M-35.1, r. 78 - Règlement sur le fichier des producteurs de bois et sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des Producteurs forestiers du Sud du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre M-35.1, r. 78

Règlement sur le fichier des producteurs de bois et sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de l’Estrie

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

CHAPITRE 1 FICHIER DES PRODUCTEURS

1. Le Syndicat des producteurs de bois de l’Estrie dresse et tient à jour un fichier dans lequel sont inscrits les nom et adresse de chaque producteur visé par le Plan conjoint des producteurs de bois de l’Estrie (chapitre M-35.1, r. 82) dont il connaît l’identité.

Décision 9213, a. 1.

2. Toute demande d’inscription, de radiation ou de correction doit être adressée par écrit au Syndicat, avec un exposé sommaire des faits la justifiant. Avant de rendre une décision, le Syndicat peut requérir toute autre preuve qu’il juge nécessaire.

Décision 9213, a. 2.

3. Lorsque le Syndicat refuse de faire suite à une demande qui lui est soumise en vertu de l’article 2, il doit en informer le producteur et lui indiquer les motifs justifiant sa décision.

Décision 9213, a. 3.

4. Conformément à l’article 71 de la Loi, il appartient au producteur de vérifier son inscription au fichier en s’adressant au Syndicat. Il peut exiger du Syndicat une confirmation écrite de son inscription.

Décision 9213, a. 4.

CHAPITRE 2 CONSERVATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS

SECTION I CONSERVATION DES DOCUMENTS

5. Les documents du Syndicat relatifs à l’application du Plan conjoint des producteurs forestiers du Sud du Québec (chapitre M-35.1, r. 82) sont conservés à son siège.

Décision 9213, a. 5.

6. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

1°  les documents constitutifs et leurs amendements;

2°  les règlements généraux et les règlements de régie interne;

3°  les rapports annuels d’activités et les états financiers requis par la Loi;

4°  les procès-verbaux des assemblées des membres du conseil d’administration du Syndicat, des producteurs visés par le Plan conjoint et des membres du conseil exécutif.

Décision 9213, a. 6.

7. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans à compter de la date de la fin de l’exercice financier concerné ou de leur échéance:

1°  les conventions de mise en marché, les contrats de service professionnel et les contrats de vente ou d’achat de biens meubles;

2°  les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives;

3°  tout document relatif au contingentement.

Décision 9213, a. 7.

SECTION II ACCÈS AUX DOCUMENTS

8. Sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1), tout producteur visé par le Plan conjoint qui en fait la demande au Syndicat a droit d’accès aux documents.

Ce droit ne s’étend toutefois pas aux procès-verbaux du conseil d’administration, du conseil exécutif et des comités formés par ces conseils, aux documents relatifs aux opérations financières et commerciales.

Décision 9213, a. 8.

9. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’au producteur concerné.

Décision 9213, a. 9.

10. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail.

Le requérant peut également obtenir une copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques en raison de sa forme. Toutefois, il ne peut transmettre à quiconque un document ainsi obtenu, en tout ou en partie, sans le consentement du secrétaire du Syndicat.

Sous réserve de l’application de l’article 74 de la Loi, le deuxième alinéa ne s’applique pas au fichier des producteurs.

Décision 9213, a. 10.

11. L’accès à un document est gratuit.

Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés.

Décision 9213, a. 11.

12. Le présent règlement remplace le Règlement sur le fichier des producteurs de bois de l’Estrie (Décision 5284, 91-03-06) et le Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de l’Estrie (Décision 5479, 91-11-18).

Décision 9213, a. 12.

13. (Omis).

Décision 9213, a. 13.

RÉFÉRENCES

Décision 9213, 2009 G.O. 2, 2694