C-26, r. 31 - Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des comptables en management accrédités du Québec

Updated to 1 September 2012

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chapitre C-26, r. 31

Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des comptables en management accrédités du Québec

Code des professions

(chapitre C-26, a. 89).

Abrogé implicitement, 2012, chapitre 11, a. 25, par. 1.

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Tout membre de l’Ordre des comptables en management accrédités du Québec est autorisé à détenir pour le compte d’un tiers, dans l’exercice de sa profession, des sommes ou des biens, dont des avances d’honoraires.

Décision 2010-05-21, a. 1.

2. Est visé par le présent règlement le membre de l’Ordre qui, dans l’exercice de sa profession, administre, moyennant rémunération, un bien, un ensemble de biens ou une somme appartenant à une personne autre que le membre. Ces services comprennent l’administration d’un organisme sans but lucratif à titre gratuit.

Décision 2010-05-21, a. 2.

3. Les biens administrés ou détenus par un membre peuvent être mobiliers ou immobiliers. Ils comprennent notamment les fonds d’argent en espèces, les effets négociables payables au membre ou au membre en fidéicommis, endossés à son ordre ou à son ordre en fidéicommis ou payables au porteur, de même que les effets et les valeurs payables au porteur ou enregistrés au nom du membre ou au nom du membre en fidéicommis et confiés comme tels au membre.

Décision 2010-05-21, a. 3.

4. Le membre ne peut se voir confier des sommes ou des biens qui ne sont pas rattachés à l’exécution d’un contrat écrit et lié à une opération clairement définie. Il doit également prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que cette opération est licite.

Décision 2010-05-21, a. 4.

5. Le membre ne doit pas confondre les sommes et les biens administrés ou détenus avec ses propres biens.

Il doit prendre les mesures nécessaires et exercer un contrôle rigoureux afin de pouvoir identifier les sommes et les biens administrés ou détenus.

Toutes les sommes et tous les biens détenus par un membre doivent, sans délai après réception, être déposés dans un compte en fidéicommis.

Décision 2010-05-21, a. 5.

6. Le membre ne doit utiliser les sommes et les biens détenus qu’aux fins pour lesquelles ils lui ont été confiés.

Lorsqu’il administre les sommes ou les biens d’un tiers, il doit respecter le contrat qu’il a conclu ainsi que les exigences de la loi.

Dans le cas où il se voit confier la détention de biens, il doit prendre les mesures de conservation appropriées.

Décision 2010-05-21, a. 6.

7. Le présent règlement n’a pas pour effet d’exempter le membre d’une obligation plus exigeante d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement pris en application d’une telle loi.

Décision 2010-05-21, a. 7.

SECTION II COMPTE GÉNÉRAL ET COMPTE SPÉCIAL EN FIDÉICOMMIS

8. Le membre ne peut déposer ou laisser des sommes ou des biens qui lui appartiennent dans un compte en fidéicommis.

Tout compte général en fidéicommis doit être ouvert au nom du membre qui s’est vu confier des sommes ou des biens. Il peut également être détenu conjointement par plusieurs membres ou être ouvert au nom de la société dans laquelle ce membre exerce sa profession, dans la mesure où un membre y exerçant assume le contrôle direct de ce compte.

Ni les sommes, ni les biens placés dans un compte général en fidéicommis ni les intérêts ni les revenus qu’ils produisent n’appartiennent au membre.

Décision 2010-05-21, a. 8.

9. Constitue un compte général en fidéicommis, tout compte ouvert au nom du membre ou de plusieurs membres ou de la société dans laquelle ce membre exerce sa profession, lequel se compose de dépôts qui sont couverts par l’assurance-dépôts en application de la Loi sur la Société d’assurance-dépôts du Canada (L.R.C. 1985, c. C-3) ou qui sont garantis en application de la Loi sur l’assurance-dépôts (chapitre A-26) dans lequel le membre dépose des fonds en monnaie canadienne ou en devises étrangères. Ce compte doit être ouvert au Québec dans un établissement financier régi par la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (chapitre S-29.01), par la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46), par la Loi sur les coopératives de services financiers (chapitre C-67.3) ou par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (L.C. 1991, c. 45).

Décision 2010-05-21, a. 9.

10. Lorsque l’intérêt de la personne le requiert ou qu’elle exige expressément la remise des intérêts ou des revenus de biens ou qu’une loi provinciale ou fédérale le requiert, le membre dépose les sommes dans un compte spécial en fidéicommis ou dans un compte spécial en fidéicommis consolidé distinct de son compte général et fait inscrire le nom de la personne qui a requis l’ouverture de ce compte.

Décision 2010-05-21, a. 10.

11. Constitue un compte spécial en fidéicommis, tout compte qui est conforme aux conditions de l’article 9 ou tout placement présumé sûr au sens des paragraphes 2 et 3 de l’article 1339 du Code civil.

Dans le cas d’un placement, le compte peut être ouvert auprès d’un courtier en valeurs mobilières de plein exercice, dûment agréé par l’Autorité des marchés financiers ou par un organisme similaire et membre de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières. Le membre doit, sous réserve qu’il détienne une procuration générale pour ce faire, obtenir également l’autorisation écrite du client spécifiant le type de placement, son échéance et ses modalités.

Décision 2010-05-21, a. 11.

12. Le membre qui dépose les sommes visées à l’article 10 dans un compte spécial en fidéicommis consolidé doit:

1°  exercer un contrôle direct sur le compte ou, dans le cas où le compte est ouvert par la société au sein de laquelle le membre exerce, s’assurer qu’un membre exerçant au sein de cette société en assume un contrôle direct;

2°  maintenir en bon ordre un compte bancaire et un système comptable prévoyant une répartition mensuelle des intérêts et des frais générés à même le compte bancaire consolidé en fidéicommis;

3°  rendre accessible à la personne qui a requis le dépôt des sommes dans un tel compte ainsi qu’aux comités et aux personnes visés au paragraphe 3 de l’article 13, le mode de calcul, le montant des frais rattachés au compte consolidé et la répartition de tels frais.

Décision 2010-05-21, a. 12.

13. À l’ouverture d’un compte général en fidéicommis, le membre doit remplir, sans délai, le formulaire fourni par l’Ordre. Ce formulaire doit contenir une déclaration sous le serment du membre indiquant:

1°  le nom, l’adresse, le code postal et le numéro de transit de l’établissement financier dépositaire ainsi que le numéro du compte et la date de son ouverture;

2°  une renonciation irrévocable en faveur de l’Ordre aux intérêts ou aux revenus d’un compte et l’autorisation pour l’établissement financier de transférer directement à l’Ordre, pour être versés au fonds d’indemnisation, les intérêts et les autres revenus de ce compte, déduction faite, le cas échéant, des frais d’administration;

3°  une autorisation irrévocable donnant le droit au Conseil d’administration, au comité exécutif, au comité d’inspection professionnelle, à la personne responsable de l’inspection professionnelle nommée conformément à l’article 90 du Code des professions (chapitre C-26), à un inspecteur ou à un syndic de l’Ordre d’entreprendre une action prévue à l’article 32;

4°  une autorisation irrévocable donnant le droit au Conseil d’administration ou au comité exécutif, sur recommandation d’un syndic, du comité d’inspection professionnelle ou d’une personne responsable de l’inspection professionnelle nommée conformément à l’article 90 du Code des professions, d’exiger qu’il obtienne, aux frais du membre, la signature conjointe d’un autre membre désigné par le comité d’inspection ou un syndic de l’Ordre pour tirer des chèques et les autres ordres de paiement sur le compte.

Décision 2010-05-21, a. 13.

14. À l’ouverture d’un compte spécial en fidéicommis, le membre doit remplir, sans délai, le formulaire fourni par l’Ordre. En plus des renseignements et des exigences requis à l’article 12, ce formulaire doit contenir une déclaration sous le serment du membre indiquant:

1°  que les intérêts ou les autres revenus provenant de ce compte seront la propriété de la personne;

2°  qu’il a obtenu de la personne une autorisation irrévocable donnant le droit au Conseil d’administration, au comité exécutif, ou, s’il y a lieu, au comité d’inspection professionnelle, à une personne responsable de l’inspection professionnelle nommée conformément à l’article 90 du Code des professions (chapitre C-26), à un inspecteur ou à un syndic de l’Ordre d’entreprendre une action prévue à l’article 32.

Décision 2010-05-21, a. 2014.

15. Le membre doit transmettre sans délai un exemplaire dûment rempli du formulaire prévu aux articles 13 et 14 à l’établissement financier ou au courtier en valeurs mobilières où le compte général ou le compte spécial est ouvert ainsi qu’à l’Ordre. Il doit en conserver un exemplaire.

Décision 2010-05-21, a. 15.

16. Lors de la fermeture d’un compte en fidéicommis, le membre doit en aviser sans délai l’Ordre en remplissant le formulaire fourni par ce dernier et en lui indiquant le nom, l’adresse, le code postal et le numéro de transit de l’établissement financier ou du courtier en valeurs mobilières, selon le cas, ainsi que le numéro du compte, la date de son ouverture et la date à laquelle la fermeture a pris effet.

Décision 2010-05-21, a. 16.

SECTION III TRANSACTIONS EN ESPÈCES

17. Le membre ne peut recevoir en fidéicommis, pour le compte d’un client, une somme globale en espèces de 7 500 $ ou plus à l’égard d’un contrat de services ou d’un mandat.

Décision 2010-05-21, a. 17.

18. Le terme «espèces» utilisé au présent règlement signifie les pièces de monnaie prévues à l’article 7 de la Loi sur la monnaie (L.R.C. 1985, c. C-52) et les billets émis par la Banque du Canada conformément à la Loi sur la Banque du Canada (L.R.C. 1985, c. B-2) destinés à circuler au Canada, ainsi que les pièces de monnaie ou les billets de banque de pays autres que le Canada.

Décision 2010-05-21, a. 18.

19. Malgré l’article 17, le membre peut recevoir en fidéicommis une somme globale en espèces de 7 500 $ ou plus:

1°  d’une institution financière;

2°  d’un ministère ou d’un mandataire de l’État;

3°  d’une collectivité locale ou territoriale régie par la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19), le Code municipal du Québec (chapitre C-27.1), la Loi sur l’organisation territoriale municipale (chapitre 0-9) ou par tout décret, lettres patentes ou loi particulière;

4°  conformément à une ordonnance de la cour ou pour payer une amende;

5°  pour le paiement des dépenses effectuées au nom du client;

6°  à titre d’honoraires professionnels.

Décision 2010-05-21, a. 19.

20. Le membre qui est tenu de verser une somme qu’il a reçue en espèces en application du paragraphe 5 de l’article 19 doit effectuer ce versement en espèces.

Dans ce cas, le membre obtient de la personne à qui il remet la somme un reçu portant la signature de cette personne ainsi que les informations suivantes:

1°  le nom du client;

2°  le nom de la personne qui reçoit l’argent;

3°  la somme versée;

4°  la date du versement;

5°  le numéro du dossier afférent.

Décision 2010-05-21, a. 20.

21. Aux fins de l’article 17, une somme en espèces étrangères est réputée avoir été reçue à sa valeur en dollars canadiens, au taux de conversion officiel publié au bulletin quotidien des taux de change de la Banque du Canada.

Le taux utilisé est celui en vigueur à midi le jour de la réception d’une somme ou, s’il s’agit d’un jour férié, le jour ouvrable précédent.

Décision 2010-05-21, a. 21.

22. Le membre doit remettre à la personne de qui il reçoit une somme en espèces, un reçu dont il conserve un duplicata, lequel indique:

1°  la date de sa réception;

2°  le nom de la personne de qui elle provient;

3°  la somme reçue;

4°  le nom du client pour qui elle est reçue;

5°  le numéro du dossier afférent.

Ce reçu doit être signé par le membre qui reçoit la somme, ou par la personne autorisée par ce dernier à la recevoir.

Décision 2010-05-21, a. 22.

23. Le membre qui reçoit une somme en espèces de 7 500 $ ou plus en application de l’article 19 doit, dans les 30 jours de sa réception, transmettre au syndic de l’Ordre une déclaration indiquant le montant de la somme reçue, le numéro du reçu correspondant avec, dans chaque cas, indication de l’exception prévue à l’article 19 qui lui a permis d’accepter cette somme en espèces.

Décision 2010-05-21, a. 23.

SECTION IV TENUE DE LA COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS ET ADMINISTRATION DES BIENS ET DES SOMMES APPARTENANT À DES TIERS

24. La comptabilité en fidéicommis doit être tenue à jour et la conciliation de comptes doit être faite mensuellement.

La tenue de la comptabilité en fidéicommis doit:

1°  assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégralité des données;

2°  permettre en tout temps au membre et à l’Ordre d’accéder aux données sous une forme intelligible;

3°  inclure tous les renseignements pertinents au contrôle et à la gestion des sommes reçues et requis, le cas échéant, par les normes, les principes ou les données visés à l’article 25.

Décision 2010-05-21, a. 24.

25. Le membre doit se conformer aux normes et aux principes généralement reconnus en matière de tenue de livres et de comptabilité en fidéicommis ainsi qu’aux données actuelles de la science comptable.

Décision 2010-05-21, a. 25.

26. Les entrées ou les sorties de sommes au titre des comptes en fidéicommis, y compris les virements électroniques, sont assujetties aux obligations contenues au présent règlement.

Décision 2010-05-21, a. 26.

27. Le membre doit, pour chaque mandat d’administration de biens d’une personne, tenir à jour une comptabilité conforme aux normes et aux principes comptables généralement reconnus ainsi qu’aux données actuelles de la science comptable.

Le membre doit tenir une comptabilité distincte pour tout compte en fidéicommis.

Décision 2010-05-21, a. 27.

SECTION V RAPPORT À L’ORDRE

28. Au plus tard le 31 mars de chaque année, le membre transmet à l’Ordre, en utilisant le formulaire fourni par ce dernier, une déclaration sous serment attestant que les sommes et les biens qui lui ont été confiés au cours de l’année se terminant le 31 décembre, ont été déposés, comptabilisés et utilisés conformément aux dispositions du présent règlement.

Décision 2010-05-21, a. 28.

29. Un seul rapport suffit pour les membres qui ont en commun un compte en fidéicommis ou qui administrent en commun des biens appartenant à des tiers pourvu qu’ils exercent leur profession au sein d’une même société, qu’un membre, associé ou administrateur, ait été désigné à titre de répondant pour les membres de cette société et que l’Ordre en ait été préalablement informé.

Décision 2010-05-21, a. 29.

30. Le membre qui ne s’est vu confier aucune somme ni aucun bien au cours de l’année se terminant le 31 décembre transmet à l’Ordre, au plus tard le 31 mars, sur le formulaire visé à l’article 28, une déclaration sous serment à cet effet.

Décision 2010-05-21, a. 30.

31. Le membre doit tenir à jour et fournir à l’Ordre, sur demande, sous une forme intelligible, les renseignements relatifs à:

1°  la comptabilité en fidéicommis, dont:

a)  la liste des sommes qu’il détient;

b)  la liste des comptes généraux et spéciaux en fidéicommis détenus, en indiquant pour chacun, le cas échéant, le nom du courtier en valeurs mobilières ou l’établissement financier dépositaire, le numéro du compte et le solde à la fin de chacun des exercices identifiés par l’Ordre;

c)  les livres et les comptes relatifs à la tenue de cette comptabilité;

2°  l’administration des sommes et des biens appartenant à des tiers, dont:

a)  la nature du mandat d’administration;

b)  la date à laquelle le mandat a été confié et, le cas échéant, la date à laquelle il prend fin;

c)  une description sommaire des sommes et des biens administrés, de leur valeur, de l’endroit où ils se trouvent et de la responsabilité du membre à leur égard;

d)  l’ensemble des livres, des comptes et des registres relatifs à cette administration.

Le membre doit conserver les livres, les pièces comptables, les registres, les relevés de l’établissement financier et du courtier en valeurs mobilières ou tout autre document relatifs à la tenue de la comptabilité en fidéicommis ou à l’administration des sommes et des biens appartenant à un tiers, pendant une période de 7 ans suivant la fin du contrat, sauf si des conditions ou des délais différents sont prévus au règlement pris en application de l’article 91 du Code des professions (chapitre C-26).

Décision 2010-05-21, a. 31.

SECTION VI DISPOSITIONS DIVERSES

32. Le Conseil d’administration, le comité exécutif, le comité d’inspection professionnelle, la personne responsable de l’inspection professionnelle nommée conformément à l’article 90 du Code des professions (chapitre C-26), un inspecteur ou un syndic de l’Ordre est autorisé à:

1°  requérir et obtenir, en tout temps, de l’établissement financier ou du courtier en valeurs mobilières auprès duquel un compte général ou spécial en fidéicommis a été ouvert, tous les renseignements ou toutes les explications nécessaires ou utiles pour l’application du présent règlement;

2°  requérir et obtenir de l’établissement financier ou du courtier en valeurs mobilières auprès duquel sont déposés des sommes appartenant à un client qui auraient dû être déposés dans un compte en fidéicommis, tous les renseignements ou toutes les explications nécessaires ou utiles pour l’application du présent règlement;

3°  sous réserve d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement pris en leur application, bloquer les sommes déposées;

4°  sous réserve d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement pris en leur application, prendre possession de tous biens et de toutes sommes confiés au membre, révoquer la signature de ce membre ou fermer le compte;

5°  sous réserve d’une loi provinciale ou fédérale ou d’un règlement pris en leur application, disposer des biens et des sommes confiés à un membre s’il fait l’objet d’une révocation de permis, d’une radiation, d’une limitation du droit d’exercice, s’il cesse d’exercer, s’il se trouve dans une situation où un gardien provisoire ou un cessionnaire peut être nommé ou lorsque l’intérêt de la personne l’exige.

Décision 2010-05-21, a. 32.

33. Lorsque le Conseil d’administration, le comité exécutif, le comité d’inspection professionnelle, la personne responsable de l’inspection professionnelle nommée conformément à l’article 90 du Code des professions (chapitre C-26), un inspecteur ou un syndic de l’Ordre est informé que le membre ne respecte pas les dispositions prévues au présent règlement, il peut nommer un membre de son choix et le charger de vérifier, aux frais du membre, la comptabilité en fidéicommis de celui-ci et l’obliger à fournir les renseignements requis aux fins de la vérification, dont ceux visés à l’article 31.

Décision 2010-05-21, a. 33.

34. (Omis).

Décision 2010-05-21, a. 34.

RÉFÉRENCES

Décision 2010-05-21, 2010 G.O. 2, 4476