C-26, r. 6.1 - Règlement sur les normes d’éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d’administration d’un ordre professionnel

Updated to 15 August 2018

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chapitre C-26, r. 6.1

Règlement sur les normes d’éthique et de déontologie des administrateurs du Conseil d’administration d’un ordre professionnel

Code des professions

(chapitre C-26, a. 12, 4e al., par. 6, sous-par. b et a. 12.0.1).

CHAPITRE I OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

D. 1168-2018, c. I.

1. Le présent règlement a pour objet de préserver et de renforcer le lien de confiance du public et des membres des ordres professionnels dans l’administration des ordres, de favoriser la transparence au sein des ordres, de responsabiliser les membres de leur Conseil d’administration aux enjeux éthiques et déontologiques et d’y sensibiliser la direction générale de l’ordre.

D. 1168-2018, a. 1.

2. Les normes d’éthique et de déontologie déterminées par le présent règlement sont applicables aux administrateurs du Conseil d’administration d’un ordre, qu’ils soient élus par les membres ou nommés par l’Office des professions du Québec conformément au Code des professions (chapitre C-26).

Elles s’appliquent notamment lorsque l’administrateur exerce ses fonctions au sein du Conseil d’administration ou auprès de tout comité formé par celui-ci.

D. 1168-2018, a. 2.

CHAPITRE II ÉTHIQUE ET INTÉGRITÉ

D. 1168-2018, c. II.

3. L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions et dans l’appréciation des normes d’éthique et de déontologie qui lui sont applicables, prendre en considération les valeurs et les principes suivants auxquels il adhère:

1°  la primauté de la mission de l’ordre d’assurer la protection du public et son engagement à contribuer à la réalisation de cette mission;

2°  la rigueur, l’efficacité, l’équité et la transparence de l’administration de l’ordre;

3°  l’engagement à maintenir la confiance du public, des membres de l’ordre et des différents intervenants du système professionnel envers les mécanismes de protection du public;

4°  le respect envers le public, les membres de l’ordre, les autres administrateurs et les employés de l’ordre;

5°  l’égalité entre les femmes et les hommes, la reconnaissance et l’inclusion de la diversité notamment ethnoculturelle ainsi que l’équité intergénérationnelle, dont l’apport des membres âgés de 35 ans ou moins.

D. 1168-2018, a. 3.

CHAPITRE III DEVOIRS ET OBLIGATIONS

D. 1168-2018, c. III.

SECTION I RÈGLES GÉNÉRALES

D. 1168-2018, sec. I.

4. L’administrateur agit avec honnêteté, intégrité, rigueur, objectivité et modération. Il fait preuve de probité.

L’administrateur exerce avec compétence ses fonctions. À cette fin, il développe et tient à jour ses connaissances sur le rôle d’un Conseil d’administration d’un ordre professionnel, notamment en matière de gouvernance et d’éthique, d’égalité entre les femmes et les hommes ainsi qu’en gestion de la diversité ethnoculturelle.

Il exerce ses fonctions de bonne foi, avec prudence et diligence et fait preuve de loyauté envers l’ordre.

Il agit dans l’intérêt de l’ordre, notamment pour que ce dernier guide ses actions et oriente ses activités vers la protection du public. Il ne doit en aucun cas privilégier son intérêt personnel, l’intérêt particulier des membres d’une région électorale ou d’un secteur d’activités professionnelles qui l’ont élu.

D. 1168-2018, a. 4.

5. L’administrateur est tenu, dans l’exercice de ses fonctions, de respecter les principes d’éthique et les règles de déontologie prévus par le présent règlement et par le code d’éthique et de déontologie établi par le Conseil d’administration en vertu du chapitre IV. En cas de divergence, les principes et les règles les plus exigeants s’appliquent.

D. 1168-2018, a. 5.

6. L’administrateur doit connaître et comprendre les normes d’éthique et de déontologie qui lui sont applicables, s’engager à les respecter et à en promouvoir le respect. Il doit, au début de son mandat et annuellement par la suite, signer une déclaration à cet effet.

Le président de l’ordre s’assure que le secrétaire de l’ordre recueille et consigne la déclaration de l’administrateur.

D. 1168-2018, a. 6.

SECTION II SÉANCES

D. 1168-2018, sec. II.

7. L’administrateur est tenu d’être présent, sauf excuse valable, aux séances du Conseil d’administration ou d’un comité, de s’y préparer et d’y participer activement. Il contribue à l’avancement des travaux de l’ordre en fournissant un apport constructif aux délibérations.

D. 1168-2018, a. 7.

8. L’administrateur doit aborder toute question avec ouverture d’esprit.

D. 1168-2018, a. 8.

9. L’administrateur doit débattre de toute question de manière objective et indépendante ainsi que de façon éclairée et informée.

D. 1168-2018, a. 9.

10. L’administrateur doit agir avec courtoisie et respect de manière à encourager la confiance mutuelle et la cohésion au sein du Conseil d’administration ou d’un comité dont il est membre.

D. 1168-2018, a. 10.

11. L’administrateur est solidaire des décisions prises par le Conseil d’administration.

D. 1168-2018, a. 11.

12. L’administrateur est tenu de voter, sauf empêchement prévu par le Conseil d’administration ou pour un motif jugé suffisant par le président de l’ordre ou, lorsque celui-ci est concerné, par l’administrateur désigné pour exercer les fonctions du président en cas d’empêchement ou d’absence de ce dernier.

D. 1168-2018, a. 12.

SECTION III CONFLITS D’INTÉRÊTS

D. 1168-2018, sec. III.

13. L’administrateur doit s’abstenir de se placer dans une situation qui met en conflit l’intérêt de l’ordre ou du public et son intérêt personnel ou celui d’une personne qui lui est liée, notamment son conjoint, un parent, une personne vivant sous son toit, ou encore un associé ou une personne morale dont il est l’administrateur ou qu’il contrôle.

Il préserve en tout temps sa capacité d’exercer ses fonctions de façon impartiale, objective et indépendante.

D. 1168-2018, a. 13.

14. Sauf pour les biens et les services offerts par l’ordre à ses membres, aucun administrateur ne peut conclure un contrat avec l’ordre, à moins d’une autorisation du Conseil d’administration justifiée, notamment, par une compétence particulière et nécessaire à l’ordre.

D. 1168-2018, a. 14.

15. L’administrateur qui a un intérêt direct ou indirect dans un bien, un organisme, une entreprise, une association ou une entité juridique susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts doit le déclarer, sans délai et par écrit, au président de l’ordre ou, lorsque celui-ci est concerné, à l’administrateur désigné pour exercer les fonctions du président en cas d’empêchement ou d’absence de ce dernier. Cette déclaration peut être faite séance tenante et est alors consignée au procès-verbal de la séance du Conseil d’administration.

L’administrateur doit s’abstenir de participer à toute délibération et à toute décision mettant en conflit son intérêt personnel.

L’administrateur doit effectuer une déclaration d’intérêt au début de son mandat et annuellement par la suite, ainsi que lorsqu’un changement de sa situation le requiert.

Le président de l’ordre s’assure que le secrétaire de l’ordre recueille et consigne toute déclaration de l’administrateur.

D. 1168-2018, a. 15.

16. L’administrateur ne peut prendre d’engagement à l’égard de tiers ni leur accorder aucune garantie relativement au vote qu’il peut être appelé à donner ou à quelque décision que ce soit que le Conseil d’administration peut être appelé à prendre.

D. 1168-2018, a. 16.

17. L’administrateur ne doit pas confondre les biens de l’ordre avec les siens et ne peut les utiliser à son profit ou au profit de tiers, à moins d’une autorisation du Conseil d’administration.

D. 1168-2018, a. 17.

18. L’administrateur ne peut, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter une faveur, un cadeau, une marque d’hospitalité ou autre avantage offert ou donné en raison de ses fonctions, autres que ceux d’usage et d’une valeur modeste.

D. 1168-2018, a. 18.

SECTION IV CONFIDENTIALITÉ ET DISCRÉTION

D. 1168-2018, sec. IV.

19. L’administrateur est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel des discussions et des documents mis à sa disposition ou dont il a pris connaissance.

Il doit prendre les mesures de sécurité raisonnables pour préserver la confidentialité des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions.

D. 1168-2018, a. 19.

20. L’administrateur doit, sauf dans la mesure que détermine le Conseil d’administration, s’abstenir de commenter les décisions prises par le Conseil d’administration, notamment sur un site Internet, un blogue ou un réseau social.

D. 1168-2018, a. 20.

21. L’administrateur ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l’information obtenue dans l’exercice de ses fonctions.

D. 1168-2018, a. 21.

SECTION V RELATIONS AVEC LES EMPLOYÉS DE L’ORDRE

D. 1168-2018, sec. V.

22. L’administrateur doit agir avec courtoisie et respect dans ses relations avec les employés de l’ordre.

Il ne peut s’adresser à un employé de l’ordre pour lui donner des instructions, s’ingérer dans son travail ou obtenir des renseignements confidentiels, à moins d’agir à l’intérieur du mandat d’un comité dont il est le président et d’y être expressément autorisé par le Conseil d’administration.

Le deuxième alinéa n’a toutefois pas pour effet d’empêcher le président de l’ordre d’exercer une fonction prévue au Code des professions (chapitre C-26) ou, le cas échéant, à la loi constituant l’ordre, ou de requérir des informations dans la mesure prévue au quatrième alinéa de l’article 80 de ce code.

D. 1168-2018, a. 22.

SECTION VI APRÈS-MANDAT

D. 1168-2018, sec. VI.

23. Après avoir terminé son mandat, un ancien administrateur ne peut divulguer de l’information confidentielle obtenue dans l’exercice de ses fonctions d’administrateur ou utiliser à son profit ou pour un tiers de l’information non accessible au public obtenue dans les mêmes conditions.

D. 1168-2018, a. 23.

24. L’ancien administrateur doit s’abstenir de commenter les décisions prises par le Conseil d’administration durant son mandat, notamment sur un site Internet, un blogue ou un réseau social, à moins d’y avoir été autorisé expressément par le Conseil d’administration et doit faire preuve de réserve quant à ses commentaires.

D. 1168-2018, a. 24.

25. L’ancien administrateur doit se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de ses fonctions au sein de l’ordre.

D. 1168-2018, a. 25.

26. L’ancien administrateur ne peut conclure de contrat avec l’ordre durant les 12 mois qui suivent la fin de son mandat, sauf dans les conditions prévues à l’article 14.

D. 1168-2018, a. 26.

SECTION VII RÉMUNÉRATION

D. 1168-2018, sec. VII.

27. L’administrateur n’a droit, pour l’exercice de ses fonctions, qu’à la seule rémunération déterminée conformément au Code des professions (chapitre C-26).

D. 1168-2018, a. 27.

28. L’administrateur nommé peut recevoir une rémunération additionnelle de l’ordre, qui en fait état dans son rapport annuel.

Cette rémunération additionnelle ne doit pas excéder l’écart entre l’allocation versée par l’Office et celle que reçoit un administrateur élu par les membres de l’ordre.

D. 1168-2018, a. 28.

CHAPITRE IV CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE

D. 1168-2018, c. IV.

29. Le Conseil d’administration doit établir, dans le respect des normes édictées par le présent règlement, un code d’éthique et de déontologie applicable à ses administrateurs.

D. 1168-2018, a. 29.

30. Le code établit les normes d’éthique et de déontologie en tenant compte de la mission de l’ordre, des valeurs qui sous-tendent son action, de ses principes généraux de saine gestion et des spécificités de la profession.

Les normes de déontologie portent sur les devoirs et les obligations des administrateurs de l’ordre. Elles les explicitent et les illustrent de façon indicative. Elles doivent notamment traiter:

1°  des mesures de prévention, notamment des règles relatives à la déclaration d’intérêts faite par les administrateurs;

2°  des situations de conflits d’intérêts réels et potentiels.

D. 1168-2018, a. 30.

CHAPITRE V CONTRÔLE

D. 1168-2018, c. V.

31. Le président de l’ordre veille au respect par les administrateurs des normes d’éthique et de déontologie qui leurs sont applicables.

D. 1168-2018, a. 31.

32. Un comité d’enquête à l’éthique et à la déontologie est formé au sein de l’ordre aux fins d’examiner et d’enquêter sur toute information reçue relativement à un manquement aux normes d’éthique et de déontologie par un administrateur.

Ce comité est composé de 3 membres nommés par le Conseil d’administration:

1°  une personne dont le nom figure sur la liste à partir de laquelle sont nommés par l’Office les administrateurs, conformément au Code des professions (chapitre C-26), et qui n’est pas un administrateur de l’ordre;

2°  un ancien administrateur de l’ordre ou une autre personne visée au paragraphe 1;

3°  un membre de l’ordre ayant une expérience, une expertise, une sensibilisation ou un intérêt marqué en matière de déontologie et d’éthique et qui n’est pas un administrateur de l’ordre ni un employé de l’ordre ou une personne liée à ceux-ci.

Le comité peut désigner des experts pour l’assister.

La durée du mandat des membres du comité est déterminée par le Conseil d’administration. À l’expiration de leur mandat, ils demeurent en fonction jusqu’à ce qu’ils soient remplacés ou nommés de nouveau.

La rémunération et le remboursement des frais des membres du comité sont déterminés par le Conseil d’administration de l’ordre, sauf pour les membres nommés à partir de la liste visée au paragraphe 1 du deuxième alinéa. Ces derniers ont droit, à la charge de l’Office, à une allocation de présence et au remboursement de leurs frais dans la même mesure et aux mêmes conditions que celles déterminées par le gouvernement en application du cinquième alinéa de l’article 78 du Code des professions.

Le comité se dote d’un règlement intérieur que l’ordre rend accessible au public, notamment sur son site Internet, et qu’il publie dans son rapport annuel.

D. 1168-2018, a. 32.

33. L’administrateur doit dénoncer sans délai au comité tout manquement aux normes d’éthique et de déontologie applicables aux administrateurs, dont il a connaissance ou dont il soupçonne l’existence.

D. 1168-2018, a. 33.

34. Le comité reçoit la dénonciation de toute personne qui constate qu’un administrateur a commis un manquement aux normes d’éthique et de déontologie qui lui sont applicables.

D. 1168-2018, a. 34.

35. Le comité peut rejeter, sur examen sommaire, toute dénonciation s’il est d’avis qu’elle est abusive, frivole ou manifestement mal fondée.

Il en informe par écrit le dénonciateur et le membre du Conseil d’administration visé par la dénonciation.

D. 1168-2018, a. 35.

36. Le comité conduit son enquête de manière confidentielle, de façon diligente et dans le respect des principes de l’équité procédurale. Il doit notamment permettre à l’administrateur de présenter ses observations après l’avoir informé des manquements qui lui sont reprochés.

Chaque membre du comité prête le serment contenu à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

D. 1168-2018, a. 36.

37. Lorsque le comité en vient à la conclusion que l’administrateur visé par l’enquête n’a pas contrevenu aux normes d’éthique et de déontologie qui lui sont applicables, il en informe par écrit le dénonciateur et l’administrateur.

Lorsque le comité en vient à la conclusion que l’administrateur visé par l’enquête a contrevenu aux normes d’éthique et de déontologie qui lui sont applicables, il transmet sans délai un rapport écrit au Conseil d’administration contenant un sommaire de l’enquête et une recommandation motivée de sanction ainsi que l’ensemble du dossier et des pièces.

Ces documents sont confidentiels et une copie en est transmise à l’administrateur visé par l’enquête, de manière à protéger l’identité du dénonciateur.

D. 1168-2018, a. 37.

38. Le Conseil d’administration se réunit, sans délai et à huis clos, pour décider, aux deux tiers de ses membres, si l’administrateur visé par l’enquête a contrevenu à une norme d’éthique ou de déontologie et décide, le cas échéant, de la sanction appropriée. Cet administrateur ne peut participer aux délibérations ou à la décision.

L’administrateur peut toutefois présenter ses observations au Conseil d’administration et être entendu sur les faits au soutien de ses prétentions, avant que la décision du Conseil d’administration ne soit prise.

D. 1168-2018, a. 38.

39. Selon la nature, la gravité et la persistance du manquement ou de l’inconduite, une ou plusieurs des sanctions suivantes peuvent être imposées à l’administrateur: la réprimande, la suspension avec ou sans rémunération ou la révocation de son mandat.

L’administrateur peut également être contraint de rembourser ou remettre à l’ordre, au donateur ou à un organisme de bienfaisance qui n’est pas lié à l’ordre, toute somme d’argent ou tout cadeau, marque d’hospitalité ou avantage reçu en contravention des normes d’éthique et de déontologie qui lui sont applicables.

D. 1168-2018, a. 39.

40. L’administrateur est informé sans délai et par écrit de la décision motivée et définitive du Conseil d’administration et, le cas échéant, des motifs à l’appui de la sanction qui lui est imposée. Le Conseil d’administration en informe par écrit le dénonciateur.

Le Conseil d’administration informe l’Office de toute sanction imposée à un administrateur nommé.

D. 1168-2018, a. 40.

CHAPITRE VI RELEVÉ PROVISOIRE DE FONCTIONS

D. 1168-2018, c. VI.

41. L’administrateur contre lequel est intentée une poursuite concernant un acte impliquant de la collusion, de la corruption, de la malversation, de l’abus de confiance, une fraude ou du trafic d’influence ainsi que toute poursuite concernant des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel ou qui fait l’objet d’une poursuite pour une infraction punissable de 5 ans d’emprisonnement ou plus doit, dans les 10 jours à compter de celui où il en est informé, en aviser le secrétaire de l’ordre.

Le secrétaire transmet sans délai cette information au comité d’enquête à l’éthique et à la déontologie.

D. 1168-2018, a. 41.

42. Le Conseil d’administration peut, sur recommandation du comité, relever provisoirement de ses fonctions, avec ou sans rémunération, l’administrateur à qui on reproche un manquement aux normes d’éthique ou de déontologie qui lui sont applicables, dans le cas d’une situation urgente nécessitant une intervention rapide ou dans un cas présumé de manquement grave.

Le Conseil d’administration peut, sur recommandation du comité, relever provisoirement de ses fonctions, avec ou sans rémunération, l’administrateur contre lequel est intentée toute poursuite concernant un acte impliquant de la collusion, de la corruption, de la malversation, de l’abus de confiance, une fraude ou du trafic d’influence ainsi que toute poursuite concernant des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel ou qui fait l’objet d’une poursuite pour une infraction punissable de 5 ans d’emprisonnement ou plus.

Le Conseil d’administration se réunit, sans délai et à huis clos, pour décider, aux deux tiers de ses membres, si l’administrateur visé par l’enquête doit être relevé provisoirement de ses fonctions.

L’administrateur visé par cette mesure peut présenter ses observations au Conseil d’administration et être entendu sur les faits au soutien de ses prétentions, avant que la décision du Conseil d’administration ne soit prise.

Le Conseil d’administration informe l’Office de sa décision de relever provisoirement de ses fonctions un administrateur nommé.

D. 1168-2018, a. 42.

43. L’administrateur est relevé de ses fonctions jusqu’à ce que le Conseil d’administration rende une décision visée à l’article 38 ou, dans les cas visés au deuxième alinéa de l’article 42, jusqu’à ce que le poursuivant décide d’arrêter ou de retirer les procédures à l’égard de tous les chefs d’accusation compris dans la poursuite ayant servi de fondement à la décision du Conseil d’administration de le relever provisoirement de ses fonctions ou jusqu’à la décision prononçant l’acquittement ou l’arrêt des procédures à l’encontre de tous les chefs d’accusation compris dans la poursuite.

D. 1168-2018, a. 43.

44. L’administrateur contre lequel une plainte est portée par un syndic devant le conseil de discipline de l’ordre ou qui fait l’objet d’une requête portée devant le conseil de discipline conformément à l’article 122.0.1 du Code des professions (chapitre C-26) est relevé provisoirement de ses fonctions.

Le Conseil d’administration décide, sur recommandation du comité, si l’administrateur visé au premier alinéa reçoit ou non une rémunération pendant qu’il est relevé provisoirement de ses fonctions.

D. 1168-2018, a. 44.

45. L’administrateur est relevé de ses fonctions jusqu’à la décision définitive et exécutoire du conseil de discipline ou du Tribunal des professions ou, dans le cas où une ordonnance est rendue par le conseil de discipline en vertu de l’article 122.0.3 du Code des professions (chapitre C-26), jusqu’à ce que celle-ci ne soit plus en vigueur.

D. 1168-2018, a. 45.

46. L’administrateur est informé sans délai, par écrit, de la décision de le relever provisoirement de ses fonctions et des motifs qui la justifient.

D. 1168-2018, a. 46.

CHAPITRE VII DISPOSITION FINALE

D. 1168-2018, c. VII.

47. (Omis).

D. 1168-2018, a. 47.

RÉFÉRENCES

D. 1168-2018, 2018 G.O. 2, 6441