N-3, r. 3 - Règlement sur le Comité d’inspection professionnelle de la Chambre des notaires du Québec

Updated to 1 January 2016

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chapitre N-3, r. 3

Règlement sur le Comité d’inspection professionnelle de la Chambre des notaires du Québec

Loi sur le notariat

(chapitre N-3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 90).

SECTION I COMITÉ D’INSPECTION PROFESSIONNELLE

1. Le Comité d’inspection professionnelle de la Chambre des notaires du Québec est formé de 7 membres nommés par le Conseil d’administration parmi les notaires inscrits au tableau de l’Ordre depuis au moins 10 ans.

Décision 2001-09-27, a. 1.

2. Les membres du comité demeurent en fonction jusqu’à leur décès, démission, remplacement ou radiation du tableau.

Décision 2001-09-27, a. 2.

3. Le comité tient ses séances à la date, à l’heure et au lieu déterminés par lui ou par son président.

Décision 2001-09-27, a. 3.

4. Les membres du comité se désignent un secrétaire parmi eux.

Décision 2001-09-27, a. 4.

5. Le secrétariat du comité est situé au siège de l’Ordre et tous les procès-verbaux, rapports et autres documents du comité y sont conservés.

Décision 2001-09-27, a. 5.

6. Sous réserve de l’article 9, seuls les membres du comité, le personnel de son secrétariat ainsi que le président de l’Ordre ont accès aux procès-verbaux, rapports et autres documents du comité.

Les membres du personnel du secrétariat doivent prêter le serment contenu à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 2001-09-27, a. 6.

SECTION II CONSTITUTION D’UN DOSSIER PROFESSIONNEL

7. Le comité constitue et tient à jour un dossier professionnel pour chaque notaire qui fait l’objet d’une vérification ou d’une enquête sur la compétence professionnelle.

Décision 2001-09-27, a. 7.

8. Le dossier professionnel contient notamment:

1°  un résumé de la formation du notaire;

2°  un résumé de son expérience professionnelle;

3°  le rapport de vérification ou de l’enquête sur la compétence professionnelle;

4°  les recommandations du comité, le cas échéant, à la suite de la vérification ou de l’enquête sur la compétence professionnelle;

5°  tout autre document ou renseignement sur l’exercice de la profession du notaire qui fait l’objet de la vérification ou d’une enquête sur la compétence professionnelle.

Décision 2001-09-27, a. 8.

9. Le notaire a le droit de consulter son dossier professionnel et d’en obtenir copie. La consultation se fait au secrétariat du comité en présence d’une personne désignée.

L’inspecteur a accès au dossier professionnel du notaire.

Le Conseil d’administration peut également consulter le dossier professionnel d’un notaire et en obtenir copie pour l’application des articles 24, 25 et 29.

Décision 2001-09-27, a. 9.

SECTION III SURVEILLANCE GÉNÉRALE DE L’EXERCICE DE LA PROFESSION

10. Chaque année, le Conseil d’administration détermine le programme de surveillance générale du comité.

Décision 2001-09-27, a. 10.

11. Le comité surveille l’exercice de la profession suivant les modalités qu’il détermine.

Décision 2001-09-27, a. 11.

12. Au moins 7 jours avant la date fixée pour la vérification de l’étude, du greffe, des dossiers d’un notaire et de sa comptabilité en fidéicommis, le comité, par l’entremise de son président, de son secrétaire ou de l’un de ses inspecteurs, fait parvenir un avis précisant la date, l’heure et le lieu de la vérification.

Cet avis peut être transmis au principal établissement d’une société de notaires et il tient lieu d’avis à chacun des membres associés ou salariés qui y exercent leur profession.

Le cas échéant, copie de l’avis peut être transmise à l’employeur du notaire.

Dans le cas de la vérification de la comptabilité en fidéicommis ou des règles de formalisme de l’acte authentique, la vérification peut s’effectuer sans avis.

Décision 2001-09-27, a. 12.

13. Le comité, le membre du comité ou l’inspecteur doit, s’il en est requis, produire un certificat attestant sa qualité, signé par le secrétaire du comité.

Décision 2001-09-27, a. 13.

14. Le notaire qui ne peut recevoir le comité, le membre du comité ou l’inspecteur à la date prévue à l’avis doit, dès la réception de cet avis, en prévenir l’expéditeur qui peut convenir avec lui d’une nouvelle date.

Décision 2001-09-27, a. 13.

15. Lorsque le comité, un membre du comité ou un inspecteur constate que le notaire n’a pu prendre connaissance de l’avis, il fixe une nouvelle date pour la vérification et en avise par écrit le notaire, conformément à l’article 12.

Décision 2001-09-27, a. 15.

16. Dans les cas où la vérification a lieu sans avis, le notaire ne peut refuser de s’y soumettre.

Décision 2001-09-27, a. 16.

17. Lorsqu’un notaire refuse de se soumettre à la vérification ou la rend volontairement impossible, le comité, le membre du comité ou l’inspecteur en fait immédiatement rapport au syndic.

Sur réception de ce rapport, le syndic avise par écrit immédiatement le notaire en défaut, qu’il s’expose à ce qu’une plainte soit portée devant le conseil de discipline à moins que, dans l’intervalle, il se soumette à la vérification.

Décision 2001-09-27, a. 17.

18. Le notaire dont l’étude, le greffe, les dossiers et la comptabilité en fidéicommis font l’objet d’une vérification peut être présent ou se faire représenter par un mandataire.

Décision 2001-09-27, a. 18.

19. Le comité, le membre du comité ou l’inspecteur peut demander au notaire ou à toute autre personne d’attester sous serment toute déclaration qu’il lui fait concernant une vérification.

Décision 2001-09-27, a. 19.

20. Le comité, le membre du comité ou l’inspecteur dresse un rapport de vérification dont copie est transmise au notaire dans les 30 jours de la date de la fin de sa vérification.

Décision 2001-09-27, a. 20.

21. Le comité, le membre du comité ou l’inspecteur qui, au terme de sa vérification, a des raisons de croire que le comité devrait soumettre un notaire à une enquête sur la compétence professionnelle dresse un rapport qu’il transmet au secrétaire du comité.

Décision 2001-09-27, a. 21.

SECTION IV ENQUÊTE SUR LA COMPÉTENCE PROFESSIONNELLE D’UN NOTAIRE

22. Au moins 7 jours avant la date fixée pour la tenue de l’enquête sur la compétence professionnelle d’un notaire, le comité, par l’entremise de son président, de son secrétaire, ou de l’un de ses enquêteurs, fait parvenir au notaire un avis précisant la date, l’heure, le lieu de l’enquête ainsi que le nom de l’enquêteur.

Copie de cet avis peut être transmise, le cas échéant, à l’employeur du notaire.

Dans le cas où la transmission de cet avis pourrait compromettre les fins poursuivies par la tenue de l’enquête sur la compétence professionnelle, celle-ci peut être tenue sans avis.

Décision 2001-09-27, a. 22.

23. Les articles 13 à 20 s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires à une enquête sur la compétence professionnelle effectuée en vertu de la présente section.

Décision 2001-09-27, a. 23.

SECTION V RECOMMANDATIONS DU COMITÉ

24. Lorsque le comité, après étude du rapport de vérification ou d’enquête sur la compétence professionnelle, estime qu’il n’y a pas lieu de recommander au Conseil d’administration de prendre l’une ou l’autre des mesures prévues à l’article 113 du Code des professions (chapitre C-26), il en avise le Conseil d’administration, si la vérification ou l’enquête a été tenue à sa demande, et le notaire dans les plus brefs délais.

Décision 2001-09-27, a. 24.

25. Lorsque le comité, après étude du rapport de vérification ou d’enquête sur la compétence professionnelle, a des raisons de croire qu’il y a lieu de recommander au Conseil d’administration de prendre l’une ou l’autre des mesures prévues à l’article 113 du Code des professions (chapitre C-26), il en avise le Conseil d’administration et le notaire.

Le comité doit donner au notaire l’occasion de se faire entendre, s’il lui en a manifesté l’intention dans les 30 jours de la réception de l’avis l’informant de ce droit.

Décision 2001-09-27, a. 25.

26. Aux fins de permettre au notaire de se faire entendre, le comité lui transmet une copie de son rapport exposant les lacunes constatées, par signification conformément au Code de procédure civile (chapitre C-25.01) ou par poste recommandée, au moins 15 jours avant la date prévue pour l’audience, accompagnée d’une copie de l’article 113 du Code des professions (chapitre C-26), du présent règlement et d’un avis précisant la date, l’heure et le lieu de l’audience.

Décision 2001-09-27, a. 26; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

27. Le comité peut procéder par défaut si le notaire ne se présente pas à la date, à l’heure et au lieu prévus.

Décision 2001-09-27, a. 27.

28. Après l’audience, le comité peut maintenir les recommandations aux termes de l’article 25, y surseoir ou les annuler.

Décision 2001-09-27, a. 28.

29. Le comité transmet ses recommandations motivées au Conseil d’administration et au notaire dans les plus brefs délais.

Décision 2001-09-27, a. 29.

30. (Omis).

Décision 2001-09-27, a. 30.

31. (Omis).

Décision 2001-09-27, a. 31.

RÉFÉRENCES

Décision 2001-09-27, 2001 G.O. 2, 7280

L.Q. 2008, c. 11, a. 212