P-32, r. 1 - Règlement sur les Contrats du Protecteur du citoyen

Updated to 13 November 2013

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chapitre P-32, r. 1

Règlement sur les Contrats du Protecteur du citoyen

Loi sur le Protecteur du citoyen

(chapitre P- 32, a. 35.2).

ATTENDU QUE le Protecteur du citoyen n’est pas assujetti à la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), en vertu de l’article 5 de cette loi;

ATTENDU QUE le Protecteur du citoyen adhère par ailleurs aux principes et aux règles inscrites à la Loi sur les contrats des organismes publics et aux règlements adoptés en vertu de cette loi;

ATTENDU QUE le Protecteur du citoyen peut, en vertu de l’article 35.2 de la Loi sur le Protecteur du citoyen (chapitre P-32), déterminer par règlement les conditions des contrats qu’il peut conclure;

Le Protecteur du citoyen adopte le présent Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen.

Décision 1462-1, préambule.

CHAPITRE I OBJET, CHAMP D’APPLICATION ET DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions des contrats que le Protecteur du citoyen peut conclure avec toute personne physique ou morale.

Décision 1462-1, a. 1.

2. Les conditions déterminées par le présent règlement visent à promouvoir:

1°  la transparence dans les processus contractuels;

2°  le traitement intègre et équitable des concurrents;

3°  la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres du Protecteur du citoyen;

4°  la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse qui tienne compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d’environnement;

5°  la mise en oeuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la portée couvre la prestation de services, la fourniture de biens ou les travaux de construction requis par le Protecteur du citoyen;

6°  la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité du Protecteur du citoyen et sur la bonne utilisation des fonds publics.

Décision 1462-1, a. 2.

3. Le présent règlement s’applique aux contrats suivants conclus par le Protecteur du citoyen:

1°  les contrats de services, incluant les contrats d’assurance de dommages, les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3) et les contrats d’entreprise autres que les travaux de construction;

2°  les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens;

3°  les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;

4°  les contrats mixtes de travaux de construction et de services professionnels;

5°  les contrats de location d’immeubles, autres qu’une entente d’occupation conclue entre le Protecteur du citoyen et la Société québécoise des infrastructures, par lesquels sont acquis les droits d’occupation d’un immeuble pendant un certain temps moyennant un loyer.

Décision 1462-1, a. 3.

4. Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats conclus dans le cadre d’une entente de coopération financée en tout ou en partie par un organisme de coopération internationale, si l’entente comporte des règles pour la conclusion de ces contrats.

Décision 1462-1, a. 4.

5. Tout contrat visé par le présent règlement doit être signé par le Protecteur du citoyen lui-même ou par une personne habilitée à signer en son nom, sauf mention expresse à l’effet contraire.

Décision 1462-1, a. 5.

6. Pour l’application du présent règlement, le système électronique d’appel d’offres est celui approuvé par le gouvernement du Québec en vertu de l’article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1).

Décision 1462-1, a. 6.

CHAPITRE II ADJUDICATION ET ATTRIBUTION DES CONTRATS

SECTION I CONTRATS SOUMIS À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES

§ 1 . — Dispositions générales

7. Le Protecteur du citoyen doit recourir à la procédure d’appel d’offres public prévue à la présente section pour la conclusion des contrats comportant une dépense égale ou supérieure à:

1°  100 000 $ en matière de contrats de services ou de travaux de construction;

2°  25 000 $ en matière de contrats d’approvisionnement.

Décision 1462-1, a. 7.

8. Le Protecteur du citoyen ne peut scinder ou répartir les besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant du présent règlement.

Décision 1462-1, a. 8.

9. Le Protecteur du citoyen peut participer à un regroupement avec un organisme public au sens de l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) ou avec une personne morale de droit public dont les conditions de conclusion de contrat diffèrent de celles du présent règlement. Dans un tel cas, les conditions applicables à cet appel d’offres sont celles auxquelles est assujetti celui qui y procède.

Décision 1462-1, a. 9.

§ 2 . — Documents d’appel d’offres

10. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres identifié à l’article 6.

Cet avis fait partie des documents d’appel d’offres et indique:

1°  l’identification du «Protecteur du citoyen»;

2°  la description sommaire des services, besoins ou travaux requis ainsi que, lorsque applicable, le lieu de livraison ou d’exécution;

3°  la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;

4°  l’endroit où se procurer les documents d’appel d’offres ou obtenir des renseignements;

5°  l’endroit prévu ainsi que la date et l’heure limites fixées pour la réception et l’ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de diffusion de cet avis;

6°  le fait que le Protecteur du citoyen ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

Décision 1462-1, a. 10.

11. Le Protecteur du citoyen doit prévoir dans ses documents d’appel d’offres:

1°  la description des services, des besoins ou des travaux de construction et les modalités d’exécution ou de livraison;

2°  dans le cas d’un regroupement d’organismes au sens de l’article 9, l’identification de tout organisme public et de toute personne morale de droit public parties à ce regroupement;

3°  les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur et les conditions de conformité des soumissions;

4°  la liste des documents ou autres pièces exigés des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs;

5°  les modalités d’ouverture des soumissions;

6°  en matière de contrats de services et lorsqu’une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, les règles d’évaluation, incluant les critères retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif;

7°  la règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication;

8°  le contrat à être signé;

9°  tout autre renseignement requis en vertu du présent règlement ou d’une politique du Protecteur du citoyen établie en vertu de l’article 87.

Décision 1462-1, a. 11.

12. Les conditions d’admissibilité exigées d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur pour la présentation d’une soumission sont les suivantes:

1°  posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

2°  avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

3°  satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, le Protecteur du citoyen peut rendre admissible tout prestataire de services qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Le défaut d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur de respecter l’une de ces conditions le rend inadmissible.

Décision 1462-1, a. 12.

13. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d’une soumission, soit:

1°  le non-respect de l’endroit prévu, de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;

2°  l’absence d’un document requis;

3°  l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée;

4°  une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée;

5°  une soumission conditionnelle ou restrictive;

6°  le prix soumis et la démonstration de la qualité non présentés séparément tel que l’exige l’article 19, le cas échéant;

7°  le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

Décision 1462-1, a. 13.

14. Le Protecteur du citoyen peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de sa part d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

Décision 1462-1, a. 14.

15. Le Protecteur du citoyen peut modifier ses documents d’appel d’offres s’il transmet un addenda aux prestataires de services, aux fournisseurs ou aux entrepreneurs concernés par l’appel d’offres.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence sur les prix, l’addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Décision 1462-1, a. 15.

16. En matière de contrats de travaux de construction, le Protecteur du citoyen précise également dans les documents d’appel d’offres les garanties exigées ainsi que la forme et les conditions qu’elles doivent respecter.

Une garantie de soumission est exigée par le Protecteur du citoyen lorsque le montant estimé est de 500 000 $ ou plus et peut être exigée dans les autres cas.

Lorsqu’une telle garantie est exigée, l’entrepreneur doit également fournir, avant la signature du contrat, une garantie d’exécution ainsi qu’une garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services.

Décision 1462-1, a. 16.

17. En matière de contrats de travaux de construction, la garantie de soumission sous forme de cautionnement doit être présentée conformément aux exigences de l’annexe 3.

La garantie d’exécution ou la garantie des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services sous forme de cautionnement doit être présentée conformément aux exigences de l’annexe 4 ou de l’annexe 5, selon le cas.

Le cautionnement prévu au premier ou au deuxième alinéa doit être émis par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (chapitre A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3), ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46).

Décision 1462-1, a. 17.

§ 3 . — Mode de sollicitation et ouverture des soumissions

18. Le Protecteur du citoyen sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat de services de nature technique, un contrat d’approvisionnement ou un contrat de travaux de construction.

Décision 1462-1, a. 18.

19. Le Protecteur du citoyen évalue le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services professionnels; il sollicite alors un prix lorsque requis, et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.

Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 29.

Décision 1462-1, a. 19.

20. Le Protecteur du citoyen ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées dans les documents d’appel d’offres, à moins que les soumissions soient sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas d’identifier un prix total.

Lors de l’ouverture publique, le nom des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs ainsi que leur prix total respectif sont divulgués, sous réserve de vérifications ultérieures.

Malgré le deuxième alinéa, en présence d’un contrat de services professionnels seul le nom des prestataires de services est divulgué.

Le Protecteur du citoyen rend disponible, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique des soumissions dans le système électronique d’appel d’offres.

Décision 1462-1, a. 20.

§ 4 . — Examen des soumissions et adjudication du contrat

21. Le Protecteur du citoyen procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des prestataires de services, des fournisseurs ou des entrepreneurs et la conformité de leur soumission.

S’il rejette une soumission pour cause d’inadmissibilité ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

Décision 1462-1, a. 21.

22. En matière de contrat de services professionnels, le Protecteur du citoyen évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou 2, selon le cas.

Décision 1462-1, a. 22.

23. En matière de contrats de services professionnels, lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, le Protecteur du citoyen doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas.

Décision 1462-1, a. 23.

24. En matière de contrats de services professionnels, lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, le Protecteur du citoyen doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

Décision 1462-1, a. 24.

25. En matière de contrats de services professionnels, lorsqu’une évaluation est fondée uniquement sur la mesure du niveau de qualité, le Protecteur du citoyen doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et adjuger le contrat au prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée.

Décision 1462-1, a. 25.

26. En matière de contrats de services professionnels, le Protecteur du citoyen peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité s’il existe, pour le contrat visé, un tarif pris en vertu d’une loi ou approuvé par le gouvernement ou le Conseil du trésor qui lui est applicable.

Décision 1462-1, a. 26.

27. Malgré l’article 26, le Protecteur du citoyen doit solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat d’architecture ou de génie.

Lorsqu’un tel contrat, à l’exception de celui en ingénierie des sols et des matériaux, comporte une dépense inférieure à 250 000 $ et qu’un appel d’offres public régionalisé est utilisé, le chargé de projet doit être une ressource permanente du prestataire de services. De plus, le chargé de projet doit avoir pour lieu de travail un établissement de ce prestataire situé dans la région identifiée dans les documents d’appel d’offres, et ce, depuis au moins 2 mois avant la date limite fixée pour la réception des soumissions.

Aux fins de l’application du deuxième alinéa, on entend par «ressource permanente» une personne physique qui, sur une base annuelle, consacre au prestataire de services au moins 75% de son temps de travail et un minimum de 1 100 heures.

Décision 1462-1, a. 27.

28. En matière de contrats de services professionnels, le Protecteur du citoyen peut aussi procéder à un appel d’offres public en 2 étapes en vue d’adjuger un tel contrat.

À la première étape, le Protecteur du citoyen sélectionne les prestataires de services en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Les documents d’appel d’offres doivent indiquer si tous les prestataires de services sélectionnés ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront invités à participer à la deuxième étape.

Le comité de sélection évalue la qualité d’une soumission selon les conditions et modalités suivantes:

1°  si tous les prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 et tous ceux qui ont atteint au moins le niveau minimal de qualité sont retenus;

2°  si seulement un nombre restreint de prestataires de services sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et seuls ceux qui ont obtenu les notes finales les plus élevées sont retenus.

À la deuxième étape, le Protecteur du citoyen invite les prestataires de services sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix ou une démonstration de la qualité, et, le cas échéant, un prix.

Lorsque seul un prix est demandé, les articles 18, 20, 21 et 33 à 35 s’appliquent, et lorsque le niveau de qualité de la soumission est évalué, les articles 19 à 27 et 29 à 31 s’appliquent.

Décision 1462-1, a. 28.

29. En matière de contrats de services professionnels, les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par le Protecteur du citoyen. Si un prix a été soumis, le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître ce prix.

Le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.

Décision 1462-1, a. 29.

30. Les dispositions des articles 35 et 36 s’appliquent au contrat de services professionnels, sous réserve que la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de l’article 36 est qu’un seul prestataire de services a présenté une soumission acceptable.

Décision 1462-1, a. 30.

31. En matière de contrats de services professionnels, le Protecteur du citoyen informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;

3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité et, le cas échéant, le prix qu’il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.

Décision 1462-1, a. 31.

32. Sauf pour un contrat de services financiers ou bancaires, l’article 19 et les articles 21 à 31 s’appliquent lorsque le Protecteur du citoyen évalue le niveau de qualité d’une soumission à la suite d’un appel d’offres sur invitation. Toutefois, la composition du comité de sélection prévue au deuxième alinéa de l’article 29 peut différer.

Décision 1462-1, a. 32.

33. Le Protecteur du citoyen adjuge le contrat au prestataire de services, autres que professionnels, au fournisseur ou à l’entrepreneur qui a soumis le prix le plus bas.

En matière de contrats d’approvisionnement, le Protecteur du citoyen peut, dans la détermination du prix le plus bas, tenir compte des coûts d’impact lié à cette acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables clairement identifiés aux documents d’appel d’offres.

Décision 1462-1, a. 33.

34. Malgré l’article 18, en matière de contrats de travaux de construction, le Protecteur du citoyen peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission en procédant à un appel d’offres en 2 étapes.

La première étape consiste à sélectionner des entrepreneurs en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1. La deuxième étape consiste à inviter les entrepreneurs sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix.

Le Protecteur du citoyen doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus.

Décision 1462-1, a. 34.

35. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.

Décision 1462-1, a. 35.

36. Le Protecteur du citoyen adjuge le contrat en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d’appel d’offres et selon le prix soumis.

Le Protecteur du citoyen peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies:

1°  un seul prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur a présenté une soumission conforme;

2°  le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur a consenti un nouveau prix;

3°  il s’agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d’appel d’offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

Décision 1462-1, a. 36.

37. En matière de contrats de travaux de construction, lorsque la décision de ne pas donner suite à un appel d’offres public est prise postérieurement à l’ouverture des soumissions ou, dans le cas où une évaluation de la qualité est prévue, postérieurement à la tenue du comité de sélection, le soumissionnaire qui aurait été déclaré l’adjudicataire reçoit, à titre de compensation et de règlement final pour les dépenses effectuées:

1°  pour une soumission dont le montant est de 500 000 $ ou plus, mais inférieure à 1 000 000 $: 2 000 $;

2°  pour une soumission dont le montant est de 1 000 000 $ ou plus: 5 000 $.

Décision 1462-1, a. 37.

SECTION II CONTRATS NON SOUMIS À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES PUBLIC

38. L’adjudication ou l’attribution par le Protecteur du citoyen d’un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d’appel d’offres public identifié à l’article 7 doit être effectué dans le respect des principes du présent règlement, notamment ceux énoncés à l’article 2.

Afin d’assurer la saine gestion d’un tel contrat, le Protecteur du citoyen doit notamment évaluer la possibilité, selon le cas:

1°  de procéder par appel d’offres public ou sur invitation;

2°  d’effectuer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels il fait appel ou de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants;

3°  de mettre en place des dispositions de contrôle relatives au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire qui s’y rattache, plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré conformément à l’article 39;

4°  de se doter d’un mécanisme de suivi permettant d’assurer l’efficacité et l’efficience des procédures utilisées à l’égard de tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7.

Décision 1462-1, a. 38.

39. Un contrat visé par le présent règlement comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7 peut être conclu de gré à gré dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1°  lorsqu’en raison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause;

2°  lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis;

3°  lorsqu’il s’agit d’une question de nature confidentielle ou protégée et qu’il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l’intérêt public;

4°  lorsque le Protecteur du citoyen estime qu’il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public;

5°  en matières de contrats de services juridiques;

6°  en matière de services financiers ou bancaires;

7°  en matière de contrat d’approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement;

8°  lorsque le Protecteur du citoyen estime, compte tenu des exigences particulières ou des délais, que la procédure d’appel d’offres prévue au présent règlement risque de compromettre le déroulement d’une intervention faite en vertu de la Loi sur le Protecteur du citoyen (chapitre P-32) ou de la Loi sur le Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux (chapitre P-31.1);

Dans tous les cas visés par le présent article et malgré l’article 5, le contrat doit être autorisé et signé par le Protecteur du citoyen lui-même.

Décision 1462-1, a. 39.

SECTION III MODALITÉS PARTICULIÈRES D’ADJUDICATION DES CONTRATS

§ 1 . — Contrat à exécution sur demande

40. Le Protecteur du citoyen peut conclure un contrat à exécution sur demande avec 1 ou plusieurs prestataires de services ou avec un entrepreneur lorsque des besoins sont récurrents et que le nombre de demandes, le rythme ou la fréquence de leur exécution sont incertains.

Décision 1462-1, a. 40.

41. Le Protecteur du citoyen indique dans les documents d’appel d’offres la valeur monétaire approximative des prestations de services ou des travaux de construction qu’il entend requérir ou faire exécuter.

Décision 1462-1, a. 41.

42. Lorsque le contrat à exécution sur demande est conclu avec plusieurs prestataires de services, les demandes d’exécution sont attribuées au prestataire qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce prestataire ne puisse y donner suite, auquel cas les autres prestataires sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Décision 1462-1, a. 42.

43. Un contrat à exécution sur demande en matière de travaux de construction est conclu pour une période d’au plus 3 ans, incluant tout renouvellement.

Décision 1462-1, a. 43.

§ 2 . — Contrat à commandes

44. Le Protecteur du citoyen peut conclure un contrat à commandes avec 1 ou plusieurs fournisseurs lorsque des besoins sont récurrents et que la quantité de biens, le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains.

Décision 1462-1, a. 44.

45. Le Protecteur du citoyen indique dans les documents d’appel d’offres les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou, à défaut, la valeur monétaire approximative du contrat et, le cas échéant, les lieux de livraison.

Décision 1462-1, a. 45.

46. Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les commandes sont attribuées au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif.

Toutefois, de telles commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis n’excède pas de plus de 10% le prix le plus bas, à la condition que cette règle d’adjudication soit autorisée par la personne nommée en qualité de Protecteur du citoyen avant la diffusion de l’avis d’appel d’offres.

Décision 1462-1, a. 46.

§ 3 . — Contrats de services de nature technique

47. Malgré l’article 18, le Protecteur du citoyen peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services de nature technique; il applique alors les dispositions prévues aux articles 19 à 32.

Décision 1462-1, a. 47.

§ 4 . — Contrat de services professionnels

48. Malgré l’article 19, le Protecteur du citoyen peut, sauf dans les cas prévus à l’article 27, décider de solliciter uniquement un prix pour adjuger un contrat de services professionnels; il applique alors les dispositions des articles 18, 20, 21 et 33 à 37.

Décision 1462-1, a. 48.

§ 5 . — Contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité

49. En matière de contrats d’approvisionnement, et malgré l’article 18, le Protecteur du citoyen peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission; il sollicite alors un prix et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.

Le Protecteur du citoyen doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et, aux fins de l’application de l’annexe 2, leur poids respectif.

Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application de premier alinéa de l’article 56. En plus des cas prévus à l’article 13, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d’une soumission.

Décision 1462-1, a. 49.

50. En matière de contrats de travaux de construction, et malgré l’article 18, le Protecteur du citoyen peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission en procédant à un appel d’offres en 2 étapes.

La première étape consiste à sélectionner des entrepreneurs en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1. La deuxième étape consiste à inviter les entrepreneurs sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix.

Le Protecteur du citoyen doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus.

Le Protecteur du citoyen adjuge le contrat à l’entrepreneur qui a soumis le prix le plus bas.

Décision 1462-1, a. 50.

51. Pour l’adjudication d’un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels, le Protecteur du citoyen peut prendre en considération le niveau de qualité d’une soumission. Pour ce faire, il applique les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2.

Dans ce cas, le Protecteur du citoyen doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d’évaluation retenus et leur poids respectif.

Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 56. En plus des cas prévus à l’article 13, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d’une soumission.

Le Protecteur du citoyen adjuge le contrat à l’entrepreneur qui a soumis le prix ajusté le plus bas.

Décision 1462-1, a. 51.

52. En matière de contrats mixtes de construction et de services professionnels, le Protecteur du citoyen peut aussi procéder à un appel d’offres public en 2 étapes en vue d’adjuger un contrat.

À la première étape, le Protecteur du citoyen sélectionne les entrepreneurs en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Les documents d’appel d’offres doivent indiquer si tous les entrepreneurs sélectionnés ou seulement un nombre restreint d’entre eux seront invités à participer à la deuxième étape.

Le comité de sélection évalue la qualité des soumissions selon les conditions et modalités suivantes:

1°  si tous les entrepreneurs sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 et tous ceux qui ont atteint au moins le niveau minimal de qualité sont retenus;

2°  si seulement un nombre restreint d’entrepreneurs sélectionnés sont invités à participer à la deuxième étape, l’évaluation de la qualité d’une soumission s’effectue selon les conditions et modalités prévues aux articles 1 à 7 de l’annexe 2 et seuls ceux qui ont les notes finales les plus élevées sont retenus.

À la deuxième étape, le Protecteur du citoyen invite les entrepreneurs sélectionnés à présenter séparément à la fois un prix et une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à l’annexe 2.

Décision 1462-1, a. 52.

53. Lors de l’ouverture publique des soumissions tel que prévu à l’article 20, seul le nom des fournisseurs ou des entrepreneurs est alors divulgué et le résultat de l’ouverture est rendu disponible conformément au quatrième alinéa de cet article.

Décision 1462-1, a. 53.

54. En matière de contrats d’approvisionnement, le Protecteur du citoyen évalue la qualité des soumissions conformément aux dispositions de l’annexe 1 ou 2, selon le cas.

Décision 1462-1, a. 54.

55. En matière de contrats d’approvisionnement, lorsqu’une évaluation est fondée sur l’atteinte du niveau minimal de qualité, le Protecteur du citoyen doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 1 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.

Lorsqu’une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, le Protecteur du citoyen doit appliquer les conditions et modalités d’évaluation prévues à l’annexe 2 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.

Décision 1462-1, a. 55.

56. En matière de contrats d’approvisionnement ou de travaux de construction, les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par le Protecteur du citoyen. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis.

Lorsque l’évaluation des soumissions concerne l’adjudication d’un contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, le comité de sélection doit être composé d’un secrétaire chargé d’en coordonner les activités et d’au moins 3 membres.

Décision 1462-1, a. 56.

57. Pour l’application de l’article 36 à l’égard d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité, la condition prévue au paragraphe 1 du deuxième alinéa de cet article est qu’un seul fournisseur ou un seul entrepreneur a présenté une soumission acceptable.

Décision 1462-1, a. 57.

58. Le Protecteur du citoyen informe chaque soumissionnaire du résultat de l’évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 1 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  le nom de l’adjudicataire et le prix soumis par celui-ci.

Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l’annexe 2 s’applique, sont:

1°  la confirmation de l’acceptation ou non de sa soumission;

2°  sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant;

3°  le nom de l’adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu’il a soumis et le prix ajusté qui en découle.

Décision 1462-1, a. 58.

CHAPITRE III CONTRATS PARTICULIERS

SECTION I CONTRAT DE CAMPAGNE DE PUBLICITÉ

59. Le Protecteur du citoyen peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de campagne de publicité.

Le montant indiqué au contrat ne peut être supérieur au montant prédéterminé dans les documents d’appel d’offres.

Décision 1462-1, a. 59.

SECTION II CONTRAT DE SERVICES DE VOYAGE

60. Le Protecteur du citoyen peut solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de services de voyage comportant une dépense égale ou supérieure au seuil de l’appel d’offres public.

Dans ce cas, le Protecteur du citoyen négocie le montant du contrat avec le prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note finale la plus élevée pour la qualité.

Décision 1462-1, a. 60.

CHAPITRE IV QUALIFICATION DE PRESTATAIRES DE SERVICES

61. Le Protecteur du citoyen peut procéder à la qualification de prestataires de services préalablement au processus d’acquisition dans la mesure où les exigences suivantes sont respectées:

1°  la qualification de prestataires de services est précédée d’un avis public à cet effet dans le système électronique d’appel d’offres;

2°  la liste des prestataires de services qualifiés est diffusée dans le système électronique d’appel d’offres et tout prestataire est informé de l’acceptation ou de la raison du refus de son inscription sur cette liste;

3°  un avis public de qualification est publié à nouveau au moins 1 fois l’an, et ce, bien que le Protecteur du citoyen puisse procéder à une qualification à des intervalles variant de 1 à 3 ans.

Décision 1462-1, a. 61.

62. Lorsque le Protecteur du citoyen évalue le niveau de qualité des demandes de qualification, il constitue un comité de sélection au sens de l’article 29 et il applique les conditions et modalités prévues à l’annexe 1 ou aux articles 1 à 7 de l’annexe 2.

Décision 1462-1, a. 62.

63. Sauf dans les cas prévus à l’article 39, tout contrat subséquent à la qualification de prestataires de services est restreint aux seuls prestataires qualifiés et, lorsqu’un tel contrat comporte une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public, il doit faire l’objet d’un appel d’offres public.

Décision 1462-1, a. 63.

CHAPITRE V CONDITIONS PRÉALABLES À LA CONCLUSION DES CONTRATS

SECTION I AUTORISATION REQUISE

64. L’autorisation du Protecteur du citoyen lui-même est requise pour tout contrat de nature répétitive dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 3 ans. En matière de contrat de travaux de construction, une telle autorisation est requise avant la publication de l’avis d’appel d’offres lorsque la période de validité des soumissions est supérieure à 45 jours.

Dans le cadre d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le Protecteur du citoyen ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement, est supérieure à 5 ans.

Une telle autorisation est aussi requise avant la conclusion du contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d’appel d’offres public dans les cas suivants:

1°  un seul prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur a présenté une soumission conforme;

2°  à la suite d’une évaluation de la qualité, un seul prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur a présenté une soumission acceptable.

Dans le cas prévu au paragraphe 2 du troisième alinéa ou lorsqu’il s’agit d’un contrat mixte de travaux de construction et de services professionnels, le comité de sélection ne prend pas connaissance du prix et laisse au Protecteur du citoyen lui-même le soin de déterminer s’il y a lieu de poursuivre ou non le processus d’adjudication.

Décision 1462-1, a. 64.

SECTION II PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ

65. Lorsque le montant d’un contrat de services ou d’approvisionnement est de 100 000 $ ou plus, ou lorsque le montant d’un sous-contrat de services se rapportant à un tel contrat est de 100 000 $ ou plus, ce contrat ou ce sous-contrat ne peut être conclu avec un fournisseur ou un prestataire de services ou un sous-contractant du Québec dont l’entreprise compte plus de 100 employés, à moins que le fournisseur ou le prestataire de services ou le sous-contractant ne se soit préalablement engagé à implanter un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne (chapitre C-12) et qu’il ne soit titulaire d’une attestation d’engagement à cet effet délivrée par le président du Conseil du trésor.

Si un tel contrat ou sous-contrat doit être conclu avec un fournisseur, un prestataire de services ou un sous-contractant hors du Québec, mais au Canada, dont l’entreprise compte plus de 100 employés, celui-ci doit fournir au préalable une attestation selon laquelle il s’est déjà engagé à implanter un programme d’équité en emploi de sa province ou de son territoire s’il en est, ou, à défaut, à implanter un programme fédéral d’équité en emploi.

Décision 1462-1, a. 65.

66. Tout prestataire de services ou fournisseur dont l’attestation délivrée en vertu de l’article 65 est annulée par le président du Conseil du trésor pour non respect de son engagement d’implanter un programme d’accès à l’égalité ne peut conclure un contrat d’approvisionnement, un contrat de services ou un sous-contrat de services tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

Tout prestataire de services ou fournisseur hors du Québec, mais au Canada, à qui a été retirée l’attestation mentionnée au deuxième alinéa de l’article 64, ne peut conclure un contrat ou sous-contrat de services tant qu’il n’est pas titulaire d’une nouvelle attestation.

Décision 1462-1, a. 66.

SECTION III ASSURANCE DE LA QUALITÉ, DÉVELOPPEMENT DURABLE ET ENVIRONNEMENT

67. Le Protecteur du citoyen peut considérer l’apport d’un système d’assurance de la qualité, notamment la norme ISO 9001: 2000, ou une spécification liée au développement durable et à l’environnement pour la réalisation d’un contrat visé par le présent règlement. Il précise alors l’exigence requise dans les documents d’appel d’offres.

Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, le Protecteur du citoyen doit permettre à tout prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur de présenter une soumission et accorder à celui qui répond à l’exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d’au plus 10%. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur est, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du contrat.

Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d’appel d’offres.

Lorsqu’il s’agit d’un contrat de services dont l’évaluation de la qualité est fondée uniquement sur la mesure de la qualité, le Protecteur du citoyen doit s’assurer de l’existence d’une concurrence suffisante pour l’application du premier alinéa.

Décision 1462-1, a. 67.

CHAPITRE VI MODIFICATION À UN CONTRAT

68. Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature.

Toutefois, dans le cas d’un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public prévu à l’article 7, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire doit de plus être autorisée par le Protecteur du citoyen lui-même. Celui-ci peut, par écrit et dans la mesure qu’il indique, déléguer le pouvoir d’autoriser une telle modification. Dans le cadre d’une même délégation, le total des dépenses ainsi autorisées ne peut cependant excéder 10% du montant initial du contrat.

Malgré le deuxième alinéa, une modification ne requiert pas d’autorisation lorsqu’elle résulte d’une variation du montant sur lequel doit s’appliquer un pourcentage déjà établi ou, sous réserve de l’article 8, d’une variation d’une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu.

Décision 1462-1, a. 68.

CHAPITRE VII PUBLICATION DES RENSEIGNEMENTS

69. À la suite d’un appel d’offres public, le Protecteur du citoyen publie dans le système électronique d’appel d’offres, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat, le nom de l’adjudicataire et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le montant estimé de la dépense.

De plus, si un contrat comporte des options de renouvellement, le Protecteur du citoyen publie aussi le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées.

Décision 1462-1, a. 69.

70. S’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes impliquant plusieurs prestataires de services ou fournisseurs, le Protecteur du citoyen publie le nom des prestataires de services ou des fournisseurs retenus et leur prix total respectif.

Si un tel contrat comporte des listes de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas la publication des résultats, le Protecteur du citoyen indique dans le système électronique d’appel d’offres la façon d’obtenir les renseignements relatifs à ces résultats.

Décision 1462-1, a. 70.

71. Le Protecteur du citoyen publie, au moins semestriellement, dans le système électronique d’appel d’offres, la liste des contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $ et conclus de gré à gré ou à la suite d’un appel d’offres sur invitation, sauf s’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 39.

Décision 1462-1, a. 71.

72. La liste prévue à l’article 71 doit contenir au moins les renseignements suivants:

1°  le nom du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur, la date et le montant du contrat ou, s’il s’agit d’un contrat à exécution sur demande ou à commandes, le montant estimé de la dépense;

2°  s’il s’agit d’un contrat comportant des options de renouvellement, en plus des renseignements prévus au paragraphe 1, le montant total de la dépense qui serait encourue si toutes les options étaient exercées;

3°  la nature du service, des biens ou des travaux de construction qui ont fait l’objet du contrat;

4°  s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense supérieure au seuil d’appel d’offres public, la disposition du présent règlement en vertu de laquelle le contrat a été attribué.

Décision 1462-1, a. 72.

CHAPITRE VIII CONDITIONS DE GESTION DES CONTRATS

SECTION I ORDRE DE CHANGEMENT RELATIF À DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION

73. En matière de contrat de travaux de construction, le Protecteur du citoyen peut apporter des changements aux travaux en délivrant un ordre de changement.

Décision 1462-1, a. 73.

74. La valeur d’un changement est déterminé comme suit:

1°  estimation, négociation et acceptation d’un prix forfaitaire ventilé qui tient compte, pour les frais généraux, les frais d’administration et les profits de l’entrepreneur, du pourcentage de majoration indiqué, selon le cas, au sous-paragraphe a ou b du paragraphe 3;

2°  lorsque la nature du changement aux travaux ne permet pas d’en faire une estimation forfaitaire, application des prix unitaires mentionnés au contrat ou convenus par la suite;

3°  lorsque la nature du changement aux travaux ne permet pas d’en faire une estimation forfaitaire ou par prix unitaire, cumul du coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement liés au changement majoré selon les proportions suivantes:

a)  lorsque les travaux sont exécutés par l’entrepreneur: 15%;

b)  lorsque les travaux sont exécutés par un sous-traitant: 10% pour l’entrepreneur et 15% pour le sous-traitant.

Aux fins de l’application du paragraphe 3 du premier alinéa, le coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement correspond aux coûts réels des éléments décrits à l’annexe 6. La majoration inclut les frais généraux, les frais d’administration et les profits de l’entrepreneur.

Décision 1462-1, a. 74.

75. Si le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur ne peuvent, après une première négociation, s’entendre sur la valeur d’un changement, le montant estimé et ventilé du changement exigé est alors déterminé par le Protecteur du citoyen et payé selon les modalités prévues au contrat.

Décision 1462-1, a. 75.

76. L’entrepreneur peut dénoncer au Protecteur du citoyen par écrit un différend sur la valeur d’un changement dans les 15 jours de la délivrance de l’ordre de changement déterminant le montant du changement en application de l’article 75. Dans un tel cas, les parties doivent poursuivre les négociations conformément aux articles 79 ou 80 à 82, selon le cas.

Décision 1462-1, a. 76.

77. Lorsqu’un contrat relatif à un bâtiment comporte une dépense égale ou supérieure à 3 000 000 $ et que l’ordre de changement envisagé porte la valeur totale des changements à plus de 10% de la valeur initiale du contrat, le Protecteur du citoyen ne peut émettre cet ordre de changement ni tout ordre de changement subséquent que dans la mesure où il confirme à l’entrepreneur qu’il dispose des fonds nécessaires à l’exécution du changement.

Décision 1462-1, a. 77.

78. Aucun changement ne peut être exigé après la réception avec réserve de l’ouvrage.

Décision 1462-1, a. 78.

SECTION II RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

§ 1 . — Règles générales

79. Le Protecteur du citoyen et le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir à l’égard d’un contrat en respectant, le cas échéant, les modalités que le contrat prévoit pour y remédier.

Si la difficulté ne peut être ainsi résolue, elle peut être soumise à un tribunal judiciaire ou à un organisme juridictionnel, selon le cas, ou à un arbitre.

Décision 1462-1, a. 79.

§ 2 . — Règles particulières relatives à un contrat de travaux de construction d’un bâtiment

80. Le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur doivent tenter de régler à l’amiable toute difficulté pouvant survenir au regard d’un contrat de travaux de construction d’un bâtiment selon les étapes et les modalités suivantes:

1°  en faisant appel à un gestionnaire représentant le Protecteur du citoyen et à un dirigeant de l’entrepreneur dans le but de résoudre tout ou partie des questions faisant l’objet de ce différend, et ce, dans un délai de 60 jours suivant la réception de l’avis de différend de l’entrepreneur; les parties peuvent convenir de prolonger cette période;

2°  si les négociations ne permettent pas de résoudre complètement le différend, le Protecteur du citoyen ou l’entrepreneur peut, par l’envoi d’un avis écrit à l’autre partie dans un délai de 10 jours suivant la fin de l’étape précédente, exiger la médiation sur les questions non résolues, laquelle doit être complétée dans un délai de 60 jours suivant la réception de l’avis de médiation; les parties peuvent convenir de prolonger cette période.

En l’absence d’un avis de médiation dans le délai prévu au paragraphe 2 du premier alinéa, le processus de négociation est alors terminé.

Décision 1462-1, a. 80.

81. Le médiateur est choisi d’un commun accord par le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur. Il est chargé d’aider les parties à cerner leur différend et à identifier leurs positions et leurs intérêts, de même qu’à dialoguer et à explorer des solutions mutuellement satisfaisantes pour résoudre leur différend.

Les parties, de concert avec le médiateur, définissent les règles applicables à la médiation et sa durée, précisent leurs engagements, attentes et besoins ainsi que le rôle et les devoirs du médiateur. Les frais et honoraires du médiateur sont assumés à parts égales par les parties, à moins qu’une répartition différente n’ait été convenue.

Le représentant de chaque partie doit être dûment mandaté par le Protecteur du citoyen lui-même ou par le dirigeant de l’entrepreneur, selon le cas, pour procéder à la médiation.

Décision 1462-1, a. 81.

82. À défaut d’une entente entre le Protecteur du citoyen et l’entrepreneur à la suite d’une médiation, les parties conservent leurs droits et recours, notamment ceux visés au second alinéa de l’article 79.

Décision 1462-1, a. 82.

SECTION III ÉVALUATION DU RENDEMENT

83. Le Protecteur du citoyen doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un prestataire de services, d’un fournisseur ou d’un entrepreneur dont le rendement est considéré insatisfaisant.

Décision 1462-1, a. 83.

84. Le Protecteur du citoyen doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au prestataire de services, au fournisseur ou à l’entrepreneur un exemplaire de l’évaluation.

Décision 1462-1, a. 84.

85. Le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit au Protecteur du citoyen tout commentaire sur ce rapport.

Décision 1462-1, a. 85.

86. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu à l’article 84 ou suivant la réception des commentaires du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur, selon le cas, le Protecteur du citoyen lui-même maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le prestataire de services, le fournisseur ou l’entrepreneur.

Si le Protecteur du citoyen ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement du prestataire de services, du fournisseur ou de l’entrepreneur est considéré satisfaisant.

Décision 1462-1, a. 86.

CHAPITRE IX POUVOIRS DU PROTECTEUR DU CITOYEN

87. Le Protecteur du citoyen peut établir des politiques de gestion contractuelles relatives aux services, à l’approvisionnement et aux travaux de construction requis par lui. Il voit à la mise en place de ces politiques et à leur application.

Décision 1462-1, a. 87.

88. Le Protecteur du citoyen peut édicter des formules types de contrats ou des documents standards applicables à l’institution.

Décision 1462-1, a. 88.

CHAPITRE X DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

89. Les procédures d’adjudication de contrats visés par le présent règlement entreprises avant le 5 mai 2009 se poursuivent conformément aux dispositions en vigueur à la date du début des procédures d’adjudication.

Décision 1462-1, a. 89.

90. Tout contrat en cours le 5 mai 2009 est continué conformément aux dispositions dudit règlement, à moins qu’il n’y ait incompatibilité avec une disposition du contrat, auquel cas cette dernière prévaut.

Décision 1462-1, a. 90.

91. Le présent règlement remplace le Règlement sur les contrats du Protecteur du citoyen (Décision 1178-1, 03-11-27).

Décision 1462-1, a. 91.

92. (Omis).

Décision 1462-1, a. 92.

ANNEXE 1

(a. 22, 23, 28, 31, 34, 50, 52, 54, 55, 58, 62)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix le plus bas

1. Un minimum de 3 critères est nécessaire pour l’évaluation de la qualité.

2. Le Protecteur du citoyen doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle qui, pour chacun des critères retenus, rencontre le «niveau de performance acceptable». Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce niveau de performance à l’égard de l’un de ces critères est rejetée.

Décision 1462-1, Ann. 1.

ANNEXE 2

(a. 22, 24, 25, 28, 31, 49, 51, 52, 54, 55, 58, 62)

Conditions et modalités d’évaluation de la qualité en vue d’une adjudication selon le prix ajusté le plus bas ou selon la note finale pour la qualité la plus élevée

1. La grille d’évaluation doit prévoir un minimum de 3 critères nécessaires à l’évaluation de la qualité.

2. Le Protecteur du citoyen doit préciser dans les documents d’appel d’offres, pour chaque critère retenu, les éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un «niveau de performance acceptable», lequel correspond à ses attentes minimales pour le critère.

3. Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%.

4. Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le «niveau de performance acceptable» correspondant à 70 points.

5. Un minimum de 70 points peut être exigé à l’égard de l’un ou l’autre des critères identifiés dans la grille d’évaluation. Le cas échéant, une soumission qui n’atteint pas ce minimum est rejetée.

6. La note finale pour la qualité d’une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

7. Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.

8. Le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule suivante:

Prix ajusté = Prix soumis/Coefficient d’ajustement pour la qualité

Le coefficient d’ajustement pour la qualité est égal à:

1 + K (Note finale pour la qualité - 70/30)

Le paramètre K exprime en pourcentage ce que le Protecteur du citoyen est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100 points, et ce, sur l’ensemble des critères.

9. Le Protecteur du citoyen détermine dans les documents d’appel d’offres la valeur du paramètre K, laquelle ne peut être inférieure à 15% ni excéder 30%. En matière de contrats de travaux de construction, la valeur du paramètre K est fixée à 15%.

Décision 1462-1, Ann. 2.

ANNEXE 3

(a. 17)

Cautionnement de soumission (travaux de construction)

1. La __________________________________________________________________________

(Nom de la CAUTION)

dont l’établissement principal est situé à

---

(Adresse de la CAUTION)

ici représentée par ___________________________________________________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission devant être présentée le ______________________________ jour de ______________________________ 20__________ à

---

(Le Protecteur du citoyen)

ci-après appelé le Protecteur du citoyen, par

---

(Nom de l’ENTREPRENEUR)

dont l’établissement principal est situé à

---

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)

ici représentée par ___________________________________________________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelé l’ENTREPRENEUR, pour

---

(Description de l’ouvrage et l’endroit)

se porte caution de l’ENTREPRENEUR, envers le Protecteur du citoyen, aux conditions suivantes:

La CAUTION, au cas de défaut de l’ENTREPRENEUR de signer un contrat conforme à sa soumission ou de son défaut de fournir les garanties et autres documents requis, le cas échéant, dans les 15 jours de la date d’acceptation de sa soumission, s’oblige à payer au Protecteur du citoyen une somme d’argent représentant la différence entre le montant de la soumission qui avait été acceptée et celui de la soumission subséquemment acceptée par le Protecteur du citoyen, sa responsabilité étant limitée, tel que prévu dans les documents d’appel d’offres, soit:

— à ______________________________ pour cent du prix de la soumission (__________%),

ou

— au montant forfaitaire déterminé par le Protecteur du citoyen de ____________________________ dollars (__________ $).

2. L’ENTREPRENEUR dont la soumission est acceptée doit être avisé par écrit de l’acceptation de sa soumission avant l’expiration de la période de validité des soumissions ou de tout autre délai convenu entre le Protecteur du citoyen et l’ENTREPRENEUR, sans quoi la présente obligation est sans effet.

3. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

4. La CAUTION renonce au bénéfice de discussion et de division.

5. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est sans effet.

EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes à _______________________, le __________ jour de ________________________ 20__________

La CAUTION

_______________________________________ _________________________________

(Témoin) (Signature)

_________________________________

(Nom du signataire en lettres moulées)

_________________________________

(Titre du signataire en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR

_______________________________________ _________________________________

(Témoin) (Signature)

_________________________________

(Nom du signataire en lettres moulées)

_________________________________

(Titre du signataire en lettres moulées)

Décision 1462-1, Ann. 3.

ANNEXE 4

(a. 17)

Cautionnement d’exécution (travaux de construction)

1. La ____________________________________________________________________________

(Nom de la CAUTION)

dont l’établissement principal est situé à

---

(Adresse de la CAUTION)

ici représentée par ___________________________________________________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission dûment acceptée, par

---

(Identification du Protecteur du citoyen)

ci-après appelé le Protecteur du citoyen, pour

---

(Description de l’ouvrage et l’endroit)

et au nom de

---

(Nom de l’ENTREPRENEUR)

dont l’établissement principal est situé à

---

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)

ici représentée par ___________________________________________________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée l’ENTREPRENEUR, s’oblige solidairement avec l’ENTREPRENEUR envers le Protecteur du citoyen à exécuter le contrat, y compris, et sans limitation, toutes les obligations relevant des garanties, pour la réalisation de l’ouvrage décrit ci-dessus conformément à l’appel d’offres, la CAUTION ne pouvant en aucun cas être appelée à payer plus que ______________________________ dollars (__________ $).

2. La CAUTION consent à ce que le Protecteur du citoyen et l’ENTREPRENEUR puissent en tout temps faire des modifications au contrat, sous réserve du droit de la CAUTION d’en être informée sur demande conformément à l’article 2345 du Code civil, et elle consent également à ce que le Protecteur du citoyen accorde tout délai nécessaire au parachèvement des travaux.

3. Au cas d’inexécution du contrat par l’ENTREPRENEUR, y compris les travaux relevant des garanties, la CAUTION assume les obligations de l’ENTREPRENEUR et, le cas échéant, entreprend et poursuit les travaux requis dans les 15 jours de l’avis écrit qui lui est donné à cet effet par le Protecteur du citoyen, à défaut de quoi le Protecteur du citoyen peut faire compléter les travaux et la CAUTION doit lui payer tout excédant du prix arrêté avec l’ENTREPRENEUR pour l’exécution du contrat.

4. Le présent cautionnement couvre tout défaut dénoncé par un avis écrit du Protecteur du citoyen à l’ENTREPRENEUR avant la fin de la 2e année suivant la réception de l’ouvrage au sens de l’article 2110 du Code civil.

5. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

6. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est sans effet.

EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes à _______________________, le __________ jour de ________________________ 20__________

La CAUTION

_______________________________________ _________________________________

Témoin) (Signature)

_________________________________

(Nom du signataire en lettres moulées)

_________________________________

(Titre du signataire en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR

_______________________________________ _________________________________

(Témoin) (Signature)

_________________________________

(Nom du signataire en lettres moulées)

_________________________________

(Titre du signataire en lettres moulées)

Décision 1462-1, Ann. 4.

ANNEXE 5

(a. 17)

Cautionnement des obligations de l’entrepreneur pour gages, matériaux et services (Travaux de construction)

1. La ____________________________________________________________________________

(Nom de la CAUTION)

dont l’établissement principal est situé à

---

(Adresse de la CAUTION)

ici représentée par ___________________________________________________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée la CAUTION, après avoir pris connaissance de la soumission dûment acceptée, par

---

(Identification du Protecteur du citoyen)

ci-après appelé le Protecteur du citoyen, pour

---

(Description de l’ouvrage et l’endroit)

et au nom de

---

(Nom de l’ENTREPRENEUR)

dont l’établissement principal est situé à

---

(Adresse de l’ENTREPRENEUR)

ici représentée par ___________________________________________________________________

(Nom et titre)

dûment autorisé, ci-après appelée l’ENTREPRENEUR, s’oblige solidairement avec l’ENTREPRENEUR envers l’organisme public à payer directement les créanciers définis ci-après, la CAUTION ne pouvant en aucun cas être appelée à payer plus que ______________________________ dollars (__________ $).

2. Par créancier, on entend:

1° tout sous-traitant de l’ENTREPRENEUR;

2° toute personne physique ou toute personne morale qui a vendu ou loué à l’ENTREPRENEUR ou à ses sous-contractants des services, des matériaux ou du matériel destinés exclusivement à l’ouvrage, le prix de location de matériel étant déterminé uniquement selon les normes courantes de l’industrie de la construction;

3° tout fournisseur de matériaux spécialement préparés pour cet ouvrage et pour ce contrat;

4° la Commission de la santé et de la sécurité du travail, en ce qui concerne les cotisations découlant de ce contrat;

5° la Commission de la construction du Québec, en ce qui concerne les cotisations découlant de ce contrat.

3. La CAUTION consent à ce que le Protecteur du citoyen et l’ENTREPRENEUR puissent en tout temps faire des modifications au contrat, sous réserve du droit de la CAUTION d’en être informée sur demande conformément à l’article 2345 du Code civil, et elle consent également à ce que le Protecteur du citoyen accorde tout délai nécessaire au parachèvement des travaux.

4. Sous réserve de l’article 3, aucun créancier n’a de recours direct contre la CAUTION que s’il lui a adressé, ainsi qu’à l’ENTREPRENEUR, une demande de paiement dans les 120 jours suivant la date à laquelle il a terminé ses travaux ou fourni les derniers services, matériaux ou matériel.

Tout créancier qui n’a pas un contrat directement avec l’ENTREPRENEUR n’a de recours direct contre la CAUTION que s’il a avisé par écrit l’ENTREPRENEUR de son contrat dans un délai de 60 jours du commencement de la location ou de la livraison des services, des matériaux ou du matériel, tel avis devant indiquer l’ouvrage concerné, l’objet du contrat, le nom du sous-traitant, et le Protecteur du citoyen.

Un sous-traitant n’a de recours direct contre la CAUTION pour les retenues qui lui sont imposées par l’ENTREPRENEUR que s’il a adressé une demande de paiement à la CAUTION et à l’ENTREPRENEUR dans les 120 jours suivant la date à laquelle ces retenues étaient exigibles.

5. Tout créancier peut poursuivre la CAUTION après l’expiration des 30 jours qui suivent l’avis prévu à l’article 4, pourvu que la poursuite ne soit pas intentée avant les 90 jours de la date à laquelle les travaux du créancier ont été exécutés ou de la date à laquelle les derniers services, matériaux ou matériel ont été fournis;

6. Tout paiement effectué de bonne foi en vertu des présentes a pour effet de réduire d’autant le montant du présent cautionnement.

7. Ce cautionnement est régi par le droit applicable au Québec et, en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

8. L’ENTREPRENEUR intervient aux présentes pour y consentir et, à défaut par lui de ce faire, la présente obligation est sans effet.

EN FOI DE QUOI, la CAUTION et l’ENTREPRENEUR, par leurs représentants dûment autorisés, ont signé les présentes à ________________________, le __________ jour de _______________________ 20__________

La CAUTION

_______________________________________ _______________________________________

(Témoin) (Signature)

_________________________________

(Nom du signataire en lettres moulées)

_________________________________

(Titre du signataire en lettres moulées)

L’ENTREPRENEUR

_______________________________________ _________________________________

(Témoin) (Signature)

_________________________________

(Nom du signataire en lettres moulées)

_________________________________

(Titre du signataire en lettres moulées)

Décision 1462-1, Ann. 5.

ANNEXE 6

(a. 74)

Coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement

L’entrepreneur doit faire la démonstration de chaque dépense liée à un changement. Le coût de la main-d’oeuvre, des matériaux et de l’équipement attribuable à l’exécution du changement aux travaux correspond aux coûts réels de l’entrepreneur et des sous-traitants, sur les éléments suivants:

1° les salaires et charges sociales versés aux ouvriers conformément à une convention collective applicable ainsi qu’au contremaître et, le cas échéant, au surintendant qui supervise les salariés sur le chantier;

2° les frais de déplacement et d’hébergement des salariés additionnels requis;

3° le coût de tous les matériaux, produits, fournitures, incluant les matériaux incorporés à l’ouvrage en raison du changement aux travaux, y compris les frais de transport, d’entreposage et de manutention de ceux-ci, le tout correspondant au plus bas prix consenti à l’entrepreneur et aux sous-traitants;

4° les taxes et autres droits imposés par toute autorité compétente sur la main-d’oeuvre, les matériaux et l’équipement requis et auxquels l’entrepreneur est assujetti, à l’exclusion de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ) puisque le Protecteur du citoyen en est exempt;

5° le coût de transport et d’utilisation d’équipements et d’outils additionnels requis, autres que ceux à main utilisés par les salariés;

6° le coût additionnel du contrôle de la qualité des travaux relatifs au changement par le responsable de l’assurance qualité ou le surintendant;

7° les redevances et les droits de brevet applicables;

8° les primes additionnelles de cautionnements et d’assurances que l’entrepreneur doit payer à la suite de l’augmentation du prix de son contrat;

9° les frais d’énergie et de chauffage directement attribuables au changement;

10° le coût d’enlèvement et d’élimination des ordures et débris attribuables au changement;

11° les protections, installations temporaires et les ouvrages de sécurité additionnels nécessaires;

12° tout autre coût de main-d’oeuvre, de matériaux et d’équipement additionnel requis, non spécifié aux paragraphes qui précèdent et attribuable à l’exécution du changement.

Décision 1462-1, Ann. 6.

RÉFÉRENCES

Décision 1462-1, 2009 G.O. 2, 2463

L.Q. 2013, c. 23, a. 164