a-23, r. 1 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre A-23, r. 1

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec

Loi sur les arpenteurs-géomètres

(chapitre A-23, a. 4).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a et a. 94 par. a et b).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Le présent règlement est adopté en vertu du paragraphe a de l’article 93 et des paragraphes a et b de l’article 94 du Code des professions (chapitre C-26).

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 1.01.

1.02. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, le mot «secrétaire» signifie le secrétaire de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 1.02.

1.03. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 1.03.

SECTION II LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

2.01. Le Conseil d’administration tient ses réunions aux dates et lieux fixés par son président.

L’ensemble des réunions du Conseil d’administration tenues au cours d’une année constitue une session.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.01.

2.02. Une réunion ordinaire est convoquée par le secrétaire, au moyen d’un avis transmis à chacun des administrateurs, au moins 10 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.02.

2.03. Une réunion extraordinaire est convoquée par le secrétaire, dans les 2 jours de la réception d’une demande écrite à cet effet:

a)  soit par avis écrit transmis à chacun des administrateurs, par courrier recommandé ou certifié, au moins 5 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion;

b)  soit par télégramme ou téléphone à chacun des administrateurs, au moins 3 jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.03.

2.04. Un avis de convocation contient:

a)  la mention de la date, de l’heure et du lieu de la réunion;

b)  une demande de confirmation de présence; et

c)  dans le cas d’une réunion extraordinaire, les noms des membres du Conseil d’administration qui l’ont demandée, le cas échéant, ainsi que la mention de l’ordre du jour.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.04.

2.05. Malgré les articles 2.02, 2.03 et 2.04, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement convoquée si tous les administrateurs sont présents à l’endroit où se tient la réunion et renoncent à l’avis de convocation ou si, lorsque tous les administrateurs ne sont pas présents ou que certains d’entre eux n’assistent pas physiquement à cet endroit, tous les administrateurs s’expriment en conférence téléphonique et renoncent à l’avis de convocation.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.05; D. 2825-84, a. 1; D. 104-92, a. 1; Décision 98-11-04, a. 1.

2.06. Les administrateurs ayant élu le président, celui-ci prend la présidence et le Conseil d’administration nomme:

a)  le secrétaire;

b)  le syndic;

c)  le président du comité des examinateurs;

d)  le président et le ou les vice-présidents du conseil d’arbitrage des comptes; et

e)  le président et le vice-président du comité d’inspection professionnelle.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.06; D. 1341-83, a. 1.

2.07. S’il n’y a pas quorum à une réunion, le secrétaire l’indique au procès-verbal et y mentionne le nom des membres présents.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 2.07.

SECTION III PROCÉDURE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

3.01. Un membre qui désire saisir la réunion d’une question demande la parole au président et formule sa proposition, qui doit être appuyée par un autre membre. Si le président juge la proposition dans l’ordre et recevable, il la reçoit, demande au proposeur de la relire ou d’en refaire l’énoncé et la soumet à la discussion.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.01.

3.02. Après l’explication du proposeur, chaque membre ne peut prendre la parole qu’une seule fois sur la question, sauf pour demander des éclaircissements.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.02.

3.03. Une proposition en discussion peut être:

a)  adoptée telle que lue;

b)  rejetée;

c)  amendée; ou

d)  sous-amendée.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.03.

3.04. Un amendement n’est pas une nouvelle proposition mais sert à en préciser ou en éclaircir le sens; il ne doit pas en excéder le cadre.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.04.

3.05. Un sous-amendement s’applique à un amendement et non à la proposition originale.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.05.

3.06. Le vote se prend d’abord sur les sous-amendements, ensuite sur les amendements et enfin sur la proposition originaire, amendée ou non.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.06.

3.07. Celui qui désire prendre la parole la demande au président; un orateur s’adresse exclusivement au président; ce dernier ne doit pas tolérer les attaques personnelles, les insinuations malveillantes ou le langage injurieux. Il doit veiller à ce que l’orateur s’en tienne à la question.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.07.

3.08. Personne ne peut interrompre celui à qui le président a donné la parole si ce n’est pour un rappel à l’ordre ou sur une question de privilège.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.08.

3.09. Tout manquement à ces règles peut obliger celui qui s’en rend coupable:

a)  à la présentation d’excuses;

b)  au retrait des paroles;

c)  à la réprimande par le président; ou

d)  à l’expulsion de la réunion.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.09.

3.10. Les administrateurs peuvent décider de siéger en comité plénier; dans un tel cas, les articles 3.02 à 3.06 ne s’appliquent pas et le vice-président ou toute autre personne désignée par le président préside les discussions.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.10.

3.10.01. Lorsque tous les administrateurs ne sont pas présents à l’endroit où se tient une réunion ou que certains d’entre eux n’assistent pas physiquement à cet endroit, les administrateurs peuvent s’exprimer en conférence téléphonique en vue d’une prise de décision.

Décision 98-11-04, a. 2.

3.11. Les façons de voter sont les suivantes:

a)  à main levée alternativement par ceux qui sont en faveur d’une proposition et par ceux qui sont contre;

b)  par «oui» ou par «non» sur l’appel des noms par le secrétaire; ou

c)  par scrutin secret.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.11.

3.12. Le vote s’effectue de la façon prévue au paragraphe a de l’article 3.11 à moins d’une demande par au moins 2 administrateurs à l’effet de voter suivant le mode prévu aux paragraphes b ou c de cet article.

S’il y a vote à main levée, ceux qui ont voté contre la majorité peuvent demander que leurs noms soient mentionnés au procès-verbal comme dissidents.

Dans le cas prévu à l’article 3.10.01, le vote s’effectue de la façon prévue au paragraphe b de l’article 3.11, à moins d’une demande par au moins 2 administrateurs à l’effet de voter suivant le mode prévu au paragraphe c de cet article ou que la loi ne prévoit le vote par scrutin secret. Dans le cas de vote par scrutin secret, le secrétaire doit s’assurer que la procédure de vote respecte le secret du vote de chacun.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.12; Décision 98-11-04, a. 3.

3.13. Le Conseil d’administration siège a huis clos. Toutefois il peut, lorsque la majorité des administrateurs le désire, tenir des réunions en public ou autoriser certaines personnes à assister ou à participer à la réunion.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 3.13; D. 104-92, a. 2.

SECTION IV COMITÉ EXÉCUTIF

4.01. Les sections II et III s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires aux réunions du comité exécutif.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 4.01.

SECTION V SERMENT DE DISCRÉTION DES ADMINISTRATEURS

5.01. Avant d’entrer en fonction, les administrateurs prêtent le serment de discrétion prévu à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 5.01.

5.02. Le Conseil d’administration ou le comité exécutif peut autoriser le secrétaire à publier certains extraits d’un procès-verbal.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 5.02.

SECTION VI ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

6.01. Le Conseil d’administration fixe la date de l’assemblée générale annuelle de l’Ordre et il en dresse le projet d’ordre du jour.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 6.01; D. 104-92, a. 3.

6.02. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 6.02; D. 104-92, a. 3.

6.03. Le secrétaire convoque une assemblée générale au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre de l’Ordre à l’adresse mentionnée au tableau au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

Le secrétaire adresse aussi à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, dans le même délai, l’avis de convocation de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai mentionné au premier alinéa est d’au moins 5 jours.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 6.03; D. 104-92, a. 3.

6.04. Outre le mode de convocation prévu au premier alinéa de l’article 6.03, le secrétaire peut convoquer l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée; cet avis doit être d’au moins 150 cm2 et présenté sous le titre de «AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré de même que tout autre document adressé aux membres de l’Ordre pour cette assemblée.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 6.04; D. 104-92, a. 3.

6.05. Le quorum d’une assemblée générale est de 25 membres.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 6.05; D. 104-92, a. 3.

6.06. Le président constate s’il y a quorum avant le début de chaque assemblée.

Si l’assemblée ne peut commencer faute de quorum dans les 45 minutes qui suivent l’heure mentionnée dans l’avis de convocation, le secrétaire inscrit au procès-verbal les noms des membres présents et il convoque une autre assemblée.

D. 104-92, a. 3.

6.07. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées.

Le vote par anticipation et le vote par procuration ne sont pas autorisés aux assemblées générales régulières et extraordinaires.

D. 104-92, a. 3; Décision 98-11-04, a. 4.

6.08. La section III s’applique, en l’adaptant, aux délibérations de l’assemblée générale.

D. 104-92, a. 3.

SECTION VII ALLOCATIONS AUX ADMINISTRATEURS

7.01. Le président reçoit, chaque année, une allocation d’au moins 1 000 $ au poste de représentation officielle.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 7.01.

7.02. Chaque administrateur reçoit pour sa présence à une réunion du Conseil d’administration ou du comité exécutif un montant d’au moins 50 $. Toutefois, aucune allocation n’est versée pour les réunions extraordinaires du Conseil d’administration ou du comité, subséquentes à la deuxième.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 7.02.

7.03. (Abrogé).

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 7.03; D. 104-92, a. 4.

7.04. Les montants prévus aux articles 7.01 et 7.02 sont distribués en 2 versements, les 31 décembre et 31 mai de chaque année.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 7.04.

7.05. La signature du livre des présences par un administrateur au cours d’une réunion fait preuve de sa présence à cette réunion.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 7.05.

7.06. Les frais de déplacement et de séjour encourus par les administrateurs lors des réunions et lors des délégations approuvées par le Conseil d’administration sont remboursés intégralement par le secrétaire, sur présentation de pièces justificatives.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 7.06.

SECTION VIII COTISATION ANNUELLE

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, sec. VIII; Décision 82-02-17, a. 1.

8.01. Une résolution du Conseil d’administration fixant le montant de la cotisation annuelle est approuvée par la majorité des membres de l’Ordre qui sont présents et qui se prononcent à ce sujet lors de l’assemblée générale annuelle. Une proposition visant à approuver une telle résolution doit apparaître à l’ordre du jour accompagnant l’avis de convocation de cette assemblée.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.01; Décision 82-02-17, a. 1.

8.02. Le secrétaire transmet à tous les membres de l’Ordre, au moins 30 jours avant la date où la cotisation devient exigible, un avis indiquant le montant de cette cotisation, de même que la date avant laquelle elle doit être versée.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.02; Décision 82-02-17, a. 1.

8.03. Un membre de l’Ordre en retard dans le paiement de la cotisation est mis en demeure, par lettre recommandée ou certifiée, d’acquitter cette cotisation ainsi que les frais réellement encourus par l’Ordre. S’il n’a pas payé sa cotisation dans un délai de 30 jours à partir de la mise à la poste d’une telle lettre, il est radié du tableau.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.03; Décision 82-02-17, a. 1.

8.04. Sous réserve de la présente section, le membre de l’Ordre qui est inscrit au tableau à la date où la cotisation devient exigible est tenu de la payer en entier. Toutefois, le membre qui abandonne l’exercice de sa profession, temporairement ou définitivement, peut se libérer du paiement de la cotisation s’il en avise le secrétaire, par écrit, avant le début de l’année financière.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.04; Décision 82-02-17, a. 1; D. 1341-83, a. 2.

8.05. Malgré l’article 8.04 le membre qui désire s’acquitter de la cotisation annuelle en 2 versements peut le faire en faisant parvenir à l’Ordre avant la date où la cotisation devient exigible, un versement pour la moitié de la cotisation. Pour l’autre moitié, il fait parvenir, avec son premier versement, un chèque portant une autre date de paiement ne dépassant pas de plus de 4 mois la date d’exigibilité du premier versement.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.05; Décision 82-02-17, a. 1; D. 1341-83, a. 2.

8.06. Le membre qui est radié du tableau pour non-paiement d’une cotisation dans les délais fixés, peut reprendre l’exercice de la profession aux conditions suivantes:

a)  payer les cotisations dues et non payées au moment de sa radiation;

b)  payer la cotisation annuelle de même que toute cotisation supplémentaire pour l’année courante.

Toutefois, sur requête reçue sous serment et pour des motifs qui ne dépendent pas de la volonté du requérant, le comité exécutif peut relever ce membre des conditions mentionnées aux paragraphes a et b.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.06; Décision 82-02-17, a. 1; D. 1341-83, a. 2.

8.07. Dans le cas d’une première inscription au tableau de l’Ordre, le montant de la cotisation est calculé au prorata des mois à écouler dans l’année financière en cours et ce, à compter du premier du mois suivant la date de cette inscription au tableau par le secrétaire.

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.07; Décision 82-02-17, a. 1; D. 1341-83, a. 2.

8.08. (Abrogé).

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.08; Décision 82-02-17, a. 1; D. 1341-83, a. 2; D. 377-87, a. 1.

8.09. (Abrogé).

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.09; Décision 82-02-17, a. 1; D. 1341-83, a. 2; D. 104-92, a. 4.

8.10. (Abrogé).

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2, a. 8.10; Décision 82-02-17, a. 1; D. 104-92, a. 4.

SECTION IX DISPOSITION FINALE

Décision 98-11-04, a. 5.

9.01. Si aucune des règles de procédure prévues au Code des professions (chapitre C-26) ou au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles prévues dans le «Guide de procédure des assemblées délibérantes» de l’Université de Montréal s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 98-11-04, a. 5.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. A-23, r. 2

Décision 82-02-17, 1982 G.O. 2, 1155, suppl. 63

D. 1341-83, 1983 G.O. 2, 3257

D. 2825-84, 1985 G.O. 2, 167

D. 377-87, 1987 G.O. 2, 1850

D. 104-92, 1992 G.O. 2, 1135

Décision 98-11-04, 1998 G.O. 2, 6122

L.Q. 2008, c. 11, a. 212