rendue en application de l’article 30 du Code civil.

2.  Le greffier doit sans délai donner avis au secrétaire de l’Ordre d’une telle ouverture d’un régime de protection ou d’une telle décision judiciaire.

1968, c. 70, a. 127; 1971, c. 48, a. 161; 1972, c. 44, a. 66, a. 67; 1973, c. 45, a. 73; 1989, c. 54, a. 179; 1992, c. 21, a. 193; 1997, c. 75, a. 46.

121. 1.  Le notaire qui fait cession de ses biens pour le bénéfice de ses créanciers ou qui est l’objet d’une ordonnance de séquestre, ne peut exercer sa profession tant qu’il n’a pas obtenu sa libération en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (L.R.C. 1985, c. B-3).

2.  Cette incompatibilité ne s’applique pas au notaire qui a fait une proposition acceptée par ses créanciers.

3.  Dans un cas visé au paragraphe 1 et sur demande faite au secrétaire de l’Ordre, le comité exécutif peut, après s’être assuré que la protection du public ne sera pas mise en danger, déclarer le notaire habile à exercer et, le cas échéant, lui imposer une limitation de son droit d’exercice de la profession. Ce notaire reprend son plein droit d’exercice à compter de sa libération en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité.

La décision du comité exécutif refusant de déclarer le notaire habile à exercer ou limitant son droit d’exercice est signifiée à ce dernier conformément au Code de procédure civile (chapitre C-25); elle peut être portée en appel devant le Tribunal des professions suivant les dispositions de la section VIII du chapitre IV du Code des professions (chapitre C-26).

1968, c. 70, a. 128; 2000, c. 13, a. 74; 2008, c. 11, a. 212.

122. 1.  Tout notaire privé de l’exercice de sa profession pour raisons d’incompatibilité, s’il ne doit rien à l’Ordre et s’il n’est sous le coup d’aucune peine disciplinaire peut, pourvu qu’il obtienne le consentement du comité exécutif, reprendre l’exercice de sa profession lorsque son incapacité a cessé. Le comité exécutif peut refuser ce consentement après avoir donné au notaire l’opportunité d’être entendu.

La décision du comité exécutif refusant son consentement à la reprise d’exercice de la profession du notaire est signifiée à ce dernier conformément au Code de procédure civile (chapitre C-25); elle peut être portée en appel devant le Tribunal des professions suivant les dispositions de la section VIII du chapitre IV du Code des professions (chapitre C-26).

2.  Ce notaire doit donner avis au secrétaire de l’Ordre de la cessation de son incapacité et de son intention de reprendre l’exercice de sa profession.

3.  Le notaire qui a déposé son greffe peut le reprendre aux conditions énoncées à l’article 155 et celui qui l’a cédé à un autre notaire est soumis à la restriction énoncée à l’article 67.

1968, c. 70, a. 131; 1973, c. 45, a. 75; 2000, c. 13, a. 75; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION IX EXERCICE ILLÉGAL DE LA PROFESSION

123. 1.  Quiconque exerce illégalement la profession de notaire est passible pour chaque infraction, des peines prévues à l’article 188 du Code des professions (chapitre C‐26).

2.  (Paragraphe abrogé).

1968, c. 70, a. 132; 1973, c. 45, a. 76; 1990, c. 4, a. 613; 1992, c. 61, a. 422.

124. Exerce la profession de notaire contrairement à l’article 123, toute personne autre qu’un notaire en exercice qui:

a)  usurpe les fonctions de notaire;

b)  prend verbalement ou par écrit, directement ou indirectement, le titre de notaire, qu’il emploie ce titre seul ou avec d’autres mots;

c)  s’annonce comme notaire de quelque manière ou par quelque moyen;

d)  agit de manière à laisser croire qu’il est autorisé à remplir les fonctions de notaire ou à rédiger des actes notariés.

1968, c. 70, a. 133.

125. Est présumé exercer la profession de notaire contrairement à l’article 123 tout notaire destitué ou démissionnaire qui fait précéder son nom du préfixe «Maître», «Mtre» ou «Me».

1968, c. 70, a. 134; 1999, c. 40, a. 197.

126. 1.  Toute personne qui, n’étant pas notaire en exercice, participe directement ou indirectement aux honoraires, commissions ou autres gains professionnels d’un notaire, en tout ou en partie, ou s’en fait faire l’abandon, à elle-même ou à toute autre personne, en considération d’affaires légales qu’elle lui procure ou promet de lui procurer, est passible des amendes prévues par l’article 123.

2.  Les dispositions du présent article ne s’appliquent pas au conjoint ni aux héritiers d’un notaire décédé, relativement aux conventions qui peuvent intervenir entre le notaire cessionnaire du greffe d’un notaire décédé et le conjoint, les héritiers ou légataires particuliers de ce dernier.

1968, c. 70, a. 135; 1999, c. 40, a. 197.

SECTION X REGISTRE NOTARIAL

127. Le secrétaire tient à jour un registre notarial dans lequel il doit inscrire:

a)  les nom et domicile élu de tous les notaires en exercice, conformément aux articles 17 et 18;

b)  les nom et adresse des notaires honoraires;

c)  le nom des notaires qui ont cessé d’exercer, avec le nom du cessionnaire de leur greffe ou l’indication de l’endroit où il a été déposé.

La partie du registre qui est décrite au paragraphe a du premier alinéa tient lieu de tableau de l’Ordre.

1968, c. 70, a. 136; 1973, c. 45, a. 77; 1974, c. 65, a. 66; 1983, c. 54, a. 58.

128. Le Conseil d’administration peut décréter l’impression et la distribution aux notaires en exercice d’un tableau contenant les renseignements qu’il prescrit.

1968, c. 70, a. 137; 1973, c. 45, a. 78; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION XI REGISTRE DES TESTAMENTS

129. L’Ordre tient à son siège, un registre des testaments, codicilles et révocations de testament reçus en minute par les notaires ou déposés chez eux par des testateurs.

1968, c. 70, a. 138; 1973, c. 45, a. 79; 1977, c. 66, a. 24.

130. Ce registre est tenu suivant les formalités et les modalités déterminées par les règlements.

1968, c. 70, a. 139.

131. Le Conseil d’administration peut, par règlement, déterminer les honoraires exigibles pour l’inscription des testaments, codicilles et révocations de testament dans le registre des testaments, ainsi que les honoraires exigibles de toute personne qui fait des recherches dans ce registre.

1968, c. 70, a. 140; 1973, c. 45, a. 80; 2008, c. 11, a. 212.

132. Le fait pour l’Ordre de donner des renseignements relatifs aux testaments, codicilles et révocations de testament reçus en minute par les notaires ou déposés chez eux par des testateurs, n’engage pas la responsabilité de l’Ordre en cas d’erreur ou d’omission.

1968, c. 70, a. 141; 1973, c. 45, a. 81; 1977, c. 66, a. 25.

133. Avant le dix de chaque mois, le notaire doit expédier au registraire, sous pli cacheté, une liste des testaments, codicilles et révocations de dispositions testamentaires reçus en minute ou pour dépôt le mois précédent, avec le montant des frais fixés par le Conseil d’administration pour chaque inscription.

Cette liste, préparée sur un formulaire spécial fourni exclusivement par le Conseil d’administration, doit contenir les renseignements déterminés par les règlements et être signée par le notaire, son procureur ou le gardien provisoire.

Le notaire qui n’a reçu en minute ou pour dépôt aucun testament, codicille ou révocation de dispositions testamentaires durant cette période doit, à moins d’en être exempté par les règlements, en faire rapport sur le même formulaire et dans le même délai.

1975, c. 81, a. 62; 1977, c. 66, a. 26; 2008, c. 11, a. 212.

134. Le registraire envoie un avis sous pli recommandé ou certifié, à tout notaire en défaut de remplir les obligations prévues à l’article 133.

Les frais de cet avis sont de 10 $; ils sont à la charge du notaire en défaut, de même que les frais de port et de recommandation ou de certification.

La preuve de l’envoi de cet avis peut être faite par le serment du registraire ou de ses préposés.

1975, c. 81, a. 62; 1975, c. 83, a. 84.

135. Le notaire qui, dans les huit jours de l’envoi de cet avis, n’a pas remédié à son défaut, commet une infraction et encourt une amende de 50 $ recouvrable, à défaut de paiement volontaire, suivant la procédure déterminée à la section VII du chapitre IV du Code des professions (chapitre C-26).

Toute contravention aux obligations de l’article 133 le rend également passible des sanctions prévues à l’article 156 du Code des professions.

1975, c. 81, a. 62.

SECTION XI.1 REGISTRE DES MANDATS DONNÉS EN PRÉVISION DE L’INAPTITUDE DU MANDANT

1990, c. 76, a. 8.

135.1. Les articles 129 à 132 de la présente loi s’appliquent au registre créé en vertu du paragraphe 10° de l’article 93, compte tenu des adaptations nécessaires.

1990, c. 76, a. 8.

135.2. Pour chaque mandat ou révocation reçu en minute ou pour dépôt, le notaire doit expédier au registraire dans les trois jours ouvrables suivant sa réception, un avis sous pli cacheté du mandat ou de la révocation reçu en minute ou pour dépôt avec le montant des frais fixés par règlement pour chaque inscription.

Cet avis, préparé sur un formulaire spécial fourni exclusivement par le Conseil d’administration, doit contenir les renseignements déterminés par les règlements et être signé par le notaire, son procureur ou le gardien provisoire.

1990, c. 76, a. 8; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION XII COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS

136. Le notaire doit tenir une comptabilité régulière des fonds, valeurs et autres biens qui lui sont confiés en fidéicommis, en la manière déterminée par règlement adopté conformément au Code des professions (chapitre C‐26).

1975, c. 81, a. 62; 1994, c. 40, a. 407.

137. Le secrétaire envoie un avis, sous pli recommandé ou certifié, à tout notaire en défaut de remplir les obligations relatives à la tenue de la comptabilité en fidéicommis.

Les frais de cet avis sont de 10 $; ils sont à la charge du notaire en défaut, de même que les frais de port et de recommandation ou de certification.

La preuve de l’envoi de cet avis peut être faite par le serment du secrétaire ou de ses préposés.

1975, c. 81, a. 62; 1975,c. 83, a. 84.

138. Le notaire qui, dans les 30 jours de l’envoi de cet avis, n’a pas remédié à son défaut, commet une infraction et encourt une amende de 50 $ recouvrable, à défaut de paiement volontaire, suivant la procédure déterminée à la section VII du chapitre IV du Code des professions (chapitre C-26).

Toute contravention aux règlements relatifs à la tenue de la comptabilité en fidéicommis le rend également passible des sanctions prévues à l’article 156 du Code des professions.

1975, c. 81, a. 62.

SECTION XIII GARDE ET DÉPÔT DES GREFFES

§ 1 . — Garde provisoire

139. 1.  Tant que la cession du greffe n’a pas été effectuée définitivement ou que le dépôt qui doit en être fait ne l’a pas été, le Conseil d’administration ou le président peut nommer un gardien provisoire au greffe de tout notaire qui meurt, quitte définitivement le Québec, est suspendu ou destitué, devient incapable d’exercer par suite d’une inaptitude, cesse volontairement d’exercer, démissionne ou tombe sous le coup d’une des incompatibilités prévues à la présente loi ou aux règlements.

2.  Un gardien provisoire peut aussi être nommé au greffe de tout notaire qui est l’objet d’une plainte ou d’une accusation ou qui est absent de son étude depuis plus de quinze jours sans avoir nommé un procureur pour certifier et délivrer les copies des actes de son greffe.

1968, c. 70, a. 153; 1973, c. 45, a. 84; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

140. 1.  Le Conseil d’administration ou le président peut requérir la mise sous scellés, jusqu’à la nomination d’un gardien provisoire ou jusqu’à la cession ou au dépôt du greffe, des dossiers dépendant de tout greffe qui peut être soumis à une garde provisoire. Cette demande est faite au greffier du district dans lequel le notaire auquel appartient le greffe exerçait en dernier lieu. Le greffier a pleine et entière compétence en la matière.

2.  Le greffier saisi de la demande doit ordonner la mise sous scellés des dossiers dépendant de ce greffe, nonobstant toute contestation écrite ou verbale, en attendant que jugement final soit rendu sur la demande.

1968, c. 70, a. 154; 1973, c. 45, a. 85; 1992, c. 57, a. 634; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212; N.I. 2016-01-01 (NCPC); 2017, c. 11, a. 133.

141. Le gardien provisoire doit être un notaire en exercice. Le mandat qui le nomme doit indiquer la durée de la garde qui peut être prolongée à son expiration jusqu’à disposition définitive du greffe. Le mandat doit aussi indiquer comment le gardien doit disposer des dossiers qui dépendent du greffe sous sa garde.

1968, c. 70, a. 155.

142. Toute personne en possession du greffe auquel un gardien provisoire est nommé doit le remettre au gardien avec les dossiers qui en dépendent, dès que l’avis de nomination du gardien provisoire lui est notifié. Tout retard à ce faire rend cette personne passible d’une amende de 25 $ pour chaque jour de retard à compter de la notification de l’avis. Si celui qui enfreint les dispositions du présent article est un notaire, il est, en plus, passible des peines disciplinaires prévues par le Code des professions (chapitre C‐26).

1968, c. 70, a. 156; 1973, c. 45, a. 86; 1990, c. 4, a. 614; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

143. Sur refus ou négligence de toute personne à se conformer à l’article 142, le syndic, sur l’ordre du président, doit sans délai prendre possession du greffe soumis à la garde provisoire et des dossiers qui en dépendent, par ministère d’huissier ou autrement, et les remettre au gardien provisoire.

1968, c. 70, a. 157.

144. 1.  Si la personne en possession du greffe refuse d’en laisser prendre possession par le syndic, ce dernier, sur l’ordre du président, doit demander à la Cour supérieure ou à un juge de cette cour, au nom de l’Ordre, l’émission d’un ordre enjoignant la remise desdits greffe et dossiers au gardien provisoire, en joignant à cette demande une déclaration sous serment à l’appui des faits y énoncés. Cette demande doit être signifiée à la partie en cause au moins un jour franc avant celui de sa présentation, ou, au cas d’absence, en la manière déterminée par la cour ou par le juge. Cette demande peut être présentée et entendue en tout temps, pendant le terme ou en vacances.

2.  La cour ou le juge saisi de la demande, après toute preuve additionnelle jugée nécessaire, doit ordonner la remise immédiate desdits greffe et dossiers entre les mains du gardien provisoire, nonobstant toute contestation écrite ou verbale, en attendant que jugement final soit rendu sur la demande.

1968, c. 70, a. 158; 1973, c. 45, a. 87; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

145. 1.  Le gardien provisoire, pour la durée de la garde, est le dépositaire légal du greffe qui y est soumis et le gardien des dossiers qui en dépendent. Il peut seul, à l’exclusion du notaire dont le greffe est sous garde, délivrer des copies et extraits des minutes et annexes qui se trouvent dans ce greffe et ces copies et extraits, certifiés conformes par lui, sont authentiques. Le vidimus des copies et extraits qu’il délivre doit indiquer la date et la durée de son mandat ainsi que la date de l’émission de la copie ou de l’extrait.

2.  En outre de ses déboursés, le gardien provisoire a droit aux honoraires fixés par le Conseil d’administration; ces frais sont à la charge du notaire dont le greffe est sous garde provisoire. Cependant, dans le cas d’une garde provisoire ordonnée à la suite d’une plainte ou d’une accusation, le Conseil d’administration, après décision rendue sur cette plainte ou sur cette accusation, détermine qui du notaire en cause ou de l’Ordre sera tenu au paiement de ces frais.

3.  Le gardien a aussi droit aux honoraires ordinaires pour les recherches qu’il fait et pour les copies et extraits qu’il délivre.

1968, c. 70, a. 159; 1973, c. 45, a. 88; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

146. Lorsque la cession du greffe sous garde provisoire est autorisée par le Conseil d’administration ou que le dépôt en est ordonné, le gardien provisoire doit, sur avis du secrétaire, remettre sans délai ce greffe au notaire cessionnaire, avec les dossiers qui en dépendent dont il n’a pas encore fait remise à qui de droit, ou le déposer au bureau du greffier de la Cour supérieure du district, suivant le cas, même si son mandat n’est pas encore expiré.

1968, c. 70, a. 160; 1973, c. 45, a. 89; 2008, c. 11, a. 212.

§ 2 . — Dépôts des greffes

147. 1.  À l’expiration de la période pour laquelle le greffe a été cédé, conformément à l’article 69, le notaire qui en est le cessionnaire doit en faire le dépôt au greffe de la Cour supérieure du district judiciaire dans lequel il exerce.

2.  Le Conseil d’administration peut, pour des raisons d’intérêt public, en ordonner le dépôt dans un autre district judiciaire.

1968, c. 70, a. 161; 1973, c. 45, a. 90; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

148. 1.  Le greffe de tout notaire qui meurt, qui a quitté définitivement le Québec ou qui, pour toute autre raison, cesse d’exercer ou n’en a plus le droit, doit être déposé, suivant le cas, par le notaire lui-même, par son conjoint, ses enfants, ses héritiers, ses liquidateurs de succession ou autres représentants, ou par la personne qui en a la possession, au bureau du greffier de la Cour supérieure du district dans lequel le notaire exerçait sa profession en dernier lieu, à moins que le Conseil d’administration n’en ordonne le dépôt dans un autre district.

2.  Le présent article s’applique aussi aux greffes dont le notaire concerné est cessionnaire, nonobstant le terme fixé par l’arrêté ministériel ou par le décret du Conseil d’administration autorisant la cession de ces greffes.

3.  Le Conseil d’administration peut trancher tout différend concernant l’obligation d’effectuer le dépôt d’un greffe dans les cas prévus au présent article. La décision du Conseil d’administration est finale et l’ordre de dépôt du greffe donné par le Conseil d’administration oblige son détenteur à s’y conformer.

4.  Ce dépôt doit être fait dans les huit jours de l’événement qui lui donne lieu ou de l’ordre du Conseil d’administration; dans le cas du décès d’un notaire, cependant, ce délai est de 30 jours.

5.  Le présent article ne s’applique pas au greffe auquel il a été nommé un gardien provisoire, pour la durée de la garde, ni au greffe cédé conformément à la présente loi, pour la durée de la cession, ni au greffe de tout notaire ayant cessé d’exercer à qui la présente loi permet de conserver son greffe, jusqu’à l’arrivée d’un autre événement qui donnerait lieu au dépôt du greffe.

1968, c. 70, a. 162; 1973, c. 45, a. 91; 1999, c. 40, a. 197; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

149. Le greffier doit aviser sans délai le secrétaire de l’Ordre de tout dépôt de greffe; il n’a droit à aucun honoraire pour cet avis.

1968, c. 70, a. 163; 1973, c. 45, a. 92.

150. Le Conseil d’administration peut ordonner le dépôt, jusqu’à ce que décision soit rendue, du greffe de tout notaire qui est l’objet d’une accusation ou d’une plainte de nature disciplinaire. Ce notaire doit effectuer le dépôt de son greffe dans les 48 heures de la notification qui doit lui être faite de cet ordre.

1968, c. 70, a. 164; 1973, c. 45, a. 93; 2008, c. 11, a. 212; N.I. 2016-01-01 (NCPC); 2017, c. 11, a. 133.

151. Le dépôt d’un greffe comporte le dépôt des dossiers qui en dépendent, à moins que le Conseil d’administration ne prenne d’autres dispositions pour assurer la garde des dossiers et leur remise aux intéressés.

1968, c. 70, a. 165; 1973, c. 45, a. 94; 2008, c. 11, a. 212; 2017, c. 11, a. 133.

152. Toute personne tenue au dépôt d’un greffe qui refuse ou néglige de le faire est passible d’une amende de 25 $ pour chaque jour de retard à compter de l’expiration du délai dans lequel il doit être fait. Si celui qui est en défaut est un notaire, il est, en outre, passible des peines disciplinaires prévues par le Code des professions (chapitre C-26).

1968, c. 70, a. 166; 1973, c. 45, a. 95.

153. 1.  Au cas de refus ou de négligence de toute personne tenue au dépôt d’y procéder dans le délai requis, les articles 143 et 144 s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires au recouvrement par le syndic de ce greffe et des documents qui en dépendent.

2.  Dès que le syndic est entré en possession du greffe, il doit en effectuer lui-même le dépôt.

3.  Les frais occasionnés par le dépôt du greffe sont à la charge de la personne tenue au dépôt, sauf le cas où le dépôt est ordonné à la suite d’une plainte ou d’une accusation de nature disciplinaire, auquel cas, en rendant sa décision, le conseil de discipline ou le tribunal d’appel détermine qui, du notaire en cause ou de l’Ordre, sera tenu au paiement de ces frais.

1968, c. 70, a. 167; 1973, c. 45, a. 96; 2008, c. 11, a. 212.

154. Les greffes déposés chez les greffiers font partie des archives de la Cour supérieure.

1968, c. 70, a. 168.

155. 1.  Le notaire dont le greffe a été déposé peut en obtenir la rétrocession s’il reprend l’exercice de sa profession.

2.  Cependant le greffier ne peut lui remettre son greffe à moins que le notaire:

a)  ne lui produise un certificat du secrétaire de l’Ordre attestant qu’il a le droit de reprendre l’exercice de sa profession et que toutes ses redevances envers l’Ordre ont été payées;

b)  n’acquitte au préalable les frais du greffier.

1968, c. 70, a. 169; 1973, c. 45, a. 97.

156. Le dépôt d’un greffe n’empêche pas sa cession conformément à la présente loi.

1968, c. 70, a. 170.

§ 3 . — Honoraires provenant des greffes déposés

157. 1.  Le greffier dépositaire du greffe d’un notaire doit, durant dix ans à compter de la date du dépôt, remettre à ce notaire ou à ses héritiers ou, s’il y a eu cession, au cessionnaire ou aux héritiers de ce dernier, la moitié des honoraires perçus pour recherches, copies et extraits.

2.  Le montant de ces honoraires n’est pas censé provenir de la succession et la réception de ce montant ne constitue pas une acceptation de cette succession.

1968, c. 70, a. 171.

158. Le greffier peut cependant déduire des honoraires payables en vertu de l’article 157 le montant que le procureur général l’a autorisé à payer pour faire préparer des index ou répertoire du greffe déposé dans ses archives et pour la mise en bon état de ce greffe, et pour les frais occasionnés par la prise de possession du greffe.

1968, c. 70, a. 172.

159. 1.  La part des honoraires que le greffier doit remettre en vertu de l’article 157 est insaisissable.

2.  Cependant, avant de remettre cette moitié des honoraires à ceux qui y ont droit, le greffier doit payer, par préférence, à l’Ordre, le montant des arriérés de contributions et des frais qui sont dus à l’Ordre par le notaire dont le greffe est ainsi déposé, suivant l’état fourni et attesté par son trésorier.

1968, c. 70, a. 173; 1973, c. 45, a. 98.

§ 4 . — Démission des notaires

160. Tout notaire en exercice qui veut démissionner doit en aviser le Conseil d’administration. La démission prend effet à la date convenue entre le notaire et le Conseil d’administration.

1968, c. 70, a. 174; 1973, c. 45, a. 99; 1986, c. 95, a. 205; 2008, c. 11, a. 212.

161. Dès que sa démission prend effet, le notaire démissionnaire cesse de faire partie de l’Ordre et il doit disposer de son greffe, ainsi que des dossiers qui en dépendent, par cession à un autre notaire ou par son dépôt au bureau du greffier de la Cour supérieure, conformément à la présente loi ou aux règlements.

1968, c. 70, a. 175; 1986, c. 95, a. 206; 1994, c. 40, a. 408.

162. Le notaire démissionnaire peut, du consentement du comité exécutif reprendre l’exercice de sa profession. Le comité exécutif peut refuser ce consentement après avoir donné au notaire l’opportunité d’être entendu. S’il obtient ce consentement, le notaire réadmis à l’exercice est soumis aux articles 122 et 155.

La décision du comité exécutif refusant son consentement à la reprise d’exercice de la profession du notaire est signifiée à ce dernier conformément au Code de procédure civile (chapitre C-25); elle peut être portée en appel devant le Tribunal des professions suivant les dispositions de la section VIII du chapitre IV du Code des professions (chapitre C-26).

1968, c. 70, a. 176; 1973, c. 45, a. 100; 2000, c. 13, a. 76; 2008, c. 11, a. 212.

SECTION XIV DISPOSITIONS PÉNALES

1992, c. 61, a. 423.

163. Tout shérif ou greffier qui refuse ou néglige d’accomplir quelqu’un des devoirs qui lui sont imposés par la présente loi, est passible d’une amende n’excédant pas 50 $ pour chaque infraction.

1968, c. 70, a. 177.

SECTION XV

Cette section a cessé d’avoir effet le 17 avril 1987.

164. (Cet article a cessé d’avoir effet le 17 avril 1987).

1982, c. 21, a. 1; R.-U., 1982, c. 11, ann. B, ptie I, a. 33.

ANNEXE ABROGATIVE

Conformément à l’article 17 de la Loi sur la refonte des lois (chapitre R-3), le chapitre 70 des lois de 1968, tel qu’en vigueur au 31 décembre 1977, à l’exception des articles 248 et 249, est abrogé à compter de l’entrée en vigueur du chapitre N-2 des Lois refondues.