c-26, r. 90.04 - Règlement sur les dossiers, les bureaux et la cessation d’exercice des criminologues

Updated to 24 March 2022

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chapitre C-26, r. 90.04

Règlement sur les dossiers, les bureaux et la cessation d’exercice des criminologues

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I TENUE DES DOSSIERS

Décision OPQ 2022-585, sec. I.

1. Pour l’application du présent règlement, «client» s’entend d’une personne ou d’un groupe de personnes qui est visé par une évaluation ou une intervention d’un criminologue ou, selon le contexte, d’une personne morale, d’un ministère ou d’un organisme pour le compte de qui le criminologue rend ou s’engage à rendre des services professionnels.

Décision OPQ 2022-585, a. 1.

2. Quel que soit le support utilisé pour la constitution, la tenue, la détention et le maintien de ses dossiers, le criminologue doit s’assurer de la confidentialité et de l’intégrité des renseignements qui y sont contenus. Le criminologue s’assure également que les droits d’accès et de rectification de ses clients puissent être exercés.

Décision OPQ 2022-585, a. 2.

3. Le criminologue doit tenir un dossier pour chaque client, y compris lorsqu’il rend des services de supervision ou de conseils cliniques.

Il conserve ce dossier à l’endroit où il exerce sa profession.

Décision OPQ 2022-585, a. 3.

4. Lorsque le criminologue exerce sa profession dans un établissement régi par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) ou par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5), le dossier de l’usager constitué et maintenu par l’établissement est considéré comme le dossier du client de ce criminologue s’il peut y consigner les éléments prévus aux articles 7 et 8, pourvu que la confidentialité de ce dossier et le secret professionnel soient assurés. Le criminologue n’est alors pas tenu de se conformer aux articles 12, 13 et 14.

Le criminologue doit, pour chacune de ses inscriptions dans ce dossier, apposer la date et sa signature ou son paraphe.

Décision OPQ 2022-585, a. 4.

5. Lorsque le criminologue est à l’emploi des Services correctionnels du ministère de la Sécurité publique ou de Service correctionnel du Canada, le dossier de la personne contrevenante constitué et maintenu par les Services correctionnels du ministère de la Sécurité publique ou le dossier du délinquant constitué et maintenu par Service correctionnel du Canada est considéré comme le dossier du client de ce criminologue s’il peut y consigner les éléments prévus aux articles 7 et 8, pourvu que la confidentialité de ce dossier et le secret professionnel soient assurés. Le criminologue n’est alors pas tenu de se conformer aux articles 12, 13 et 14.

Le criminologue doit, pour chacune de ses inscriptions dans ce dossier, apposer la date et sa signature ou son paraphe.

Décision OPQ 2022-585, a. 5.

6. Le dossier tenu par l’employeur d’un criminologue ou par la société au sein de laquelle il exerce sa profession peut être considéré comme le dossier du client du criminologue s’il peut y consigner les éléments prévus aux articles 7 et 8, pourvu que la confidentialité de ce dossier et le secret professionnel soient assurés.

Le criminologue doit, pour chacune de ses inscriptions dans ce dossier, apposer la date et sa signature ou son paraphe.

Décision OPQ 2022-585, a. 6.

7. Le criminologue consigne ou s’assure que soient consignés dans le dossier de chaque client les renseignements suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier, la date d’assignation ou la date de sa première intervention;

2°  lorsque le client est une personne physique, son nom, sa date de naissance et ses coordonnées;

3°  lorsque le client est une personne morale, un ministère ou un organisme visé à l’article 1, son nom, ses coordonnées de même que celles de ses principaux intervenants ou d’un représentant autorisé;

4°  la description sommaire du mandat ou des motifs de la demande de services professionnels et le cadre dans lequel ces services sont rendus;

5°  les notes relatives au consentement du client ou de son représentant légal quant à la prestation de services professionnels, dont le droit de refus et le droit au retrait du consentement ainsi que leurs conséquences, le cas échéant;

6°  la date et la description de chaque service professionnel rendu;

7°  les notes relatant l’évolution de l’intervention professionnelle et le cheminement du client tout au long de la prestation de services professionnels, y compris la note de fermeture du dossier.

Décision OPQ 2022-585, a. 7.

8. Le cas échéant, le criminologue consigne dans le dossier de chaque client:

1°  les données relatives à l’évaluation, y compris les instruments de mesure et leur interprétation, ainsi que les conclusions et les recommandations qui découlent de l’analyse de ces données;

2°  les objectifs et les moyens d’intervention envisagés par un plan d’intervention;

3°  les annotations, la correspondance, un résumé des communications verbales avec le client ou avec un tiers et les autres renseignements et documents pertinents et relatifs aux services professionnels rendus;

4°  les rapports ou autres documents obtenus d’autres professionnels et intervenants concernant le client;

5°  les motifs au soutien de sa décision de communiquer un renseignement protégé par le secret professionnel ainsi que la date et l’objet de la communication, le mode de communication utilisé et la personne à qui la communication a été faite;

6°  lorsque le client consent à la communication d’un renseignement protégé par le secret professionnel, le consentement écrit et daté du client autorisant la communication du renseignement à des tiers, y compris la durée d’un tel consentement;

7°  une copie de tout contrat de service ou de toute autre entente particulière conclue avec le client;

8°  le relevé des honoraires, des frais ou de tout autre montant perçu;

9°  les notes relatives à une interruption des services, incluant les motifs la justifiant et les recommandations pour la continuité des services.

Décision OPQ 2022-585, a. 8.

9. Le criminologue s’abstient de verser dans le dossier du client toute donnée brute qui n’a pas fait l’objet d’un traitement ou toute information non vérifiée susceptible de porter préjudice au client.

Décision OPQ 2022-585, a. 9.

10. Le criminologue tient à jour chacun des dossiers.

Décision OPQ 2022-585, a. 10.

11. Malgré les articles 3, 7 et 8, lors d’une intervention de groupe, le criminologue tient un dossier unique comprenant le nom, la date de naissance et les coordonnées de chaque membre du groupe, la description de l’intervention et une évaluation de celle-ci ainsi que les dispositions prises en matière de consentement.

Décision OPQ 2022-585, a. 11.

12. Le criminologue s’assure de restreindre l’accès au dossier aux seules personnes autorisées.

Décision OPQ 2022-585, a. 12.

13. Lorsqu’un renseignement est retiré d’un dossier, le criminologue inscrit dans ce dossier la nature du renseignement retiré, la date du retrait, le nom de la personne ayant demandé le retrait et celui de la personne ayant retiré le renseignement.

Décision OPQ 2022-585, a. 13.

14. Le criminologue conserve chaque dossier pendant au moins 5 ans suivant la date du dernier service professionnel rendu.

À l’expiration de ce délai, il peut procéder à sa destruction en s’assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus.

Toutefois, il ne peut détruire un original qui appartient à un client sans avoir pris les moyens raisonnables pour lui transmettre un préavis d’au moins 30 jours lui donnant la possibilité de le reprendre.

Décision OPQ 2022-585, a. 14.

SECTION II TENUE DES BUREAUX

Décision OPQ 2022-585, sec. II.

§ 1 . — Dispositions générales

Décision OPQ 2022-585, ss. 1.

15. Le criminologue affiche son permis d’exercice à l’endroit où il exerce sa profession.

Il peut également afficher ses diplômes, ses attestations délivrées par l’Ordre et ses autres preuves de formation, dans la mesure où ils sont en lien avec l’exercice de sa profession.

Décision OPQ 2022-585, a. 15.

16. Le criminologue s’assure que le bureau ou tout endroit où il rencontre un client ou tient une conversation est aménagé de façon à respecter son droit à la confidentialité. Lorsqu’il utilise un moyen technologique pour communiquer avec un client, il s’assure également que le droit à la confidentialité du client soit respecté.

Décision OPQ 2022-585, a. 16.

§ 2 . — Criminologue exerçant à son propre compte ou pour le compte d’un autre criminologue ou d’une société

Décision OPQ 2022-585, ss. 2.

17. Le criminologue qui exerce à son propre compte ou pour le compte d’un autre criminologue ou d’une société doit prévoir un lieu d’attente près de son bureau.

Décision OPQ 2022-585, a. 17.

18. Le criminologue visé à l’article 17 qui s’absente de sa pratique pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs prend les mesures nécessaires pour informer toute personne qui tente de le joindre de la durée de cette absence et de la procédure à suivre en cas d’urgence.

Décision OPQ 2022-585, a. 18.

19. Le criminologue visé à l’article 17 qui change de domicile professionnel ou de lieu d’exercice transmet à ses clients, au plus tard 15 jours suivant ce changement, un avis indiquant ses nouvelles coordonnées et informe ses clients qu’il détient et maintient toujours leur dossier.

Décision OPQ 2022-585, a. 19.

SECTION III CESSATION D’EXERCICE

Décision OPQ 2022-585, sec. III.

§ 1 . — Dispositions générales

Décision OPQ 2022-585, ss. 1.

20. La présente section s’applique au criminologue qui exerce seul à son propre compte et qui cesse d’exercer sa profession ou dont le droit d’exercice est limité.

Décision OPQ 2022-585, a. 20.

21. Toute convention visée par la présente section doit être constatée par écrit. Elle doit indiquer le nom et les coordonnées du criminologue ayant accepté d’être cessionnaire ou gardien provisoire, incluant son adresse de courrier électronique, le motif donnant lieu à la cession ou à la garde provisoire et la date de sa prise d’effet. Cette convention peut prévoir la rémunération du cessionnaire ou du gardien provisoire.

Décision OPQ 2022-585, a. 21.

§ 2 . — Cessation définitive d’exercice

Décision OPQ 2022-585, ss. 2.

22. Le criminologue qui cesse d’exercer définitivement sa profession avise le secrétaire de l’Ordre au moins 30 jours précédant la date prévue pour la cessation d’exercice et il lui transmet, dans les plus brefs délais, une copie de la convention de cession.

Décision OPQ 2022-585, a. 22.

23. Le criminologue qui n’a pas identifié de cessionnaire de ses dossiers en conserve la garde à moins que le Conseil d’administration de l’Ordre ne considère une telle cession nécessaire pour la protection du public, auquel cas ce dernier désigne un cessionnaire.

Toutefois, lorsqu’un criminologue est radié de façon permanente ou que son permis est révoqué et qu’il n’avait pas identifié de cessionnaire, un cessionnaire nommé par le Conseil d’administration prend possession de ses dossiers au plus tard 30 jours suivant la cessation.

Décision OPQ 2022-585, a. 23.

24. Dans le cas où une cession a été convenue, mais qu’elle ne peut être exécutée, un cessionnaire nommé par le Conseil d’administration prend possession des dossiers du criminologue.

Décision OPQ 2022-585, a. 24.

25. Le criminologue ou le cessionnaire doit, au moins 30 jours précédant la date de la cessation d’exercice ou la date de la prise de possession des dossiers, selon le cas, ou au plus tard 30 jours suivant le décès du criminologue, sa radiation permanente ou la révocation de son permis, aviser les clients.

L’avis contient les informations suivantes:

1°  la date de la cessation d’exercice ou de la prise de possession des dossiers;

2°  le délai dont dispose le client pour reprendre les éléments du dossier qui lui appartiennent ou pour demander le transfert de son dossier à un autre criminologue;

3°  l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone où le client peut joindre le criminologue, le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre afin d’obtenir copie de son dossier.

Une copie de l’avis doit être transmise au secrétaire de l’Ordre dans le même délai.

Décision OPQ 2022-585, a. 25.

26. Le criminologue qui conserve ses dossiers ou le cessionnaire, selon le cas, prend les mesures nécessaires afin de sauvegarder les intérêts du client et d’assurer le respect des règles relatives au secret professionnel et de l’accès aux renseignements contenus aux dossiers.

Décision OPQ 2022-585, a. 26.

27. Le criminologue qui conserve ses dossiers maintient à jour les coordonnées permettant au secrétaire de l’Ordre de le joindre pendant les 5 années suivant sa cessation d’exercice.

Décision OPQ 2022-585, a. 27.

§ 3 . — Cessation temporaire d’exercice

Décision OPQ 2022-585, ss. 3.

28. Lorsqu’un criminologue cesse temporairement d’exercer sa profession, il doit, au moins 15 jours précédant la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser par écrit le secrétaire de l’Ordre de la date de cessation, du nom et des coordonnées du gardien provisoire de ses dossiers et lui transmettre une copie de la convention de garde provisoire.

Toutefois, lorsque, pour un motif hors du contrôle du criminologue, le délai prévu au premier alinéa ne peut être respecté, le criminologue ou le gardien provisoire avise le secrétaire de l’Ordre dans les plus brefs délais et lui transmet une copie de la convention de garde provisoire.

Décision OPQ 2022-585, a. 28.

29. Si le criminologue n’a pu convenir d’une garde provisoire ou qu’elle n’a pu être exécutée, il conserve la garde de ses dossiers à moins que le Conseil d’administration ne considère une telle garde provisoire nécessaire pour la protection du public, auquel cas ce dernier désigne un gardien provisoire.

Décision OPQ 2022-585, a. 29.

30. L’article 26 s’applique au gardien provisoire qui prend possession des dossiers conformément à la présente sous-section.

Décision OPQ 2022-585, a. 30.

31. Dans le cas où la radiation temporaire ou la suspension du droit d’exercice est de plus de 6 mois, le gardien provisoire transmet aux clients l’avis prévu à l’article 25.

Décision OPQ 2022-585, a. 31.

§ 4 . — Limitation du droit d’exercice

Décision OPQ 2022-585, ss. 4.

32. Le criminologue dont le droit d’exercer ses activités professionnelles est limité peut conserver ses dossiers et les utiliser dans la mesure permise par sa limitation, le cas échéant.

Toutefois, si le Conseil d’administration considère que la cession de dossiers est nécessaire pour la protection du public, il désigne un gardien provisoire ou un cessionnaire pour ces dossiers.

Décision OPQ 2022-585, a. 32.

33. L’article 26 s’applique au gardien provisoire ou au cessionnaire qui prend possession des dossiers conformément à la présente sous-section.

Décision OPQ 2022-585, a. 33.

34. Dans le cas où la limitation du droit d’exercice est de plus de 6 mois, le gardien provisoire ou le cessionnaire transmet aux clients l’avis prévu à l’article 26.

Décision OPQ 2022-585, a. 34.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

Décision OPQ 2022-585, sec. IV.

35. (Omis).

Décision OPQ 2022-585, a. 35.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2022-585, 2022 G.O. 2, 1088