G-1.01, r. 5 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des géologues du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre G-1.01, r. 5

Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des géologues du Québec

Loi sur les géologues

(c. G-1.01, a. 2).

Code des professions

(c. C-26, a. 91).

SECTION I TENUE DES DOSSIERS

1. Pour chaque contrat de service, le géologue doit tenir un dossier et y consigner:

1°  le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone principal ainsi que le nom des contacts chez le client;

2°  la date et la nature du contrat;

3°  l’énumération détaillée et la description des services professionnels rendus;

4°  la correspondance et les notes relatives aux services professionnels rendus;

5°  les documents ou données fournis par le client ou colligés par le géologue;

6°  le rapport ou le document remis et les recommandations faites au client;

7°  la date à laquelle le travail a été exécuté ou remis;

8°  la copie de la note détaillée d’honoraires et de frais transmise au client.

Le cas échéant, le géologue doit en outre consigner, dans le dossier de chaque client, les renseignements suivants:

1°  la copie du contrat de service professionnel ou la description détaillée des activités à entreprendre et des objectifs visés ainsi que l’acceptation par le client;

2°  l’acceptation par le client des étapes de réalisation, des rapports d’étape et définitifs;

3°  les noms, adresses et numéros de téléphones des principaux intervenants et sous-traitants;

4°  toute information sur la transmission de renseignements ou de documents à des tiers, notamment tout document signé par le client ou son représentant dûment autorisé, permettant la transmission de tels renseignements ou documents;

5°  un état de compte à jour;

6°  les autres renseignements pertinents dont il est au courant et qui concernent les services rendus à son client par d’autres professionnels.

Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution, la tenue ou la conservation des dossiers, pourvu que leur confidentialité soit respectée.

Décision 2002-12-12, a. 1.

2. Lorsqu’un client demande à reprendre un document qui lui appartient, le géologue doit insérer au dossier une note indiquant la nature du document et la date du retrait. Il doit conserver au dossier une copie de la correspondance confirmant la transmission de ce document ou faire contresigner la note insérée au dossier par le client.

Décision 2002-12-12, a. 2.

3. Le géologue doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date de la fin du contrat, à l’exception des documents visés au paragraphe 6 du premier alinéa de l’article 1 qui doivent être conservés pendant au moins 10 ans. Il peut utiliser tout système ou procédé d’archivage qui lui donne accès à l’information que contenait le dossier à la date de sa fermeture.

À l’expiration des délais prévus au premier alinéa, le géologue peut détruire le dossier ou le document pourvu qu’il s’assure de la confidentialité des renseignements qui y sont contenus. Toutefois, il ne peut détruire un document original qui appartient à un client sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

Décision 2002-12-12, a. 2.

4. Le géologue doit s’assurer de la confidentialité de ses dossiers. À cette fin, les dossiers sont conservés dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement ou sur des supports électroniques auxquels le public n’a pas accès. En outre, en vue de protéger les données informatisées contre toute altération ou toute divulgation non autorisée, les mesures ou dispositifs de sécurité généralement reconnus et appliqués pour des renseignements confidentiels doivent être utilisés.

Décision 2002-12-12, a. 4.

5. Lorsqu’un géologue est associé au sein d’une société ou employé de celle-ci, d’un gouvernement ou de l’un de ses organismes ou d’une personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux services que rend le géologue sont considérés, pour l’application du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y consigner les renseignements concernant l’exercice de sa profession. Dans le cas contraire, ce géologue demeure assujetti aux obligations prévues à l’article 1.

Le géologue doit signer ou parapher tout document ou rapport qu’il a préparé et qu’il introduit dans un dossier de son employeur ou de la société dont il est associé.

Décision 2002-12-12, a. 5.

SECTION II MAINTIEN DES ÉQUIPEMENTS

6. Le géologue doit veiller à ce que tout équipement qu’il utilise soit entretenu afin d’assurer constamment son parfait fonctionnement.

Décision 2002-12-12, a. 6.

7. Le géologue doit s’assurer que soit inspectée, calibrée ou étalonnée toute pièce d’équipement aussi souvent que l’exige son fonctionnement optimal, compte tenu des spécifications de l’équipement et des normes scientifiques généralement reconnues.

Décision 2002-12-12, a. 7.

8. Un registre contenant la date de la vérification, l’identification de l’équipement, le résultat obtenu et la signature de la personne ayant procédé à la vérification doit être gardé à jour par le géologue.

Les articles 3 et 5 s’appliquent à ce registre compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2002-12-12, a. 8.

SECTION III CABINETS DE CONSULTATION

9. La présente section s’applique à tout cabinet de consultation que tient le géologue.

Décision 2002-12-12, a. 9.

10. Le géologue qui reçoit des clients doit utiliser un cabinet de consultation aménagé de façon à préserver le caractère confidentiel des conversations qu’il a avec les clients qui le consultent.

Décision 2002-12-12, a. 10.

11. Le cabinet du géologue doit être facilement repérable.

Décision 2002-12-12, a. 11.

12. Le géologue doit afficher son permis à la vue du public.

Décision 2002-12-12, a. 12.

13. Le géologue qui s’absente de son cabinet de consultation pour une période de 5 jours ouvrables doit prendre les mesures nécessaires pour informer les clients qui tentent de le rejoindre de cette absence.

Décision 2002-12-12, a. 13.

SECTION IV CESSATION DÉFINITIVE DE L’EXERCICE PROFESSIONNEL

14. La présente section s’applique à la disposition des dossiers d’un géologue qui cesse définitivement d’exercer sa profession ou qui fait l’objet d’une radiation permanente ou d’une révocation de permis.

Sauf dans le cas où tous les associés d’une société de géologues sont dans une situation mentionnée au premier alinéa, la présente section ne s’applique pas à un dossier appartenant à une personne visée à l’article 5. Dans ce dernier cas, le géologue est tenu d’en aviser le secrétaire de l’Ordre dans le délai prévu à l’article 15.

Décision 2002-12-12, a. 14.

15. Le géologue qui cesse définitivement d’exercer sa profession doit, dans les 45 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire de l’Ordre, par courrier recommandé, de la date de cessation et des nom, adresse et numéro de téléphone du cessionnaire de ses dossiers et transmettre au secrétaire une copie de la convention de cession.

Si le géologue n’a pu convenir d’une cession, l’avis au secrétaire doit alors indiquer la date à laquelle il le mettra en possession de ses dossiers.

Pour l’application du présent règlement, seul un géologue peut être cessionnaire ou gardien provisoire des dossiers d’un géologue.

Décision 2002-12-12, a. 15.

16. Lorsqu’un géologue décède, est radié de façon permanente, que son permis est révoqué ou qu’il cesse définitivement d’exercer pour une raison imprévue, le secrétaire ou un cessionnaire nommé par le Conseil d’administration prend possession de ses dossiers dans les 45 jours de la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si le géologue avait convenu d’une cession dont copie doit être transmise au secrétaire dans le même délai, accompagnée des renseignements prévus à l’article 15.

Décision 2002-12-12, a. 16.

17. Dans les cas où une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire prend possession des dossiers du géologue.

Décision 2002-12-12, a. 17.

18. Le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, doit, dans les 30 jours qui suivent la date où il prend possession des dossiers en application de la présente section, donner l’un ou l’autre des avis suivants:

1°  un avis publié 2 fois, à 10 jours d’intervalle, dans un journal desservant la région où exerçait le géologue et qui donne les informations suivantes:

a)  la date et le motif de la prise de possession;

b)  le délai que les clients ont pour accepter la cession, reprendre les dossiers du géologue qui leur appartiennent, ou en demander le transfert à un autre géologue;

c)  les adresse, numéro de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire ou le secrétaire peut être rejoint;

2°  un avis écrit qui donne à chaque client du géologue qui a cessé d’exercer les informations prévues au paragraphe 1. Lorsque l’avis est donné par le cessionnaire, il doit en transmettre copie au secrétaire.

Décision 2002-12-12, a. 18.

19. Lorsqu’il est en possession des dossiers, le cessionnaire ou le secrétaire doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts du géologue qui a cessé d’exercer et ceux de ses clients et, s’il y a lieu, communiquer à ces derniers les renseignements relatifs à l’état de leurs dossiers.

Le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, doit respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des éléments et renseignements et documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d’en obtenir copie.

Les frais de l’obtention des copies sont à la charge du demandeur.

Les articles 3 et 4 s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires au cessionnaire ou au secrétaire qui prend possession des dossiers.

Décision 2002-12-12, a. 19.

20. Le secrétaire peut céder les dossiers dont il a pris possession à un cessionnaire.

Décision 2002-12-12, a. 20.

SECTION V CESSATION TEMPORAIRE DE L’EXERCICE PROFESSIONNEL

21. La présente section s’applique à la disposition des dossiers d’un géologue qui cesse temporairement d’exercer sa profession, qui fait l’objet d’une radiation provisoire ou temporaire ou dont le droit d’exercer la profession est suspendu.

Sauf dans le cas où tous les associés d’une société sont dans une situation mentionnée au premier alinéa, la présente section ne s’applique pas à un dossier appartenant à une personne visée à l’article 5. Dans ce dernier cas, le géologue est tenu d’en aviser le secrétaire de l’Ordre dans le délai prévu à l’article 22.

Décision 2002-12-12, a. 21.

22. Lorsqu’un géologue décide de cesser temporairement d’exercer sa profession pour plus de 45 jours, il doit, dans les 21 jours de la date prévue pour la cessation d’exercice, aviser le secrétaire, par courrier recommandé, de la date de cessation et des nom, adresse et numéro de téléphone du gardien provisoire de ses dossiers et transmettre au secrétaire une copie de la convention de garde provisoire.

Si le géologue n’a pu convenir d’une garde provisoire, il en avise le secrétaire par courrier recommandé. Le secrétaire l’avise alors de la date à laquelle lui ou le gardien provisoire nommé par le Conseil d’administration à cette fin prendra possession de ses dossiers.

Lorsqu’un géologue décide de cesser temporairement d’exercer sa profession pour une période d’au plus 45 jours, il doit s’assurer que les mesures conservatoires nécessaires soient prises afin de sauvegarder les intérêts de ses clients.

Décision 2002-12-12, a. 22.

23. Lorsqu’un géologue est radié de façon temporaire ou provisoire, que son droit d’exercer la profession est suspendu pour une période de plus de 30 jours ou qu’il cesse temporairement d’exercer pour une raison imprévue, le secrétaire ou un gardien provisoire nommé par le Conseil d’administration prend possession de ses dossiers dans les 15 jours de la survenance de l’une de ces éventualités, sauf si ce géologue avait convenu d’une garde provisoire dont il doit transmettre une copie au secrétaire dans le même délai, accompagnée des renseignements prévus à l’article 25.

Le géologue radié ou suspendu pour une période de 30 jours ou moins doit s’assurer que les mesures conservatoires nécessaires soient prises afin de sauvegarder les intérêts de ses clients.

Décision 2002-12-12, a. 23.

24. Dans les cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire prend possession des dossiers du géologue.

Décision 2002-12-12, a. 24.

25. L’article 19 s’applique au gardien provisoire ou au secrétaire qui prend possession des dossiers du géologue conformément à la présente section.

Décision 2002-12-12, a. 25.

26. Le secrétaire peut confier les dossiers dont il a pris possession à un gardien provisoire.

Décision 2002-12-12, a. 26.

27. Dans le cas où la cessation temporaire, la radiation temporaire ou provisoire ou la suspension du droit d’exercice dure plus de 6 mois, le gardien provisoire ou le secrétaire est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 18.

Décision 2002-12-12, a. 27.

SECTION VI LIMITATION DU DROIT D’EXERCICE

28. La présente section s’applique à la disposition des dossiers d’un géologue dont le droit d’exercer la profession est limité.

Sauf dans le cas où tous les associés d’une société de géologues sont dans une situation mentionnée au premier alinéa, la présente section ne s’applique pas à un dossier appartenant à une personne visée à l’article 5. Dans ce dernier cas, le géologue est tenu d’en aviser le secrétaire de l’Ordre dans le délai prévu à l’article 29.

Décision 2002-12-12, a. 28.

29. Lorsqu’une décision a été rendue contre un géologue limitant son droit d’exercice et déterminant les activités professionnelles qu’il n’est plus autorisé à exercer, celui-ci doit, dans les 15 jours de prise d’effet de cette limitation, selon qu’elle est définitive ou temporaire d’une durée de plus de 30 jours, convenir d’une garde provisoire ou d’une cession, selon le cas, de ses dossiers relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est plus autorisé à exercer et transmettre au secrétaire une copie de la convention de garde provisoire ou de cession accompagnée des nom, adresse et numéro de téléphone du gardien provisoire ou cessionnaire.

Si le géologue n’a pu convenir d’une garde provisoire ou d’une cession dans ce délai, le gardien provisoire ou cessionnaire nommé par le Conseil d’administration ou le secrétaire prend possession des dossiers du géologue relatifs aux actes professionnels qu’il n’est plus autorisé à exercer.

Le géologue dont le droit d’exercice est limité pour une période de 30 jours ou moins doit s’assurer que les mesures conservatoires nécessaires soient prises afin de sauvegarder les intérêts de ses clients.

Décision 2002-12-12, a. 29.

30. Dans les cas où une garde provisoire ou une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire prend possession des dossiers.

Le secrétaire peut confier les dossiers dont il a pris possession à un gardien provisoire ou cessionnaire, selon le cas.

Décision 2002-12-12, a. 30.

31. L’article 19 s’applique au gardien provisoire, cessionnaire ou au secrétaire, selon le cas, qui prend possession des dossiers du géologue conformément à la présente section.

Décision 2002-12-12, a. 31.

32. Dans le cas où la limitation d’exercice dure plus de 6 mois, le gardien provisoire, le cessionnaire ou le secrétaire, selon le cas, est alors assujetti aux obligations prévues à l’article 18.

Décision 2002-12-12, a. 32.

SECTION VII DISPOSITION FINALE

33. (Omis).

Décision 2002-12-12, a. 33.

RÉFÉRENCES

Décision 2002-12-12, 2002 G.O. 2, 8727

L.Q. 2008, c. 11, a. 212