M-35.1, r. 83 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Gaspésie

Updated to 1 September 2012

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chapitre M-35.1, r. 83

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Gaspésie

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents du Syndicat des producteurs de la Gaspésie quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.

Décision 5312, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents du Syndicat sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l’exception des documents visés à l’article 3 et des documents d’usage courant, le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5312, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5312, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5312, a. 4.

SECTION III ACCÈS

5. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs de bois de la Gaspésie (chapitre M-35.1, r. 87) et des articles 6 et 7, les documents du Syndicat sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois de la Gaspésie (chapitre M-35.1, r. 91).

Décision 5312, a. 5.

6. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5312, a. 6.

7. Sous réserve de prescriptions au contraire dans la Loi, le Syndicat peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5312, a. 7.

8. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures normales de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5312, a. 8.

9. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5312, a. 9.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

10. (Omis).

Décision 5312, a. 10.

RÉFÉRENCES

Décision 5312, 1991 G.O. 2, 2397