M-35.1, r. 30 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois d’Abitibi-Témiscamingue

Updated to 1 September 2012

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chapitre M-35.1, r. 30

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois d’Abitibi-Témiscamingue

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par le Syndicat des producteurs de bois d’Abitibi-Témiscamingue, que leur conservation soit assurée par celui-ci ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5325, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents du Syndicat sont conservés, de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l’exception des documents visés à l’article 3 et des documents d’usage courant, le Syndicat peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5325, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5325, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.

Décision 5325, a. 4.

5. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au plus 2 ans, après la fin de l’année fiscale:

— copie de connaissement;

— bon de pesée.

Décision 5325, a. 5.

SECTION III ACCÈS

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier des producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois d’Abitibi-Témiscamingue (chapitre M-35.1, r. 33) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents du Syndicat sont publics et accessibles à tous les producteurs visés par le Plan conjoint des producteurs de bois d’Abitibi-Témiscamingue (chapitre M-35.1, r. 36).

Décision 5325, a. 6.

7. Un document contenant des renseignements relatifs à un producteur n’est accessible qu’à ce producteur.

Décision 5325, a. 7.

8. Sous réserve de prescription au contraire dans la Loi, le Syndicat peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5325, a. 8.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures normales de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5325, a. 9.

10. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5325, a. 10.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

11. (Omis).

Décision 5325, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 5325, 1991 G.O. 2, 2478