A-12, r. 8 - Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration de l’Ordre des agronomes du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre A-12, r. 8

Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration de l’Ordre des agronomes du Québec

Loi sur les agronomes

(chapitre A-12, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. b).

SECTION I INTERPRÉTATION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement régit l’élection du président et du vice-président de l’Ordre des agronomes du Québec.

Décision 94-11-02, a. 1.

2. Les articles 6 et 7 du Code de procédure civile (chapitre C-25) relatifs aux jours non juridiques s’appliquent au présent règlement.

Décision 94-11-02, a. 2.

SECTION II FONCTION DU SECRÉTAIRE ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

3. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement; il surveille notamment le déroulement du vote.

Décision 94-11-02, a. 3.

4. Lorsque, entre le soixantième jour précédant la date de clôture du scrutin et le dixième jour suivant cette date, le secrétaire est candidat à l’élection, est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie ou refuse d’agir, il est remplacé par la personne désignée par le comité exécutif. Cette personne, dûment assermentée, assume, aux fins de l’élection, tous les droits et obligations du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision 94-11-02, a. 4.

5. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs et 3 scrutateurs suppléants parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration, ni employés de celui-ci.

Un scrutateur suppléant remplace un scrutateur lorsque ce dernier est candidat à l’élection ou empêché d’agir le jour du dépouillement du vote.

Décision 94-11-02, a. 5.

SECTION III CLÔTURE DU SCRUTIN

6. La clôture du scrutin est fixée au 12 mai à 14 h ou, s’il s’agit d’un jour non juridique, à 14 h le premier jour juridique suivant. Les bulletins de vote doivent être reçus au siège avant la clôture du scrutin.

Décision 94-11-02, a. 6; Décision 2004-12-16, a. 1.

SECTION IV ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT ET DU VICE-PRÉSIDENT

7. Le secrétaire déclare élus aux postes de président et de vice-président les candidats qui ont obtenu le plus de votes à chacun de ces postes.

Au cas d’égalité des voix à l’un de ces postes, le secrétaire procède immédiatement à un tirage au sort pour déterminer lequel des candidats est élu.

Les candidats déclarés élus entrent en fonction dès qu’ils sont déclarés élus.

Décision 94-11-02, a. 7.

SECTION V DURÉE DES MANDATS

8. Le président et le vice-président sont élus pour un mandat de 2 ans.

Décision 94-11-02, a. 8.

SECTION VI FORMALITÉS PRÉALABLES AU VOTE

9. Entre le quatre-vingt-dixième et le soixante-quinzième jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre un avis indiquant la date de clôture du scrutin et les conditions requises pour être candidat et voter conformément au Code des professions (chapitre C-26) ainsi qu’un bulletin de présentation analogue à celui apparaissant à l’annexe I et à l’annexe II.

Décision 94-11-02, a. 9; Décision 2004-12-16, a. 2.

10. Le bulletin de présentation d’un candidat doit être analogue à celui apparaissant à l’annexe I ou à l’annexe II, selon le cas et signé par la personne qui pose sa candidature et doit également être signé par 5 membres de l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 10.

11. Un membre ne peut signer plus d’un bulletin de présentation pour chacun des postes à pourvoir.

Décision 94-11-02, a. 11.

12. Une signature apparaissant sur plus d’un bulletin de présentation pour chaque poste à pourvoir est rayée de tous les bulletins.

Décision 94-11-02, a. 12.

13. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation qui est complet et qui lui est remis au moins 40 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin. Il remet alors au candidat un accusé de réception analogue à celui apparaissant à l’annexe III qui fait preuve de la candidature. L’heure limite pour la réception des bulletins de présentation, le dernier jour où ils peuvent être reçus par le secrétaire, est fixée à 14 h.

Le candidat doit aussi fournir les documents prévus à l’article 14 dans le même délai.

Décision 94-11-02, a. 13; Décision 2004-12-16, a. 3.

14. En plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire de l’Ordre transmet à chacun des membres ayant droit de vote les documents suivants, pour chaque candidat au poste de président et de vice-président:

1°  une déclaration de candidature comprenant une présentation du programme électoral du candidat et comportant au plus 500 mots, ainsi qu’une photographie récente du candidat, mesurant au plus 50 mm par 70 mm;

2°  un bref curriculum vitae;

3°  un avis analogue à celui apparaissant à l’annexe IV informant l’électeur sur la façon de voter et d’utiliser les enveloppes ainsi que la fiche d’identification de l’électeur, de l’heure et de la date limites où les enveloppes doivent être reçues à l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 14; Décision 2004-12-16, a. 4.

15. Le bulletin de vote au poste de président et de vice-président doit être analogue à celui apparaissant à l’annexe V et à l’annexe VI. Il doit être certifié par le secrétaire et être imprimé sur le papier officiel de l’Ordre et contenir les renseignements suivants:

1°  le nom et le logo de l’Ordre;

2°  l’année de l’élection;

3°  les prénoms et noms des candidats dans l’ordre alphabétique des noms.

La certification du bulletin de vote peut se faire par fac-similé de la signature du secrétaire.

Décision 94-11-02, a. 15; Décision 97-06-19, a. 1.

16. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote à un membre qui a détérioré, maculé, raturé ou perdu son bulletin de vote ou qui ne l’a pas reçu et qui atteste ce fait au moyen de la formule de serment apparaissant à l’annexe VII.

Le secrétaire de l’Ordre transmet le nouveau bulletin de vote par le moyen le plus rapide. Le nouveau bulletin doit être reçu au siège avant la clôture du scrutin, conformément à l’article 6.

Décision 94-11-02, a. 16; Décision 2004-12-16, a. 5.

SECTION VII LE VOTE

17. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure correspondante. Il insère la fiche d’identification de l’électeur dans l’enveloppe extérieure qu’il cachette également. Il la transmet ensuite au secrétaire de l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 17; Décision 2004-12-16, a. 6.

18. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire enregistre les noms des électeurs. Sans les ouvrir, le secrétaire appose sur ces enveloppes la date et l’heure de leur réception et ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 94-11-02, a. 18.

SECTION VIII OPÉRATIONS CONSÉCUTIVES AU VOTE

19. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

En plus du secrétaire, les scrutateurs ont droit d’assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 94-11-02, a. 19.

20. Le secrétaire et les scrutateurs prêtent le serment d’office et de discrétion prévu à l’annexe VIII.

Décision 94-11-02, a. 20.

21. Après la clôture du scrutin et au plus tard le dixième jour suivant cette date, le secrétaire procède au dépouillement du vote au siège de l’Ordre en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Les scrutateurs et les candidats ou leurs représentants sont convoqués pour cette fin par le secrétaire au moyen d’un avis écrit expédié au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 94-11-02, a. 21.

22. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou à la loi ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas membres de l’Ordre le quarante-cinquième jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 94-11-02, a. 22.

23. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, pour une élection à un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 94-11-02, a. 23.

24. Le secrétaire de l’Ordre ouvre chacune des enveloppes extérieures jugées conformes et en retire l’enveloppe intérieure sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre et, le cas échéant, celle sur laquelle se trouvent écrits les mots «BULLETIN DE VOTE VICE-PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre. Puis il dispose, sans les détruire, des enveloppes extérieures ainsi que des fiches d’identification de l’électeur, de façon à éviter que ces documents puissent être associés aux enveloppes intérieures ou à leur contenu. Le secrétaire de l’Ordre rejette, sans les ouvrir, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur de même que les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures. Il rejette également les enveloppes qui n’étaient pas accompagnées de la fiche d’identification de l’électeur dûment identifiée en lettres moulées et signée par ce dernier.

Décision 94-11-02, a. 24; Décision 2004-12-16, a. 7.

25. Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Il rejette un bulletin de vote:

1°  qui contient plus de marques que le nombre de postes à pourvoir;

2°  qui n’est pas certifié par le secrétaire ou qui n’a pas été fourni par lui;

3°  qui porte une marque permettant d’identifier l’électeur;

4°  qui a été marqué ailleurs que dans le ou les carrés réservés à l’exercice du droit de vote;

5°  qui n’a pas été marqué;

6°  sur lequel le votant s’est exprimé autrement que de la manière prévue à l’article 71 du Code;

7°  qui est détérioré, maculé ou raturé.

Décision 94-11-02, a. 25.

26. Aucun bulletin de vote ne doit être rejeté pour le seul motif que la marque inscrite dans l’un des carrés dépasse le carré réservé à l’exercice du droit de vote.

Décision 94-11-02, a. 26.

27. Le secrétaire considère toute contestation soulevée au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement.

Décision 94-11-02, a. 27.

28. La décision du secrétaire quant à la validité d’un bulletin de vote est finale et sans appel.

Décision 94-11-02, a. 28.

29. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé du scrutin analogue à celui apparaissant à l’annexe IX pour l’élection du président et, le cas échéant, pour l’élection du vice-président.

Décision 94-11-02, a. 29.

30. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes et les fiches d’identification y compris celles rejetées conformément au présent règlement.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Ces enveloppes sont conservées pendant une période de 6 mois après laquelle le secrétaire peut en disposer.

Décision 94-11-02, a. 30; Décision 2004-12-16, a. 8.

31. Dans les 24 heures suivant le dépouillement du vote, le secrétaire avise chacun des candidats du résultat de l’élection.

Le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats. En outre, il doit soumettre une copie de ce relevé à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle des membres qui suivent l’élection.

Décision 94-11-02, a. 31.

SECTION IX DISPOSITIONS FINALES

32. Le présent règlement remplace le Règlement sur les modalités d’élection au Bureau de l’Ordre des agronomes du Québec (R.R.Q., 1981, c. A-12, r. 8).

Décision 94-11-02, a. 32.

33. (Omis).

Décision 94-11-02, a. 33.

ANNEXE I

(a. 9)

BULLETIN DE PRÉSENTATION POUR L’ÉLECTION DU PRÉSIDENT

Nous, soussignés, membres en règle de l’Ordre des agronomes du Québec proposons comme candidat à la prochaine élection du président de l’Ordre des agronomes du Québec:

(nom) ______________________________

(adresse) ______________________________

______________________________

______________________________

---

Nom et prénom du membre Numéro de permis Date Signature du membre

---

---

---

---

---

---

Je, ______________________________ proposé dans le bulletin de présentation ci-dessus, consens à être candidat au poste de président de l’Ordre des agronomes du Québec.

Veuillez trouver sous pli:

• ma déclaration de candidature comprenant une présentation de mon programme électoral, comportant au plus 500 mots et dans laquelle j’ai intégré une photographie récente mesurant au plus 50 mm par 70 mm;

• mon curriculum vitae;

En foi de quoi, j’ai signé à __________________ ce ____ jour de __________(mois, année)__________

______________________________

(signature)

Décision 94-11-02, Ann. I; Décision 2004-12-16, a. 9.

ANNEXE II

(a. 9)

BULLETIN DE PRÉSENTATION POUR L’ÉLECTION DU VICE-PRÉSIDENT

Nous, soussignés, membres en règle de l’Ordre des agronomes du Québec proposons comme candidat à la prochaine élection du vice-président de l’Ordre des agronomes du Québec:

(nom) ______________________________

(adresse) ______________________________

______________________________

______________________________

---

Nom et prénom du membre Numéro de permis Date Signature du membre

---

---

---

---

---

---

Je, ______________________________ proposé dans le bulletin de présentation ci-dessus, consens à être candidat au poste de vice-président de l’Ordre des agronomes du Québec.

Veuillez trouver sous pli:

• ma déclaration de candidature comprenant une présentation de mon programme électoral, comportant au plus 500 mots et dans laquelle j’ai intégré une photographie récente mesurant au plus 50 mm par 70 mm;

• mon curriculum vitae;

En foi de quoi, j’ai signé à __________________ ce ____ jour de __________(mois, année)__________

______________________________

(signature)

Décision 94-11-02, Ann. II; Décision 2004-12-16, a. 9.

ANNEXE III

(a. 13)

ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU BULLETIN DE PRÉSENTATION AU POSTE DE PRÉSIDENT OU DE VICE-PRÉSIDENT DE L’ORDRE DES AGRONOMES DU QUÉBEC

(date) ______________________________

M. ______________________________

______________________________

______________________________

M. ______________________________

Nous accusons réception de votre bulletin de présentation pour l’élection au poste de _______________ de l’Ordre des agronomes du Québec.

La clôture du scrutin est fixée à 14 h, le: __________(date)__________

Les bulletins de vote doivent être reçus au siège avant la clôture du scrutin.

Le dépouillement du vote aura lieu à __________(heure)__________ le __________(date)__________

Veuillez agréer, M. ______________________________, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Le secrétaire,

______________________________

Décision 94-11-02, Ann. III; Décision 2004-12-16, a. 9.

ANNEXE IV

(a. 14)

AVIS INFORMANT L’ÉLECTEUR:

• SUR LA FAÇON DE VOTER ET D’UTILISER LES ENVELOPPES

• SUR LA FAÇON D’UTILISER LA FICHE D’IDENTIFICATION DE L’ÉLECTEUR

• DE L’HEURE ET DE LA DATE LIMITE OÙ LES ENVELOPPES DOIVENT ÊTRE REÇUES À L’ORDRE

(date) ______________________________

À TOUS LES MEMBRES DE L’ORDRE DES AGRONOMES DU QUÉBEC

Madame,

Monsieur,

Tel que mentionné à l’article 14 du Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration de l’Ordre des agronomes du Québec (chapitre A-12, r. 8), vous trouverez sous pli (le cas échéant) la déclaration de candidature, la photo ainsi que le curriculum vitae des candidats aux postes de l’Ordre, la fiche d’identification de l’électeur, le bulletin de vote ainsi que les enveloppes nécessaires à cette élection. Vous pouvez voter pour autant de candidats qu’il y a de postes à pourvoir.

Après avoir voté, vous insérez votre bulletin dans l’enveloppe identifiée à cet effet, soit «BULLETIN DE VOTE – PRÉSIDENT» ou «BULLETIN DE VOTE – VICE-PRÉSIDENT». Vous placez ensuite cette enveloppe ou ces 2 enveloppes dans celle identifiée «Élection» et finalement, vous inscrivez votre nom en lettres moulées puis signez la fiche d’identification de l’électeur.

Il est très important:

• que toutes vos enveloppes soient cachetées, car autrement elles seront rejetées;

• de n’inclure que votre bulletin de vote dans les enveloppes car celles qui seront rejetées ne seront pas ouvertes;

• d’inclure la fiche d’identification de l’électeur dans l’enveloppe de retour.

Nous vous rappelons que la clôture du scrutin est fixée à 14 h, le __________(date)__________

Le dépouillement du vote aura lieu à __________(heure)__________ le __________(date)__________

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Le secrétaire,

______________________________

Décision 94-11-02, Ann. IV; Décision 2004-12-16, a. 9.

ANNEXE V

(a. 15)

BULLETIN DE VOTE AU POSTE DE PRÉSIDENT

BULLETIN DE VOTE

Année: ______________________________

Candidats proposés pour le poste de PRÉSIDENT

______________________________________________________________________________ □

______________________________________________________________________________ □

______________________________________________________________________________ □

Clôture de scrutin: à 14 h, le __________(date)__________.

______________________________

Le secrétaire

Décision 94-11-02, Ann. V.

ANNEXE VI

(a. 15)

BULLETIN DE VOTE AU POSTE DE VICE-PRÉSIDENT

BULLETIN DE VOTE

Année: ______________________________

Candidats proposés pour le poste de VICE-PRÉSIDENT

______________________________________________________________________________ □

______________________________________________________________________________ □

______________________________________________________________________________ □

Clôture de scrutin: à 14 h, le __________(date)__________.

______________________________

Le secrétaire

Décision 94-11-02, Ann. VI.

ANNEXE VII

(a. 16)

SERMENT ATTESTANT QU’UN BULLETIN DE VOTE A ÉTÉ DÉTÉRIORÉ, MACULÉ, PERDU OU NON REÇU

(date) ______________________________

Je soussigné, ______________________________ membre en règle de l’Ordre des agronomes du Québec déclare sous serment avoir (détérioré, maculé, perdu ou non reçu) mon bulletin de vote pour l’élection au poste de ______________________________ (président ou vice-président) de l’Ordre des agronomes du Québec et un autre bulletin de vote m’a été remis par le secrétaire de l’Ordre.

En foi de quoi, j’ai signé à _______________, ce _____ jour de __________(mois, année)__________.

______________________________

Signature du membre

Déclaré devant moi, à _________________ ce _____ jour de __________(mois, année)__________.

______________________________

Commissaire à l’assermentation pour le district judiciaire de __________

______________________________

Signature du secrétaire

Décision 94-11-02, Ann. VII.

ANNEXE VIII

(a. 20)

SERMENT D’OFFICE ET DE DISCRÉTION

Je, ______________________________ déclare sous serment sur mon honneur que je remplirai les devoirs de ma charge, avec honnêteté, impartialité et justice, et que je ne recevrai, (à part mon traitement qui m’est alloué par l’Ordre des agronomes du Québec, le cas échéant), aucune somme d’argent ou considération quelconque pour ce que j’ai fait ou pourrai faire, dans l’exécution des devoirs de ma charge, dans le but de favoriser directement ou indirectement un candidat.

De plus, je déclare sous serment que je ne révélerai et ne ferai connaître, sans y être autorisé par la loi, le nom du candidat pour qui une personne a voté, si ce renseignement parvient à ma connaissance à l’occasion du dépouillement du vote.

En foi de quoi, j’ai signé à _______________, ce _____ jour de __________(mois, année)__________

______________________________

Signature du membre

Déclaré devant moi, à _________________ ce _____ jour de __________(mois, année)__________.

______________________________

Commissaire à l’assermentation pour le district judiciaire de __________

______________________________

Signature du secrétaire

Décision 94-11-02, Ann. VIII.

ANNEXE IX

(a. 29)

RELEVÉ DU SCRUTIN

Élection au poste de (président ou vice-président) de l’Ordre des agronomes du Québec.

Nombre d’électeurs ______________________________

---

Nombre de bulletins valides

---

Nombre de bulletins rejetés

---

Nombre d’enveloppes extérieures rejetées

---

Nombre d’enveloppes intérieures rejetées

---

TOTAL:

---

Nombre de bulletins déposés pour

---

Nombre de bulletins déposés pour

---

Nombre de bulletins déposés pour

---

Nombre de bulletins déposés pour

---

Signature des scrutateurs: ______________________________

______________________________

______________________________

Donné sous mon seing, à _________________ ce _____ jour de __________(mois, année)__________.

Le secrétaire d’élection,

______________________________

Signature

Décision 94-11-02, Ann. IX.

RÉFÉRENCES

Décision 94-11-02, 1994 G.O. 2, 6626

Décision 97-06-19, 1997 G.O. 2, 4702

Décision 2004-12-16, 2005 G.O. 2, 35

L.Q. 2008, c. 11, a. 212