a-23, r. 6 - Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec

Updated to 1 January 2016

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chapitre A-23, r. 6

Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec

Loi sur les arpenteurs-géomètres

(chapitre A-23, a. 4).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. b).

SECTION I INTERPRÉTATION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement régit l’élection du président et des administrateurs de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

Décision 95-12-19, a. 1.

2. Dans le présent règlement, le mot «région» vise l’une des régions mentionnées dans le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec (chapitre A-23, r. 18).

Décision 95-12-19, a. 2.

3. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) relatifs aux jours fériés s’appliquent.

Décision 95-12-19, a. 3; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

4. Dans le cas où le président est élu au suffrage des administrateurs élus, son élection a lieu à l’expiration du mandat du président sortant, lors d’une réunion du Conseil d’administration qui peut être tenue avant ou après l’assemblée générale annuelle suivant l’élection des administrateurs.

Le Conseil d’administration est convoqué pour cette fin par le secrétaire au moyen d’un avis écrit expédié au moins 5 jours avant la date de la réunion. L’avis de convocation doit indiquer l’objet, le lieu, la date et l’heure de cette réunion.

Décision 95-12-19, a. 4.

SECTION II FONCTIONS DU SECRÉTAIRE ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

5. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement; il surveille notamment le déroulement du vote.

Décision 95-12-19, a. 5.

6. Lorsque, entre le soixantième jour précédant la date de clôture du scrutin et le dixième jour suivant cette date, le secrétaire est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie ou refuse d’agir, ou lorsqu’il est candidat à l’élection, il est remplacé par la personne désignée à ce poste par le Conseil d’administration.

Décision 95-12-19, a. 6.

7. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration, ni employés de celui-ci.

Décision 95-12-19, a. 7.

SECTION III CLÔTURE DU SCRUTIN

8. La clôture du scrutin est fixée au premier vendredi du mois de mai à 17 h.

Décision 95-12-19, a. 8.

SECTION IV ENTRÉE EN FONCTION

9. Le président et les administrateurs élus ou déclarés élus sans opposition entrent en fonction lors de la première réunion du Conseil d’administration qui a lieu après l’assemblée générale annuelle.

Décision 95-12-19, a. 9.

SECTION V DURÉE DES MANDATS ET ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

10. Le président de l’Ordre est élu pour un mandat de 1 an.

Décision 95-12-19, a. 10.

11. Les administrateurs de l’Ordre sont élus pour un mandat de 4 ans.

Décision 95-12-19, a. 11.

12. Afin de remplacer les administrateurs élus dont le mandat vient à expiration, les postes d’administrateurs que le président désigne sont comblés comme suit:

1°  à chaque année à compter de l’année 1994, un poste d’administrateur est comblé dans la région de Montréal et un autre dans la région de Québec;

2°  à tous les 4 ans à compter de l’année 1994, un poste d’administrateur est comblé dans la région de l’Ouest;

3°  à tous les 4 ans à compter de l’année 1995, un poste d’administrateur est comblé dans la région du Centre;

4°  à tous les 4 ans à compter de l’année 1996, un poste d’administrateur est comblé dans la région de l’Est.

Décision 95-12-19, a. 12.

SECTION VI FORMALITÉS PRÉALABLES AU VOTE

13. Entre le soixantième et le quarante-cinquième jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de la région où un administrateur doit être élu, un avis indiquant la date de clôture du scrutin et les conditions requises pour être candidat et voter conformément au Code des professions (chapitre C-26) ainsi qu’un bulletin de présentation analogue à celui apparaissant à l’annexe I.

Dans le cas où l’élection du président doit se faire au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet au cours de la même période à tous les membres l’avis décrit au premier alinéa ainsi qu’un bulletin de présentation analogue à celui apparaissant à l’annexe II.

Décision 95-12-19, a. 13.

14. Le bulletin de présentation d’un candidat doit être rédigé de façon analogue à celui apparaissant à l’annexe I ou à l’annexe II, selon le cas, et signé par la personne qui pose sa candidature ainsi que par 5 membres de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

Décision 95-12-19, a. 14.

15. Le secrétaire doit recevoir sur-le-champ le bulletin de présentation qui est complet et qui lui est remis au moins 30 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin. Il remet ou transmet alors au candidat un accusé de réception analogue à celui apparaissant à l’annexe III qui fait preuve de la candidature. L’heure limite pour la réception des bulletins de présentation, le dernier jour où ils peuvent être reçus par le secrétaire, est fixée à 17 h.

Décision 95-12-19, a. 15.

16. En plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire transmet à chacun des membres ayant droit de vote dans les régions où un administrateur doit être élu les documents suivants:

1°  un bref curriculum vitae et une photographie de chaque candidat au poste d’administrateur qui se présente dans cette région, lorsqu’un tel candidat a annexé à son bulletin de présentation un curriculum vitae sur une feuille mesurant au plus 22 cm par 28 cm et une photographie mesurant au plus 50 mm par 70 mm;

2°  un avis analogue à celui apparaissant à l’annexe IV informant l’électeur sur la façon de voter, d’utiliser les enveloppes, de l’heure et de la date limite où les enveloppes doivent être reçues à l’Ordre.

Dans le cas où l’élection du président est tenue au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet en outre à tous les membres de l’Ordre ayant droit de vote un bref curriculum vitae et une photographie de chaque candidat au poste de président lorsqu’un tel candidat a annexé à son bulletin de présentation un curriculum vitae sur une feuille mesurant au plus 22 cm par 28 cm et une photographie mesurant au plus 50 mm par 70 mm.

Décision 95-12-19, a. 16.

17. Le bulletin de vote au poste de président doit être analogue à celui apparaissant à l’annexe V. Il doit être imprimé sur le papier officiel de l’Ordre et contenir les renseignements suivants:

1°  l’année de l’élection;

2°  les prénoms et noms des candidats dans l’ordre alphabétique des noms.

Le bulletin doit être certifié par le secrétaire. La certification du bulletin de vote peut se faire par fac-similé de la signature du secrétaire.

Décision 95-12-19, a. 17.

18. Le bulletin de vote au poste d’administrateur doit être analogue à celui apparaissant à l’annexe VI. Il doit être imprimé sur le papier officiel de l’Ordre et contenir les renseignements suivants:

1°  l’année de l’élection;

2°  l’identification de la région;

3°  les prénoms et noms des candidats dans l’ordre alphabétique des noms;

4°  le nombre de postes à pourvoir dans la région.

Le bulletin doit être certifié par le secrétaire. La certification du bulletin de vote peut se faire par fac-similé de la signature du secrétaire.

Décision 95-12-19, a. 18.

19. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote à un membre qui a détérioré, maculé, raturé ou perdu son bulletin de vote ou qui ne l’a pas reçu et qui atteste ce fait au moyen de la formule de serment analogue à celle apparaissant à l’annexe VII.

Décision 95-12-19, a. 19.

SECTION VII LE VOTE

20. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure correspondante. Il cachette cette enveloppe et l’insère dans l’enveloppe extérieure qu’il cachette et qu’il transmet au secrétaire.

Décision 95-12-19, a. 20.

21. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture de scrutin, le secrétaire enregistre le nom des électeurs, appose sur ces enveloppes la date et l’heure de leur réception et ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 95-12-19, a. 21.

SECTION VIII OPÉRATIONS CONSÉCUTIVES AU VOTE

22. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

Les scrutateurs ont droit d’assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 95-12-19, a. 22.

23. Le secrétaire et les scrutateurs prêtent le serment selon la formule analogue à celle apparaissant à l’annexe VIII.

Décision 95-12-19, a. 23.

24. Après la clôture du scrutin et au plus tard le dixième jour suivant cette date, le secrétaire procède, au siège de l’Ordre ou à tout autre endroit désigné par le comité exécutif, au dépouillement du vote en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Les scrutateurs et les candidats ou leurs représentants sont convoqués pour cette fin par le secrétaire, au moyen d’un avis écrit expédié au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 95-12-19, a. 24.

25. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou à la loi ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas membres de l’Ordre le quarante-cinquième jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 95-12-19, a. 25.

26. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, pour une élection à un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 95-12-19, a. 26.

27. Le secrétaire ouvre chacune des enveloppes extérieures jugées conformes et en retire l’enveloppe intérieure sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE ADMINISTRATEURS» et le nom de l’Ordre et, le cas échéant, celle sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre. Puis il dispose, sans les détruire, des enveloppes extérieures de façon à éviter qu’elles puissent être associées aux enveloppes intérieures ou à leur contenu. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 95-12-19, a. 27.

28. Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Il rejette un bulletin de vote:

1°  qui contient plus de marques que le nombre de postes à pourvoir;

2°  qui n’est pas certifié par le secrétaire ou qui n’a pas été fourni par lui;

3°  qui porte une marque permettant d’identifier l’électeur;

4°  qui a été marqué ailleurs que dans le ou les carrés réservés à l’exercice du droit de vote;

5°  qui n’a pas été marqué;

6°  sur lequel le votant s’est exprimé autrement que de la manière prévue à l’article 71 du Code;

7°  qui est détérioré, maculé ou raturé.

Décision 95-12-19, a. 28.

29. Aucun bulletin de vote ne doit être rejeté pour le seul motif que la marque inscrite dans l’un des carrés dépasse le carré réservé à l’exercice du droit de vote.

Décision 95-12-19, a. 29.

30. Le secrétaire considère toute contestation qu’un scrutateur soulève au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement.

Décision 95-12-19, a. 30.

31. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé du scrutin analogue à celui apparaissant à l’annexe IX pour l’élection des administrateurs, et le cas échéant, pour l’élection du président. Il déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région, compte tenu du nombre de postes à pourvoir, et, le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes à ce poste.

Au cas d’égalité des voix, le secrétaire procède immédiatement à un tirage au sort pour déterminer lequel ou lesquels des candidats est élu ou sont élus.

Décision 95-12-19, a. 31.

32. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés et toutes les enveloppes y compris celles rejetées conformément au présent règlement.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Ces enveloppes sont conservées pendant une période d’une année après laquelle le secrétaire peut en disposer.

Décision 95-12-19, a. 32.

33. Le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats. En outre, il doit soumettre une copie de ce relevé à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle des membres qui suivent l’élection.

Décision 95-12-19, a. 33.

SECTION IX DISPOSITIONS FINALES

34. (Omis).

Décision 95-12-19, a. 34.

35. (Omis).

Décision 95-12-19, a. 35.

ANNEXE I

(a. 13 et 14)

BULLETIN DE PRÉSENTATION POUR L’ÉLECTION D’UN ADMINISTRATEUR DANS LA RÉGION DE __________________________________________________

Nous, soussignés, membres en règle de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, exerçant notre profession principalement dans la région de _________________ proposons, comme candidat à la prochaine élection tenue dans cette région, (nom) ______________________ (adresse)_________________

---

Nom et prénom du membre Numéro de permis Date Signature du membre

---

---

---

---

---

Je, _________________, exerçant principalement ma profession dans la région de _________________ et proposé dans le bulletin de présentation ci-dessus, consens à être candidat au poste d’administrateur pour cette région.

Veuillez trouver sous pli:

— mon curriculum vitae (sur une feuille mesurant au plus 22 cm par 28 cm chacune);

— ma photo (mesurant au plus 50 mm par 70 mm).

En foi de quoi, j’ai signé à _________________ ce _________________e jour de _________________ 20____.

_______________________

Signature

Décision 95-12-19, Ann. I.

ANNEXE II

(a. 13 et 14)

BULLETIN DE PRÉSENTATION POUR L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT

Nous, soussignés, membres en règle de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, proposons comme candidat à la prochaine élection du président de l’Ordre (nom)_________________________ (adresse)_________________________

---

Nom et prénom du membre Numéro de permis Date Signature du membre

---

---

---

---

---

Je, ___________________, proposé dans le bulletin de présentation ci-dessus, consens à être candidat au poste de président de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

Veuillez trouver sous pli:

— mon curriculum vitae (sur une feuille mesurant au plus 22 cm par 28 cm chacune);

— ma photo (mesurant au plus 50 mm par 70 mm).

En foi de quoi, j’ai signé à ___________________ ce _______e jour de ___________________ 20____.

______________________

Signature

Décision 95-12-19, Ann. II.

ANNEXE III

(a. 15)

ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU BULLETIN DE PRÉSENTATION AU POSTE DE PRÉSIDENT OU D’ADMINISTRATEUR DE L’ORDRE DES ARPENTEURS-GÉOMÈTRES DU QUÉBEC

(date) ___________________

M. _____________________

________________________

Madame, Monsieur,

Nous accusons réception de votre bulletin de présentation pour l’élection au poste de ___________________ de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

La clôture du scrutin est fixée à ___________________ (heure) _____________________, le ___________________ 20____ (date).

Le dépouillement du vote aura lieu à ___________________ (heure) ______________________, le ___________________ 20____ (date).

Veuillez agréer, M. ______________________________________, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Le secrétaire,

___________________

Décision 95-12-19, Ann. III.

ANNEXE IV

(a. 16)

AVIS INFORMANT L’ÉLECTEUR:

— SUR LA FAÇON DE VOTER ET D’UTILISER LES ENVELOPPES;

— DE L’HEURE ET DE LA DATE LIMITES OÙ LES ENVELOPPES DOIVENT ÊTRE REÇUES À L’ORDRE

(date) ___________________

À TOUS LES MEMBRES DE L’ORDRE DES ARPENTEURS-GÉOMÈTRES DU QUÉBEC

Madame,

Monsieur,

Tel que mentionné à l’article 16 du Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec (chapitre A-23, r. 6), vous trouverez sous pli (le cas échéant) le curriculum vitae et la photo des candidats aux postes ___________________ de l’Ordre, le bulletin de vote ainsi que les enveloppes nécessaires à cette élection.

Vous pouvez voter pour autant de candidats qu’il y a de postes à pourvoir.

Après avoir voté, vous insérez votre bulletin dans l’enveloppe identifiée à cet effet, soit «BULLETIN DE VOTE — PRÉSIDENT» ou «BULLETIN DE VOTE — ADMINISTRATEUR». Vous placez ensuite cette enveloppe ou ces 2 enveloppes dans celle identifiée «Élection», et finalement, vous signez cette dernière enveloppe à l’endroit réservé à cette fin.

Il est très important:

— que toutes vos enveloppes soient cachetées, car autrement elles seront rejetées;

— de n’inclure que vos bulletins de vote dans les enveloppes car celles qui seront rejetées ne seront pas ouvertes.

Nous vous rappelons que la clôture du scrutin est fixée à ___________________ (heure) ___________________, le ___________________ (date). Le dépouillement du vote aura lieu à ___________________ (heure) le ___________________ 20____ (date).

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Le secrétaire,

______________________________________

Décision 95-12-19, Ann. IV.

ANNEXE V

(a. 17)

BULLETIN DE VOTE AU POSTE DE PRÉSIDENT

BULLETIN DE VOTE

Année: 20____

Candidats proposés pour le poste de PRÉSIDENT

____________________________ _____

____________________________ _____

____________________________ _____

Clôture du scrutin: à _____________________ (heure) _____________________ le _____________________ 20____ (date).

Le secrétaire,

___________________

Décision 95-12-19, Ann. V.

ANNEXE VI

(a. 18)

BULLETIN DE VOTE AU POSTE D’ADMINISTRATEUR DE LA RÉGION _______________

BULLETIN DE VOTE

Année: 20____ Région: _______________

Nombre de postes à pourvoir dans la région: _______________

Candidats proposés au poste d’ADMINISTRATEUR

____________________________ _____

____________________________ _____

____________________________ _____

Clôture du scrutin: à _______________ (heure) _______________, le _______________ 20____ (date).

Le secrétaire,

______________________________

Décision 95-12-19, Ann. VI.

ANNEXE VII

(a. 19)

SERMENT ATTESTANT QU’UN BULLETIN DE VOTE A ÉTÉ DÉTÉRIORÉ, MACULÉ, RATURÉ, PERDU OU NON REÇU

(date) ______________________________

Je soussigné, ____________________ membre en règle de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, déclare sous serment avoir _______________ (détérioré, maculé, raturé, perdu ou non reçu) mon bulletin de vote pour l’élection au poste de _______________ (président ou administrateur) de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec et un autre bulletin de vote m’a été remis par le secrétaire de l’Ordre.

En foi de quoi, j’ai signé à _______________, ce _______________ e jour de _______________ 20_____.

______________________________

Signature du membre

Assermenté devant moi à _______________ ce _______________ e jour de _______________ 20____

______________________________

Commissaire à l’assermentation pour

le district judiciaire de __________

______________________________

Signature du secrétaire

Décision 95-12-19, Ann. VII.

ANNEXE VIII

(a. 23)

SERMENT D’OFFICE ET DE DISCRÉTION

Je, ____________________ déclare sous serment que je remplirai les devoirs de ma charge, avec honnêteté, impartialité et justice, et que je ne recevrai, (à part mon traitement qui m’est alloué par l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, le cas échéant), aucune somme d’argent ou considération quelconque pour ce que j’ai fait ou pourrais faire, dans l’exécution des devoirs de ma charge, dans le but de favoriser directement ou indirectement un candidat.

De plus, je déclare sous serment que je ne révélerai et ne ferai connaître, sans y être autorisé par la loi, le nom du candidat pour qui une personne a voté, si ce renseignement parvient à ma connaissance à l’occasion du dépouillement du vote.

En foi de quoi, j’ai signé à ____________________, ce ____________________ e jour de ____________________ 20____.

________________________________________

Signature du membre

Assermenté devant moi à ____________________ ce ____________________ e jour de ____________________ 20____

________________________________________

Commissaire à l’assermentation pour

le district de _______________

________________________________________

Signature du secrétaire

Décision 95-12-19, Ann. VIII.

ANNEXE IX

(a. 31)

RELEVÉ DU SCRUTIN

Élection au poste de (président ou administrateur) de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

Région (s’il y a lieu) _______________

Nombre d’électeurs _______________

____________________________________________________________

Nombre de bulletins valides

____________________________________________________________

Nombre de bulletins rejetés

____________________________________________________________

Nombre d’enveloppes extérieures rejetées

____________________________________________________________

Nombre d’enveloppes intérieures rejetées

____________________________________________________________

Total

____________________________________________________________

Nombre de bulletins déposés pour

____________________________________________________________

Nombre de bulletins déposés pour

____________________________________________________________

Nombre de bulletins déposés pour

____________________________________________________________

Nombre de bulletins déposés pour

____________________________________________________________

Signature des scrutateurs:

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Donné sous mon seing, à _______________, ce _______________e jour de _______________ 20____.

Le secrétaire,

______________________________

Signature

Décision 95-12-19, Ann. IX.

RÉFÉRENCES

Décision 95-12-19, 1995 G.O. 2, 357

L.Q. 2008, c. 11, a. 212