N-3, r. 6.1 - Règlement sur les élections et l’organisation de la Chambre des notaires du Québec

Updated to 1 January 2016

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chapitre N-3, r. 6.1

Règlement sur les élections et l’organisation de la Chambre des notaires du Québec

Loi sur le notariat

(chapitre N-3, a. 5, 2e al., a. 6, 1er al., par. 5, a. 9, 2e al.).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, b, e et f et a. 94, par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le présent règlement régit les modalités d’élection du président, du vice-président, des administrateurs et des membres du comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec ainsi que l’organisation de l’Ordre.

Décision 2013-10-04, a. 1.

2. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Ville de Montréal.

Décision 2013-10-04, a. 2.

3. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) relatifs aux jours fériés s’appliquent au présent règlement.

Décision 2013-10-04, a. 3; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION II ADMINISTRATEURS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

4. Le mandat du président, du vice-président, des administrateurs et des membres du comité exécutif est d’une durée de 3 ans et ils sont rééligibles.

Le nombre de mandats consécutifs à titre de président est limité à 2.

Décision 2013-10-04, a. 4.

5. Le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, excluant le président sortant, est fixé à 24.

Décision 2013-10-04, a. 5.

6. Pour assurer une représentation adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en districts électoraux. Chacun de ces districts porte le nom et comprend le territoire et le nombre d’administrateurs suivants:

1°  district d’Abitibi: le territoire des districts judiciaires d’Abitibi, Rouyn-Noranda et Témiscamingue; 1 administrateur;

2°  district du Bas-Saint-Laurent-Gaspésie: le territoire des districts judiciaires de Kamouraska, Rimouski, Gaspé et Bonaventure; 1 administrateur;

3°  district de Beauce: le territoire des districts judiciaires de Beauce, Frontenac et Mégantic; 1 administrateur;

4°  district de Beauharnois-Iberville: le territoire des districts judiciaires de Beauharnois et Iberville; 1 administrateur;

5°  district de Bedford-Saint-Hyacinthe: le territoire des districts judiciaires de Bedford et Saint-Hyacinthe; 1 administrateur;

6°  district de Hull: le territoire des districts judiciaires de Gatineau et Pontiac; 1 administrateur;

7°  district de Joliette: le territoire du district judiciaire de Joliette; 1 administrateur;

8°  district de Laval: le territoire du district judiciaire de Laval; 1 administrateur;

9°  district de Longueuil: le territoire du district judiciaire de Longueuil; 1 administrateur;

10°  district de Montréal: le territoire du district judiciaire de Montréal; 4 administrateurs;

11°  district de Québec: le territoire des districts judiciaires de Québec, Charlevoix et Montmagny; 2 administrateurs;

12°  district de Richelieu-Drummond: le territoire des districts judiciaires de Richelieu, Drummond et Arthabaska; 1 administrateur;

13°  district de Saguenay-Lac-Saint-Jean-Côte-Nord: le territoire des districts judiciaires de Roberval, Alma, Chicoutimi, Mingan et Baie-Comeau; 1 administrateur;

14°  district de Saint-François: le territoire du district judiciaire de Saint-François; 1 administrateur;

15°  district de Terrebonne: le territoire des districts judiciaires de Terrebonne et Labelle; 1 administrateur;

16°  district de Trois-Rivières: le territoire des districts judiciaires de Trois-Rivières et Saint-Maurice; 1 administrateur.

Décision 2013-10-04, a. 6; 2013, c. 29, a. 6.

SECTION III CLÔTURE DU SCRUTIN ET AVIS D’ÉLECTION

7. La clôture du scrutin pour l’élection du président et des administrateurs est fixée au deuxième jeudi d’avril à 16 h.

Décision 2013-10-04, a. 7.

8. La date de l’élection du président et des administrateurs élus est fixée à la date du dépouillement du scrutin.

Décision 2013-10-04, a. 8.

9. Entre le 60e et le 45e jour précédant la date fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à tous les notaires un avis d’élection comprenant les renseignements suivants:

1°  la date et l’heure de la clôture du scrutin;

2°  le nombre d’administrateurs à élire dans chaque district;

3°  les conditions requises pour être candidat;

4°  les conditions requises pour voter;

5°  un bulletin de présentation pour l’élection au poste de président;

6°  un bulletin de présentation pour l’élection à un poste d’administrateur.

Décision 2013-10-04, a. 9.

SECTION IV MISE EN CANDIDATURE

§ 1 . — Dispositions générales

10. Une mise en candidature doit se faire au moyen du bulletin de présentation établi par l’Ordre.

Décision 2013-10-04, a. 10.

11. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au plus tard 30 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Décision 2013-10-04, a. 11.

§ 2 . — Conseil d’administration

12. Le bulletin de présentation pour la mise en candidature au poste de président doit être signé par le candidat et par 30 notaires.

Décision 2013-10-04, a. 12.

13. Le bulletin de présentation pour la mise en candidature à un poste d’administrateur doit être signé par le candidat et par 4 notaires ayant leur domicile professionnel dans le district électoral où le candidat se présente.

Décision 2013-10-04, a. 13.

§ 3 . — Vice-présidence et comité exécutif

14. Le bulletin de présentation pour la mise en candidature au poste de vice-président ou à un poste de membre du comité exécutif doit être signé par le candidat et par 2 administrateurs élus.

Décision 2013-10-04, a. 14.

15. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au poste de vice-président ou à un poste de membre du comité exécutif au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs, au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 15.

SECTION V ÉLECTION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

§ 1 . — Vote

16. En plus des documents mentionnés à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire transmet la procédure de vote aux notaires ayant droit de vote.

Décision 2013-10-04, a. 16.

17. À la réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire, ou l’une des personnes qu’il désigne à cette fin, inscrit le nom des électeurs sur une liste. Sans les ouvrir, le secrétaire appose sur ces enveloppes la date et l’heure de leur réception ainsi que ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Décision 2013-10-04, a. 17.

§ 2 . — Scrutateurs

18. Le Conseil d’administration désigne 10 notaires pour agir comme scrutateurs et au moins 5 notaires pour agir comme scrutateurs suppléants.

Décision 2013-10-04, a. 18.

§ 3 . — Dépouillement du vote

19. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

Les scrutateurs peuvent assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 2013-10-04, a. 19.

20. Le dépouillement du vote se fait en présence de 10 scrutateurs. Le secrétaire les convoque au plus tard 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 2013-10-04, a. 20.

§ 4 . — Entrée en fonction

21. Le président entre en fonction à la première des éventualités suivantes:

1°  le 15e jour suivant la date de son élection;

2°  à la première séance du Conseil d’administration suivant la date de son élection.

Décision 2013-10-04, a. 21.

22. Les administrateurs élus entrent en fonction à la première séance du Conseil d’administration qui suit la date de leur élection.

Décision 2013-10-04, a. 22.

SECTION VI ÉLECTION DU VICE-PRÉSIDENT ET DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF

23. Les administrateurs élus doivent élire le vice-président parmi eux lors de la première séance du Conseil d’administration qui suit la date de leur élection. Il entre en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 23.

24. L’élection des membres du comité exécutif a lieu immédiatement après celle du vice-président.

Les membres du comité exécutif entrent en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 24.

25. Les administrateurs élus doivent élire parmi eux 3 membres du comité exécutif. Il y a un scrutin pour chaque poste à pourvoir.

Les administrateurs doivent ensuite élire, parmi les administrateurs nommés par l’Office des professions, un membre du comité exécutif.

L’élection des membres du comité exécutif se fait à la majorité des votes exprimés au scrutin secret.

Décision 2013-10-04, a. 25.

SECTION VII POSTES VACANTS

§ 1 . — Président

26. En cas de vacance au poste de président durant la première moitié du mandat, le Conseil d’administration déclenche une élection au suffrage universel des notaires afin de pourvoir à ce poste et en fixe la date et les modalités. La clôture du scrutin doit avoir lieu dans les 4 mois de la date où le poste est devenu vacant.

En cas de vacance au poste de président durant la deuxième moitié du mandat, les administrateurs élus doivent pourvoir au poste à la première séance du Conseil d’administration suivant la date où il est devenu vacant. Toutefois, lorsque le poste devient vacant dans les 30 jours précédant cette séance, l’élection a lieu à la séance suivante. Ils choisissent, au scrutin secret parmi eux, un président pour la durée non écoulée du mandat.

Le président entre en fonction dès son élection.

Le vice-président exerce les fonctions du président tant que le poste est vacant.

Décision 2013-10-04, a. 26.

27. Dans le cas d’une élection prévue au deuxième alinéa de l’article 26, le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 27.

28. En cas de vacance au poste de président, un candidat qui occupe un poste d’administrateur élu ou de vice-président peut se porter candidat au poste de président sans qu’il doive démissionner de ses fonctions.

Décision 2013-10-04, a. 28.

§ 2 . — Administrateur élu

29. En cas de vacance à un poste d’administrateur élu, le secrétaire transmet un avis d’élection aux notaires éligibles du district électoral concerné.

Décision 2013-10-04, a. 29.

30. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 30.

31. Les administrateurs élus doivent pourvoir au poste à la première séance du Conseil d’administration suivant la date où il est devenu vacant. Toutefois, lorsque le poste devient vacant dans les 30 jours précédant cette séance, l’élection a lieu à la séance suivante. Ils choisissent, au scrutin secret parmi les candidats, un administrateur pour la durée non écoulée du mandat. Il entre en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 31.

§ 3 . — Vice-président

32. En cas de vacance au poste de vice-président, le secrétaire transmet un avis d’élection à tous les administrateurs.

Décision 2013-10-04, a. 32.

33. Le secrétaire doit recevoir le bulletin de présentation du candidat au poste de vice-président au plus tard 15 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection. L’heure limite pour la réception du bulletin est fixée à 16 h.

Le secrétaire transmet la liste des candidats à tous les administrateurs au plus tard 10 jours avant la date de la séance du Conseil d’administration au cours de laquelle se tiendra l’élection.

Décision 2013-10-04, a. 33.

34. Les administrateurs élus doivent pourvoir au poste vacant à la première séance du Conseil d’administration suivant la date où il est devenu vacant. Toutefois, lorsque le poste devient vacant dans les 30 jours précédant cette séance, l’élection a lieu à la séance suivante. Ils choisissent, au scrutin secret parmi les candidats, un vice-président pour la durée non écoulée du mandat. Il entre en fonction séance tenante.

Décision 2013-10-04, a. 34.

SECTION VIII ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

35. Le quorum d’une assemblée générale est de 50 notaires.

Décision 2013-10-04, a. 35.

36. Le secrétaire convoque chaque notaire à une assemblée générale au moyen d’un avis transmis par courrier, par télécopieur ou par un procédé électronique, au plus tard 30 jours avant sa tenue.

Une assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités avec avis au plus tard 5 jours avant sa tenue.

L’avis de convocation mentionne la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.

Décision 2013-10-04, a. 36.

SECTION IX RÉMUNÉRATION

37. Les administrateurs élus ont droit à une rémunération déterminée par le Conseil d’administration pour leur présence à une séance.

Décision 2013-10-04, a. 37.

SECTION X DISPOSITIONS TRANSITOIRE ET FINALES

38. Malgré le deuxième alinéa de l’article 4, le président en fonction lors de l’entrée en vigueur du présent règlement (2014-01-01) est rééligible pour l’élection 2014 seulement.

Décision 2013-10-04, a. 38.

39. Le présent règlement remplace le Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec (chapitre N-3, r. 11) et le Règlement sur l’administration et la régie interne de la Chambre des notaires du Québec (chapitre N-3, r. 1).

Décision 2013-10-04, a. 39.

40. (Omis).

Décision 2013-10-04, a. 40.

RÉFÉRENCES

Décision 2013-10-04, 2013 G.O. 2, 4738