C-15, r. 7 - Règlement sur les effets, les laboratoires, les cabinets de consultation et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des chimistes du Québec

Updated to 1 January 2016

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chapitre C-15, r. 7

Règlement sur les effets, les laboratoires, les cabinets de consultation et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des chimistes du Québec

Loi sur les chimistes professionnels

(chapitre C-15, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Rien dans le présent règlement n’exclut l’utilisation d’un support informatique ou de toute autre technique permettant la constitution et la tenue des dossiers, des livres et des registres d’un chimiste et l’exécution des travaux en laboratoire pourvu que l’application des dispositions des articles 60.4 à 60.6 du Code des professions (chapitre C-26) ne soit pas compromise.

Décision 2004-03-18, a. 1.

2. Dans le présent règlement, on entend par «laboratoire» le lieu où le chimiste exerce ses travaux pratiques de nature scientifique ou technique.

Décision 2004-03-18, a. 2.

SECTION II TENUE, DÉTENTION ET MAINTIEN D’EFFETS DANS L’EXERCICE DE LA PROFESSION

3. Le chimiste doit tenir à l’endroit où il exerce sa profession:

1°  un registre où figurent tous les mandats qu’il reçoit et qui comprend, notamment, pour chacun de ces mandats, les renseignements et, le cas échéant, les documents suivants:

a)  la date d’ouverture du dossier;

b)  lorsque le client est une personne physique, le nom, le sexe, la date de naissance, l’adresse et le numéro de téléphone de ce client;

c)  lorsque le client est une société ou une personne morale, le nom, l’adresse de l’établissement et le numéro de téléphone de ce client, de même que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et la fonction du représentant autorisé de la société ou de la personne morale;

d)  une description du mandat et, s’il y a lieu, une copie de tout contrat de services professionnels;

e)  la désignation du projet, le cas échéant;

f)  sauf s’il existe une entente forfaitaire, l’inscription du temps consacré au mandat par le chimiste et ses employés, les dépenses effectuées en vue de la réalisation du mandat ainsi que la copie de toutes les notes d’honoraires professionnels;

2°  pour chacun des mandats qu’il reçoit:

a)  un dossier général qui comprend les notes et la correspondance échangée dans le cours du développement du projet, et visant les études, les estimations, les rapports et les autres documents pertinents au mandat;

b)  un dossier technique qui comprend les documents et les données remis par le client et qui fait état des produits également remis par le client, ainsi que des méthodes analytiques, des rapports des travaux de laboratoire et des études théoriques visés par le mandat. Le dossier technique comprend en outre les études, les estimations, les rapports et les autres documents pertinents au mandat.

Décision 2004-03-18, a. 3.

4. Malgré l’article 3, lorsque le chimiste est membre d’une société ou employé de celle-ci, d’une personne physique ou morale, d’un gouvernement ou de l’un de ses organismes, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux services que rend ce chimiste sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les éléments ou renseignements mentionnés à l’article 3.

S’il ne peut le faire, il doit tenir dans un classeur, pour chacun des dossiers dans lesquels il ne peut faire de telles inscriptions, un dossier distinct contenant, notamment, les documents suivants:

1°  un écrit faisant référence au contrat ou au projet sur lequel il travaille;

2°  une description du travail qu’il y effectue;

3°  le dossier technique visé au sous-paragraphe b du paragraphe 2 de l’article 3;

4°  une copie ou à défaut une référence précise aux études, aux rapports et aux autres documents qu’il a préparés et pertinents à son mandat.

Le chimiste doit dater et signer ou parapher toute inscription, tout document ou tout rapport qu’il a préparé ou qui est préparé sous sa supervision et qu’il verse dans un dossier de la société ou de son employeur. Il en est de même pour le dossier distinct visé au deuxième alinéa dans lequel il consigne, au fur et à mesure de leur avancement, les travaux qu’il effectue.

Décision 2004-03-18, a. 4.

5. Le chimiste doit tenir à jour ses dossiers jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels relativement à ceux-ci.

Décision 2004-03-18, a. 5.

6. Le chimiste doit conserver ou s’assurer que soit conservé chacun de ses dossiers pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu ou de la dernière inscription ou insertion à ce dossier, selon la dernière de ces éventualités.

Décision 2004-03-18, a. 6.

7. À l’expiration du délai prévu à l’article 6, le chimiste peut détruire un dossier à la condition que la destruction soit faite de manière que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée. Toutefois, il ne peut détruire un original qui appartient à un client sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

Décision 2004-03-18, a. 7.

8. Le chimiste doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès, de manière que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus soit assurée.

Décision 2004-03-18, a. 8.

9. Lorsqu’un client retire ou demande que soit retiré un document d’un dossier qui le concerne, le chimiste doit insérer dans ce dossier une note signée par ce client et indiquant la nature du document et la date du retrait.

Décision 2004-03-18, a. 9.

10. Le chimiste doit, pour le classement des données d’un dossier et des documents ou pièces qui en font partie, employer un système permettant que ce classement soit effectué de façon ordonnée.

Décision 2004-03-18, a. 10.

11. Le chimiste doit inscrire quotidiennement dans un registre le nom des clients qu’il voit à son cabinet de consultation ou à leur domicile. Il doit conserver durant 1 an les renseignements qui y sont contenus.

Décision 2004-03-18, a. 11.

12. Le chimiste qui utilise un support informatique pour le traitement et la conservation de tout ou partie des renseignements, des documents et des éléments contenus au dossier d’un client doit:

1°  sauvegarder régulièrement les données ainsi recueillies et conserver une copie de cette sauvegarde;

2°  utiliser un fichier distinct de tout autre pour la tenue des dossiers visés par la présente section;

3°  protéger l’accès à ces dossiers ainsi qu’aux données qu’ils contiennent, notamment par l’utilisation d’un mot de passe;

4°  apposer une signature électronique conforme aux normes généralement acceptées sur tout rapport ou document qu’il prépare ou qui est préparé sous sa responsabilité.

Décision 2004-03-18, a. 12.

SECTION III TENUE DES LABORATOIRES, DÉTENTION DES PRODUITS ET SUBSTANCES ET MAINTIEN DES APPAREILS ET ÉQUIPEMENTS

13. Le chimiste qui détient ou qui a sous sa garde des produits ou des substances doit les conserver d’une façon sécuritaire et selon les normes prescrites par le fabricant et généralement reconnues.

Décision 2004-03-18, a. 13.

14. Le chimiste qui détient ou qui a sous sa garde des poisons, des produits ou des substances dangereux doit les conserver sous clé dans un endroit hors d’atteinte du public et des clients et selon les normes prescrites par le fabricant et généralement reconnues.

Décision 2004-03-18, a. 14.

15. Le chimiste doit procéder tous les 2 ans à un inventaire des poisons, des produits et des substances qu’il détient ou qu’il a sous sa garde dans son cabinet et éliminer ceux qui sont périmés.

Décision 2004-03-18, a. 15.

16. Lorsque le chimiste procède à l’élimination des poisons, des produits et des substances périmés, il doit utiliser des moyens qui respectent l’environnement, la santé publique et la législation en la matière. Il doit également conserver les documents qui font preuve de cette élimination pendant au moins 5 ans à compter de la date de celle-ci.

Décision 2004-03-18, a. 16.

17. Le chimiste doit veiller à ce que tous les appareils et équipements qu’il utilise soient entretenus afin d’assurer que leur fonctionnement soit en tout temps adéquat pour les fins auxquelles ils sont utilisés.

Décision 2004-03-18, a. 17.

18. Tout appareil ou équipement susceptible d’être inspecté, calibré ou étalonné doit être vérifié aussi souvent que l’exige un fonctionnement optimal, compte tenu des spécifications de l’appareil ou de l’équipement et des normes scientifiques généralement reconnues.

Décision 2004-03-18, a. 18.

19. Le chimiste doit tenir à jour un registre contenant l’identification de l’équipement, la date de vérification de cet équipement, le résultat obtenu et la signature de la personne ayant procédé à la vérification. Ce registre doit être conservé tant que le chimiste détient ou a la garde de l’équipement concerné.

Décision 2004-03-18, a. 19.

20. Le chimiste doit utiliser des méthodes efficaces de stérilisation du matériel, des appareils et des équipements qu’il détient ou qu’il a sous sa garde.

Décision 2004-03-18, a. 20.

21. Le chimiste doit agir, dans la garde des biens que lui confie un client, avec prudence et diligence. Il ne peut se servir de ces biens sans la permission du client et il doit rendre à ce dernier les biens qui lui ont été confiés dès que celui-ci le demande.

Le chimiste doit conserver toutes les substances remises par un client dans des conditions qui assurent leur intégrité.

Décision 2004-03-18, a. 21.

22. Le chimiste qui utilise une substance que lui a remise un client ou qui en dispose doit insérer dans le dossier de ce dernier, dater et signer une note à cet effet.

Décision 2004-03-18, a. 22.

23. Le chimiste doit conserver tous les poisons, les produits et les substances qu’il détient ou qu’il a sous sa garde et qui se trouvent dans un laboratoire ou dans un dépôt désigné à cet effet de manière à en garantir les spécifications d’origine.

Décision 2004-03-18, a. 23.

24. Le chimiste doit aménager son laboratoire de façon à garantir la sécurité et la santé de ceux qui y travaillent et de ses clients, le cas échéant.

Décision 2004-03-18, a. 24.

SECTION IV DISPOSITION DES EFFETS EN CAS DE CESSATION D’EXERCICE, DE DÉCÈS, DE RADIATION, DE RÉVOCATION DE PERMIS OU DE SUSPENSION OU DE LIMITATION DU DROIT D’EXERCICE

Décision 2004-03-18, sec. IV; Décision 2009-01-23, a. 1.

§ 1 . — Dispositions générales

Décision 2004-03-18, sec. IV, ss. 1; Décision 2009-01-23, a. 1.

25. La présente section s’applique à la disposition des effets d’un chimiste qui cesse d’exercer sa profession, décède, est radié, dont le permis est révoqué ou dont le droit d’exercice fait l’objet d’une suspension ou d’une limitation. Elle s’applique également à un chimiste associé d’une société lorsque tous les associés de celle-ci cessent d’exercer leur profession.

Toutefois, la présente section ne s’applique pas à un chimiste qui cesse d’exercer sa profession, décède, est radié, dont le permis est révoqué ou dont le droit d’exercice fait l’objet d’une suspension ou d’une limitation alors qu’il est associé d’une société dont lui seul ou une partie seulement des associés ont cessé d’exercer leur profession, ou qui est employé de celle-ci, d’un gouvernement ou de l’un de ses organismes ou d’une autre personne physique ou morale, à l’égard des effets de la société ou de l’employeur qu’utilise ce chimiste dans l’exercice de sa profession.

Décision 2004-03-18, a. 25; Décision 2009-01-23, a. 1.

26. Dans la présente section, on entend par «effets» les dossiers, les livres et les registres tenus et les médicaments, les poisons, les produits, les substances, les appareils et les équipements détenus par un chimiste dans l’exercice de sa profession.

Décision 2004-03-18, a. 26; Décision 2009-01-23, a. 1.

27. Seul un chimiste peut agir comme cessionnaire ou gardien provisoire des effets d’un autre chimiste.

Décision 2004-03-18, a. 27; Décision 2009-01-23, a. 1.

28. Toute convention concernant une cession ou une garde provisoire en application de la présente section doit être constatée par écrit.

Décision 2004-03-18, a. 28; Décision 2009-01-23, a. 1.

§ 2 . — Cessation définitive d’exercice, décès, radiation permanente ou révocation du permis

Décision 2004-03-18, sec. IV, ss. 2; Décision 2009-01-23, a. 1.

29. Le chimiste qui décide de cesser définitivement d’exercer sa profession ou qui, parce qu’il a accepté une fonction qui l’empêche de compléter les mandats qui lui avaient été confiés, doit cesser définitivement d’exercer sa profession est tenu, dans les 15 jours qui précèdent la date prévue pour la cessation d’exercice, d’aviser le secrétaire de l’Ordre, par poste recommandée, de cette date et, le cas échéant, de celle à laquelle il le mettra en possession de ses effets ou, s’il y a un cessionnaire de ses effets, des nom, adresse et numéro de téléphone du cessionnaire. Il doit également, dans ce dernier cas, joindre à l’avis une copie de la convention de cession.

Décision 2004-03-18, a. 29; Décision 2009-01-23, a. 1; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

30. Dans les 90 jours suivant le décès d’un chimiste ou, selon le cas, dans les 15 jours suivant la radiation permanente ou la révocation de permis d’un chimiste ou la suspension permanente de son droit d’exercice, le secrétaire de l’Ordre prend possession des effets de ce dernier, à moins qu’il n’ait reçu copie d’une convention de cession ainsi que transmission des nom, adresse et numéro de téléphone du cessionnaire.

Décision 2004-03-18, a. 30; Décision 2009-01-23, a. 1.

31. Dans les cas où une cession avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des effets du chimiste.

Décision 2004-03-18, a. 31; Décision 2009-01-23, a. 1.

32. Le cessionnaire ou, selon le cas, le secrétaire de l’Ordre doit, dans les 30 jours qui suivent la date où il prend possession des effets d’un chimiste, donner l’un ou l’autre des avis suivants:

1°  un avis publié 2 fois, à 10 jours d’intervalle, dans un journal desservant la région où exerçait le chimiste et qui donne les renseignements suivants:

a)  la date et le motif de la prise de possession;

b)  le délai dont les clients et les autres personnes qui lui ont confié des biens disposent pour accepter la cession, reprendre les effets qui leur appartiennent ou en demander le transfert à un autre chimiste;

c)  les adresse, numéro de téléphone et heures de bureau où le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre peut être rejoint;

2°  un avis écrit, envoyé à chaque client du chimiste et à chaque personne qui lui a confié des biens, qui donne les renseignements prévus au paragraphe 1.

Lorsque l’avis est donné par le cessionnaire, il doit en transmettre copie au secrétaire de l’Ordre dans les 30 jours qui suivent la publication ou l’envoi.

Décision 2004-03-18, a. 32; Décision 2009-01-23, a. 1.

33. Lorsque le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre est en possession des effets d’un chimiste ayant cessé d’exercer, il doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts de ce chimiste et ceux de ses clients et des autres personnes qui lui ont confié des biens et, s’il y a lieu, communiquer à ces clients et à ces personnes les renseignements relatifs à l’état de leurs dossiers.

Décision 2004-03-18, a. 33; Décision 2009-01-23, a. 1.

34. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre doit respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet dont il est en possession et d’obtenir copie de ces documents. Les frais de l’obtention des copies sont à la charge de celui qui en fait la demande.

Décision 2004-03-18, a. 34; Décision 2009-01-23, a. 1.

35. Le cessionnaire ou le secrétaire de l’Ordre qui prend possession des effets d’un chimiste doit, sous réserve des articles 15 et 16, les conserver pendant une période d’au moins 5 ans à compter de la date de prise de possession.

Le secrétaire de l’Ordre qui est en possession des effets d’un chimiste peut les céder à un cessionnaire.

Décision 2004-03-18, a. 35; Décision 2009-01-23, a. 1.

§ 3 . — Cessation temporaire d’exercice, radiation temporaire ou suspension temporaire du droit d’exercice

Décision 2004-03-18, sec. IV, ss. 3; Décision 2009-01-23, a. 1.

36. Le chimiste qui décide de cesser temporairement, pour plus de 3 mois, d’exercer sa profession ou qui, parce qu’il a accepté une fonction qui l’empêche de compléter les mandats qui lui avaient été confiés, doit cesser temporairement, pour plus de 3 mois, d’exercer sa profession est tenu, dans les 15 jours qui précèdent la date prévue pour la cessation temporaire d’exercice, d’aviser le secrétaire de l’Ordre, par poste recommandée, de cette date ainsi que de celle prévue pour la reprise d’exercice et, s’il a conclu une convention de garde provisoire de ses effets, des nom, adresse et numéro de téléphone du gardien. Il doit également, dans ce dernier cas, joindre à l’avis une copie de la convention de garde provisoire.

Si le chimiste n’a pu convenir d’une garde provisoire, il en avise le secrétaire de l’Ordre, par poste recommandée, dans les 15 jours qui précèdent la date prévue pour la cessation temporaire d’exercice. Le Conseil d’administration peut alors nommer un gardien provisoire. Le secrétaire de l’Ordre fait connaître au chimiste la date à laquelle lui-même ou le gardien provisoire nommé par le Conseil d’administration prendra possession de ses effets.

Lorsque la cessation temporaire d’exercice pour l’un des motifs prévus au premier alinéa est de 3 mois ou moins, le chimiste doit s’assurer que les mesures conservatoires nécessaires soient prises afin de sauvegarder les intérêts de ses clients et des autres personnes qui lui ont confié des biens.

Décision 2004-03-18, a. 36; Décision 2009-01-23, a. 1; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

37. Dans les 15 jours qui suivent la radiation temporaire d’un chimiste du tableau de l’Ordre ou la suspension temporaire de son droit d’exercice, le secrétaire de l’Ordre prend possession des effets de ce chimiste, à moins qu’il n’ait reçu copie d’une convention de garde provisoire et transmission des nom, adresse et numéro de téléphone du gardien.

Décision 2004-03-18, a. 37; Décision 2009-01-23, a. 1.

38. Dans les cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des effets du chimiste.

Décision 2004-03-18, a. 38; Décision 2009-01-23, a. 1.

39. Les articles 33, 34 et 35 s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession des effets d’un chimiste.

Décision 2004-03-18, a. 39; Décision 2009-01-23, a. 1.

40. Le gardien provisoire ou le secrétaire de l’Ordre qui a pris possession d’effets appartenant à un chimiste doit les remettre à ce dernier dès l’expiration de la période de cessation temporaire d’exercice, de radiation temporaire ou de suspension temporaire du droit d’exercice.

Décision 2004-03-18, a. 40; Décision 2009-01-23, a. 1.

40.1. Dans le cas où la cessation temporaire d’exercice, la radiation temporaire ou la suspension temporaire du droit d’exercice est de plus de 6 mois, le gardien provisoire ou, selon le cas, le secrétaire de l’Ordre est assujetti aux obligations prévues à l’article 32.

Décision 2009-01-23, a. 1.

§ 4 . — Limitation du droit d’exercice

Décision 2009-01-23, a. 1.

40.2. Lorsqu’une décision limitant le droit d’exercice d’un chimiste et déterminant les activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer a été rendue par le conseil de discipline ou le Conseil d’administration, ce chimiste doit, dans les 15 jours de prise d’effet de cette limitation, trouver un chimiste pour agir comme gardien provisoire de ses effets relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer.

Décision 2009-01-23, a. 1.

40.3. Si le chimiste n’a pu convenir d’une garde provisoire dans ce délai, le Conseil d’administration peut nommer un gardien provisoire. Ce dernier ou, s’il n’y a pas de gardien provisoire, le secrétaire de l’Ordre prend alors possession des effets du chimiste relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer.

Décision 2009-01-23, a. 1.

40.4. Dans les cas où une garde provisoire avait été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire de l’Ordre prend possession des effets du chimiste relatifs aux activités professionnelles qu’il n’est pas autorisé à exercer.

Le secrétaire de l’Ordre qui est en possession d’effets d’un chimiste peut les céder à un gardien provisoire.

Décision 2009-01-23, a. 1.

40.5. Dans le cas d’une limitation de plus de 3 mois, le gardien provisoire ou, selon le cas, le secrétaire de l’Ordre est assujetti aux obligations prévues à l’article 32.

Décision 2009-01-23, a. 1.

40.6. Les articles 33, 34, 35 et 40 s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, au gardien provisoire ou au secrétaire de l’Ordre qui prend possession d’effets d’un chimiste.

Décision 2009-01-23, a. 1.

SECTION V TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION

41. Dans la présente section, on entend par «cabinet de consultation» le lieu où le chimiste, exerçant à son propre compte ou pour le compte d’un chimiste ou d’une société de chimistes, dispense des services professionnels, à l’exclusion du laboratoire, du lieu mentionné à l’article 43 et de la salle de travail des employés de ce chimiste.

Décision 2004-03-18, a. 41.

42. Le cabinet de consultation du chimiste, auquel il doit avoir accès en tout temps, comporte au moins un local fermé et doit être aménagé de façon que l’identité et les conversations des personnes qui s’y trouvent ne puissent être perçues de l’extérieur de ce cabinet.

Décision 2004-03-18, a. 42.

43. Le chimiste doit aménager près de son cabinet de consultation une pièce d’attente destinée à recevoir les personnes à qui il rend les services professionnels.

Décision 2004-03-18, a. 43.

44. Le cabinet de consultation doit comprendre l’ameublement, le matériel et l’instrumentation appropriés à la nature des activités professionnelles exercées par le chimiste.

Décision 2004-03-18, a. 44.

45. Le chimiste doit afficher son permis d’exercice à la vue du public.

Décision 2004-03-18, a. 45.

46. Le chimiste doit mettre à la vue du public dans le lieu mentionné à l’article 42 une copie du Code de déontologie des chimistes (chapitre C-15, r. 4) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des chimistes du Québec (chapitre C-15, r. 13). L’adresse de l’Ordre doit être inscrite sur chacune de ces copies.

Décision 2004-03-18, a. 46.

47. Sous réserve des articles 45 et 46, le chimiste ne peut afficher dans son cabinet de consultation et dans les autres locaux destinés à l’exercice de sa profession d’autres diplômes que ceux ayant un rapport avec l’exercice de cette profession.

Décision 2004-03-18, a. 47.

48. Un chimiste qui s’absente de son cabinet de consultation pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence et pour s’assurer de la continuité de ses services.

Décision 2004-03-18, a. 48.

SECTION VI DISPOSITIONS FINALES

49. Le présent règlement remplace le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des chimistes du Québec (D. 1693-93, 93-12-01).

Décision 2004-03-18, a. 49.

50. (Omis).

Décision 2004-03-18, a. 50.

RÉFÉRENCES

Décision 2004-03-18, 2004 G.O. 2, 1563

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2009-01-23, 2009 G.O. 2, 286