F-3.1.1, r. 5.2 - Règlement intérieur de la Commission de la fonction publique

Updated to 30 June 2022

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chapitre F-3.1.1, r. 5.2

Règlement intérieur de la Commission de la fonction publique

Loi sur la fonction publique

(chapitre F-3.1.1, a. 116, 1er al., par. 3).

SECTION I ASSEMBLÉE

Décision 2022-06-30, sec. I.

§ 1 . — Fonctions

Décision 2022-06-30, ss. 1.

1. L’assemblée de la Commission de la fonction publique, ci-après la «Commission», veille à l’exercice des fonctions qui lui sont attribuées par la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1).

Elle est notamment chargée:

1°  d’établir les orientations stratégiques de la Commission, de s’assurer de leur mise en application et de s’enquérir de toute question qu’elle estime importante;

2°  d’adopter les règlements de la Commission;

3°  d’approuver:

a)  le plan stratégique;

b)  la déclaration de services aux citoyens;

c)  le rapport annuel;

d)  les avis au Conseil du trésor lorsque celui-ci veut soustraire des dispositions de la Loi sur la fonction publique un emploi ou une catégorie d’emplois;

e)  la planification annuelle des activités de surveillance;

f)  les rapports d’enquête et de vérification;

g)  toute recommandation formulée à un ministère ou à un organisme dans le cadre des activités de surveillance;

h)  les rapports au ministre de la Justice sur l’existence et la suffisance d’une cause de destitution ou de suspension sans rémunération du directeur des poursuites criminelles et pénales ou de son adjoint;

i)  les rapports au ministre de la Sécurité publique sur l’existence et la suffisance d’une cause de destitution ou de suspension sans rémunération du commissaire à la lutte contre la corruption ou d’un commissaire associé;

j)  les rapports au ministre de la Sécurité publique sur l’existence et la suffisance d’une cause de destitution ou de suspension sans rémunération du directeur général de la Sûreté du Québec;

k)  la nomination d’un membre suppléant.

Décision 2022-06-30, a. 1.

§ 2 . — Composition

Décision 2022-06-30, ss. 2.

2. L’assemblée se compose des membres de la Commission, dont le président.

Décision 2022-06-30, a. 2.

§ 3 . — Séances de l’assemblée

Décision 2022-06-30, ss. 3.

3. L’assemblée tient ses séances au siège de la Commission.

Décision 2022-06-30, a. 3.

4. Les membres de l’assemblée peuvent également participer à une séance à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

Décision 2022-06-30, a. 4.

5. L’assemblée tient ses séances à l’initiative du président aussi souvent que l’exige l’intérêt de la Commission, mais au moins 10 fois par année.

Décision 2022-06-30, a. 5.

6. Le président est tenu de convoquer une séance de l’assemblée sur demande écrite de 2 membres et, s’il n’accède pas à leur demande après 2 jours ouvrables de sa réception, la séance peut être convoquée à l’initiative de ces membres.

Décision 2022-06-30, a. 6.

7. Les séances de l’assemblée sont convoquées par un avis transmis à chaque membre, au moins 2 jours ouvrables avant une séance, indiquant les date, heure et lieu de la séance.

Est joint à cet avis l’ordre du jour et les documents s’y rapportant.

Décision 2022-06-30, a. 7.

8. Il peut être dérogé aux formalités et au délai de convocation si tous les membres y consentent.

Décision 2022-06-30, a. 8.

9. Une séance de l’assemblée peut être ajournée à un moment ou à une date ultérieure sans qu’une nouvelle convocation ne soit requise.

Cet ajournement est consigné au procès-verbal de la séance.

Décision 2022-06-30, a. 9.

10. Le président ou le membre de l’assemblée désigné par le président préside les séances.

Décision 2022-06-30, a. 10.

11. Le quorum aux séances de l’assemblée est constitué de la majorité de ses membres.

Décision 2022-06-30, a. 11.

12. Les décisions de l’assemblée sont prises à la majorité des voix des membres. Le vote se fait verbalement ou par tout autre moyen d’expression individuel préalablement convenu ou, sur demande du président ou de 2 membres de l’assemblée, au scrutin secret.

Un membre peut faire inscrire sa dissidence ou son abstention au procès-verbal de la séance, sauf lors d’un vote au scrutin secret.

La déclaration par le président qu’une décision a été prise fait preuve.

Décision 2022-06-30, a. 12.

13. Une décision est exécutoire à compter du moment où elle est prise, à moins que l’assemblée n’en décide autrement.

Si des faits nouveaux sont portés à la connaissance du président après la séance de l’assemblée, il peut suspendre l’exécution d’une décision jusqu’à la prochaine séance au cours de laquelle ces faits nouveaux seront présentés aux membres.

Décision 2022-06-30, a. 13.

SECTION II PRÉSIDENT

Décision 2022-06-30, sec. II.

14. Le président de la Commission remplit toutes les fonctions inhérentes à sa charge de dirigeant d’organisme ainsi que celles qui lui sont attribuées par la loi ou confiées par la Commission.

En tant que président de la Commission, il exerce particulièrement les fonctions suivantes:

1°  assurer la réalisation de la mission et l’exercice des pouvoirs de la Commission;

2°  assurer le respect, au sein de la Commission, des lois applicables de même que des directives, politiques et autres règles en matière de gestion des ressources humaines, financières, informationnelles et matérielles;

3°  instaurer une gouvernance axée sur les meilleures pratiques en la matière;

4°  adopter:

a)  le budget;

b)  les politiques organisationnelles et les plans d’action qui en découlent;

c)  les directives internes;

5°  rendre compte, à titre de dirigeant d’organisme, des résultats atteints par la Commission et de l’utilisation de ses ressources humaines, financières, informationnelles et matérielles;

6°  agir comme porte-parole officiel de la Commission et représentant auprès de l’Assemblée nationale, des autorités gouvernementales et des dirigeants des ministères et des organismes publics.

Décision 2022-06-30, a. 14.

SECTION III COMITÉ DE DIRECTION

Décision 2022-06-30, sec. III.

§ 1 . — Fonctions du comité de direction

Décision 2022-06-30, ss. 1.

15. Le comité de direction veille à l’administration courante des affaires de la Commission et exerce les pouvoirs que le président lui délègue.

De plus, il surveille l’administration et assure le bon fonctionnement de la Commission et exerce notamment les fonctions suivantes:

1°  le suivi des dossiers de gestion et des mandats organisationnels;

2°  le suivi du budget et de la masse salariale;

3°  le suivi des politiques organisationnelles et des plans d’action qui en découlent;

4°  le suivi des directives internes;

5°  le suivi de la reddition de comptes gouvernementale;

6°  la gestion des risques;

7°  le suivi du plan stratégique et du plan d’action annuel qui en découle;

8°  le suivi des indicateurs de gestion dans le tableau de bord;

9°  le suivi des mandats d’audit interne;

10°  la cohésion et la cohérence de la communication interne.

Décision 2022-06-30, a. 15.

§ 2 . — Composition

Décision 2022-06-30, ss. 2.

16. Le comité de direction se compose du président et des gestionnaires des unités administratives de la Commission et de toute autre personne déterminée par le président.

Décision 2022-06-30, a. 16.

§ 3 . — Séances du comité de direction

Décision 2022-06-30, ss. 3.

17. Le comité de direction tient ses séances au siège de la Commission.

Décision 2022-06-30, a. 17.

18. Les membres du comité peuvent également participer à une séance à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

Décision 2022-06-30, a. 18.

19. Le comité de direction tient ses séances à l’initiative du président aussi souvent que l’exige l’intérêt de la Commission, mais au moins 12 fois par année.

Décision 2022-06-30, a. 19.

20. Les séances du comité de direction sont convoquées par un avis transmis à chaque membre du comité, au moins un jour ouvrable avant une séance, indiquant les date, heure et lieu de la séance.

Est joint à cet avis l’ordre du jour et les documents s’y rapportant.

Décision 2022-06-30, a. 20.

21. Il peut être dérogé aux formalités et au délai de convocation si tous les membres y consentent.

Décision 2022-06-30, a. 21.

22. Le président ou le membre du comité de direction désigné par le président préside les séances.

Décision 2022-06-30, a. 22.

SECTION IV AUTRES COMITÉS

Décision 2022-06-30, sec. IV.

§ 1 . — Dispositions générales

Décision 2022-06-30, ss. 1.

23. Sont institués le comité sur l’accès à l’information, la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information, le comité d’audit et le comité Santé et mieux-être.

Le président peut constituer tout autre comité lorsque l’exige l’intérêt de la Commission.

Décision 2022-06-30, a. 23.

24. Un comité peut faire toute recommandation à l’assemblée, au comité de direction et au président ou leur présenter tout rapport qu’il estime utile sur toute matière qui le concerne. Il exerce, en outre, toute fonction que lui confie l’assemblée, le comité de direction ou le président.

Décision 2022-06-30, a. 24.

25. Les séances d’un comité sont convoquées par un avis transmis à chaque membre du comité, au moins 3 jours ouvrables avant une séance, indiquant les date, heure et lieu de la séance.

Est joint à cet avis l’ordre du jour et les documents s’y rapportant.

Décision 2022-06-30, a. 25.

26. Il peut être dérogé aux formalités et au délai de convocation si tous les membres y consentent.

Décision 2022-06-30, a. 26.

27. Chaque comité tient ses séances au siège de la Commission.

Décision 2022-06-30, a. 27.

28. Les membres d’un comité peuvent également participer à une séance à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

Décision 2022-06-30, a. 28.

29. Les séances d’un comité ont lieu aussi souvent que l’intérêt de la Commission l’exige, mais au moins une fois par année.

Décision 2022-06-30, a. 29.

§ 2 . — Comité sur l’accès à l’information, la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information

Décision 2022-06-30, ss. 2.

30. Un comité sur l’accès à l’information, la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information est constitué. Ce comité est chargé de soutenir le président dans l’exercice de ses responsabilités et obligations suivant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) et le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1, r. 2). Ce comité est également responsable des mesures que doit prendre la Commission en matière de sécurité de l’information conformément au Cadre gouvernemental de gestion de la sécurité de l’information.

Le comité exerce notamment les fonctions suivantes:

1°  s’assurer de la mise en œuvre des responsabilités et des obligations qui lui sont attribuées;

2°  veiller à la sensibilisation et à la formation des membres du personnel concernant les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;

3°  insérer dans le rapport annuel un bilan qui atteste la diffusion sur le site Web des divers documents visés par le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels et qui rend compte notamment des demandes d’accès reçues, de leur délai de traitement et de leur résultat ainsi que des activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels réalisées au sein de l’organisation;

4°  s’assurer de la consultation préalable du comité concernant les mesures particulières à respecter en matière de protection des renseignements personnels relatives à un sondage recueillant ou utilisant des renseignements personnels;

5°  s’assurer de la consultation préalable du comité concernant les mesures particulières à respecter en matière de protection des renseignements personnels relatives à une technologie de vidéosurveillance;

6°  planifier les activités en matière de sécurité de l’information et veiller à leur suivi.

Décision 2022-06-30, a. 30.

§ 3 . — Comité d’audit

Décision 2022-06-30, ss. 3.

31. Un comité d’audit est constitué. Ce comité est chargé de fournir au président des conseils indépendants et objectifs relativement à la gestion des risques, aux mécanismes de contrôle, à la gouvernance, à la conformité des opérations et aux processus de reddition de comptes de la Commission.

Le comité exerce notamment les fonctions suivantes:

1°  effectuer une surveillance active pour renforcer l’indépendance, la crédibilité et l’efficacité de la fonction d’audit interne;

2°  assurer l’objectivité et la pertinence des rapports d’audit interne;

3°  constater si la Commission tient compte des résultats de l’audit interne dans son processus décisionnel;

4°  contribuer à renforcer les systèmes de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

Décision 2022-06-30, a. 31.

§ 4 . — Comité Santé et mieux-être

Décision 2022-06-30, ss. 4.

32. Un comité Santé et mieux-être est constitué. Ce comité étudie l’information pertinente à la santé et au mieux-être des personnes en vue d’élaborer le plan de mise en œuvre du programme de santé et de mieux-être en tenant compte des besoins du personnel.

Le comité exerce notamment les fonctions suivantes:

1°  recommander au comité de direction la priorisation de pratiques organisationnelles favorisant la santé au travail;

2°  assurer la promotion et la mise en œuvre du programme de santé et mieux-être;

3°  évaluer annuellement les interventions réalisées dans le cadre de ce programme.

Décision 2022-06-30, a. 32.

SECTION V DISPOSITIONS FINALES

Décision 2022-06-30, sec. V.

33. Le présent règlement remplace le Règlement intérieur de la Commission de la fonction publique (chapitre F-3.1.1, r. 5.1).

Décision 2022-06-30, a. 33.

34. (Omis).

Décision 2022-06-30, a. 34.

RÉFÉRENCES

Décision 2022-06-30, 2022 G.O. 2, 4710