N-3, r. 13 - Règlement sur les registres de la Chambre des notaires du Québec

Updated to 14 April 2016

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chapitre N-3, r. 13

Règlement sur les registres de la Chambre des notaires du Québec

Loi sur le notariat

(chapitre N-3, a. 96).

Décision 2001-11-08; Décision 2006-03-16, a. 1.

SECTION I FORMALITÉS ET MODALITÉS RELATIVES À LA TENUE DES REGISTRES

1. Le notaire doit faire un rapport pour le registre des dispositions testamentaires et un autre pour celui des mandats de protection exclusivement sur les formulaires fournis à cette fin par le registraire. En ce qui concerne le registre des consentements aux dons d’organes et de tissus, les consentements sont inscrits dans l’un ou l’autre de ces rapports.

Ces rapports doivent contenir les renseignements suivants:

1°  les nom, adresse, date de naissance et, si possible, le numéro d’assurance sociale du testateur, du donateur ou du mandant ainsi que, dans le cas d’un donneur, son numéro d’assurance maladie;

2°  la date de toute disposition testamentaire, du mandat, du consentement aux dons d’organes et de tissus ou de tout acte de dépôt, le nom du notaire qui l’a reçu, le numéro de minute et, le cas échéant, la date de la fin du mandat.

Décision 2001-11-08, a. 1; Décision 2006-03-16, a. 2; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

2. Le notaire qui, pour une période donnée, n’a reçu en minute ou pour dépôt aucune disposition testamentaire, mandat ou consentement aux dons d’organes et de tissus, doit, à moins d’en être exempté conformément au présent règlement, compléter chacun des rapports dans le délai prévu.

Décision 2001-11-08, a. 2; Décision 2006-03-16, a. 3.

3. Le notaire, le gardien provisoire ou le cessionnaire du greffe doit garder une copie de ses rapports durant une période de 10 ans suivant leur production.

Décision 2001-11-08, a. 3.

4. Les registres et les rapports sont tenus et conservés soit matériellement, soit au moyen de microphotographies ou au moyen d’un support faisant appel aux technologies de l’information.

Décision 2001-11-08, a. 4.

5. Le registraire ne doit divulguer aucun renseignement contenu au registre des dispositions testamentaires si ce n’est au testateur, au donateur, à son mandataire muni d’un mandat exprès à cette fin, à un notaire en exercice ou à un avocat en exercice, sauf si une copie d’acte de décès ou un certificat de décès émanant du Directeur de l’état civil lui est fourni.

Il ne peut également divulguer aucun renseignement contenu au registre des mandats de protection si ce n’est au mandant, à son mandataire, à un notaire en exercice, à un avocat en exercice ou au curateur public.

Toutefois, sur production d’une évaluation médicale et psychosociale récente constatant l’inaptitude du mandant ou d’un rapport récent du directeur général d’un établissement de santé ou de services sociaux constatant l’inaptitude du mandant à prendre soin de lui-même ou à administrer ses biens, le registraire peut transmettre les renseignements contenus à ce registre à toute personne qui accompagne sa demande d’une déclaration assermentée établissant son intérêt pour le mandant.

Il ne peut également divulguer aucun renseignement contenu au registre des consentements aux dons d’organes et de tissus si ce n’est au donneur, à son mandataire muni d’un mandat exprès à cette fin, à un notaire en exercice ou à une personne désignée par écrit par le ministre de la Santé et des Services sociaux pour exercer des responsabilités à l’égard de la recherche de consentements aux dons d’organes et de tissus.

Décision 2001-11-08, a. 5; Décision 2006-03-16, a. 4; N.I. 2016-01-01 (NCPC); Décision 2016-03-10, a. 1.

SECTION II EXEMPTION

6. Le notaire qui, dans l’exercice de sa profession, durant une période ou une année civile donnée, n’est pas appelé à recevoir en minute ou pour dépôt de disposition testamentaire, de mandat ou de consentement aux dons d’organes et de tissus, est exempté de produire les rapports durant cette période ou année s’il a fait parvenir au registraire une déclaration à cet effet contenue dans le rapport qu’il produit à cette fin.

Cette déclaration doit indiquer la date de début et de fin de l’exemption et doit être produite suivant le délai prescrit pour les rapports de dispositions testamentaires et de mandats.

Si le notaire, malgré la déclaration qu’il a produite, reçoit en minute ou pour dépôt un acte mentionné au premier aliéna, il redevient dès lors immédiatement soumis à l’application du présent règlement.

Décision 2001-11-08, a. 6; Décision 2006-03-16, a. 5.

SECTION III FRAIS

Décision 2001-11-08, sec. III; Décision 2002-10-10, a. 1.

7. Les frais exigibles pour l’inscription dans les registres de toute disposition testamentaire, d’un mandat, ou d’un acte de dépôt sont de 10 $ lorsque le rapport est présenté sur support papier. Ces frais sont de 7 $ lorsque le rapport est présenté par voie électronique.

Il n’y a aucuns frais pour l’inscription d’un consentement aux dons d’organes et de tissus.

Décision 2001-11-08, a. 7; Décision 2002-06-15, a. 1; Décision 2006-03-16, a. 6.

8. Les frais exigibles à la suite d’une recherche faite dans les registres sont de 20 $ lorsque la demande est présentée sur support papier. Ces frais sont de 15 $ lorsque la demande est présentée par voie électronique.

Aucuns frais ne sont exigibles pour la recherche de consentements aux dons d’organes et de tissus d’une personne désignée par écrit par le ministre de la Santé et des Services sociaux pour exercer des responsabilités à l’égard de la recherche de consentements aux dons d’organes et de tissus.

Décision 2001-11-08, a. 8; Décision 2002-06-15, a. 1; Décision 2006-03-16, a. 7.

SECTION IV DÉFAUT

9. Le registraire envoie à tout notaire en défaut de remplir ses obligations, un avis par poste recommandée ou par tout autre moyen permettant d’en établir la réception. Dans ce cas, les frais additionnels exigibles du notaire pour tout rapport tardif des inscriptions dans les registres sont de 125 $.

La preuve de l’envoi de cet avis peut être faite par le serment du registraire ou de ses préposés.

Décision 2001-11-08, a. 9; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION V DISPOSITIONS FINALES

10. (Omis).

Décision 2001-11-08, a. 10.

11. (Omis).

Décision 2001-11-08, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 2001-11-08, 2001 G.O. 2, 8019

Décision 2002-10-10, 2002 G.O. 2, 7363

Décision 2006-04-26, 2006 G.O. 2, 1950

Décision 2016-03-10, 2016 G.O. 2, 1672