c-26, r. 138 - Règlement sur les cabinets et les effets des membres de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre C-26, r. 138

Règlement sur les cabinets et les effets des membres de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I TENUE DU CABINET

1. Dans la présente section, le mot «cabinet» désigne le lieu où un hygiéniste dentaire dispense ses services professionnels.

Décision 96-08-29, a. 1.

2. Un hygiéniste dentaire doit aménager son cabinet de façon à assurer le respect de la confidentialité.

L’agencement des locaux d’un cabinet doit correspondre aux normes généralement reconnues pour son type d’exercice.

Décision 96-08-29, a. 2.

3. Un hygiéniste dentaire doit aménager dans son cabinet une salle d’attente destinée à recevoir les personnes à qui il rend des services professionnels.

Décision 96-08-29, a. 3.

4. Un hygiéniste dentaire doit afficher à la vue du public, dans son cabinet, son permis d’exercice ou une copie de celui-ci.

Décision 96-08-29, a. 4.

5. Un hygiéniste dentaire doit mettre à la vue du public, dans sa salle d’attente, une copie à jour du Code de déontologie des membres de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (chapitre C-26, r. 140) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (chapitre C-26, r. 145). Il doit également inscrire sur chacune de ces copies l’adresse et le numéro de téléphone de l’Ordre.

Décision 96-08-29, a. 5.

6. Sous réserve des articles 4 et 5 et outre les objets décoratifs ou utilitaires, un hygiéniste dentaire ne peut afficher dans son cabinet que les diplômes ainsi que le matériel ayant un rapport avec l’exercice de la profession et servant à l’éducation et à l’information du public.

Décision 96-08-29, a. 6.

7. Un hygiéniste dentaire doit disposer dans son cabinet de l’équipement nécessaire pour assurer l’asepsie de ses instruments et respecter les normes d’hygiène, de salubrité et de sécurité des locaux appropriées à l’exercice de sa profession.

Décision 96-08-29, a. 7.

8. Un hygiéniste dentaire qui s’absente de son bureau pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les clients qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence et de la procédure à suivre en cas d’urgence.

Décision 96-08-29, a. 8.

SECTION II TENUE, DÉTENTION ET MAINTIEN D’EFFETS DANS L’EXERCICE DE LA PROFESSION

§ 1 . — Disposition générale

9. Rien dans la présente section ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution ou la tenue des dossiers, livres et registres d’un hygiéniste dentaire, pourvu que l’exactitude et la confidentialité des renseignements soient respectés, ainsi que pour le maintien de ses équipements.

Décision 96-08-29, a. 9.

§ 2 . — Tenue, détention et maintien des dossiers

10. Sous réserve de l’article 18, tout hygiéniste dentaire doit, à l’endroit où il exerce sa profession, tenir ou contribuer à la tenue d’un dossier pour chacun de ses clients.

Décision 96-08-29, a. 10.

11. Un hygiéniste dentaire doit consigner ou s’assurer que soient consignés dans chaque dossier les éléments et les renseignements suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier et de chaque consultation;

2°  les nom, prénom, adresse, date de naissance et sexe du client;

3°  l’anamnèse et l’histoire dentaire du client;

4°  les observations, les résultats d’examens effectués, les éléments diagnostiqués par le dentiste, et, le cas échéant, le rapport de l’examen radiologique;

5°  le diagnostic posé par le dentiste et le plan de traitement déterminé par le dentiste ou par l’hygiéniste dentaire, selon le cas;

6°  les traitements effectués;

7°  la date d’une référence à un professionnel de la santé, le nom de ce dernier ainsi que le but de cette référence;

8°  les avis, conseils ou renseignements particuliers donnés au client.

L’hygiéniste dentaire doit apposer sa signature ou ses initiales sur toute inscription qu’il fait lui-même et qui est versée au dossier.

Décision 96-08-29, a. 11.

12. Un hygiéniste dentaire doit tenir à jour ou s’assurer que soit tenu à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

Décision 96-08-29, a. 12.

13. Un hygiéniste dentaire doit conserver ou s’assurer que soit conservé chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu.

Décision 96-08-29, a. 13.

14. Un hygiéniste dentaire doit ranger ou s’assurer que soient rangés ses dossiers dans un local ou un meuble pouvant être fermé à clef ou autrement, auquel le public n’a pas accès librement.

Décision 96-08-29, a. 14.

15. Lorsqu’un document concernant un client est retiré à la demande de ce dernier, l’hygiéniste dentaire doit insérer ou s’assurer que soit inséré dans ce dossier une note signée par ce client indiquant la nature du document et la date du retrait.

Décision 96-08-29, a. 15.

16. Lorsqu’un transfert de dossier à un autre professionnel est effectué à la demande d’un client, l’hygiéniste dentaire doit conserver ou s’assurer que soit conservée une copie de ce dossier et y insère une note signée par ce client.

Décision 96-08-29, a. 16.

17. L’hygiéniste dentaire qui exerce en groupe peut ne constituer qu’un seul dossier par client. Dans ce cas, l’hygiéniste dentaire traitant doit apposer sa signature ou ses initiales à la suite de toute inscription à un rapport ou un document qu’il introduit dans le dossier.

Chaque hygiéniste dentaire exerçant en groupe a l’obligation de voir à ce que soit remis à celui d’entre eux qui quitte le groupe, à sa demande et à ses frais, copie du dossier des clients qui l’ont consulté. Les clients doivent avoir autorisé par écrit ce transfert.

Décision 96-08-29, a. 17.

18. Lorsqu’un hygiéniste dentaire exerce dans un établissement régi par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) ou par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5), le dossier du bénéficiaire visé par ces lois et les règlements édictés conformément à ces lois est considéré, aux fins du présent règlement, comme le dossier de cet hygiéniste dentaire s’il peut y inscrire ou y faire inscrire, sous forme de rapport ou autrement, les éléments et les renseignements mentionnés à l’article 11; dans un tel cas, l’hygiéniste dentaire n’est pas tenu de se conformer aux articles 12 à 17.

Décision 96-08-29, a. 18.

19. L’hygiéniste dentaire qui détient des médicaments, des poisons et des produits ou substances dangereux doit les conserver ou s’assurer qu’ils soient conservés sous clef dans un endroit hors d’atteinte du public et des clients.

Décision 96-08-29, a. 19.

§ 3 . — Maintien des équipements

20. L’hygiéniste dentaire doit veiller à ce que tout équipement qu’il utilise soit entretenu afin d’assurer constamment son fonctionnement adéquat.

Décision 96-08-29, a. 20.

21. L’hygiéniste dentaire doit vérifier ou s’assurer que soit vérifiée toute pièce d’équipement susceptible d’être inspectée ou calibrée, et ce, aussi souvent que l’exige un fonctionnement optimum, compte tenu des spécifications de l’équipement et des normes scientifiques généralement reconnues.

Décision 96-08-29, a. 21.

22. L’hygiéniste dentaire doit garder à jour ou s’assurer que soit gardé à jour un registre contenant la date de vérification, l’identification de l’équipement, le résultat obtenu et la signature de la personne ayant procédé à la vérification.

Décision 96-08-29, a. 22.

23. Les mesures de salubrité conformes aux normes scientifiques généralement acceptées doivent être prises pour éviter les dangers de contamination et d’épidémie.

Décision 96-08-29, a. 23.

SECTION III DISPOSITION DES EFFETS EN CAS DE CESSATION D’EXERCICE

24. La présente section détermine les règles, conditions, modalités de conservation, d’utilisation, de gestion, d’administration, de transfert, de garde provisoire des dossiers, livres, registres, médicaments, poisons, produits, substances, appareils et équipements détenus par un hygiéniste dentaire qui cesse d’exercer sa profession.

Toutefois, la présente section ne s’applique pas à un hygiéniste dentaire qui cesse d’exercer sa profession alors qu’il est employé d’une personne physique ou morale, d’une société ou d’un gouvernement.

Décision 96-08-29, a. 24.

§ 1 . — Cessation définitive d’exercice

25. Lorsqu’un hygiéniste dentaire décide de cesser définitivement d’exercer sa profession ou cesse définitivement d’exercer sa profession parce qu’il a accepté de remplir une fonction qui l’empêche de compléter les mandats qui lui avaient été confiés, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par courrier recommandé, de la date de cessation, des nom, adresse et numéro de téléphone de l’hygiéniste dentaire qui a accepté d’être le cessionnaire des éléments visés à l’article 24 et transmettre au secrétaire de l’Ordre une copie de la convention de cession.

Si l’hygiéniste dentaire n’a pu convenir d’une cession, l’avis au secrétaire de l’Ordre doit alors indiquer la date à laquelle il le mettra en possession des éléments visés à l’article 24.

Décision 96-08-29, a. 25.

26. Lorsqu’un hygiéniste dentaire décède, est radié de façon permanente ou que son permis est révoqué, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 24 dans les 15 jours suivant la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si l’hygiéniste dentaire avait convenu d’une cession dont copie doit être transmise au secrétaire de l’Ordre dans le même délai.

Décision 96-08-29, a. 26.

27. Dans les cas où une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 24.

Décision 96-08-29, a. 27.

28. Dans le cas d’une cessation définitive d’exercice, le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre, selon le cas, doit, dans les 30 jours qui suivent la date où il prend possession des éléments visés à l’article 24, donner l’un ou l’autre des avis suivants:

1°  un avis publié 2 fois, à 10 jours d’intervalle, dans un journal desservant la région où exerçait l’hygiéniste dentaire et qui donne les informations suivantes:

a)  la date et le motif de la prise de possession;

b)  le délai que les clients ont pour accepter la cession, reprendre les éléments du dossier qui leur appartiennent ou en demander le transfert à un autre professionnel;

c)  les adresse, numéro de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre peut être rejoint;

2°  un avis écrit qui donne à chaque client de l’hygiéniste dentaire qui a cessé d’exercer les informations prévues au paragraphe 1.

Lorsque l’avis a été publié et que l’intérêt d’un client le requiert, un avis écrit contenant les informations prévues au paragraphe 1 doit en outre lui être adressé.

Lorsque l’avis est donné par le cessionnaire, il doit en transmettre copie au secrétaire de l’Ordre.

Décision 96-08-29, a. 28.

29. Lorsqu’il est en possession des éléments visés à l’article 24, le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre, selon le cas, doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de cet hygiéniste dentaire.

Décision 96-08-29, a. 29.

30. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre, selon le cas, doit respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d’obtenir, moyennant des frais raisonnables, copie de ces documents.

Décision 96-08-29, a. 30.

31. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre qui prend possession des éléments visés à l’article 24 doit les conserver pendant une période d’au moins 5 ans.

Le secrétaire de l’Ordre peut, durant cette période, céder les éléments visés à l’article 24 à un cessionnaire mais ce dernier est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 28.

Décision 96-08-29, a. 31.

§ 2 . — Cessation temporaire d’exercice

32. Lorsqu’un hygiéniste dentaire décide de cesser temporairement d’exercer sa profession ou cesse temporairement d’exercer sa profession parce qu’il a accepté de remplir une fonction qui l’empêche de compléter les mandats qui lui avaient été confiés, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par courrier recommandé, de la date de cessation, des nom, adresse et numéro de téléphone de l’hygiéniste dentaire qui a accepté d’être le gardien provisoire des éléments visés à l’article 24 et transmettre au secrétaire de l’Ordre une copie de la convention de garde provisoire.

Si l’hygiéniste dentaire n’a pu convenir d’une garde provisoire, il en avise le secrétaire de l’Ordre. Ce dernier l’avise alors de la date à laquelle lui ou le gardien provisoire nommé par le Conseil d’administration à cette fin prendra possession des éléments visés à l’article 24.

Décision 96-08-29, a. 32.

33. Lorsqu’un hygiéniste dentaire est radié de façon temporaire ou que son droit d’exercer des activités professionnelles est suspendu, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 24 dans les 15 jours de la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si cet hygiéniste dentaire avait convenu d’une garde provisoire dont il doit transmettre une copie au secrétaire de l’Ordre dans le même délai.

Si l’hygiéniste dentaire n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 24, à moins qu’un gardien provisoire n’ait été nommé à cette fin par le Conseil d’administration.

Décision 96-08-29, a. 33.

34. Dans les cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 24.

Décision 96-08-29, a. 34.

35. Les articles 30 et 31 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession d’éléments visés à l’article 24 conformément à la présente sous-section.

Décision 96-08-29, a. 35.

36. Dans le cas où la radiation temporaire ou la suspension du droit d’exercice est de plus de 6 mois, le gardien provisoire ou le secrétaire de l’Ordre est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 28.

Décision 96-08-29, a. 36.

§ 3 . — Limitation du droit d’exercice

37. Lorsqu’une décision a été rendue contre un hygiéniste dentaire limitant son droit d’exercice et déterminant les activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à poser, celui-ci doit trouver un gardien provisoire dans les 15 jours de la prise d’effet de cette limitation pour les éléments visés à l’article 24 relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à poser.

Si l’hygiéniste dentaire n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le gardien provisoire nommé à cette fin par le Conseil d’administration ou le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 24 relatifs aux activités professionnelles que l’hygiéniste dentaire n’est pas autorisé à poser.

Décision 96-08-29, a. 37.

38. Les articles 30 et 31 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession d’éléments visés à l’article 24 conformément à la présente sous-section.

Décision 96-08-29, a. 38.

39. Le présent règlement remplace le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (D. 1651-92, 92-11-11).

Décision 96-08-29, a. 39.

40. (Omis).

Décision 96-08-29, a. 40.

RÉFÉRENCES

Décision 96-08-29, 1996 G.O. 2, 5530

L.Q. 2008, c. 11, a. 212