c-26, r. 133 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec

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chapitre C-26, r. 133

Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

1. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation des technologies de l’information pour la constitution, la tenue ainsi que la conservation des dossiers, pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus ainsi que l’exercice des droits d’accès et de rectification soient assurés.

Décision 2004-12-16, a. 1.

SECTION II CONSTITUTION, TENUE ET CONSERVATION DES DOSSIERS

2. L’évaluateur agréé doit tenir un dossier pour chaque contrat de services professionnels ou client qu’il reçoit. Ce dossier doit être conservé à l’endroit où il exerce sa profession.

Décision 2004-12-16, a. 2.

3. Malgré l’article 2, lorsqu’un évaluateur agréé est associé d’une société ou employé de celle-ci, d’une autre personne physique ou morale, d’un gouvernement ou de l’un de ses organismes, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux services que rend cet évaluateur agréé sont considérés, aux fins de la présente section, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y consigner les éléments mentionnés à l’article 4. Dans le cas contraire, ce dernier demeure assujetti aux obligations prévues à la présente section.

Décision 2004-12-16, a. 3.

4. L’évaluateur agréé doit consigner dans le dossier de chaque client les éléments suivants:

1°  la date d’ouverture du dossier;

2°  les nom, prénom, adresse et numéro de téléphone du client;

3°  l’énumération et la description des services professionnels rendus et la date où ils ont été rendus;

Il doit en outre, s’il y a lieu, y consigner les éléments suivants:

1°  la copie du contrat de services professionnels ou la description des motifs de consultation;

2°  la convention d’honoraires;

3°  les recommandations faites au client et les documents qui lui sont transmis;

4°  la correspondance et les notes relatives aux services professionnels rendus;

5°  les documents fournis par le client;

6°  les documents et les renseignements recueillis ou vérifiés;

7°  si la facturation est établie sur une base horaire, la compilation des heures affectées par lui et son personnel pour l’accomplissement du contrat de services professionnels, un relevé des dépenses encourues par lui et son personnel dans le cadre de ce contrat ainsi qu’une copie de la note détaillée d’honoraires et de frais transmise au client.

Décision 2004-12-16, a. 4.

5. L’évaluateur agréé doit tenir à jour le dossier du client jusqu’au moment où il cesse de lui rendre des services professionnels.

Décision 2004-12-16, a. 5.

6. L’évaluateur agréé doit conserver ou s’assurer que soit conservé chacun de ses dossiers pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu ou de la dernière inscription ou insertion à ce dossier, selon la dernière de ces éventualités.

Décision 2004-12-16, a. 6.

7. L’évaluateur agréé doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès, de manière à ce que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée.

Décision 2004-12-16, a. 7.

8. L’évaluateur agréé doit dès que possible remettre au client tout document original lui appartenant après en avoir fait une copie si nécessaire. Il doit conserver au dossier une copie de la correspondance confirmant la transmission de ce document ou faire contresigner une note insérée au dossier par la personne qui reprend le document visé.

Décision 2004-12-16, a. 8.

9. À l’expiration du délai prévu à l’article 6, l’évaluateur agréé peut détruire un dossier en s’assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus.

Décision 2004-12-16, a. 9.

SECTION III TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION

10. La présente section s’applique à un évaluateur agréé qui exerce à son propre compte ainsi que pour le compte d’un évaluateur agréé ou d’une société d’évaluateurs agréés.

Décision 2004-12-16, a. 10.

11. Le cabinet de consultation de l’évaluateur agréé comporte une adresse civique, doit être facilement repérable, au moyen d’une enseigne ou autrement, et être accessible par téléphone dont le numéro est indiqué à son nom, à celui de son employeur ou à celui de la société pour laquelle il exerce sa profession, dans un annuaire téléphonique accessible à ses clients.

Décision 2004-12-16, a. 11.

12. L’évaluateur agréé doit aménager son cabinet de consultation de façon à ce que l’identité du client soit préservée et que les conversations des personnes qui s’y trouvent ne puissent être entendues de l’extérieur de ce cabinet.

Décision 2004-12-16, a. 12.

13. Si le cabinet de consultation de l’évaluateur agréé est situé dans une résidence privée, une partie de la résidence doit être exclusivement aménagée pour être utilisée à cette fin. Le public doit y avoir accès sans passer par la partie privée de la résidence.

Décision 2004-12-16, a. 13.

14. L’évaluateur agréé doit afficher son permis à la vue du public dans son cabinet de consultation.

Décision 2004-12-16, a. 14.

15. L’évaluateur agréé doit mettre à la vue du public, dans son cabinet de consultation, une copie du Code de déontologie des évaluateurs agréés (chapitre C-26, r. 123) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des évaluateurs agréés du Québec (chapitre C-26, r. 130).

Il doit inscrire sur chacune des copies de ces règlements l’adresse et le numéro de téléphone de l’Ordre.

Décision 2004-12-16, a. 15.

16. L’évaluateur agréé qui s’absente de son cabinet de consultation pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence et pour assurer la continuité de ses services.

Décision 2004-12-16, a. 16.

SECTION IV CESSATION D’EXERCICE

§ 1 . — Dispositions générales

17. La présente section s’applique à la disposition des dossiers et autres effets détenus par un évaluateur agréé qui cesse d’exercer sa profession ou lorsque tous les associés d’une société cessent d’exercer leur profession par suite de la dissolution de la société.

La présente section ne s’applique pas à un évaluateur agréé qui est associé d’une société ou employé de celle-ci, d’une autre personne physique ou morale, d’un gouvernement ou de l’un de ses organismes.

Décision 2004-12-16, a. 17.

18. Une convention concernant la cession ou la garde provisoire des éléments visés à l’article 17 doit être constatée par écrit et expédiée au secrétaire de l’Ordre.

Pour les fins de la présente section, seul un évaluateur agréé peut être cessionnaire ou gardien provisoire des éléments visés à l’article 17.

Décision 2004-12-16, a. 18.

§ 2 . — Cessation définitive d’exercice

19. Lorsqu’un évaluateur agréé cesse définitivement d’exercer sa profession ou cesse définitivement d’exercer sa profession parce qu’il accepte de remplir une fonction qui l’empêche de compléter les contrats de services professionnels qui lui avaient été confiés, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par poste recommandée, de la date de la cessation ainsi que des nom, adresse et numéro de téléphone de l’évaluateur agréé qui a accepté d’être le cessionnaire des éléments visés à l’article 17.

Si l’évaluateur agréé n’a pu convenir d’une cession, l’avis au secrétaire de l’Ordre doit alors indiquer la date à laquelle il le mettra en possession des éléments visés à l’article 17.

Décision 2004-12-16, a. 19; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

20. Lorsqu’un évaluateur agréé décède, est radié de façon permanente ou que son permis est révoqué, le secrétaire de l’Ordre doit veiller à ce que l’évaluateur agréé ou ses ayants droit trouve un cessionnaire dans les 60 jours de la survenance de l’une de ces éventualités.

Si une cession n’a pu être convenue à l’expiration de ce délai, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 17.

Décision 2004-12-16, a. 20.

21. Dans le cas où une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 17.

Décision 2004-12-16, a. 21.

22. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre doit, dans les 30 jours qui suivent la date où il prend possession des éléments visés à l’article 17, donner l’un ou l’autre des avis suivants:

1°  un avis publié 2 fois, à 10 jours d’intervalle, dans au moins un journal desservant la région où cet évaluateur agréé exerçait sa profession et indiquant les renseignements suivants:

a)  la date et le motif de la prise de possession;

b)  le délai que les clients ont pour accepter la cession, reprendre les éléments du dossier qui leur appartiennent, ou en demander le transfert à un autre évaluateur agréé;

c)  les adresses, numéro de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre peut être rejoint;

2°  un avis écrit qui donne à chaque client de l’évaluateur agréé qui a cessé d’exercer les renseignements prévus au paragraphe 1.

Lorsque l’avis est publié et que l’intérêt d’un client le requiert, un avis écrit contenant les renseignements prévus au paragraphe 1 du premier alinéa doit en outre lui être adressé.

Lorsque l’avis est donné par le cessionnaire, il doit en transmettre copie au secrétaire de l’Ordre.

Décision 2004-12-16, a. 22.

23. Lorsqu’il est en possession des éléments visés à l’article 17, le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de cet évaluateur agréé.

Décision 2004-12-16, a. 23.

24. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre doit respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d’obtenir des copies de ces documents. Les frais de l’obtention de ces copies sont à la charge de celui qui en fait la demande.

Décision 2004-12-16, a. 24.

25. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre qui prend possession des éléments visés à l’article 17 doit les conserver pour une période minimale de 5 ans à compter de la date de prise de possession.

Le secrétaire de l’Ordre peut, durant cette période, céder les éléments visés à l’article 17 à un cessionnaire mais ce dernier est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 22.

Décision 2004-12-16, a. 25.

§ 3 . — Cessation temporaire d’exercice

26. Lorsqu’un évaluateur agréé cesse temporairement d’exercer sa profession ou accepte de remplir des fonctions qui l’empêche de compléter les contrats de services professionnels qui lui avaient été confiés pour plus de 90 jours, il doit, dans les 15 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par courrier recommandé, de la date de la cessation d’exercice ainsi que des nom, adresse et numéro de téléphone de l’évaluateur agréé qui a accepté d’être gardien provisoire des éléments visés à l’article 17.

Si l’évaluateur agréé n’a pu convenir d’une garde provisoire, il avise le secrétaire de l’Ordre par poste recommandée. Le secrétaire de l’Ordre l’avise alors de la date à laquelle lui ou le gardien provisoire nommé à cette fin par le Conseil d’administration, prendra possession des éléments visés à l’article 17.

Décision 2004-12-16, a. 26; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

27. Lorsqu’un évaluateur agréé est radié temporairement ou que son droit d’exercer des activités professionnelles est suspendu, le secrétaire de l’Ordre doit veiller à ce que l’évaluateur agréé trouve un gardien provisoire dans les 15 jours de la survenance de l’une de ces éventualités.

Si l’évaluateur agréé n’a pu convenir d’une garde provisoire à l’expiration de ce délai, les éléments visés à l’article 17 sont confiés à la garde du secrétaire de l’Ordre, à moins qu’un gardien provisoire n’ait été nommé à cette fin par le Conseil d’administration.

Décision 2004-12-16, a. 27.

28. Dans le cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 17.

Le secrétaire de l’Ordre peut céder les éléments visés à l’article 17 à un gardien provisoire mais ce dernier est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 22 dans le cas d’une cessation d’exercice de plus de 6 mois.

Décision 2004-12-16, a. 28.

29. Les articles 23 et 24 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession des éléments visés à l’article 17 conformément à la présente sous-section.

Décision 2004-12-16, a. 29.

30. Un évaluateur agréé qui ne désire plus reprendre l’exercice de sa profession pendant ou après l’expiration de la période où il avait temporairement cessé d’exercer, doit se conformer à la sous-section 2.

Décision 2004-12-16, a. 30.

§ 4 . — Limitation du droit d’exercice

31. Lorsqu’une décision a été rendue contre un évaluateur agréé limitant son droit d’exercer des activités professionnelles, celui-ci doit trouver un évaluateur agréé pour agir comme gardien provisoire dans les 15 jours de la prise d’effet de cette limitation pour les éléments visés à l’article 17 relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer.

Si l’évaluateur agréé n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le gardien provisoire nommé à cette fin par le Conseil d’administration ou le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 17 relatifs aux activités professionnelles que l’évaluateur agréé n’est pas autorisé à exercer.

Décision 2004-12-16, a. 31.

32. Dans le cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des éléments visés à l’article 17.

Le secrétaire de l’Ordre peut céder les éléments visés à l’article 17 à un gardien provisoire mais ce dernier est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 22 dans le cas d’une limitation de plus de 90 jours.

Décision 2004-12-16, a. 32.

33. Les articles 23 et 24 s’appliquent au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession des éléments visés à l’article 17 conformément à la présente sous-section.

Décision 2004-12-16, a. 33.

34. Le présent règlement remplace le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des évaluateurs agréés (D. 1493-90, 90-10-17) et le Règlement sur les dossiers d’un évaluateur agréé cessant d’exercer (R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 92).

Décision 2004-12-16, a. 34.

35. (Omis).

Décision 2004-12-16, a. 35.

RÉFÉRENCES

Décision 2004-12-16, 2005 G.O. 2, 38

L.Q. 2008, c. 11, a. 212