N-3, r. 12.1 - Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires

Updated to 15 June 2016

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chapitre N-3, r. 12.1

Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires

Code des professions

(chapitre C-26, a. 88).

SECTION I CONCILIATION

Décision 2016-06-15.

1. Le Conseil d’administration de la Chambre des notaires du Québec nomme un conciliateur des comptes chargé du traitement des demandes de conciliation des comptes des notaires.

Un conciliateur doit prêter le serment de discrétion selon la formule établie à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 2016-06-15, a. 1.

2. Le client qui a un différend avec un notaire quant au montant d’un compte pour services professionnels peut requérir la conciliation du conciliateur de l’Ordre.

Aux fins du présent règlement:

1°  le terme «client» vise la personne qui acquitte ou doit acquitter un compte pour services professionnels;

2°  l’expression «compte» vise un compte pour services professionnels d’un notaire et peut comprendre plusieurs comptes concernant un même service professionnel.

Décision 2016-06-15, a. 2.

3. Le client doit transmettre une demande par écrit à l’Ordre dans les 45 jours de la date où il a reçu ce compte.

Lorsque plusieurs comptes sont émis concernant un même service professionnel ou qu’un compte est payable en plusieurs versements, le délai de 45 jours pour demander la conciliation commence à courir à partir de la date de la réception, par le client, du plus récent compte ou de la plus récente échéance d’un versement. La demande de conciliation peut alors couvrir l’ensemble des comptes émis ou des versements échus dans l’année qui la précède.

Dans le cas où des sommes ont été prélevées ou retenues par le notaire sur les fonds qu’il détient ou qu’il reçoit pour le client ou en son nom, le délai de 45 jours commence à courir à partir du moment où le client a connaissance que ces sommes ont été prélevées ou retenues.

La conciliation de tout compte pour services professionnels peut également être demandée dans les 45 jours suivant une décision du conseil de discipline qui remet expressément en question la qualité ou la pertinence d’un acte professionnel qui y est facturé, sauf si ce compte a déjà fait l’objet d’une conciliation ou d’un arbitrage.

Décision 2016-06-15, a. 3.

4. La demande de conciliation doit être formulée selon les termes analogues à ceux prévus dans le document établi à cet effet par l’Ordre.

Décision 2016-06-15, a. 4.

5. Le notaire ne peut intenter une action sur compte avant l’expiration des délais accordés pour faire une demande de conciliation ou dès que l’Ordre reçoit une demande de conciliation, et ce, tant que le différend peut être réglé par conciliation ou arbitrage.

Toutefois, le conciliateur peut autoriser une telle action s’il est à craindre que, sans cette mesure, le recouvrement de la créance ne soit mis en péril. Le notaire peut aussi demander des mesures provisionnelles conformément à l’article 623 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Décision 2016-06-15, a. 5.

6. Le conciliateur doit, à la réception d’une demande de conciliation, en notifier le notaire et transmettre au client une copie du présent règlement.

Décision 2016-06-15, a. 6.

7. Lorsqu’une entente intervient entre le client et le notaire, le conciliateur la consigne par écrit et la notifie aux parties.

Décision 2016-06-15, a. 7.

8. Si la conciliation n’a pas conduit à une entente, le conciliateur notifie au notaire et au client un rapport de sa conciliation.

De plus, il indique au client la procédure à suivre et le délai à respecter pour soumettre le différend à l’arbitrage.

Décision 2016-06-15, a. 8.

SECTION II ARBITRAGE

Décision 2016-06-15.

§ 1 . — Arbitres

Décision 2016-06-15.

9. Le Conseil d’administration nomme au moins 4 arbitres parmi les notaires pour siéger au conseil d’arbitrage.

Le Conseil d’administration nomme le secrétaire du conseil d’arbitrage qui désigne, parmi les arbitres, les membres d’un conseil d’arbitrage.

Décision 2016-06-15, a. 9.

10. Chaque arbitre et le secrétaire du conseil d’arbitrage doivent prêter le serment de discrétion selon la formule établie à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 2016-06-15, a. 10.

§ 2 . — Demande d’arbitrage

Décision 2016-06-15.

11. Lorsque la conciliation n’a pas conduit à une entente, le client peut demander l’arbitrage du compte en transmettant au secrétaire du conseil d’arbitrage sa demande écrite dans les 30 jours de la date de la réception du rapport de conciliation prévu à l’article 8.

La demande d’arbitrage doit être formulée selon les termes analogues à ceux prévus dans le document établi à cet effet par l’Ordre.

Les frais exigibles pour une demande d’arbitrage sont de 100 $.

Décision 2016-06-15, a. 11.

12. Le secrétaire du conseil doit, à la réception d’une demande d’arbitrage, en notifier le notaire.

Décision 2016-06-15, a. 12.

13. Le client ne peut retirer sa demande d’arbitrage que par écrit et avec le consentement écrit du notaire.

Décision 2016-06-15, a. 13.

14. Le client et le notaire doivent constater par écrit toute entente intervenue entre eux, la signer et la déposer auprès du secrétaire du conseil.

Lorsque le conseil d’arbitrage est formé, celui-ci consigne l’entente dans sa sentence arbitrale et décide des frais de la manière prévue au premier alinéa de l’article 26.

Décision 2016-06-15, a. 14.

§ 3 . — Conseil d’arbitrage

Décision 2016-06-15.

15. Lorsque le montant en litige est de moins de 15 000 $, la demande d’arbitrage est entendue par un conseil d’arbitrage composé d’un arbitre unique.

Lorsque le montant en litige est de 15 000 $ ou plus, la demande d’arbitrage est entendue par un conseil d’arbitrage composé de 3 arbitres. Les arbitres désignent parmi eux un président.

Le montant en litige correspond à la différence entre le montant d’un compte et la somme que le client reconnaît devoir ou le montant dont il demande le remboursement.

Décision 2016-06-15, a. 15.

16. Le secrétaire du conseil avise par écrit les arbitres et notifie les parties de la formation du conseil d’arbitrage.

Décision 2016-06-15, a. 16.

17. Au cas de décès, d’absence ou d’empêchement d’agir d’un arbitre, les autres terminent l’affaire et leur décision est valide lorsque le conseil d’arbitrage est composé de 3 arbitres.

Dans le cas où l’audience n’a pas débuté, le secrétaire du conseil pourvoit au remplacement de la manière prévue aux articles 9 et 15.

Lorsque le conseil d’arbitrage est composé d’un arbitre unique ou que 2 arbitres d’un conseil d’arbitrage se retrouvent dans l’une des situations prévues au premier alinéa, le secrétaire du conseil pourvoit au remplacement de la manière prévue aux articles 9 et 15 et, s’il y a lieu, l’audience du différend est reprise.

Décision 2016-06-15, a. 17.

18. Une demande de récusation à l’égard d’un arbitre ne peut être faite que pour l’un des motifs prévus à l’article 202 du Code de procédure civile (chapitre C–25.01). La demande doit être notifiée au secrétaire du conseil d’arbitrage, au conseil d’arbitrage ainsi qu’à l’autre partie, dans les 10 jours de la date de la réception de l’avis prévu à l’article 16 ou de la connaissance du motif de récusation par la partie qui l’invoque, selon la plus tardive de ces dates.

La demande de récusation est décidée par l’arbitre visé par cette demande. S’il l’accueille, l’arbitre doit se retirer du dossier et en est dessaisi. Dans ce cas, le secrétaire du conseil pourvoit au remplacement de l’arbitre récusé de la manière prévue aux articles 9 et 15.

Décision 2016-06-15, a. 18.

§ 4 . — Audience

Décision 2016-06-15.

19. Le secrétaire du conseil fixe la date, l’heure et le lieu de l’audience. Il en avise, par écrit, le conseil d’arbitrage et notifie les parties au moins 10 jours avant cette date.

Décision 2016-06-15, a. 19.

20. Le conseil d’arbitrage peut demander à chacune des parties de transmettre au secrétaire du conseil, dans un délai imparti, un exposé de leurs prétentions avec pièces à l’appui. Le secrétaire du conseil transmet copie des exposés, dans les plus brefs délais de leur réception, au conseil et aux parties.

Le conseil d’arbitrage peut aussi demander les dossiers, documents ou renseignements qu’il estime nécessaires pour régler le différend.

Le conseil d’arbitrage peut exiger qu’avant l’audience, le demandeur remette un cautionnement au secrétaire du conseil s’il est à craindre que le recouvrement de la créance du notaire ne soit mis en péril.

Décision 2016-06-15, a. 20.

21. Le conseil d’arbitrage entend les parties avec diligence, reçoit leur preuve ou constate leur défaut de se présenter, d’administrer leur preuve ou d’exposer leurs prétentions.

À ces fins, il adopte la procédure et applique les règles de preuve qui lui paraissent appropriées.

Décision 2016-06-15, a. 21.

22. Si une partie requiert l’enregistrement des témoignages ou leur transcription, elle en assume l’organisation et le coût.

Décision 2016-06-15, a. 22.

§ 5 . — Sentence arbitrale

Décision 2016-06-15.

23. Le conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 45 jours de la date de la fin de l’audience.

Décision 2016-06-15, a. 23.

24. La sentence arbitrale est rendue à la majorité des membres du conseil d’arbitrage.

Dans sa sentence arbitrale, le conseil d’arbitrage doit déterminer s’il maintient le compte en litige ou, s’il y a lieu, le remboursement ou le paiement auquel une partie peut avoir droit.

La sentence arbitrale doit être motivée et signée par l’arbitre unique ou les arbitres qui y souscrivent. Si l’un d’eux refuse ou ne peut signer, les autres doivent en faire mention et la sentence a le même effet que si elle avait été signée par tous.

Décision 2016-06-15, a. 24.

25. Les dépenses engagées par les parties pour la tenue de l’arbitrage sont supportées respectivement par chacune d’elles et ne sont pas recouvrables de la partie adverse.

Décision 2016-06-15, a. 25.

26. Dans la sentence, le conseil d’arbitrage doit se prononcer sur le remboursement des frais de la demande prévus à l’article 11.

Il peut également statuer sur les débours reliés à l’arbitrage, soit les dépenses effectuées par l’Ordre pour la tenue de l’arbitrage. Le montant des débours qui peut être imposé ne peut excéder 15% du montant en litige. Lorsque le paiement est ordonné, il est au minimum de 200 $.

Le conseil d’arbitrage peut aussi, lorsque le compte en litige est maintenu en totalité ou en partie ou lorsqu’un remboursement est accordé, y ajouter l’intérêt et une indemnité calculés selon les articles 1618 et 1619 du Code civil, à compter de la demande de conciliation.

Décision 2016-06-15, a. 26.

27. La sentence arbitrale est définitive, sans appel, lie les parties et est exécutoire conformément aux articles 645 à 647 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Décision 2016-06-15, a. 27.

28. Le président du conseil d’arbitrage ou l’arbitre unique transmet la sentence arbitrale au secrétaire du conseil d’arbitrage ainsi que le dossier complet de l’arbitrage. Le secrétaire du conseil notifie la sentence arbitrale aux parties. Le secrétaire du conseil ne peut en délivrer des copies conformes qu’aux parties, ainsi qu’à leurs héritiers, le cas échéant.

Décision 2016-06-15, a. 28.

29. Le présent règlement remplace le Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires (chapitre N-3, r. 12).

Toutefois, ce règlement continue de régir la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires pour lesquels une demande de conciliation a été reçue à l’Ordre avant le 1er octobre 2016.

Décision 2016-06-15, a. 29.

30. (Omis).

Décision 2016-06-15, a. 30.