F-3.1.1, r. 3.1 - Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées

Updated to 18 July 2019

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chapitre F-3.1.1, r. 3.1

Règlement concernant le processus de qualification et les personnes qualifiées

Loi sur la fonction publique

(chapitre F-3.1.1, a. 50.1 et 53; 2013, c. 25, a. 37).

CHAPITRE I OBJET

1. Le présent règlement prévoit, en vue du recrutement et de la promotion, les règles applicables à un processus de qualification tenu en vertu de la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1).

Il prévoit également les règles applicables aux personnes qui ont réussi un processus de qualification, ci-après appelées personnes qualifiées.

C.T. 214922, a. 1.

CHAPITRE II PROCESSUS DE QUALIFICATION

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

2. Un processus de qualification comprend, depuis la publication d’un appel de candidatures jusqu’à la qualification d’une personne, toutes les étapes au terme desquelles une personne devient qualifiée.

C.T. 214922, a. 2.

3. Les responsabilités relatives à la tenue d’un processus de qualification peuvent, en totalité ou en partie, être assumées par un comité d’évaluation ou une personne-ressource. Un comité d’évaluation ou une personne-ressource formule des recommandations par écrit.

Une personne membre d’un comité d’évaluation ou une personne-ressource est choisie en fonction de sa connaissance de l’emploi faisant l’objet du processus de qualification, de son expérience dans la gestion ou la sélection du personnel ou de sa compétence professionnelle.

C.T. 214922, a. 3.

4. Les personnes suivantes ne peuvent agir comme membre d’un comité d’évaluation ou comme personne-ressource:

1°  les membres du personnel du cabinet du lieutenant-gouverneur;

2°  les membres du personnel d’un cabinet d’un ministre;

3°  les membres du personnel du cabinet d’une personne visée au premier alinéa de l’article 124.1 de la Loi sur l’Assemblée nationale (chapitre A-23.1);

4°  les députés et les membres de leur personnel.

C.T. 214922, a. 4.

SECTION II INSCRIPTION

5. La période d’inscription à un processus de qualification est indiquée à l’appel de candidatures.

Cette période peut être d’une durée déterminée ou non. Lorsqu’elle est d’une durée déterminée, elle est d’au moins 10 jours. Lorsqu’elle est d’une durée indéterminée, un avis indiquant la date de fin de la période d’inscription doit être publié au moins 10 jours avant cette date.

C.T. 214922, a. 5.

6. Toute personne qui désire s’inscrire à un processus de qualification doit, durant la période d’inscription, transmettre le formulaire d’inscription prescrit dûment complété.

C.T. 214922, a. 6.

7. Une inscription reçue après la période d’inscription n’est pas considérée à moins qu’un événement imprévisible ait eu pour effet d’en retarder la réception.

C.T. 214922, a. 7.

8. Une personne inscrite dans une banque de personnes qualifiées ne peut s’inscrire à un autre processus de qualification au terme duquel elle serait inscrite dans cette même banque.

C.T. 214922, a. 8.

SECTION III ADMISSION

9. Une personne doit, au moment de son inscription, satisfaire aux conditions d’admission énoncées dans l’appel de candidatures dont, le cas échéant, l’appartenance à une zone géographique ou à une entité administrative.

C.T. 214922, a. 9.

§ 1 . — Zones géographiques et entités administratives

10. Lors de la tenue d’un processus de qualification en vue de la promotion, l’admission peut être limitée aux personnes appartenant à une zone géographique.

Une personne est considérée appartenir à une zone géographique lorsqu’elle y a sa résidence principale ou son port d’attache.

Constituent des zones géographiques aux fins du présent règlement:

1°  une zone régionale qui correspond à une région identifiée au Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1);

2°  une zone locale qui correspond soit à une municipalité, quelle que soit la loi qui la régisse, soit à un territoire non organisé, soit à une réserve indienne;

3°  une zone régionale à laquelle s’ajoute une autre zone locale ou régionale;

4°  une zone locale à laquelle s’ajoute une autre zone locale.

C.T. 214922, a. 10.

11. Lors de la tenue d’un processus de qualification en vue de la promotion, l’admission peut être limitée aux personnes appartenant à l’entité administrative pour laquelle ce processus est tenu ainsi qu’aux personnes en disponibilité qui appartiendraient à cette entité administrative si elles n’avaient pas été mises en disponibilité.

L’admission peut aussi être limitée aux personnes appartenant à une entité administrative faisant partie d’un regroupement d’entités administratives et aux personnes en disponibilité qui appartiendraient à l’une de ces entités administratives si elles n’avaient pas été mises en disponibilité.

Constituent une entité administrative, aux fins du présent règlement, le ministère et les organismes relevant du même ministre ou l’Assemblée nationale et les organismes qui en relèvent.

Malgré le troisième alinéa, constituent des entités administratives distinctes:

1°  la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail;

2°  la Société de l’assurance automobile du Québec;

3°  la Régie de l’assurance maladie du Québec;

4°  Retraite Québec;

5°  la Sûreté du Québec.

C.T. 214922, a. 11.

12. Pour limiter l’admission en application des articles 10 et 11, les critères suivants doivent être considérés:

1°  la mobilité des bassins de main-d’oeuvre;

2°  l’attraction d’un nombre suffisant de personnes susceptibles de satisfaire aux conditions d’admission;

3°  les caractéristiques de l’emploi à pourvoir.

C.T. 214922, a. 12.

13. Malgré les articles 10 et 11, et dans les circonstances prévues par un programme d’accès à l’égalité ou par un plan d’embauche pour les personnes handicapées, l’admission d’une personne visée par ce programme ou par ce plan ne peut être limitée en raison de son appartenance à une autre zone géographique ou à une autre entité administrative que celles énoncées aux conditions d’admission.

C.T. 214922, a. 13.

§ 2 . — Vérification de l’admissibilité

14. L’admissibilité d’une personne est vérifiée par l’examen de son formulaire d’inscription et cette vérification doit obligatoirement être effectuée avant que cette personne puisse être convoquée à une évaluation.

C.T. 214922, a. 14.

15. Une personne qui satisfait aux conditions d’admission est présumée admissible tant qu’elle n’a pas fourni les documents permettant de confirmer son admission.

C.T. 214922, a. 15.

16. Les documents permettant de confirmer l’admission peuvent être demandés à tout moment et même après qu’une personne ait été qualifiée. Ils doivent cependant être vérifiés avant la nomination d’une personne, sans quoi il ne peut y avoir nomination.

Le défaut de les fournir dans le délai imparti entraîne, pour la personne qui n’est pas encore qualifiée, le rejet de sa candidature. Pour la personne qui est déjà qualifiée, ce défaut entraîne, selon le cas, la conséquence prévue au deuxième alinéa de l’article 31 ou son retrait de la banque en application du paragraphe 2 de l’article 32.

C.T. 214922, a. 16.

SECTION IV ÉVALUATION

17. La procédure d’évaluation comporte un ou plusieurs moyens d’évaluation.

Un moyen d’évaluation peut être composé d’un ou de plusieurs examens.

C.T. 214922, a. 17.

18. Un processus de qualification doit comporter des examens dont le contenu est identique ou équivalent.

Le contenu des examens est équivalent lorsque les conditions suivantes sont respectées:

1°  les critères évalués et les dimensions mesurées sont les mêmes pour chacun des examens;

2°  le même type de questions est utilisé;

3°  la même tâche est requise de la personne évaluée;

4°  le niveau de difficulté des examens est semblable.

C.T. 214922, a. 18.

19. Un moyen d’évaluation ne peut être éliminatoire que s’il satisfait à l’une ou l’autre des conditions suivantes:

1°  il compte pour au moins 25% de la valeur de la procédure d’évaluation;

2°  il permet d’évaluer au moins le quart des critères choisis pour la procédure d’évaluation.

C.T. 214922, a. 19.

20. . La connaissance d’une langue autre que le français peut toutefois être un critère d’évaluation éliminatoire sans que les conditions prévues à l’article 19 soient respectées pourvu que cette connaissance soit jugée indispensable à l’exercice de certaines attributions de l’emploi.

C.T. 214922, a. 20.

21. Le seuil de passage à un moyen d’évaluation utilisé dans le cadre d’un processus de qualification est fixé lors de la première évaluation de personnes effectuée dans le cadre de ce même processus.

C.T. 214922, a. 21.

22. Pour fixer un seuil de passage à un moyen d’évaluation, les critères suivants sont considérés:

1°  la recommandation concernant le seuil de passage soumise avant l’utilisation du moyen d’évaluation;

2°  l’analyse des résultats disponibles;

3°  la valeur du moyen par rapport à la valeur de la procédure d’évaluation;

4°  l’estimation du nombre d’emplois à pourvoir.

C.T. 214922, a. 22.

23. Une personne qui obtient un résultat inférieur au seuil de passage fixé échoue la procédure d’évaluation et n’est pas qualifiée.

C.T. 214922, a. 23.

24. Le résultat obtenu par une personne à un examen ou à une partie d’examen lors d’un processus de qualification, y compris un processus de qualification particulier, ou lors d’une vérification d’aptitudes est transférable à tout processus de qualification lorsque les conditions suivantes sont respectées:

1°  le contenu de ces examens ou de ces parties d’examen est identique ou équivalent;

2°  la période entre les dates de ces examens ou de ces parties d’examen n’excède pas 12 mois.

C.T. 214922, a. 24.

CHAPITRE III BANQUES DE PERSONNES QUALIFIÉES

25. Une banque de personnes qualifiées est constituée dès qu’une personne déclarée qualifiée y est inscrite.

L’inscription d’une personne dans une banque de personnes qualifiées doit être approuvée par une personne autorisée à y procéder.

C.T. 214922, a. 25.

26. Une banque de personnes qualifiées ne peut servir que pour les utilisations prévues lors de l’appel de candidatures.

Toutefois, une telle banque peut également servir à une utilisation différente en raison d’une révision des conditions minimales d’admission ou des attributions de la classe d’emplois.

C.T. 214922, a. 26; C.T. 221024, a. 1.

27. Des processus de qualification mènent à l’inscription de personnes qualifiées dans la même banque pourvu que les conditions suivantes soient respectées:

1°  les emplois visés par chaque processus de qualification appartiennent à la même classe d’emplois;

2°  les attributions de ces emplois sont similaires;

3°  les conditions d’admission sont de même niveau et pas plus restrictives que celles utilisées précédemment;

4°  les autres utilisations prévues de la banque sont identiques;

5°  les moyens d’évaluation utilisés dans le cadre de chaque processus de qualification évaluent les mêmes critères.

L’exigence prévue au paragraphe 3 du premier alinéa ne s’applique pas lorsque, en raison d’une révision des conditions minimales d’admission, les conditions d’admission sont différentes de celles utilisées précédemment.

Pourvu que les conditions énoncées au premier alinéa soient respectées, les personnes qui réussissent un processus de qualification particulier peuvent aussi être inscrites dans cette banque même si les conditions d’admission à ce processus ont été plus restrictives et même si un plus grand nombre de critères ont été évalués.

Il en est de même, le cas échéant, des personnes qui réussissent un processus de qualification réservé à un groupe visé par l’application d’une politique du gouvernement conformément à l’article 43 de la Loi sur la fonction publique (chapitre F-3.1.1).

C.T. 214922, a. 27; C.T. 221024, a. 2.

28. Une banque de personnes qualifiées se termine lorsqu’il n’y a plus d’adéquation entre la nature de l’emploi et la procédure d’évaluation utilisée.

C.T. 214922, a. 28; C.T. 221024, a. 3.

29. Une banque de personnes qualifiées peut se terminer lorsque l’une des circonstances suivantes est constatée:

1°  il n’y a plus de personnes inscrites dans cette banque;

2°  il n’y a plus de besoins de main-d’oeuvre.

C.T. 214922, a. 29.

CHAPITRE IV PERSONNES QUALIFIÉES

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

30. Sous réserve de la terminaison de la banque dans laquelle elle est inscrite et sous réserve des cas prévus à l’article 32, la qualification d’une personne a une durée de 5 ans.

C.T. 214922, a. 30.

31. Une personne qualifiée doit fournir, dans le délai imparti, l’un ou l’autre des renseignements suivants:

1°  les documents exigés pour confirmer son admission à un processus de qualification, au plus tard 30 jours après la transmission d’une demande à cet effet ou, si la demande précède immédiatement la nomination, au plus tard avant cette nomination;

2°  les informations concernant son dossier, son profil et ses intérêts professionnels ou la mise à jour de ces informations, suivant le formulaire prescrit et au plus tard 30 jours après la transmission d’une demande à cet effet.

À défaut de les fournir, cette personne demeure inscrite dans la banque de personnes qualifiées, mais ne peut être nommée tant qu’elle n’a pas remédié à la situation.

De même, une personne qualifiée qui cesse de satisfaire aux conditions d’admission ne peut être nommée tant qu’elle n’y satisfait pas de nouveau.

C.T. 214922, a. 31.

32. Une personne qualifiée est retirée d’une banque:

1°  au terme d’une période de 5 ans à compter de son inscription dans cette banque;

2°  lorsqu’il est constaté qu’elle ne pouvait satisfaire, au moment de son inscription, aux conditions d’admission du processus de qualification ayant mené à son inscription dans cette banque;

3°  lorsqu’elle a été nommée à un emploi après avoir été admise à titre d’aspirant en application de la Directive concernant certains aspects de l’admission aux classes d’emplois de la fonction publique et qu’elle ne peut fournir dans le délai prévu les documents exigés par cette directive;

4°  lorsqu’elle est nommée, à partir de cette banque, à titre d’employé régulier à la suite d’un recrutement ou d’une promotion;

5°  lorsqu’elle le demande;

6°  lorsqu’elle est décédée, après réception d’une preuve de décès.

C.T. 214922, a. 32.

SECTION II DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

33. Une personne qui a été retirée d’une banque de personnes qualifiées en application du paragraphe 1 de l’article 32 ou qui n’est plus inscrite dans une banque de personnes qualifiées parce que cette banque s’est terminée est maintenue qualifiée pourvu que toutes les conditions suivantes soient respectées:

1°  la personne doit avoir occupé pendant au moins 1 an, de façon continue ou non, un ou des emplois en lien avec cette qualification, et ce, dans un ou plusieurs ministères ou organismes;

2°  il ne doit pas s’être écoulé plus d’un an depuis la fin de son dernier emploi en lien avec cette qualification;

3°  son dernier emploi en lien avec cette qualification doit avoir pris fin autrement que par une démission.

Ce maintien de qualification ne peut servir que pour nommer cette personne dans le ministère ou l’organisme où elle a occupé son dernier emploi en lien avec cette qualification.

C.T. 214922, a. 33.

34. Une personne qui, en vertu de ses conditions de travail, détient un droit de rappel en lien avec un emploi cyclique ou saisonnier ou avec un emploi sur appel est aussi maintenue qualifiée si elle n’est plus inscrite dans une banque pour les raisons mentionnées au premier alinéa de l’article 33.

Ce maintien de qualification ne peut servir que pour nommer cette personne dans le ministère ou l’organisme où elle a occupé son dernier emploi en lien avec cette qualification.

Ce maintien cesse toutefois dès qu’elle perd ce droit de rappel.

C.T. 214922, a. 34.

35. Une personne nommée à titre d’employé régulier qui n’a pas acquis le statut de permanent et qui est mise à pied pour la raison qu’il y a manque de travail ou parce qu’une personne mise en disponibilité est affectée ou mutée à son emploi est maintenue qualifiée pour un emploi en lien avec la qualification lui ayant permis d’être nommée.

Une personne ayant acquis ou non le statut de permanent, et qui, alors qu’elle effectue son stage probatoire après avoir été promue, voit ce stage prendre fin pour la raison qu’il y a manque de travail, est maintenue qualifiée pour un emploi en lien avec la qualification lui ayant permis d’être nommée.

Le maintien de la qualification de l’une de ces personnes se termine à la plus éloignée des dates suivantes:

1°  à la date à laquelle, en vertu du paragraphe 1 de l’article 32, elle aurait été retirée de la banque de personnes qualifiées lui ayant permis d’être nommée;

2°  pour la personne visée au premier alinéa, 3 ans après la fin de son dernier emploi en lien avec cette qualification;

3°  pour la personne visée au deuxième alinéa, 3 ans après la fin de son stage probatoire.

C.T. 214922, a. 35.

36. Une personne intégrée à une classe d’emplois à la suite d’une modification à la classification des emplois est considérée qualifiée en vue d’une nomination à la classe d’emplois à laquelle elle a été intégrée.

Cette personne intégrée peut également être maintenue qualifiée si elle se retrouve dans l’une ou l’autre des situations prévues aux articles 33 à 35 pourvu que les conditions qui y sont respectivement prévues soient respectées.

C.T. 214922, a. 36.

37. Une personne à qui un nouveau classement a été attribué alors qu’elle était en transition de carrière voit sa qualification maintenue pour les emplois correspondant au classement qu’elle détenait avant l’attribution de son nouveau classement.

Il en est de même pour une personne qui se voit attribuer un nouveau classement après les 104 premières semaines d’invalidité totale à la condition que ce maintien de qualification soit prévu dans les conditions de travail la régissant.

C.T. 214922, a. 37.

38. Lorsqu’un processus de qualification est initié pour pourvoir à un seul emploi, aucune nomination ne peut être effectuée avant que toutes les personnes qui participent à ce processus l’aient complété.

C.T. 214922, a. 38.

39. Une personne inscrite dans une banque de personnes qualifiées pour une classe ou un grade stagiaire ou pour un grade II peut être transférée dans une banque de personnes qualifiées pour le palier suivant de la même classe ou du même corps d’emplois, selon le cas, lorsqu’il est constaté qu’elle satisfait aux conditions d’admission de ce palier et pourvu que les moyens d’évaluation utilisés pour la constitution de ces banques évaluent les mêmes critères.

Ce transfert n’est cependant effectué que pour la durée résiduelle de la qualification de cette personne.

C.T. 214922, a. 39.

CHAPITRE V DISPOSITIONS DIVERSES, TRANSITOIRES ET FINALES

40. Le Règlement sur la tenue de concours (chapitre F-3.1.1, r. 6) est abrogé.

C.T. 214922, a. 40.

41. Le résultat obtenu par une personne à un examen ou à une partie d’examen lors d’un concours est transférable à tout processus de qualification lorsque sont respectées les conditions prévues à l’article 24.

C.T. 214922, a. 41.

42. Malgré la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes qui a permis de la nommer à un emploi, la déclaration d’aptitudes d’une personne est maintenue pourvu que toutes les conditions prévues au premier alinéa de l’article 33 soient respectées.

Ce maintien de déclaration d’aptitudes ne peut servir que pour nommer cette personne dans le ministère ou l’organisme où elle a occupé son dernier emploi en lien avec cette déclaration d’aptitudes.

C.T. 214922, a. 42.

43. Malgré la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes qui a permis de la nommer à un emploi, la déclaration d’aptitudes d’une personne qui, en vertu de ses conditions de travail, détient un droit de rappel en lien avec un emploi cyclique ou saisonnier ou avec un emploi sur appel est maintenue tant que cette personne détient ce droit de rappel.

Ce maintien de déclaration d’aptitudes ne peut servir que pour nommer cette personne dans le ministère ou l’organisme où elle a occupé son dernier emploi en lien avec cette qualification.

Ce maintien cesse toutefois dès qu’elle perd ce droit de rappel.

C.T. 214922, a. 43.

44. Malgré la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes qui a permis de la nommer à titre d’employé régulier, la déclaration d’aptitudes d’une personne qui n’a pas acquis le statut de permanent et qui est mise à pied pour la raison qu’il y a manque de travail ou parce qu’une personne mise en disponibilité est affectée ou mutée à son emploi est maintenue pourvu qu’il ne se soit pas écoulé plus de 3 ans depuis la fin de son dernier emploi en lien avec cette déclaration d’aptitudes.

De même, la déclaration d’aptitudes d’une personne ayant acquis ou non le statut de permanent, et qui, alors qu’elle effectue son stage probatoire après avoir été promue, voit ce stage prendre fin pour la raison qu’il y a manque de travail, est maintenue pourvu qu’il ne se soit pas écoulé plus de 3 ans depuis la fin de ce stage.

C.T. 214922, a. 44.

45. Une personne intégrée à une classe d’emplois à la suite d’une modification à la classification des emplois est considérée déclarée apte en vue d’une nomination à la classe d’emplois à laquelle elle a été intégrée.

Cette personne intégrée peut également être considérée déclarée apte si elle se retrouve dans l’une ou l’autre des situations prévues aux articles 42 à 44 pourvu que les conditions qui y sont respectivement prévues soient respectées.

C.T. 214922, a. 45.

46. Une personne à qui un nouveau classement a été attribué alors qu’elle était en transition de carrière voit sa déclaration d’aptitudes maintenue pour les emplois correspondant au classement qu’elle détenait avant l’attribution de son nouveau classement.

Il en est de même pour une personne qui se voit attribuer un nouveau classement après les 104 premières semaines d’invalidité totale à la condition que ce maintien de déclaration d’aptitudes soit prévu dans les conditions de travail la régissant.

C.T. 214922, a. 46.

47. (Omis).

C.T. 214922, a. 47.

RÉFÉRENCES

C.T. 214922, 2015 G.O. 2, 1339

L.Q. 2015, c. 15, a. 237

L.Q. 2015, c. 20, a. 61

C.T. 221024, 2019 G.O. 2, 2523