D-9.2, r. 19 - Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres

Updated to 2 December 2023

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chapitre D-9.2, r. 19

Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres

Loi sur la distribution de produits et services financiers

(chapitre D-9.2, a. 223).

CHAPITRE I LIVRES ET REGISTRES

SECTION 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Tout cabinet garde et tient à jour à un établissement au Québec, et un représentant autonome ou une société autonome à un endroit qui lui tient lieu d’établissement au Québec, les livres et registres suivants:

1°  des livres et d’autres registres comptables nécessaires pour l’inscription des transactions qu’il effectue dans le cadre de ses activités;

2°  dans le cas où ceux-ci reçoivent et perçoivent des sommes pour le compte d’autrui, un registre relatif au compte séparé.

Décision 99.05.76, a. 1.

2. (Abrogé).

Décision 99.05-76, a. 2; A.M. 2009-06, a. 1.

3. Un cabinet, un représentant autonome ou une société autonome peut, pour la tenue de ces registres, utiliser l’informatique ou toute autre technique de traitement de données, pourvu qu’il prenne les mesures raisonnables pour en empêcher la perte ou la destruction et pour empêcher la falsification des écritures et à la condition qu’il soit possible de fournir l’information sur demande et sous une forme précise et compréhensible à toute personne autorisée par la loi à en faire la vérification.

Dans la mesure prévue par la Loi, les livres et registres qui doivent être tenus en vertu de la présente section peuvent être regroupés dans un seul registre en autant que toutes les informations requises y soient consignées et que les dossiers clients prévus par le Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome (chapitre D-9.2, r. 2) puissent y être dissociés.

Décision 99.05.76, a. 3.

SECTION 2 LIVRES ET AUTRES REGISTRES COMPTABLES

4. Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome maintient des livres et d’autres registres comptables.

Décision 99.05.76, a. 4.

5. Les livres et les autres registres comptables doivent être intégrés dans un système de comptabilité.

Malgré le premier alinéa, un cabinet, un représentant autonome ou une société autonome, le cas échéant, doit tenir une comptabilité distincte et séparée de la comptabilité générale pour son compte séparé.

Les livres et autres registres comptables relatifs au compte séparé, le cas échéant, doivent contenir la comptabilité de toutes les sommes reçues ou perçues pour le compte d’autrui déposées dans le compte séparé et de toutes les sommes payées ou versées à même ce compte séparé.

Décision 99.05.76, a. 5.

SECTION 3 REGISTRE RELATIF AU COMPTE SÉPARÉ

6. Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome qui reçoit ou perçoit des sommes pour le compte d’autrui, maintient un registre relatif au compte séparé.

Décision 99.05.76, a. 6; A.M. 2009-06, a. 2.

7. Le registre relatif au compte séparé doit contenir les informations suivantes:

1°  le nom du client;

2°  le numéro du contrat d’assurance ou de tout autre contrat en regard duquel le représentant a reçu un montant, selon le cas;

3°  le montant et l’objet de la transaction;

4°  dans le cas du compte séparé tenu par un cabinet ou une société autonome, le nom du représentant impliqué dans la transaction lorsqu’il peut être identifié;

5°  dans le cas du compte séparé tenu par un cabinet, un représentant autonome ou une société autonome inscrit dans la discipline du courtage hypothécaire:

a)  la date du dépôt dans le compte séparé;

b)  la date du retrait du compte séparé;

c)  le nom du bénéficiaire de la somme payée ou versée à même le compte séparé.

Décision 99.05.76, a. 7; A.M. 2020-06, a. 1.

SECTION 4

(Abrogée)

Décision 99.05.76, sec. 4; A.M. 2009-06, a. 3.

8. (Abrogé).

Décision 99.05.76, a. 8; A.M. 2009-06, a. 3.

9. (Abrogé).

Décision 99.05.76, a. 9; A.M. 2009-06, a. 3.

10. (Abrogé).

Décision 99.05.76, a. 10; A.M. 2009-06, a. 3.

11. (Abrogé).

Décision 99.05.76, a. 11; A.M. 2009-06, a. 3.

12. (Abrogé).

Décision 99.05.76, a. 12; A.M. 2009-06, a. 3.

CHAPITRE II CONSERVATION ET DESTRUCTION

13. Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome doit conserver les livres et registres prévus au règlement et ceux prévus au Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome (chapitre D-9.2, r. 2), pour une période de 5 ans à compter de leur fermeture, et dans le cas des informations relatives aux dossiers clients, de la fermeture du dossier du client ainsi que les pièces justificatives ayant servi à les constituer.

Décision 99.05.76, a. 13.

14. Toutes les informations relatives au compte séparé contenues dans les livres et registres comptables d’un cabinet, d’un représentant autonome ou d’une société autonome doivent être conservées pendant au moins 5 ans après la dernière inscription.

Décision 99.05.76, a. 14.

15. Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome doit conserver ses dossiers clients pour une période d’au moins 5 ans à compter du dernier des événements suivants:

1°  la fermeture définitive du dossier du client;

2°  la date de prestation du dernier service rendu au client;

3°  selon le cas, l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu au client.

Décision 99.05.76, a. 15.

15.1. Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome doit conserver ses dossiers sur les activités externes des représentants visés à la sous-section 2.1 de la section II du Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome (chapitre D-9.2, r. 2) pour une période d’au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le représentant cesse d’agir pour son compte ou, le cas échéant, cesse ses activités à titre de représentant autonome.

A.M. 2023-09, a. 1.

16. Un cabinet, un représentant autonome ou une société autonome peut, sous réserve des dispositions d’autres lois ou règlements, détruire ses dossiers clients ou ses dossiers sur les activités externes des représentants à l’expiration du délai de 5 ans prévu au présent règlement.

Décision 99.05.76, a. 16; A.M. 2023-09, a. 2.

17. Un cabinet, un représentant autonome ou une société autonome peut, sous réserve des dispositions d’autres lois ou règlements, rayer de ses livres et registres les inscriptions ou les relevés de ventes, de services ou de transactions comptables datant de plus de 5 ans.

Décision 99.05.76, a. 17.

18. Toute destruction de dossiers, livres, registres ou documents contenant des renseignements personnels doit être effectuée en respectant le caractère confidentiel de ces renseignements.

Décision 99.05.76, a. 18.

RÉFÉRENCES

Décision 99.05.76, 1999-05-20; Bulletin du B.S.F., 1999-11-11, n° 5

A.M. 2009-06, 2009 G.O. 2, 5167A

A.M. 2020-06, 2020 G.O. 2, 1244

A.M. 2023-09, 2023 G.O. 2, 2052