P-32, r. 2 - Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen

Updated to 5 October 2017

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chapitre P-32, r. 2

Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen

Loi sur le Protecteur du citoyen

(chapitre P-32, a. 35.2).

ATTENDU QUE le Protecteur du citoyen n’est pas assujetti à la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), en vertu de l’article 5 de cette loi;

ATTENDU QUE le Protecteur du citoyen adhère par ailleurs aux principes et aux règles inscrits à la Loi sur les contrats des organismes publics et aux règlements adoptés en vertu de cette loi;

ATTENDU QUE le Protecteur du citoyen peut, en vertu de l’article 35.2 de la Loi sur le Protecteur du citoyen (chapitre P-32), déterminer par règlement les conditions des contrats qu’il peut conclure;

Le Protecteur du citoyen adopte le présent Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen.

Décision 1927, préambule.

CHAPITRE I OBJET, CHAMP D’APPLICATION ET DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision 1927, c. I.

1. Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions des contrats que le Protecteur du citoyen peut conclure avec un contractant qui est une personne morale de droit privé, une société en nom collectif, en commandite ou en participation ou une personne physique qui exploite une entreprise individuelle.

Il a également pour objet de déterminer certaines conditions applicables aux sous-contrats qui sont rattachés, directement ou indirectement, à un contrat visé au premier alinéa.

En outre, il a pour objet de déterminer certaines conditions applicables à tout autre contrat rattaché à un contrat ou à un sous-contrat visé au premier ou au deuxième alinéa.

Décision 1927, a. 1.

2. Les conditions déterminées par le présent règlement visent à promouvoir:

1°  la confiance du public dans les marchés publics;

2°  l’intégrité des concurrents;

3°  la transparence dans les processus contractuels;

4°  le traitement intègre et équitable des concurrents;

5°  la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres du Protecteur du citoyen;

6°  la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tienne compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d’environnement;

7°  la mise en oeuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la portée couvre la prestation de services, la fourniture de biens ou les travaux de construction requis par le Protecteur du citoyen;

8°  la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité du Protecteur du citoyen et sur la bonne utilisation des fonds publics.

Décision 1927, a. 2.

3. Le présent règlement s’applique aux contrats suivants conclus par le Protecteur du citoyen:

1°  les contrats de service, incluant les contrats d’assurance de dommages, les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3) et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction;

2°  les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;

3°  les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;

4°  les contrats mixtes de travaux de construction et de services professionnels;

5°  les contrats de location d’immeubles, autres qu’une entente d’occupation conclue entre le Protecteur du citoyen et la Société québécoise des infrastructures, par lesquels sont acquis les droits d’occupation d’un immeuble pendant un certain temps moyennant un loyer;

6°  les contrats d’acquisition de biens ou de prestation de services en matière de technologies de l’information, lorsqu’ils cherchent à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage.

Décision 1927, a. 3.

4. Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats conclus dans le cadre d’une entente de coopération financée en tout ou en partie par un organisme de coopération internationale, si l’entente comporte des règles pour la conclusion de ces contrats.

Décision 1927, a. 4.

5. Tout contrat visé par le présent règlement doit être signé par le Protecteur du citoyen lui-même ou par une personne habilitée à signer en son nom, sauf mention expresse à l’effet contraire.

Décision 1927, a. 5.

6. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement du Québec en vertu de l’article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1).

Décision 1927, a. 6.

CHAPITRE II ADJUDICATION ET ATTRIBUTION DES CONTRATS

Décision 1927, c. II.

SECTION I CONTRATS SOUMIS À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES PUBLIC

Décision 1927, sec. I.

7. Le Protecteur du citoyen doit recourir à la procédure d’appel d’offres public prévue au chapitre III pour la conclusion des contrats comportant une dépense égale ou supérieure à:

1°  100 000 $ en matière de contrats de services ou de travaux de construction;

2°  25 000 $ en matière de contrats d’approvisionnement.

Décision 1927, a. 7.

8. Le Protecteur du citoyen ne peut scinder ou répartir les besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant du présent règlement.

Décision 1927, a. 8.

9. Le Protecteur du citoyen peut participer à un regroupement avec un organisme public au sens de l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), avec un organisme visé à l’article 5 de cette loi, ou avec une personne morale de droit public dont les conditions de conclusion de contrat diffèrent de celles du présent règlement. Dans un tel cas, les conditions applicables à cet appel d’offres sont celles auxquelles est assujetti l’organisme public ou la personne morale de droit public qui procède à l’appel d’offres.

Décision 1927, a. 9.

SECTION II CONTRATS POUVANT ÊTRE CONCLUS DE GRÉ À GRÉ

Décision 1927, sec. II.

10. Un contrat visé par le présent règlement comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7 peut être conclu de gré à gré dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1°  lorsqu’en raison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause;

2°  lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis;

3°  lorsqu’il s’agit d’une question de nature confidentielle ou protégée et qu’il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l’intérêt public;

4°  lorsque le Protecteur du citoyen estime qu’il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public;

5°  en matière de contrats de services juridiques;

6°  en matière de services financiers ou bancaires;

7°  en matière de contrat d’approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement;

8°  lorsque le Protecteur du citoyen estime, compte tenu des exigences particulières ou des délais, que la procédure d’appel d’offres prévue au présent règlement risque de compromettre le déroulement d’une intervention faite en vertu de la Loi sur le Protecteur du citoyen (chapitre P-32), de la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (chapitre P-31.1) ou de la Loi facilitant la divulgation d’actes répréhensibles à l’égard des organismes publics (chapitre D-11.1);

9°  lorsqu’il s’agit d’un contrat de services concernant l’engagement d’un enquêteur, d’un conciliateur, d’un négociateur, d’un médiateur, d’un arbitre, d’un médecin ou d’un dentiste en matière d’évaluation médicale liée à leur spécialité ou d’une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal;

10°  lorsqu’il s’agit d’un contrat de location d’immeuble ou qui concerne le renouvellement d’un tel contrat.

Dans tous les cas visés par le présent article et malgré l’article 5, le contrat doit être autorisé et signé par le Protecteur du citoyen lui-même qui doit en informer le Bureau de l’Assemblée nationale annuellement.

Décision 1927, a. 10.

SECTION III CONTRATS DONT LE MONTANT EST INFÉRIEUR AU SEUIL D’APPEL D’OFFRES PUBLIC

Décision 1927, sec. III.

11. L’adjudication ou l’attribution par le Protecteur du citoyen d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public identifié à l’article 7 doit être effectuée dans le respect des principes du présent règlement, notamment ceux énoncés à l’article 2.

Afin d’assurer la saine gestion d’un tel contrat, le Protecteur du citoyen doit notamment évaluer la possibilité, selon le cas:

1°  de procéder par appel d’offres public ou sur invitation;

2°  d’effectuer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels il fait appel ou de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants;

3°  de mettre en place des dispositions de contrôle relatives au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire qui s’y rattache, plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré;

4°  de se doter d’un mécanisme de suivi permettant d’assurer l’efficacité et l’efficience des procédures utilisées à l’égard de tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d’appel d’offres public.

Décision 1927, a. 11.

CHAPITRE III PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES PUBLIC

Décision 1927, c. III.

SECTION I DISPOSITION GÉNÉRALE

Décision 1927, sec. I.

12. La procédure d’appel d’offres public doit être réalisée conformément aux dispositions du présent chapitre et à celles du chapitre IV.

Toutefois, lorsque le Protecteur du citoyen procède à un appel d’offres public pour l’adjudication d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7, le délai de réception des soumissions prévu au paragraphe 9 du deuxième alinéa de l’article 13, l’exigence quant au lieu de l’établissement prévue au paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 15, le délai de transmission d’un addenda prévu au deuxième alinéa de l’article 20 et la composition du comité de sélection prévue au deuxième alinéa de l’article 42 peuvent différer.

De même, lorsqu’il s’agit d’un contrat visé au chapitre V, la procédure d’appel d’offres doit, lorsqu’applicable, tenir également compte des dispositions particulières prévues à ce chapitre.

Décision 1927, a. 12.

SECTION II APPEL D’OFFRES PUBLIC

Décision 1927, sec. II.

§ 1 . — Documents d’appel d’offres

Décision 1927, ss. 1.

13. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres identifié à l’article 6.

Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:

1°  l’identification du «Protecteur du citoyen»;

2°  la description sommaire des services, besoins ou travaux requis ainsi que, lorsqu’applicable, le lieu de livraison ou d’exécution;

3°  le cas échéant, la description sommaire des options;

4°  en matière de technologies de l’information, une mention selon laquelle un dialogue compétitif sera effectué, le cas échéant;

5°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

6°  l’endroit où obtenir des renseignements;

7°  une mention selon laquelle les documents d’appel d’offres ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

8°  le cas échéant, une mention selon laquelle les soumissions peuvent être transmises par voie électronique et que cette transmission ne peut s’effectuer que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres;

9°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions autres que les soumissions déposées à la suite d’un dialogue compétitif, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de diffusion de cet avis;

10°  le fait que le Protecteur du citoyen ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

Pour l’application du présent règlement, on entend par «option» une option de renouvellement ou une option concernant la prestation de services ou l’exécution de travaux supplémentaires de même nature que ceux initialement requis, l’acquisition de biens supplémentaires identiques à ceux initialement requis tenant compte, le cas échéant, de l’évolution technologique, offerts au même prix et destinés à répondre aux besoins visés au paragraphe 2 du deuxième alinéa.

Décision 1927, a. 13.

14. Le Protecteur du citoyen doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:

1°  la description des services, des besoins ou des travaux de construction et les modalités d’exécution ou de livraison, selon le cas;

2°  le cas échéant, la description des options;

3°  les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur et les conditions de conformité des soumissions;

4°  la liste des documents ou autres pièces exigés des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs;

5°  les modalités d’ouverture des soumissions;

6°  lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, les règles d’évaluation, incluant les critères retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif;

7°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication, les éléments sur lesquels le Protecteur du citoyen se fonde aux fins de l’ajustement des prix pour le calcul du coût total d’acquisition visé à l’article 48 ainsi que les modalités du dialogue compétitif en matière de technologies de l’information;

8°  le contrat à être signé;

9°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement ou d’une politique du Protecteur du citoyen établie en vertu de l’article 103.

Décision 1927, a. 14.

§ 2 . — Conditions d’admissibilité

Décision 1927, ss. 2.

15. Les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:

1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

2°  satisfaire aux exigences en matière d’intégrité prévues dans une politique de gestion contractuelle du Protecteur du citoyen adoptée en vertu de l’article 103 du présent règlement;

3°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

4°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, le Protecteur du citoyen peut rendre admissible, selon le cas, tout prestataire de services ou tout fournisseur qui n’a pas d’établissement au Québec au sens de ce paragraphe, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Le défaut d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.

Décision 1927, a. 15.

16. Le Protecteur du citoyen peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de sa part d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

Décision 1927, a. 16.

§ 3 . — Conditions de conformité

Décision 1927, ss. 3.

17. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:

1°  le non-respect de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions et, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, le non-respect de l’endroit prévu pour sa réception;

2°  l’absence du document constatant l’engagement du soumissionnaire ou du document relatif au prix soumis ou, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée sur l’un ou l’autre de ces documents;

3°  une soumission conditionnelle ou restrictive;

4°  dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le système électronique d’appel d’offres;

5°  le fait que le prix soumis et la démonstration de la qualité ne soient pas présentés séparément tel que l’exige le troisième alinéa des articles 25, 26 et 28, le cas échéant;

6°  lorsque l’appel d’offres comprend l’acquisition de biens soumis à des spécifications techniques ou à des essais de conformité, le non-respect des exigences requises à cet égard;

7°  en matière de travaux de construction, la présentation d’une garantie ne respectant pas la forme et les conditions exigées;

8°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

Les conditions de conformité doivent aussi indiquer que le dépôt par un prestataire de services de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres entraîne le rejet automatique de toutes ses soumissions. Pour l’application du présent alinéa, la transmission d’une même soumission par voie électronique et sur support papier est réputée être un dépôt de plusieurs soumissions.

Décision 1927, a. 17.

18. Les conditions de conformité doivent également indiquer que dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée, le fait de ne pas remédier à cette irrégularité dans les 2 jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par le Protecteur du citoyen entraîne le rejet de la soumission.

Une soumission transmise par voie électronique dans le délai fixé au premier alinéa pour remédier au défaut d’intégrité d’une soumission transmise antérieurement se substitue à cette dernière dès que son intégrité est constatée par le Protecteur du citoyen. Cette soumission est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Décision 1927, a. 18.

19. Les conditions de conformité doivent également indiquer qu’une soumission est non conforme et doit être rejetée, après autorisation du Protecteur du citoyen lui-même en application des dispositions de la section IV du chapitre IV, si elle comporte un prix anormalement bas.

Décision 1927, a. 19.

§ 4 . — Modification et obtention des documents d’appel d’offres

Décision 1927, ss. 4.

20. Le Protecteur du citoyen peut modifier ses documents d’appel d’offres au moyen d’un addenda transmis, selon le cas, aux fournisseurs, aux prestataires de services ou aux entrepreneurs concernés par l’appel d’offres.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

En outre, le Protecteur du citoyen peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de ne pas considérer une demande de précision formulée, selon le cas, par un fournisseur ou un prestataire de services, si cette demande lui est transmise moins de 2 jours ouvrables avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Décision 1927, a. 20.

21. Les documents d’appel d’offres et, le cas échéant, tout addenda les modifiant ne peuvent être obtenus que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

Décision 1927, a. 21.

§ 5 . — Transmission d’une soumission par voie électronique

Décision 1927, ss. 5.

22. La transmission d’une soumission par voie électronique ne peut être effectuée que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres.

Décision 1927, a. 22.

§ 6 . — Garanties en matière de contrats de travaux de construction

Décision 1927, ss. 6.

23. En matière de contrats de travaux de construction, le Protecteur du citoyen précise également dans les documents d’appel d’offres les garanties exigées ainsi que la forme et les conditions qu’elles doivent respecter.

Une garantie de soumission est exigée par le Protecteur du citoyen lorsque le montant estimé est de 500 000 $ ou plus et peut être exigée dans les autres cas.

Lorsqu’une telle garantie est exigée, l’entrepreneur doit également fournir, avant la signature du contrat, une garantie d’exécution ainsi qu’une garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services.

Décision 1927, a. 23.

24. En matière de contrats de travaux de construction, la garantie de soumission sous forme de cautionnement doit être présentée conformément aux exigences de l’annexe 3.

La garantie d’exécution ou la garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services sous forme de cautionnement doit être présentée conformément aux exigences de l’annexe 4 ou de l’annexe 5, selon le cas.

Le cautionnement prévu au premier ou au deuxième alinéa doit être émis par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (chapitre A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46).

Décision 1927, a. 24.

CHAPITRE IV MODES D’ADJUDICATION ET TRAITEMENT DES SOUMISSIONS

Décision 1927, c. IV.

SECTION I MODES D’ADJUDICATION

Décision 1927, sec. I.

§ 1 . — Dispositions générales

Décision 1927, ss. 1.

25. Le Protecteur du citoyen sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat de services de nature technique, un contrat d’approvisionnement ou un contrat de travaux de construction.

Malgré le premier alinéa, le Protecteur du citoyen peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger de tels contrats; il sollicite alors un prix et une démonstration de la qualité en fonction des critères d’évaluation prédéterminés.

Lorsque pour une même étape, un prix est sollicité et une évaluation de la qualité est prévue, le prix et la démonstration de qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 42.

En matière de contrats de travaux de construction ou de contrats mixtes de travaux de construction et de services professionnels, et malgré le premier alinéa et l’article 26, le Protecteur du citoyen peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission en procédant à un appel d’offres en 2 étapes.

Décision 1927, a. 25.

26. Le Protecteur du citoyen évalue le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services professionnels ou un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels; il sollicite alors un prix lorsque requis, et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.

Le Protecteur du citoyen évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou de l’annexe 2, selon le cas.

Lorsque pour une même étape, un prix est sollicité et une évaluation de la qualité est prévue, le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 42.

Malgré ce qui précède, le Protecteur du citoyen peut décider de solliciter uniquement un prix pour adjuger un contrat de services professionnels.

Décision 1927, a. 26.

27. En matière de contrats de services professionnels, le Protecteur du citoyen peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité s’il existe, pour le contrat visé, un tarif pris en vertu d’une loi ou approuvé par le gouvernement ou le Conseil du trésor qui lui est applicable.

Décision 1927, a. 27.

28. Pour adjuger un contrat en matière de technologies de l’information, le Protecteur du citoyen sollicite uniquement un prix ou évalue la qualité d’une soumission et sollicite un prix, puis sélectionne la soumission économiquement la plus avantageuse.

Lorsque pour une même étape, un prix est sollicité et une évaluation de la qualité est prévue, le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 42.

Décision 1927, a. 28.

29. Malgré l’article 27, le Protecteur du citoyen doit solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat d’architecture ou de génie.

Lorsqu’un tel contrat, à l’exception de celui en ingénierie des sols et des matériaux, comporte une dépense inférieure à 250 000 $ et qu’un appel d’offres public est utilisé, le chargé de projet doit être une ressource permanente du prestataire de services.

Aux fins de l’application du deuxième alinéa, on entend par «ressource permanente» une personne physique qui, sur une base annuelle, consacre au prestataire de services au moins 75% de son temps de travail et un minimum de 1 100 heures.

Décision 1927, a. 29.

§ 2 . — Contrats adjugés selon le prix le plus bas

Décision 1927, ss. 2.

30. Lorsqu’aux fins de l’adjudication d’un contrat le Protecteur du citoyen sollicite uniquement un prix, il adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix le plus bas.

Décision 1927, a. 30.

§ 3 . — Contrats adjugés à la suite d’une évaluation de la qualité

Décision 1927, ss. 3.

31. Lorsqu’aux fins de l’adjudication d’un contrat le Protecteur du citoyen effectue une évaluation de la qualité des soumissions fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, il doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix le plus bas.

Lorsqu’aux mêmes fins, l’organisme effectue une évaluation de la qualité des soumissions fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, il doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

Décision 1927, a. 31.

32. Lorsqu’une évaluation est fondée uniquement sur la mesure du niveau de qualité, le Protecteur du citoyen applique les conditions et modalités d’évaluation prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et adjuge le contrat au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.

Décision 1927, a. 32.

§ 4 . — Contrat adjugé à la suite d’un appel d’offres comportant 2 étapes

Décision 1927, ss. 4.

33. Le Protecteur du citoyen peut procéder à un appel d’offres en 2 étapes pour l’adjudication d’un contrat.

Il sélectionne d’abord les fournisseurs ou les prestataires de services en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité conformément à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2. Dans ce dernier cas, les documents d’appel d’offres doivent indiquer le nombre de soumissionnaires sélectionnés qui seront invités à participer à la deuxième étape.

Le Protecteur du citoyen invite par la suite les soumissionnaires sélectionnés à présenter une soumission comportant soit uniquement un prix, soit une démonstration de la qualité et un prix. Dans le premier cas, le Protecteur du citoyen adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix le plus bas; dans le second, il applique les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

Décision 1927, a. 33.

§ 5 . — Contrat adjugé à la suite d’un appel d’offres comportant un dialogue compétitif

Décision 1927, ss. 5.

34. Le Protecteur du citoyen peut procéder à un appel d’offres comportant un dialogue compétitif pour l’adjudication d’un contrat en matière de technologies de l’information lorsque ses besoins présentent un haut degré de complexité.

Décision 1927, a. 34.

35. Le Protecteur du citoyen invite d’abord les prestataires de services ou les fournisseurs à déposer une soumission initiale pour en évaluer la qualité conformément aux articles 1 à 7 de l’annexe 2. L’évaluation porte particulièrement sur la capacité de chaque soumissionnaire et de chaque solution proposée à répondre aux besoins du Protecteur du citoyen.

Les documents d’appel d’offres doivent indiquer le nombre de soumissionnaires qui seront appelés à participer au dialogue compétitif, lequel ne peut être inférieur à 3.

Toutefois, si seulement 2 soumissionnaires satisfont aux critères de sélection, le Protecteur du citoyen peut, après autorisation du Protecteur du citoyen lui-même, continuer la procédure avec ces soumissionnaires. Si un seul soumissionnaire satisfait aux critères de sélection, le Protecteur du citoyen doit annuler l’appel d’offres.

Décision 1927, a. 35.

36. Le Protecteur du citoyen tient ensuite un dialogue avec chaque soumissionnaire sélectionné. Le dialogue doit s’effectuer en présence d’un vérificateur de processus indépendant désigné par le Protecteur du citoyen. Ce vérificateur est principalement chargé de s’assurer que le dialogue se tient de façon équitable à l’égard de tous les soumissionnaires et de manière à assurer la transparence du processus contractuel en cours.

Le dialogue compétitif vise essentiellement à préciser avec chaque soumissionnaire sélectionné une solution susceptible de répondre aux besoins du Protecteur du citoyen et sur la base de laquelle chacun sera ensuite invité à présenter une offre finale. Il porte notamment sur les moyens technologiques pouvant répondre aux besoins du Protecteur du citoyen, sur l’échéancier de la prestation ainsi que sur diverses modalités contractuelles.

Décision 1927, a. 36.

37. Après avoir dialogué avec chacun des soumissionnaires sélectionnés, le Protecteur du citoyen les invite à présenter, dans le délai qu’il fixe, une soumission finale comportant un prix ainsi qu’une démonstration de la qualité eu égard à la solution discutée et précisée lors du dialogue.

Le Protecteur du citoyen applique les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 puis adjuge le contrat au soumissionnaire qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

Décision 1927, a. 37.

SECTION II TRAITEMENT DES SOUMISSIONS

Décision 1927, sec. II.

38. Dans le cas où une soumission est transmise par voie électronique, le Protecteur du citoyen doit, lors de l’ouverture des soumissions, constater par l’entremise du système électronique d’appel d’offres que cette soumission est intègre.

Décision 1927, a. 38.

39. Lorsque le Protecteur du citoyen adjuge un contrat conformément à l’article 30, 31 ou 32, il ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.

Lors de l’ouverture publique, le Protecteur du citoyen divulgue le nom de tous les soumissionnaires, y compris, le cas échéant, le nom de ceux ayant transmis une soumission par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée, et ce, bien que ces renseignements soient sujets à vérification.

En outre, lorsque l’appel d’offres concerne l’adjudication d’un contrat sans évaluation de la qualité, le Protecteur du citoyen divulgue également, sujet à la même vérification, le prix total respectif des soumissions. Toutefois, si l’intégrité d’au moins une soumission transmise par voie électronique n’a pu être constatée lors de l’ouverture, cette divulgation s’effectue plutôt lors de la publication prévue au quatrième alinéa.

Le Protecteur du citoyen rend disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

Décision 1927, a. 39.

40. Lorsque le Protecteur du citoyen procède à un appel d’offres comportant plus d’une étape suivant l’article 33, les soumissions présentées lors de la première étape sont ouvertes uniquement en présence du secrétaire du comité de sélection ou de son représentant à l’endroit prévu ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres.

Le Protecteur du citoyen publie dans le système électronique d’appel d’offres seuls les noms des soumissionnaires ayant participé à la première étape dans les 4 jours ouvrables suivant l’ouverture publique des soumissions déposées lors de la dernière étape.

Dans le cas d’un appel d’offres comportant 2 étapes, les dispositions de l’article 39 s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à l’égard des soumissions présentées lors de la deuxième étape.

Dans le cas d’un appel d’offres en matière de technologies de l’information comportant un dialogue compétitif, le Protecteur du citoyen ouvre publiquement les soumissions présentées lors de la dernière étape en présence d’un témoin à l’endroit prévu ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées lors de l’invitation des soumissionnaires sélectionnés à présenter une soumission finale. Lors de cette ouverture, le Protecteur du citoyen divulgue le nom de tous les soumissionnaires, y compris, le cas échéant, le nom de ceux ayant transmis une soumission par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée. Le Protecteur du citoyen publie, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

Décision 1927, a. 40.

41. Le Protecteur du citoyen procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité de leur soumission.

Toutefois, lorsque les documents d’appel d’offres prévoient des essais de conformité, ceux-ci sont d’abord effectués à l’égard des biens proposés par le soumissionnaire qui, n’eût été ces essais, serait l’adjudicataire. Ils ne sont ensuite effectués à l’égard des biens proposés par le soumissionnaire suivant que si les biens proposés par le soumissionnaire précédent ne réussissent pas les essais de conformité et ainsi de suite jusqu’à ce que les essais soient réussis. Cependant, dans le cas d’un contrat à commandes conclu avec plusieurs fournisseurs, les essais de conformité sont effectués à l’égard des biens proposés par tous les soumissionnaires qui, n’eussent été ces essais, seraient retenus.

Si le Protecteur du citoyen rejette une soumission parce qu’elle n’est pas conforme ou parce que le soumissionnaire n’est pas admissible, il en informe le soumissionnaire en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat. Toutefois, lorsque ce rejet s’effectue lors de la première étape d’un appel d’offres qui en comporte plus d’une, le Protecteur du citoyen en informe le soumissionnaire au moment de transmettre aux soumissionnaires retenus l’invitation à participer à l’étape subséquente.

Décision 1927, a. 41.

42. Les soumissions présentées dans le cadre d’un appel d’offres comportant une démonstration de la qualité sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par le Protecteur du citoyen. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis.

Le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’un minimum de 3 membres.

Décision 1927, a. 42.

43. Le Protecteur du citoyen adjuge le contrat, conformément aux dispositions de la section I du présent chapitre, en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d’appel d’offres et selon le prix soumis.

Le Protecteur du citoyen peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:

1°  au terme de la procédure d’appel d’offres, un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme ou, si le contrat est adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable;

2°  le soumissionnaire a consenti un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

Décision 1927, a. 43.

44. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, l’adjudicataire est déterminé par tirage au sort.

Décision 1927, a. 44.

45. L’adjudication du contrat se produit au moment où le choix de l’adjudicataire est effectué par le Protecteur du citoyen ou, le cas échéant, lorsque le tirage au sort a lieu.

Décision 1927, a. 45.

46. Lorsque la procédure d’adjudication comporte une évaluation de la qualité, le Protecteur du citoyen informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission pour chacune des étapes comprenant une telle évaluation à laquelle il a participé. Cette communication s’effectue dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat ou, dans le cas des articles 33 et 35, au moment de transmettre aux soumissionnaires retenus l’invitation à participer à l’étape subséquente.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  selon le cas, le nom des soumissionnaires qualifiés pour l’étape subséquente ou le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité et, le cas échéant, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés;

3°  selon le cas, le nom des soumissionnaires qualifiés pour l’étape subséquente ou le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu’il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.

En outre, le Protecteur du citoyen doit, sur demande écrite d’un soumissionnaire transmise dans les 30 jours suivant la communication effectuée en vertu du premier alinéa, lui présenter les résultats de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères utilisés pour l’appréciation de la qualité et lui exposer sommairement les motifs justifiant le fait que sa soumission n’ait pas été retenue. Cette rétroaction doit s’effectuer, selon le cas, dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande du soumissionnaire si celle-ci est présentée après l’adjudication du contrat ou dans les 30 jours suivant la date de l’adjudication si la demande est transmise avant cette date.

Décision 1927, a. 46.

47. En matière de contrats de travaux de construction, lorsque la décision de ne pas donner suite à un appel d’offres public est prise postérieurement à l’ouverture des soumissions ou, dans le cas où une évaluation de la qualité est prévue, postérieurement à la tenue du comité de sélection, le soumissionnaire qui aurait été déclaré l’adjudicataire reçoit, à titre de compensation et de règlement final pour les dépenses effectuées:

1°  pour une soumission dont le montant est de 500 000 $ ou plus, mais inférieure à 1 000 000 $: 2 000 $;

2°  pour une soumission dont le montant est de 1 000 000 $ ou plus: 5 000 $.

Décision 1927, a. 47.

SECTION III COÛT TOTAL D’ACQUISITION

Décision 1927, sec. III.

48. Pour déterminer le prix le plus bas ou le prix ajusté le plus bas aux fins de l’adjudication en vertu de l’article 30, 31, 32, 33, 37 ou 64 d’un contrat comprenant une acquisition de biens, le Protecteur du citoyen peut considérer des coûts additionnels liés à cette acquisition. Ces coûts additionnels sont ajoutés, selon le cas, aux prix soumis ou aux prix ajustés conformément à l’article 8 de l’annexe 2, de façon à établir le coût total d’acquisition.

L’ajustement des prix effectué conformément au premier alinéa doit être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables identifiés aux documents d’appel d’offres. Il doit en outre s’effectuer après le dépôt des soumissions selon les renseignements contenus dans chaque soumission.

Pour l’application du présent règlement, les coûts additionnels correspondent aux coûts non inclus dans le prix soumis que devrait assumer le Protecteur du citoyen pendant la durée de vie utile des biens acquis. Ils peuvent comprendre des coûts d’installation, d’entretien, de soutien, de configuration, de licence, d’évolution, d’interopérabilité, de formation et de migration de données de même que les coûts de tout autre élément jugé pertinent par l’organisme en lien avec les biens acquis.

Décision 1927, a. 48.

49. Lorsqu’aux fins de l’adjudication, le Protecteur du citoyen a considéré des coûts additionnels conformément à l’article 48, il transmet à chaque soumissionnaire la valeur des coûts additionnels le concernant dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

Décision 1927, a. 49.

SECTION IV SOUMISSION DONT LE PRIX EST ANORMALEMENT BAS

Décision 1927, sec. IV.

50. Le prix d’une soumission est anormalement bas si une analyse sérieuse et documentée effectuée par le comité visé à l’article 52 démontre que le prix soumis ne peut permettre au soumissionnaire de réaliser le contrat selon les conditions des documents d’appel d’offres sans mettre en péril l’exécution du contrat.

Décision 1927, a. 50.

51. Lorsque le Protecteur du citoyen constate que le prix d’une soumission semble anormalement bas, il demande au soumissionnaire de lui exposer par écrit, dans les 5 jours qui suivent la réception de cette demande, les raisons justifiant ce prix.

Décision 1927, a. 51.

52. Si le soumissionnaire ne transmet pas ses explications dans le délai prévu à l’article 51 ou si, malgré les explications fournies, le Protecteur du citoyen considère toujours que le prix semble anormalement bas, il transmet la soumission pour analyse à un comité constitué à cette fin.

Le comité est composé du responsable de l’observation des règles contractuelles du Protecteur du citoyen et d’au moins 3 membres désignés par le Protecteur du citoyen lui-même qui ne sont pas impliqués dans la procédure d’adjudication.

Le responsable de l’observation des règles contractuelles coordonne les travaux du comité.

Décision 1927, a. 52.

53. Lorsqu’il analyse la soumission, le comité tient compte des éléments suivants:

1°  l’écart entre le prix soumis et la valeur estimée de la dépense par le Protecteur du citoyen, laquelle est confirmée au moyen d’une vérification adéquate et rigoureuse;

2°  l’écart entre le prix soumis et celui soumis par les autres soumissionnaires ayant présenté une soumission conforme;

3°  l’écart entre le prix soumis et le prix que le Protecteur du citoyen ou un autre organisme public a payé pour un contrat similaire, en tenant compte du contexte économique;

4°  les représentations du soumissionnaire sur la présence d’éléments particuliers qui influencent le prix soumis, notamment:

a)  selon le cas, le mode de fabrication des biens, les modalités d’exécution de la prestation de services ou de réalisation des travaux de construction, visés par l’appel d’offres;

b)  les conditions exceptionnellement favorables dont profiterait le soumissionnaire pour l’exécution du contrat;

c)  le caractère innovant de la soumission;

d)  les conditions de travail des employés du soumissionnaire ou, le cas échéant, de ses sous-contractants;

e)  l’aide financière gouvernementale dont le soumissionnaire est bénéficiaire.

Décision 1927, a. 53.

54. Le comité expose dans un rapport ses conclusions ainsi que les motifs à leur appui.

Si les conclusions sont à l’effet que le prix soumis n’est pas anormalement bas, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport au Protecteur du citoyen lui-même.

Si les conclusions sont à l’effet que le prix soumis est anormalement bas, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport au soumissionnaire.

Décision 1927, a. 54.

55. Le soumissionnaire peut, dans un délai de 10 jours suivant la réception du rapport visé à l’article 54, transmettre par écrit ses commentaires au responsable de l’observation des règles contractuelles du Protecteur du citoyen.

Décision 1927, a. 55.

56. Après avoir pris connaissance des commentaires, s’il en est, le comité décide s’il maintient ou non les conclusions de son rapport.

Si le comité ne maintient pas les conclusions de son rapport, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport, mis à jour, au Protecteur du citoyen lui-même.

Si le comité maintient les conclusions de son rapport, le responsable de l’observation des règles contractuelles transmet un exemplaire du rapport, mis à jour s’il y a lieu, au Protecteur du citoyen lui-même, lequel autorise le rejet de la soumission au plus tard avant l’expiration de la période de validité des soumissions.

Décision 1927, a. 56.

57. Le Protecteur du citoyen informe le Bureau de l’Assemblée nationale des soumissions rejetées en application de la présente section.

Décision 1927, a. 57.

CHAPITRE V MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS

Décision 1927, c. V.

SECTION I CONTRATS À EXÉCUTION SUR DEMANDE

Décision 1927, sec. I.

58. Le Protecteur du citoyen peut, conclure un contrat à exécution sur demande avec un ou plusieurs prestataires de services ou avec un entrepreneur lorsque des besoins sont récurrents et que le nombre de demandes, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.

Décision 1927, a. 58.

59. Le Protecteur du citoyen indique dans les documents d’appel d’offres l’étendue des prestations de services qu’il entend requérir ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat ou des travaux de construction qu’il entend faire exécuter.

Décision 1927, a. 59.

60. Lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de services ou entrepreneurs, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse y donner suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Décision 1927, a. 60.

61. Un contrat à exécution sur demande est conclu pour une période d’au plus 3 ans en matière de travaux de construction et d’au plus 5 ans en matière de technologies de l’information, incluant tout renouvellement.

Décision 1927, a. 61.

SECTION II CONTRATS À COMMANDES

Décision 1927, sec. II.

62. Le Protecteur du citoyen peut conclure un contrat à commandes avec un ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.

En matière de technologies de l’information, la durée maximale d’un contrat à commandes est de 5 ans incluant tout renouvellement.

Décision 1927, a. 62.

63. Le Protecteur du citoyen indique dans les documents d’appel d’offres les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat et, le cas échéant, les lieux de livraison.

Décision 1927, a. 63.

64. Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les commandes sont attribuées au fournisseur qui, à l’égard du bien à acquérir, a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif pour ce même bien.

Toutefois, de telles commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis n’excède pas de plus de 10% le prix le plus bas, à la condition que cette règle d’adjudication soit autorisée par le Protecteur du citoyen avant la diffusion de l’avis d’appel d’offres.

Décision 1927, a. 64.

65. Un contrat à commandes peut permettre au fournisseur retenu de remplacer un bien visé par le contrat par un nouveau bien dans la mesure où ce bien est conforme aux spécifications techniques requises et que son prix n’excède pas celui du bien remplacé.

Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, chacun d’eux peut réduire le prix d’un bien visé par le contrat ou encore le remplacer conformément au premier alinéa.

Le Protecteur du citoyen doit indiquer dans les documents d’appel d’offres les modalités à respecter pour apporter de telles modifications, de même que le mécanisme qui permettra d’informer les autres fournisseurs retenus des modifications apportées par un fournisseur concurrent.

Pour l’application de l’article 64, le prix d’un bien réduit par un fournisseur en vertu du deuxième alinéa devient le prix soumis par celui-ci pour le bien visé.

Décision 1927, a. 65.

CHAPITRE VI CONTRATS PARTICULIERS

Décision 1927, c. VI.

SECTION I CONTRAT DE CAMPAGNE DE PUBLICITÉ

Décision 1927, sec. I.

66. Le Protecteur du citoyen peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de campagne de publicité.

Le montant indiqué au contrat ne peut être supérieur au montant prédéterminé dans les documents d’appel d’offres.

Décision 1927, a. 66.

SECTION II CONTRAT DE SERVICES DE VOYAGE

Décision 1927, sec. II.

67. Le Protecteur du citoyen peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de services de voyage comportant une dépense égale ou supérieure au seuil de l’appel d’offres public.

Dans ce cas, le Protecteur du citoyen négocie le montant du contrat avec le prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée pour la qualité.

Décision 1927, a. 67.

SECTION III CONTRAT D’ASSURANCE DE DOMMAGES

Décision 1927, sec. III.

68. La prime d’un contrat d’assurance de dommages prévoyant une option de renouvellement peut être modifiée lors du renouvellement si les documents d’appel d’offres établissent les conditions et les modalités permettant de déterminer la prime.

Décision 1927, a. 68.

SECTION IV CONTRAT CONCERNANT L’ACQUISITION DE BIENS OU DE SERVICES INFONUAGIQUES

Décision 1927, sec. IV.

69. Un contrat pour l’acquisition de biens ou de services infonuagiques peut être conclu de gré à gré avec un fournisseur ou un prestataire de services qui, à la suite d’un appel d’intérêt effectué par le Centre de services partagés du Québec, a conclu une entente-cadre avec celui-ci en application du D. 923-2015, 2015-10-28 et ses modifications, le cas échéant, dans la mesure où les conditions suivantes sont remplies:

1°  le contrat porte sur un bien ou sur la prestation d’un service visé par l’entente-cadre;

2°  la durée du contrat n’excède pas 3 ans, incluant tout renouvellement;

3°  le fournisseur ou le prestataire de services retenu par l’organisme public est celui qui lui offre le bien ou le service le plus avantageux.

Pour déterminer le bien ou le service le plus avantageux, le Protecteur du citoyen se fonde:

1°  soit uniquement sur le prix;

2°  soit, après autorisation de son dirigeant, sur un ou plusieurs autres critères en lien avec l’objet du contrat, telles la compatibilité technologique, l’accessibilité des biens ou des services, la performance et l’assistance technique.

Décision 1927, a. 69.

CHAPITRE VII QUALIFICATION DES PRESTATAIRES DE SERVICES

Décision 1927, c. VII.

70. Le Protecteur du citoyen peut procéder à la qualification de prestataires de services préalablement au processus d’acquisition dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées:

1°  la qualification de prestataires de services est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres indiquant notamment, compte tenu des adaptations nécessaires, les informations prévues aux paragraphes 1, 2, et 6 à 9 du deuxième alinéa de l’article 13, à l’exception du délai de réception des demandes de qualification qui ne peut être inférieur à 25 jours à compter de la date de publication de l’avis public de qualification;

2°  la liste des prestataires de services qualifiés est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout prestataire est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de son inscription sur cette liste;

3°  un avis public de qualification est publié à nouveau au moins une fois l’an de façon à permettre la qualification d’autres prestataires de services pendant la période de validité de la liste, laquelle ne peut excéder 3 ans;

4°  l’avis public de qualification doit demeurer accessible dans le système électronique d’appel d’offres pendant toute la période de validité de la liste.

Décision 1927, a. 70.

71. Lorsque le Protecteur du citoyen évalue le niveau de qualité des demandes de qualification, il constitue un comité de sélection au sens de l’article 42 et il applique les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2.

Décision 1927, a. 71.

72. Sauf dans les cas prévus à l’article 10, tout contrat subséquent à la qualification de prestataires de services est restreint aux seuls prestataires qualifiés et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public ouvert à ces seuls prestataires.

Décision 1927, a. 72.

CHAPITRE VIII CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS

Décision 1927, c. VIII.

SECTION I AUTORISATION REQUISE

Décision 1927, sec. I.

73. Lorsque la durée prévue d’un contrat d’approvisionnement, d’un contrat en matière de technologies de l’information ou d’un contrat de services de nature répétitive est supérieure à 3 ans, incluant tout renouvellement, l’autorisation du Protecteur du citoyen lui-même est requise. En matière de contrat de travaux de construction, une telle autorisation est requise avant la publication de l’avis d’appel d’offres lorsque la période de validité des soumissions est supérieure à 45 jours.

Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le Protecteur du citoyen ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 5 ans.

Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:

1°  un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme;

2°  à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable.

Dans le cas prévu au paragraphe 2 du troisième alinéa ou lorsqu’il s’agit d’un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au Protecteur du citoyen lui-même le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.

Décision 1927, a. 73.

SECTION II PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

Décision 1927, sec. II.

74. Lorsque le montant d’un contrat de services, d’un contrat d’approvisionnement ou d’un contrat en matière de technologies de l’information est de 100 000 $ ou plus, ou lorsque le montant d’un sous-contrat de services se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un fournisseur ou un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le fournisseur ou le prestataire de services ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur, un prestataire de services ou un sous-contractant d’une autre province ou territoire du Canada à l’égard duquel un programme d’équité en emploi est applicable et que ce prestataire de services ou ce sous-contractant compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’équité en emploi conforme à celui de sa province ou de son territoire.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur, un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec ou d’une autre province ou territoire du Canada, qui est régi par la législation fédérale, qui compte plus de 100 employés et à l’égard duquel un programme fédéral d’équité en emploi est applicable, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter un programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

Décision 1927, a. 74.

75. Tout prestataire de services ou fournisseur dont l’attestation mentionnée à l’article 74 est annulée ne peut conclure un contrat avec le Protecteur du citoyen ou un sous-contrat se rapportant à un tel contrat tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

Décision 1927, a. 75.

SECTION III ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT

Décision 1927, sec. III.

76. Le Protecteur du citoyen peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment la norme ISO, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat visé par le présent règlement. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, le Protecteur du citoyen doit permettre à tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10% ou d’au plus 5% dans le cas d’un contrat de travaux de construction. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.

Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

Lorsqu’il s’agit d’un contrat de services dont l’évaluation de la qualité est fondée uniquement sur la mesure de la qualité, le Protecteur du citoyen doit s’assurer de l’existence d’une concurrence suffisante pour l’application du premier alinéa.

Décision 1927, a. 76.

SECTION IV AUTRES ATTESTATIONS

Décision 1927, sec. IV.

77. Le Protecteur du citoyen peut prévoir dans une politique de gestion contractuelle adoptée en vertu de l’article 103, les attestations requises comme condition à la conclusion d’un contrat avec le Protecteur du citoyen, notamment celles requises afin de veiller au respect des règles relatives à l’intégrité en matière de contrats publics. Il précise, selon le cas, les attestations requises dans les documents d’appel d’offres ou dans le contrat à être signé.

Décision 1927, a. 77.

CHAPITRE IX MODIFICATION À UN CONTRAT

Décision 1927, c. IX.

78. Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature.

Toutefois, dans le cas d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire doit de plus être autorisée par le Protecteur du citoyen lui-même. Celui-ci peut, par écrit et dans la mesure qu’il indique, déléguer le pouvoir d’autoriser une telle modification. Dans le cadre d’une même délégation, le total des dépenses ainsi autorisées ne peut cependant excéder 10% du montant initial du contrat.

Malgré le deuxième alinéa, une modification ne requiert pas d’autorisation lorsqu’elle résulte d’une variation du montant sur lequel doit s’appliquer un pourcentage déjà établi ou, sous réserve de l’article 8, d’une variation d’une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu.

Décision 1927, a. 78.

CHAPITRE X PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS

Décision 1927, c. X.

SECTION I CONTRAT CONCLU À LA SUITE D’UN APPEL D’OFFRES PUBLIC

Décision 1927, sec. I.

79. À la suite d’un appel d’offres public, le Protecteur du citoyen publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat, la description initiale du contrat. Cette description contient au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande impliquant plusieurs fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs, ou d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le nom de ceux qui ont été retenus;

2°  la nature des services, des biens ou des travaux de construction qui font l’objet du contrat;

3°  la date de conclusion du contrat;

4°  l’un des renseignements suivants, selon le cas:

a)  le montant du contrat;

b)  lorsqu’un tarif est applicable, le montant estimé du contrat en fonction de la méthode de paiement retenue, soit à forfait, à pourcentage ou à taux horaire;

c)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou d’un contrat à commandes, le montant estimé de la dépense;

d)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande impliquant plusieurs prestataires de services ou entrepreneurs, ou d’un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le prix respectivement soumis par chacun;

5°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées.

Décision 1927, a. 79.

80. Lorsqu’un contrat a été conclu à la suite d’un dialogue compétitif en matière de technologies de l’information, le Protecteur du citoyen publie le rapport du vérificateur de processus dans le système électronique d’appel d’offres dans les 15 jours suivant la conclusion du contrat.

Décision 1927, a. 80.

81. Le Protecteur du citoyen publie dans le système électronique d’appel d’offres toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat, dans les 60 jours suivant cette modification, lorsque le montant initial du contrat visé à l’article 79 est majoré de plus de 10%.

Le Protecteur du citoyen publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, par la suite, chaque dépense supplémentaire.

Décision 1927, a. 81.

82. Le Protecteur du citoyen publie également dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 90 jours suivant la fin du contrat visé à l’article 79, la description finale du contrat. Ce délai est porté à 120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 9 du présent règlement.

La description finale du contrat contient au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur, la date de fin du contrat et le montant total payé;

2°  s’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs, leur nom respectif et le montant total payé à chacun d’eux;

3°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice.

Décision 1927, a. 82.

83. Si un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs comporte une liste de prix soumis dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats conformément aux dispositions des articles 79 à 82, le Protecteur du citoyen indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

Décision 1927, a. 83.

SECTION II CONTRAT CONCLU DE GRÉ À GRÉ OU À LA SUITE D’UN APPEL D’OFFRES SUR INVITATION

Décision 1927, sec. II.

84. Le Protecteur du citoyen publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 30 jours suivant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ qu’il a conclu de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, la description initiale du contrat. Cette description contient au moins les renseignements suivants:

1°  le mode d’adjudication ou d’attribution du contrat;

2°  le nom du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande impliquant plusieurs prestataires de services ou entrepreneurs, ou un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, le nom de ceux qui ont été retenus;

3°  la nature des services, des biens ou des travaux de construction qui font l’objet du contrat;

4°  la date de conclusion du contrat;

5°  l’un des renseignements suivants, selon le cas:

a)  le montant du contrat;

b)  lorsqu’un tarif est applicable, le montant estimé du contrat en fonction de la méthode de paiement retenue, soit à forfait, à pourcentage ou à taux horaire;

c)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande, le montant estimé de la dépense;

d)  lorsqu’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande impliquant plusieurs prestataires de services, le prix respectivement soumis par chacun;

6°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, leur description ainsi que le montant total de la dépense qui sera encourue si toutes les options sont exercées;

7°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué et, dans le cas d’un contrat attribué en application du paragraphe 4 du premier alinéa de l’article 10 du présent règlement, l’énoncé des motifs invoqués pour soustraire le contrat à l’appel d’offres public.

Décision 1927, a. 84.

85. Le Protecteur du citoyen publie dans le système électronique d’appel d’offres toute dépense supplémentaire découlant d’une modification du contrat, dans les 60 jours suivant cette modification, lorsque le montant initial du contrat visé à l’article 84 est majoré de plus de 10%.

Le Protecteur du citoyen publie alors le montant de la dépense supplémentaire, incluant les dépenses cumulées qui ont précédé celle excédant 10% du montant initial du contrat et publie, par la suite, chaque dépense supplémentaire.

Décision 1927, a. 85.

86. Le Protecteur du citoyen publie également dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 90 jours suivant la fin du contrat visé à l’article 84, la description finale du contrat. Ce délai est porté à 120 jours pour un contrat conclu au bénéfice d’un regroupement d’organismes visé à l’article 9 du présent règlement.

L’organisme y publie aussi, dans le même délai, la description finale de tout contrat qui, au moment de sa conclusion, devait comporter une dépense inférieure à 25 000 $, mais dont le montant total payé est égal ou supérieur à 25 000 $.

La description finale d’un contrat doit contenir au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du prestataire de services du fournisseur ou de l’entrepreneur, la date de fin du contrat et le montant total payé;

2°  s’il s’agit d’un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs, leur nom respectif et le montant total payé à chacun d’eux;

3°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options, le type et le nombre d’options exercées et le montant total payé à la suite de leur exercice;

4°  s’il s’agit d’un contrat visé au deuxième alinéa, les autres renseignements prévus aux paragraphes 1 et 3 à 5 de l’article 84.

Décision 1927, a. 86.

87. Si un contrat à commandes ou à exécution sur demande impliquant respectivement plusieurs fournisseurs, prestataires de services ou entrepreneurs comporte une liste de prix soumis dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats conformément aux dispositions des articles 84 à 86, le Protecteur du citoyen indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

Décision 1927, a. 87.

88. Malgré les dispositions des articles 84 à 87, aucune publication n’est requise lorsqu’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 10 du présent règlement.

Décision 1927, a. 88.

CHAPITRE XI MODALITÉS DE GESTION DES CONTRATS

Décision 1927, c. XI.

SECTION I ORDRE DE CHANGEMENT RELATIF À DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION

Décision 1927, sec. I.

89. En matière de contrat de travaux de construction, le Protecteur du citoyen peut apporter des changements aux travaux en délivrant un ordre de changement.

Décision 1927, a. 89.

90. La valeur d’un changement est déterminée comme suit:

1°  estimation, négociation et acceptation d’un prix forfaitaire ventilé qui tient compte, pour les frais généraux, les frais d’administration et les profits de l’entrepreneur, du pourcentage de majoration indiqué, selon le cas, au sous-paragraphe a ou b du paragraphe 3;

2°  lorsque la nature du changement aux travaux ne permet pas d’en faire une estimation forfaitaire, application des prix unitaires mentionnés au contrat ou convenus par la suite;

3°  lorsque la nature du changement aux travaux ne permet pas d’en faire une estimation forfaitaire ou par prix unitaire, cumul du coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement liés au changement majoré selon les proportions suivantes:

a)  lorsque les travaux sont exécutés par l’entrepreneur: 15%;

b)  lorsque les travaux sont exécutés par un sous-traitant: 10% pour l’entrepreneur et 15% pour le sous-traitant.

Aux fins de l’application du paragraphe 3 du premier alinéa, le coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement correspond aux coûts réels des éléments décrits à l’annexe 6. La majoration inclut les frais généraux, les frais d’administration et les profits de l’entrepreneur.

Décision 1927, a. 90.

91. Si le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur ne peuvent, après une première négociation, s’entendre sur la valeur d’un changement, le montant estimé et ventilé du changement exigé est alors déterminé par le Protecteur du citoyen et payé selon les modalités prévues au contrat.

Décision 1927, a. 91.

92. L’entrepreneur peut dénoncer au Protecteur du citoyen par écrit un différend sur la valeur d’un changement dans les 15 jours de la délivrance de l’ordre de changement déterminant le montant du changement en application de l’article 91. Dans un tel cas, les parties doivent poursuivre les négociations conformément aux articles 95 ou 96 à 98, selon le cas.

Décision 1927, a. 92.

93. Lorsqu’un contrat relatif à un bâtiment comporte une dépense égale ou supérieure à 3 000 000 $ et que l’ordre de changement envisagé porte la valeur totale des changements à plus de 10% de la valeur initiale du contrat, le Protecteur du citoyen ne peut émettre cet ordre de changement ni tout ordre de changement subséquent que dans la mesure où il confirme à l’entrepreneur qu’il dispose des fonds nécessaires à l’exécution du changement.

Décision 1927, a. 93.

94. Aucun changement ne peut être exigé après la réception avec réserve de l’ouvrage.

Décision 1927, a. 94.

SECTION II RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

Décision 1927, sec. II.

§ 1 . — Règles générales

Décision 1927, ss. 1.

95. Le Protecteur du citoyen et, selon le cas, le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.

Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre. Dans ce dernier cas, le consentement du Protecteur du citoyen lui-même et, selon le cas, du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur est requis.

Décision 1927, a. 95.

§ 2 . — Règles particulières relatives à un contrat de travaux de construction d’un bâtiment

Décision 1927, ss. 2.

96. Le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir au regard d’un contrat de travaux de construction d’un bâtiment selon les étapes et les modalités suivantes:

1°  en faisant appel à un gestionnaire représentant le Protecteur du citoyen et à un dirigeant de l’entrepreneur dans le but de résoudre tout ou partie des questions faisant l’objet de ce différend, et ce, dans un délai de 60 jours suivant la réception de l’avis de différend de l’entrepreneur; les parties peuvent convenir de prolonger cette période;

2°  si les négociations ne permettent pas de résoudre complètement le différend, le Protecteur du citoyen ou l’entrepreneur peut, par l’envoi d’un avis écrit à l’autre partie dans un délai de 10 jours suivant la fin de l’étape précédente, exiger la médiation sur les questions non résolues, laquelle doit être complétée dans un délai de 60 jours suivant la réception de l’avis de médiation; les parties peuvent convenir de prolonger cette période.

En l’absence d’un avis de médiation dans le délai prévu au paragraphe 2 du premier alinéa, le processus de négociation est alors terminé.

Décision 1927, a. 96.

97. Le médiateur est choisi d’un commun accord par le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur. Il est chargé d’aider les parties à cerner leur différend et à identifier leurs positions et leurs intérêts, de même qu’à dialoguer et à explorer des solutions mutuellement satisfaisantes pour résoudre leur différend.

Les parties, de concert avec le médiateur, définissent les règles applicables à la médiation et sa durée, précisent leurs engagements, attentes et besoins ainsi que le rôle et les devoirs du médiateur. Les frais et honoraires du médiateur sont assumés à parts égales par les parties, à moins qu’une répartition différente n’ait été convenue.

Le représentant de chaque partie doit être dûment mandaté par le Protecteur du citoyen lui-même ou par le dirigeant de l’entrepreneur, selon le cas, pour procéder à la médiation.

Décision 1927, a. 97.

98. À défaut d’une entente entre le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur à la suite d’une médiation, les parties conservent leurs droits et recours, notamment ceux visés au second alinéa de l’article 95.

Décision 1927, a. 98.

SECTION III ÉVALUATION DU RENDEMENT

Décision 1927, sec. III.

99. Le Protecteur du citoyen doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur dont le rendement est considéré insatisfaisant.

En matière de technologies de l’information, le Protecteur du citoyen doit également consigner dans un rapport l’évaluation d’un fournisseur ou d’un prestataire de services lorsque le montant total payé pour le contrat est égal ou supérieur à 100 000 $.

Décision 1927, a. 99.

100. Le Protecteur du citoyen doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au prestataire de services, au fournisseur ou à l’entrepreneur un exemplaire de l’évaluation.

Décision 1927, a. 100.

101. Le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport d’évaluation, transmettre par écrit au Protecteur du citoyen tout commentaire sur ce rapport.

Décision 1927, a. 101.

102. Dans les 30 jours suivant la réception des commentaires du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur, le Protecteur du citoyen lui-même maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, l’évaluation de rendement est considérée modifiée conformément aux commentaires reçus.

De même, lorsqu’à la suite d’une évaluation de rendement insatisfaisant, le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur n’a formulé aucun commentaire dans le délai prévu à l’article 101, le Protecteur du citoyen doit, dans les 30 jours suivant l’expiration de ce délai, maintenir ou non l’évaluation et en informer le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur. S’il ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement est considéré satisfaisant.

De plus, en matière de technologie de l’information, s’il s’agit d’un contrat conclu en vertu de l’article 69 concernant l’acquisition de biens ou de services infonuagiques, le dirigeant de l’organisme transmet au Centre de services partagés du Québec l’évaluation du fournisseur ou du prestataire de services ajustée, le cas échéant, conformément au présent article.

Décision 1927, a. 102.

CHAPITRE XII POUVOIRS DU PROTECTEUR DU CITOYEN

Décision 1927, c. XII.

103. Le Protecteur du citoyen peut établir des politiques de gestion contractuelles relatives aux contrats requis dans l’exercice de ses fonctions. Il voit à la mise en place de ces politiques et à leur application. Ces politiques peuvent notamment prévoir la désignation d’un responsable de l’observation des règles contractuelles et les fonctions qu’il exerce.

Décision 1927, a. 103.

104. Le Protecteur du citoyen peut édicter des formules types de contrats ou des documents standards applicables à l’institution.

Décision 1927, a. 104.

CHAPITRE XIII DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Décision 1927, c. XIII.

105. Les procédures d’adjudication de contrats visés par le présent règlement entreprises avant le 5 octobre 2017 se poursuivent conformément aux dispositions en vigueur à la date du début des procédures d’adjudication.

Décision 1927, a. 105.

106. Tout contrat en cours au 5 octobre 2017 est continué conformément aux dispositions dudit règlement, à moins qu’il n’y ait incompatibilité avec une disposition du contrat, auquel cas cette dernière prévaut.

Décision 1927, a. 106.

107. Le présent règlement remplace le Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen (chapitre P-32, r. 1).

Décision 1927, a. 107.

ANNEXE 1

(a. 26, 31, 33, 46, 71)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix le plus bas

1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

2. Le Protecteur du citoyen doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.

Décision 1927, Ann. 1.

ANNEXE 2

(a. 14, 26, 31, 32, 33, 35, 37, 46, 48, 71)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix ajusté le plus bas ou selon la note finale pour la qualité la plus élevée

1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.

2. Le Protecteur du citoyen doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.

4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.

5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.

6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.

8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:

Prix ajusté = Prix soumis/Coefficient d’ajustement pour la qualité

Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:

1 + K (Note finale pour la qualité - 70/30)

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que le Protecteur du citoyen est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.

9. Le Protecteur du citoyen détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30% ou, dans le cas d’un appel d’offres comportant un dialogue compétitif, 40%. En matière de contrats de travaux de construction, la valeur du paramètre K est fixée à 15%.

Décision 1927, Ann. 2.

ANNEXE 3

(a. 24)

Cautionnement de soumission (travaux de construction)

1. La __________________________________

(Nom de la CAUTION)

dont l’établissement principal est situé à

________________________________________

(Adresse de la CAUTION)

ici représentée par __________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission devant être présentée le _____ jour de ____________ 20_____ à

________________________________________

(Le Protecteur du citoyen)

ci-après appelé le Protecteur du citoyen, par

_________________________________________

(Nom de l’ENTREPRENEUR)

dont l’établissement principal est situé à

________________________________________

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)

ici représentée par ___________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelé l’ENTREPRENEUR, pour

________________________________________

(Description de l’ouvrage et l’endroit)

se porte caution de l’ENTREPRENEUR, envers le Protecteur du citoyen, aux conditions suivantes:

La CAUTION, au cas de défaut de l’ENTREPRENEUR de signer un contrat conforme à sa soumission ou de son défaut de fournir les garanties et autres documents requis, le cas échéant, dans les 15 jours de la date d’acceptation de sa soumission, s’oblige à payer au Protecteur du citoyen une somme d’argent représentant la différence entre le montant de la soumission qui avait été acceptée et celui de la soumission subséquemment acceptée par le Protecteur du citoyen, sa responsabilité étant limitée, tel que prévu dans les documents d’appel d’offres, soit:

— à ______________________________ pour cent

du prix de la soumission (__________ %),

ou

— au montant forfaitaire déterminé par le Protecteur du citoyen de ____________________________ dollars (__________ $).

2. L’ENTREPRENEUR dont la soumission est acceptée doit être avisé par écrit de l’acceptation de sa soumission avant l’expiration de la période de validité des soumissions ou de tout autre délai convenu entre le Protecteur du citoyen et l’ENTREPRENEUR, sans quoi la présente obligation est sans effet.

3. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

4. La CAUTION renonce au bénéfice de discussion et de division.

5. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est sans effet.

EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR,

par leurs représentants dûment autorisés, ont

signé les présentes à

_____________, le ____ jour de ________ 20____

La CAUTION

___________________ ____________________

(Témoin) (Signature)

____________________

(Nom du signataire

en lettres moulées)

____________________

(Titre du signataire

en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR

___________________ ____________________

(Témoin) (Signature)

____________________

(Nom du signataire

en lettres moulées)

____________________

(Titre du signataire

en lettres moulées)

Décision 1927, Ann. 3.

ANNEXE 4

(a. 24)

Cautionnement d’exécution (travaux de construction)

1. La __________________________________

(Nom de la CAUTION)

dont l’établissement principal est situé à

________________________________________

(Adresse de la CAUTION)

ici représentée par __________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission dûment acceptée, par

________________________________________

(Identification du Protecteur du citoyen)

ci-après appelé le Protecteur du citoyen, pour

________________________________________

(Description de l’ouvrage et l’endroit)

et au nom de

________________________________________

(Nom de l’ENTREPRENEUR)

dont l’établissement principal est situé à

________________________________________

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)

ici représentée par __________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée l’ENTREPRENEUR, s’oblige solidairement avec l’ENTREPRENEUR envers le Protecteur du citoyen à exécuter le contrat, y compris, et sans limitation, toutes les obligations relevant des garanties, pour la réalisation de l’ouvrage décrit ci-dessus conformément à l’appel d’offres, la CAUTION ne pouvant en aucun cas être appelée à payer plus que ________________ dollars (__________ $).

2. La CAUTION consent à ce que le Protecteur du citoyen et l’ENTREPRENEUR puissent en tout temps faire des modifications au contrat, sous réserve du droit de la CAUTION d’en être informée sur demande conformément à l’article 2345 du Code civil, et elle consent également à ce que le Protecteur du citoyen accorde tout délai nécessaire au parachèvement des travaux.

3. Au cas d’inexécution du contrat par l’ENTREPRENEUR, y compris les travaux relevant des garanties, la CAUTION assume les obligations de l’ENTREPRENEUR et, le cas échéant, entreprend et poursuit les travaux requis dans les 15 jours de l’avis écrit qui lui est donné à cet effet par le Protecteur du citoyen, à défaut de quoi le Protecteur du citoyen peut faire compléter les travaux et la CAUTION doit lui payer tout excédant du prix arrêté avec l’ENTREPRENEUR pour l’exécution du contrat.

4. Le présent cautionnement couvre tout défaut dénoncé par un avis écrit du Protecteur du citoyen à l’ENTREPRENEUR avant la fin de la 2e année suivant la réception de l’ouvrage au sens de l’article 2110 du Code civil.

5. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

6. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est sans effet.

EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes

_____________, le ____ jour de ________ 20____

La CAUTION

___________________ ____________________

(Témoin) (Signature)

____________________

(Nom du signataire

en lettres moulées)

____________________

(Titre du signataire

en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR

___________________ ____________________

(Témoin) (Signature)

____________________

(Nom du signataire

en lettres moulées)

____________________

(Titre du signataire

en lettres moulées)

Décision 1927, Ann. 4.

ANNEXE 5

(a. 24)

Cautionnement des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services (Travaux de construction)

1. La _________________________________

(Nom de la CAUTION)

dont l’établissement principal est situé à

________________________________________

(Adresse de la CAUTION)

ici représentée par __________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission dûment acceptée, par

________________________________________

(Identification du Protecteur du citoyen)

ci-après appelé le Protecteur du citoyen, pour

________________________________________

(Description de l’ouvrage et l’endroit)

et au nom de

________________________________________

(Nom de l’ENTREPRENEUR)

dont l’établissement principal est situé à

________________________________________

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)

ici représentée par __________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée l’ENTREPRENEUR, s’oblige solidairement avec l’ENTREPRENEUR envers l’organisme public à payer directement les créanciers définis ci-après, la CAUTION ne pouvant en aucun cas être appelée à payer plus que _______________________ dollars (__________ $).

2. Par créancier, on entend:

1° tout sous-traitant de l’ENTREPRENEUR;

2° toute personne physique ou toute personne morale qui a vendu ou loué à l’ENTREPRENEUR ou à ses sous-contractants des services, des matériaux ou du matériel destinés exclusivement à l’ouvrage, le prix de location de matériel étant déterminé uniquement selon les normes courantes de l’industrie de la construction;

3° tout fournisseur de matériaux spécialement préparés pour cet ouvrage et pour ce contrat;

4° la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail, en ce qui concerne les cotisations découlant de ce contrat;

5° la Commission de la construction du Québec, en ce qui concerne les cotisations découlant de ce contrat.

3. La CAUTION consent à ce que le Protecteur du citoyen et l’ENTREPRENEUR puissent en tout temps faire des modifications au contrat, sous réserve du droit de la CAUTION d’en être informée sur demande conformément à l’article 2345 du Code civil, et elle consent également à ce que le Protecteur du citoyen accorde tout délai nécessaire au parachèvement des travaux.

4. Sous réserve de l’article 3, aucun créancier n’a de recours direct contre la CAUTION que s’il lui a adressé, ainsi qu’à l’ENTREPRENEUR, une demande de paiement dans les 120 jours suivant la date à laquelle il a terminé ses travaux ou fourni les derniers services, matériaux ou matériel.

Tout créancier qui n’a pas un contrat directement avec l’ENTREPRENEUR n’a de recours direct contre la CAUTION que s’il a avisé par écrit l’ENTREPRENEUR de son contrat dans un délai de 60 jours du commencement de la location ou de la livraison des services, des matériaux ou du matériel, tel avis devant indiquer l’ouvrage concerné, l’objet du contrat, le nom du sous-traitant, et le Protecteur du citoyen.

Un sous-traitant n’a de recours direct contre la CAUTION pour les retenues qui lui sont imposées par l’ENTREPRENEUR que s’il a adressé une demande de paiement à la CAUTION et à l’ENTREPRENEUR dans les 120 jours suivant la date à laquelle ces retenues étaient exigibles.

5. Tout créancier peut poursuivre la CAUTION après l’expiration des 30 jours qui suivent l’avis prévu à l’article 4, pourvu que la poursuite ne soit pas intentée avant les 90 jours de la date à laquelle les travaux du créancier ont été exécutés ou de la date à laquelle les derniers services, matériaux ou matériel ont été fournis.

6. Tout paiement effectué de bonne foi en vertu des présentes a pour effet de réduire d’autant le montant du présent cautionnement.

7. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

8. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est sans effet.

EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes

_____________, le ____ jour de ________ 20____

La CAUTION

___________________ ____________________

(Témoin) (Signature)

____________________

(Nom du signataire

en lettres moulées)

____________________

(Titre du signataire

en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR

___________________ ____________________

(Témoin) (Signature)

____________________

(Nom du signataire

en lettres moulées)

____________________

(Titre du signataire

en lettres moulées)

Décision 1927, Ann. 5.

ANNEXE 6

(a. 90)

Coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement

L’entrepreneur doit faire la démonstration de chaque dépense liée à un changement. Le coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement attribuable à l’exécution du changement aux travaux correspond aux coûts réels de l’entrepreneur et des sous-traitants, sur les éléments suivants:

1° les salaires et charges sociales versés aux ouvriers conformément à une convention collective applicable ainsi qu’au contremaître et, le cas échéant, au surintendant qui supervise les salariés sur le chantier;

2° les frais de déplacement et d’hébergement des salariés additionnels requis;

3° le coût de tous les matériaux, produits, fournitures, incluant les matériaux incorporés à l’ouvrage en raison du changement aux travaux, y compris les frais de transport, d’entreposage et de manutention de ceux-ci, le tout correspondant au plus bas prix consenti à l’entrepreneur et aux sous-traitants;

4° les taxes et autres droits imposés par toute autorité compétente sur la main-d’oeuvre, les matériaux et l’équipement requis et auxquels l’entrepreneur est assujetti, à l’exclusion de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ) puisque le Protecteur du citoyen en est exempt;

5° le coût de transport et d’utilisation d’équipements et d’outils additionnels requis, autres que ceux à main utilisés par les salariés;

6° le coût additionnel du contrôle de la qualité des travaux relatifs au changement par le responsable de l’assurance qualité ou le surintendant;

7° les redevances et les droits de brevet applicables;

8° les primes additionnelles de cautionnements et d’assurances que l’entrepreneur doit payer à la suite de l’augmentation du prix de son contrat;

9° les frais d’énergie et de chauffage directement attribuables au changement;

10° le coût d’enlèvement et d’élimination des ordures et débris attribuables au changement;

11° les protections, installations temporaires et les ouvrages de sécurité additionnels nécessaires;

12° tout autre coût de main-d’oeuvre, de matériaux et d’équipement additionnel requis, non spécifié aux paragraphes qui précèdent et attribuable à l’exécution du changement.

Décision 1927, Ann. 6.

RÉFÉRENCES

Décision 1927, 2018 G.O. 2, 7