A-21, r. 15 - Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes

Updated to 1 September 2012

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chapitre A-21, r. 15

Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes

Loi sur les architectes

(chapitre A-21, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91).

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14 ; D. 869-92, a. 1.

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Le présent règlement est adopté en vertu de l’article 91 du Code des professions (chapitre C-26).

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 1.02.

1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un architecte.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 1.03.

SECTION II TENUE DES DOSSIERS ET DU REGISTRE

2.01. Sous réserve de l’article 2.07, l’architecte doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession:

a)  un registre où figurent, au fur et à mesure des mandats qu’il reçoit, les renseignements suivants:

i.  la date de l’entente intervenue entre lui et son client relativement à ses services professionnels;

ii.  le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone;

iii.  une description sommaire du mandat;

b)  un dossier pour chaque mandat, où il insère, dans l’ordre chronologique, outre les rapports datés résumant ses entrevues avec son client, les documents suivants, s’il les a reçus ou s’il a eu à les préparer:

i.  les documents et programmes fournis par le client;

ii.  les dessins d’arpentage;

iii.  les rapports d’analyse du sol;

iv.  les esquisses;

v.  les études préliminaires;

vi.  les estimations préliminaires;

vii.  les dessins d’exécution;

viii.  les dessins de détails;

ix.  les devis ou cahiers des charges;

x.  les documents contractuels;

xi.  les documents relatifs à la coordination de la structure et des systèmes mécaniques et électriques;

xii.  les dessins d’atelier;

xiii.  les rapports de réunions de chantier;

xiv.  les ordres de changements;

xv.  les certificats de paiement;

xvi.  les plans «tel que construit»;

xvii.  les documents relatifs aux privilèges;

xviii.  les formules d’envoi de documents;

xix.  la copie de tout échange de correspondance;

xx.  toute autre document dont le client a obtenu copie, de même que tout document se rapportant à l’exécution du mandat.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.01.

2.02. L’architecte doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.02.

2.03. Le registre et le dossier de l’architecte doivent être conservés pour une période minimale de 5 ans, à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.03.

2.04. Dans le cas où l’architecte est avisé de l’existence d’un vice de construction dans les 5 années de la fin des travaux, le registre et le dossier mentionnés à l’article 2.01 doivent être conservés pour une période de 5 années à partir de la date d’un tel avis.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.04.

2.05. L’architecte doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.05.

2.06. Lorsqu’un client retire un document du dossier qui le concerne, une note signée par ce client ou par l’architecte et indiquant la nature du document et la date du retrait doit apparaître dans ce dossier.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.06.

2.07. Lorsqu’un architecte est membre ou à l’emploi d’une société, ou lorsqu’il est à l’emploi d’une personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux services que rend cet architecte, sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les éléments ou renseignements mentionnés à l’article 2.01; s’il ne peut le faire, il doit tenir ses dossiers conformément à l’article 2.01.

L’architecte doit signer ou parapher tout document ou tout rapport qu’il a préparé et qu’il introduit dans un dossier conformément au premier alinéa.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 2.07.

SECTION III TENUE DES BUREAUX

3.01. Dans l’exercice de sa profession, l’architecte peut tenir à la fois:

1°  des bureaux où s’effectue tout travail relié à l’exercice de sa profession;

2°  des bureaux de consultation utilisés uniquement pour donner personnellement des consultations et avis à ses clients ou pour effectuer personnellement tout travail relié à l’exercice de sa profession;

3°  des bureaux de chantier situés sur un chantier de construction pendant la durée des travaux et utilisés uniquement pour les activités reliées à la surveillance des travaux.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.01; D. 869-92, a. 2.

3.02. Tout bureau visé à l’article 3.01 doit avoir sur sa façade une enseigne qui porte le nom qu’utilise l’architecte.

De plus, les bureaux de consultation ou de chantier doivent être explicitement désignés comme tel en toute circonstance où ils sont annoncés.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.02; D. 869-92, a. 2.

3.03. Lorsqu’un architecte tient plusieurs bureaux visés au paragraphe 1 de l’article 3.01, chacun doit être sous le contrôle d’un architecte.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.03; D. 869-92, a. 2.

3.04. L’architecte qui tient un bureau ou un bureau de consultation, doit, dans les 30 jours où il commence à y exercer sa profession, en informer l’Ordre par avis écrit expédié au secrétaire de l’Ordre mentionnant l’adresse de ce bureau. Il doit également aviser le secrétaire de tout changement à ce sujet dans les 30 jours de ce changement.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.04; D. 869-92, a. 2.

3.05. L’architecte doit afficher un exemplaire de son permis à la vue du public dans tout bureau ou bureau de consultation où il exerce sa profession.

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.05; D. 869-92, a. 2.

3.06. L’architecte doit placer pour consultation publique, dans son bureau ou son bureau de consultation, une copie du Code de déontologie des architectes (chapitre A-21, r. 5) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre professionnel des architectes (chapitre A.21, r. 12).

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.06; D. 869-92, a. 2.

3.07. (Remplacé).

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.07; D. 869-92, a. 2.

3.08. (Remplacé).

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.08; D. 869-92, a. 2.

3.09. (Remplacé).

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14, a. 3.09; D. 869-92, a. 2.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. A-21, r. 14

D. 869-92, 1992 G.O. 2, 4012