S-5, r. 4 - Règlement sur les locations d’immeubles des établissements publics et des conseils régionaux

Updated to 1 September 2012

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chapitre S-5, r. 4

Règlement sur les locations d’immeubles des établissements publics et des conseils régionaux

Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris

(chapitre S-5, a. 173.1 et 173.2).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Application: Les dispositions du présent règlement s’appliquent à un conseil régional et à un établissement public visés dans la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5).

C.T. 171346, a. 1.

2. Interprétation: Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

1°  «avis de recherches public»: un avis publié dans au moins 1 journal décrivant de façon sommaire la localisation et les caractéristiques techniques des espaces recherchés et demandant des propositions de location;

2°  «avis de recherches sur invitation»: un avis adressé personnellement à au moins 3 propriétaires d’immeubles les invitant à soumettre des propositions de location;

3°  «contrat de location d’immeuble»: un contrat par lequel est acquis le droit de jouissance ou d’occupation d’un immeuble pendant un certain temps moyennant un loyer;

4°  «Guide de gestion»: le document intitulé «Guide sur la gestion des locations d’immeubles dans le secteur de la santé et des services sociaux» et faisant partie du Répertoire des normes et pratiques de gestion publié par le ministère de la Santé et des Services sociaux, dans lequel sont consignés les formules types de contrat ou autres documents standards édictés suivant l’article 173.2 de la Loi pour l’application du présent règlement;

5°  «immeuble public ou parapublic»: un immeuble occupé par ou propriété du Gouvernement du Québec, de l’un de ses organismes, d’un organisme sans but lucratif du secteur de la santé et des services sociaux, y compris ceux mentionnés à l’article 1, d’un organisme sans but lucratif du secteur de l’éducation, d’une municipalité, d’une communauté métropolitaine ou d’une municipalité régionale de comté;

6°  «requérant»: la personne morale visée dans l’article 1 qui recherche des espaces à louer pour ses propres fins.

C.T. 171346, a. 2.

3. Projet de location d’espaces: Un établissement public qui, pour la poursuite de ses activités, désire prendre à bail un immeuble ou renouveler un contrat de location d’immeuble et obtenir l’autorisation requise en vertu de l’article 72 de la Loi doit d’abord soumettre son projet de location d’espaces au conseil régional concerné pour évaluation et approbation.

Tout projet de location d’espaces par un conseil régional doit d’abord être soumis au ministre pour évaluation et approbation.

C.T. 171346, a. 3.

4. Contenu du projet: Le projet de location d’espaces soumis par un requérant doit fournir les motifs justifiant le projet et indiquer clairement tous les détails du programme envisagé. Il doit notamment:

1°  spécifier, le cas échéant, qu’il s’agit d’une nouvelle demande de location d’espaces pour les besoins du requérant ou, dans le cas du renouvellement d’un bail ou d’un changement d’immeuble loué, préciser si la location projetée implique une augmentation de la superficie totale louée ou occupée par le requérant;

2°  fournir une estimation de la superficie totale de la location projetée et indiquer la durée de location recherchée;

3°  démontrer que les besoins d’espaces du requérant ont été établis suivant les normes d’attribution d’espaces prévues dans le Guide de gestion;

4°  évaluer le coût annuel du loyer à payer et indiquer son mode de financement ainsi que, le cas échéant, celui des dépenses supplémentaires d’équipement ou de fonctionnement des activités du requérant;

5°  indiquer les accords de principe déjà reçus du conseil régional ou du ministre, selon le cas, quant à la programmation des activités du requérant sous-jacentes à son projet de location d’espaces;

6°  faire état des recherches effectuées quant à la disponibilité d’un immeuble public ou parapublic pouvant répondre aux besoins du requérant ou, à cette fin, demander au conseil régional ou au ministre, selon le cas, de lui faire part de la situation à cet égard.

C.T. 171346, a. 4.

5. Confirmation du projet: Le requérant ne peut entreprendre quelque démarche ou engager quelque dépense pour la recherche de locaux avant d’avoir reçu du conseil régional ou du ministre, selon le cas prévu à l’article 3, confirmation écrite que son projet de location d’espaces a été dûment approuvé.

Le projet de location d’espaces doit être exécuté en conformité avec les dispositions de l’approbation obtenue; s’il ne peut l’être, le requérant doit suspendre les opérations et soumettre un projet modifié aux fins d’obtenir une nouvelle approbation du conseil régional ou du ministre, selon le cas.

C.T. 171346, a. 5.

6. Approbation supplémentaire requise: Outre l’approbation du conseil régional concerné, un établissement public doit également obtenir l’approbation préalable écrite du ministre à son projet de location d’espaces dans les cas suivants:

1°  lorsque la durée de location recherchée est supérieure à 10 ans;

2°  lorsque, en raison de circonstances exceptionnelles ou de besoins particuliers de l’établissement public, les formules types de contrat, les normes d’attribution d’espaces ou les autres documents standards du Guide de gestion ne peuvent être utilisés ou appliqués ou doivent être adaptés pour conclure le contrat de location d’immeuble;

3°  lorsque l’établissement public occupe déjà des espaces dans un immeuble public ou parapublic et qu’il propose de se relocaliser ailleurs que dans un autre immeuble public ou parapublic;

4°  lorsque le projet de location constitue une nouvelle demande de location d’espaces pour les besoins du requérant ou lorsque, dans le cas du renouvellement d’un bail ou d’un changement d’immeuble loué, la location projetée implique une augmentation de la superficie totale louée ou occupée par le requérant.

C.T. 171346, a. 6.

SECTION II PROCÉDURES ET CONDITIONS DES LOCATIONS

7. Propositions: Un requérant doit, pour conclure un contrat de location d’immeuble, solliciter des propositions par avis de recherches public, sauf dans les cas suivants:

1°  lorsqu’il s’agit de la location d’espaces dans un immeuble public ou parapublic;

2°  lorsque, à l’approche de l’expiration d’un contrat de location à durée fixe, le requérant désire continuer d’occuper les lieux et négocier les modalités d’un nouveau contrat pourvu qu’il utilise la formule type de contrat édictée, le cas échéant, pour le genre de location en cause;

3°  lorsqu’il s’agit de la location d’une superficie additionnelle dans un immeuble dont une partie est déjà louée par le requérant;

4°  lorsqu’il s’agit de la location d’espaces de stationnement;

5°  lorsqu’il s’agit d’une location obtenue conformément à l’article 8;

6°  lorsqu’il s’agit d’un contrat de location de biens et de services d’un pavillon. Le centre d’hébergement doit, pour ce faire, utiliser la formule de contrat faisant partie du Répertoire des normes et pratiques de gestion publié par le ministère de la Santé et des Services sociaux;

7°  lorsqu’il s’agit d’un cas d’urgence où la sécurité des personnes ou des biens est compromise et que tout délai occasionné pour l’obtention de propositions serait préjudiciable au requérant pourvu, toutefois, que la durée originale du contrat de location n’excède pas 1 an.

C.T. 171346, a. 7.

8. Propositions sur invitation: Un requérant peut, pour conclure un contrat de location d’immeuble, procéder par avis de recherches sur invitation dans les cas suivants:

1°  lorsqu’il s’agit de la location d’une superficie inférieure à 300 m2;

2°  lorsqu’il s’agit de la location d’un local d’habitation destiné à être occupé par un foyer de groupe;

3°  lorsqu’il s’agit de la location d’espaces pour un service d’apprentissage aux habitudes de travail d’au plus 1 000 m2.

Dans ces cas, l’utilisation des documents visés dans l’article 11 devient facultative.

C.T. 171346, a. 8.

9. Publicité: L’avis de recherches public est publié dans au moins 1 quotidien circulant dans la région où est situé l’immeuble recherché.

C.T. 171346, a. 9.

10. Contenu de l’avis de recherches: L’avis de recherches public ou, selon le cas, l’avis de recherches sur invitation doit contenir, au moins, les dispositions et les renseignements suivants:

1°  le nom du requérant;

2°  le périmètre de recherche, à savoir la délimitation territoriale à l’intérieur de laquelle les espaces requis doivent être situés;

3°  la superficie requise et les autres caractéristiques techniques des espaces recherchés;

4°  la date d’occupation prévue et la durée de location désirée;

5°  l’endroit où l’on peut examiner ou obtenir les documents et les renseignements nécessaires à la préparation de la proposition;

6°  les conditions requises pour obtenir les documents nécessaires à la préparation de la proposition;

7°  le lieu ainsi que la date et l’heure limites fixés pour le dépôt et l’ouverture des propositions;

8°  la mention que les propositions présentées doivent être valides, à compter de la date d’ouverture des propositions, pour la période minimale indiquée par le requérant;

9°  la mention que le requérant ne s’engage à accepter ni la plus basse ni aucune autre des propositions présentées.

C.T. 171346, a. 10.

11. Documents remis: Sont remis aux proposants éventuels les documents suivants:

1°  la liste des documents fournis;

2°  la copie du texte de l’avis de recherches;

3°  les instructions aux proposants;

4°  la formule de proposition;

5°  la formule de renseignements concernant le proposant;

6°  la formule de bail à utiliser;

7°  tout autre document se rapportant à la proposition, notamment les autres spécifications techniques exigées par le requérant.

Les formules qui doivent être remises par le requérant en vertu des paragraphes 4 à 6 du premier alinéa sont celles prévues dans le Guide de gestion.

C.T. 171346, a. 11.

12. Instructions aux proposants: Les instructions aux proposants doivent indiquer la manière de remplir la formule de proposition et les documents requis à son appui ainsi que la procédure à suivre par le proposant.

De plus, elles doivent donner avis de toutes les dispositions mentionnées à l’annexe I, lesquelles constituent des conditions essentielles à la recevabilité d’une proposition lors de l’ouverture des propositions ou à son acceptation subséquente aux fins d’adjudication du contrat.

C.T. 171346, a. 12.

13. Délai de réception: Le délai pour la réception des propositions est calculé à compter de la date de la première publication de l’avis de recherches public ou de la date de l’avis de recherches sur invitation, selon le cas, et il ne peut être inférieur à 14 jours.

Toutefois, la date de réception des propositions peut être reportée moyennant un avis donné de la même façon que l’avis de recherches et avant l’expiration du délai fixé.

C.T. 171346, a. 13.

14. Ouverture des propositions: L’ouverture des propositions doit suivre immédiatement l’heure limite fixée pour la réception des propositions, à moins d’indication contraire prévue dans l’avis de recherches.

C.T. 171346, a. 14.

15. Personnes présentes: Toutes les propositions reçues relativement à un même avis de recherches doivent être ouvertes publiquement, en présence de 2 témoins, par le représentant du requérant.

C.T. 171346, a. 15.

16. Lecture des propositions: Lors de l’ouverture de chacune des propositions, le représentant du requérant constate d’abord si les conditions exigées pour sa recevabilité conformément aux dispositions de l’annexe I ont été respectées et, sinon, la rejette sur le champ comme étant irrecevable en indiquant, à haute voix, l’irrégularité constatée. Si les conditions ont été respectées, le représentant du requérant fait alors lecture, à haute voix, du nom du proposant et du montant total de sa proposition.

Lorsque la lecture de toutes les propositions recevables est terminée, le représentant du requérant fait état du nombre total de propositions qui, sous réserve de vérifications ultérieures quant à leur conformité, sont retenues pour étude par le requérant.

Ces constatations doivent être consignées à un procès-verbal mentionnant le nom des témoins.

C.T. 171346, a. 16.

17. Études des propositions: Les propositions jugées recevables suite à un avis de recherches sont étudiées par le requérant en tenant compte, notamment, des critères suivants:

1°  la localisation de l’immeuble offert à l’intérieur du périmètre déterminé dans l’avis de recherches;

2°  la localisation de la superficie offerte dans l’édifice concerné;

3°  l’accessibilité des locaux proposés aux personnes handicapées;

4°  le coût du loyer annuel et de ses différentes composantes;

5°  le coût détaillé et la description des aménagements locatifs et les modalités de leur financement;

6°  la conformité de l’immeuble aux exigences et normes applicables en matière de sécurité, de salubrité, d’hygiène et de fonctionnement;

7°  la satisfaction des exigences particulières inhérentes au projet du requérant.

C.T. 171346, a. 17.

18. Choix d’une proposition: La décision de retenir l’une des propositions étudiées pour fins d’adjudication du contrat de location d’immeuble doit être motivée par le requérant et être consignée dans une résolution de son conseil d’administration. Copie de cette résolution doit être transmise au conseil régional concerné et au ministre sur demande.

Le requérant ne peut, pour les fins de l’adjudication du contrat de location d’immeuble, accepter une proposition autre que la plus basse proposition conforme à moins que, pour des motifs sérieux apparaissant dans la résolution de son conseil d’administration, il ne justifie le choix d’une autre proposition conforme.

Dans tous les cas, l’acceptation d’une proposition par le requérant doit être soumise à l’approbation du conseil régional concerné, dans les cas d’un établissement public, ou à l’approbation du ministre, dans le cas d’un conseil régional.

La confirmation écrite de l’approbation requise doit être obtenue par le requérant avant de procéder à la signature du contrat de location d’immeuble.

C.T. 171346, a. 18.

19. Approbation supplémentaire requise: Outre l’approbation du conseil régional concerné, l’acceptation d’une proposition par un établissement public doit également être soumise à l’approbation écrite du ministre dans les cas suivants:

1°  lorsque la proposition retenue n’est pas la plus basse proposition conforme;

2°  lorsqu’il s’agit d’une proposition obtenue en vertu d’un projet de location d’espaces visé au paragraphe 1, 2 ou 3 de l’article 6;

3°  lorsque, suite à un avis de recherches sur invitation, une seule proposition conforme a été obtenue.

C.T. 171346, a. 19.

SECTION III DISPOSITIONS FINALES

20. (Omis).

C.T. 171346, a. 20.

21. (Périmé).

C.T. 171346, a. 21.

22. (Omis).

C.T. 171346, a. 22.

ANNEXE I

(a. 12)

DISPOSITIONS DONT LA MENTION EST OBLIGATOIRE DANS LES INSTRUCTIONS AUX PROPOSANTS

SECTION I

CONDITIONS ESSENTIELLES À LA RECEVABILITÉ D’UNE PROPOSITION

1. Le proposant doit présenter sa proposition sur les documents remis par le requérant ou sur toute reproduction exacte de ces documents lesquels doivent être remplis avec clarté et exactitude et dûment signés aux endroits prévus à cette fin par la ou les personnes autorisées à cet effet.

2. Sauf si le proposant est une personne physique faisant affaires seule sous son propre nom et qui signe elle-même les documents de proposition, l’autorisation de signer les documents doit accompagner la proposition et être constatée, selon le cas:

1° dans une copie certifiée de la résolution de la personne morale à cet effet si le proposant est une personne morale;

2° dans le cas où le proposant est une société, une procuration autorisant la signature doit aussi être fournie lorsque les documents de proposition n’ont pas été signés par tous les associés;

3° dans une procuration notariée désignant la personne autorisée à signer, s’il s’agit d’une personne physique faisant affaires seule sous son propre nom qui n’a pas signé elle-même les documents de proposition.

3. Les coûts annuels du prix de base, des travaux d’aménagement, des taxes estimées, des frais d’exploitation et de l’entretien ménager, lorsque ces derniers ne sont pas inclus dans les frais d’exploitation, de même que le loyer total de départ doivent être indiqués sur la formule de proposition.

4. Le loyer total de départ, sans le coût estimé des taxes, doit également être indiqué sur la formule de proposition aux fins de déterminer la plus basse proposition.

5. Les ratures ou corrections apportées aux montants de la proposition doivent être initialées par la ou les personnes qui ont signé la proposition.

6. Les documents doivent être rédigés dans la langue officielle du Québec.

7. Le requérant n’accepte de recevoir aucune proposition après la date et l’heure fixées dans la demande de propositions ou, si la réception en est retardée, après celles qui sont précisées dans l’avis adressé aux proposants.

8. Toute autre condition indiquée comme essentielle dans les instructions aux proposants, avec mention spécifique que le défaut de s’y conformer entraîne l’irrecevabilité de la proposition, doit être remplie par le proposant.

SECTION II

CONDITIONS ESSENTIELLES À L’ACCEPTATION D’UNE PROPOSITION

9. La proposition ne doit pas être accompagnée de conditions ou de restrictions.

10. Sous réserve des dispositions relatives à la recevabilité, les erreurs ou omissions en regard des documents de proposition n’entraînent pas le rejet de la proposition à condition que le proposant les corrige au besoin à la satisfaction du requérant dans les 10 jours suivant l’ouverture des propositions et que ces corrections n’entraînent pas une augmentation des prix soumis.

11. L’analyse des propositions ne peut avoir pour effet qu’un proposant, autre que celui ayant la plus basse proposition lors de l’ouverture des propositions, le devienne en raison de la correction d’une erreur dans sa proposition dont l’effet tend à en réduire le prix global.

12. Une proposition est sans effet à l’expiration de la période indiquée dans l’avis de recherches, sauf sur acceptation écrite des parties d’accorder un délai additionnel de validité.

C.T. 171346, Ann. I.

RÉFÉRENCES

C.T. 171346, 1989 G.O. 2, 4512

L.Q. 1992, c. 21, a. 355

A.M. 93-03, 1993 G.O. 2, 6678