M-35.1, r. 93 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l'Alliance des propriétaires forestiers des Laurentides et de l'Outaouais

Updated to 1 September 2012

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chapitre M-35.1, r. 93

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs forestiers de Labelle

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

Décision 5489; Décision 7397, a. 1.

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par le Syndicat des producteurs forestiers de Labelle du Québec, que leur conservation soit assurée par celui-ci ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5489, a. 1; Décision 7397, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents du Syndicat sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; situé au 725, rue Vaudreuil, Mont-Laurier, le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5489, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5489, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5489, a. 4.

SECTION III ACCÈS

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs forestiers de Labelle (chapitre M-35.1, r. 95) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents du Syndicat sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs forestiers de Labelle (chapitre M-35.1, r. 98).

Décision 5489, a. 5; Décision 7397, a. 1.

6. a)  Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

b)  L’accès à un document est gratuit. Les frais encourant le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission doivent toutefois être exigés du requérant. Le Syndicat détermine les frais exigibles pour leur reproduction.

Décision 5489, a. 6.

7. Sous réserve de prescriptions au contraire dans la Loi, le Syndicat peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5489, a. 7.

8. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail. L’obtention d’une copie ne peut être possible qu’en vertu du deuxième alinéa de l’article 74, de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1).

Décision 5489, a. 8.

9. (Omis).

Décision 5489, a. 9.

RÉFÉRENCES

Décision 5489, 1991 G.O. 2, 7117

Décision 7397, 2001 G.O. 2, 7580