A-2.1, r. 2 - Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels

Updated to 1 April 2015

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chapitre A-2.1, r. 2

Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

(chapitre A-2.1, a. 16.1, 63.2 et 155).

SECTION I CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement s’applique à un organisme public visé à l’article 3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), à l’exception du Lieutenant-gouverneur, de l’Assemblée nationale, d’une personne qu’elle désigne pour exercer une fonction en relevant et d’un organisme public visé aux articles 5 à 7 de cette Loi. Il ne s’applique pas à un ordre professionnel.

D. 408-2008, a. 1.

SECTION II PERSONNES RESPONSABLES

§ 1 . — Le sous-ministre ou le dirigeant d’un organisme public

2. Le sous-ministre ou le dirigeant d’un organisme public doit:

1°  s’assurer de la mise en oeuvre des responsabilités et des obligations attribuées par le présent règlement à l’organisme public qu’il dirige;

2°  mettre sur pied un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui relève de lui; ce comité se compose du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels et, le cas échéant, du responsable de la sécurité de l’information et du responsable de la gestion documentaire; il est chargé de soutenir le sous-ministre ou le dirigeant de l’organisme public dans l’exercice de ses responsabilités et obligations et, à cette fin, il peut s’adjoindre toute autre personne dont l’expertise est requise pour exercer sa fonction;

3°  veiller à la sensibilisation et à la formation des membres du personnel et des membres du personnel de direction ou d’encadrement de l’organisme public sur les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;

4°  insérer dans le rapport annuel de gestion ou d’activités un bilan qui atteste la diffusion des documents visés à la section III et qui rend compte:

a)  de la nature et du nombre de demandes d’accès reçues, du délai pris pour les traiter, des dispositions de la Loi justifiant que certaines d’entre elles ont été refusées, du nombre de demandes d’accès acceptées, partiellement acceptées ou refusées, du nombre de demandes d’accès ayant fait l’objet de mesures d’accommodement raisonnables et du nombre de demandes ayant fait l’objet d’une demande de révision à la Commission d’accès à l’information;

b)  des activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels réalisées au sein de l’organisme public.

D. 408-2008, a. 2.

§ 2 . — Le sous-ministre oeuvrant pour le ministre responsable

3. Le sous-ministre oeuvrant pour le ministre responsable de l’application de la Loi doit:

1°  mettre sur pied un réseau de responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels des organismes publics;

2°  assurer le soutien nécessaire à la réalisation des activités de ce réseau;

3°  voir à la mise sur pied d’un programme de formation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels pour les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels et veiller à ce qu’un programme soit également offert aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et associés, ainsi qu’aux dirigeants des organismes gouvernementaux visés à l’article 4 de la Loi.

D. 408-2008, a. 3.

SECTION III DIFFUSION DE DOCUMENTS OU RENSEIGNEMENTS

4. Un organisme public doit diffuser sur un site Internet les documents ou les renseignements suivants, dans la mesure où ils sont accessibles en vertu de la loi:

1°  l’organigramme;

2°  les noms et titres des membres du personnel de direction ou d’encadrement, sauf ceux des cadres des classes 6 à 10 visés par la Directive concernant la classification et la gestion des emplois de cadres et de leurs titulaires (630) adoptée par le (C.T. 198195, 2002-04-30) et modifiée par les (C.T. 200154, 2003-09-09), (C.T. 203042, 2005-11-29), (C.T. 203658, 2006-05-01), (C.T. 210771, 2011-11-08), (C.T. 211151, 2012-03-13), (C.T. 211453, 2012-05-15) et (C.T. 213307, 2013-10-29) (Recueil des politiques de gestion 2-2-2-1) ou suivant les adaptations nécessaires si cette directive ne lui est pas applicable;

3°  le nom du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels et les coordonnées permettant de communiquer avec lui;

4°  le plan de classification de ses documents exigé en vertu du deuxième alinéa de l’article 16 de la Loi ou, selon le cas, la liste de classement exigée par le premier alinéa de cet article;

5°  l’inventaire de ses fichiers de renseignements personnels établi en vertu de l’article 76 de la Loi;

6°  le registre établi en vertu de l’article 67.3 de la Loi;

7°  les études, les rapports de recherches ou de statistiques, produits par l’organisme public ou pour son compte dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public;

8°  les documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès, accompagnés de la décision anonymisée du responsable de l’accès aux documents, à l’exception de ceux contenant:

a)  des renseignements personnels, à moins que ceux-ci aient un caractère public au sens de l’article 55 de la Loi;

b)  des renseignements fournis par un tiers au sens de l’article 23 ou 24 de la Loi;

c)  des renseignements dont la communication doit être refusée en vertu des articles 28, 28.1, 29 ou 29.1 de la Loi;

9°  les registres publics prévus expressément par la loi dont il est responsable;

10°  la description des services qu’il offre et des programmes qu’il met en oeuvre ainsi que les formulaires qui s’y rattachent;

11°  les lois, les règlements, les codes de déontologie ou d’éthique, les directives, les politiques et autres documents de même nature servant à la prise de décision concernant les droits des administrés, qu’il est chargé d’appliquer;

12°  les projets de règlement publiés à la Gazette officielle du Québec en vertu de l’article 8 de la Loi sur les règlements (chapitre R-18.1) dont il est responsable;

13°  les renseignements relatifs aux contrats qu’il a conclus et prévus à l’article 22 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1);

14°  la liste de ses engagements financiers transmise au Secrétaire du Conseil du trésor et que celui-ci achemine à l’Assemblée nationale, conformément au paragraphe 7 de l’article 5 de la Directive concernant certains engagements de 25 000 $ et plus et les règles relatives aux paiements faits sur le fonds consolidé du revenu adoptée par le (C.T. 128500, 1980-08-26) et modifiée par les (C.T. 150150, 1984-04-17), (C.T. 167860, 1988-06-14), (C.T. 186210, 1994-11-01), (C.T. 189886, 1997-02-11), (C.T. 210425, 2011-07-07), (C.T. 211305, 2012-04-03) et (C.T. 212782, 2013-06-18) (Recueil des politiques de gestion 9-2-4-2);

15°  les documents qu’il produit et qui sont déposés, conformément au Règlement de l’Assemblée nationale, aux fins d’une séance publique de l’Assemblée nationale ou de l’une de ses commissions ou sous-commissions, dont ceux qui sont énumérés dans la liste établie conformément à l’article 58 de ce règlement;

16°  le total des frais de déplacement:

a)  du personnel de l’organisme public;

b)  du personnel de cabinet d’un ministre;

17°  les renseignements relatifs aux frais de déplacement au Québec, pour chacune des activités d’un ministre ou d’un titulaire d’un emploi supérieur au sein de l’organisme public, facturés directement à l’organisme public ou payés par cette personne et remboursés par l’organisme public, soit:

a)  pour un ministre:

i.  le nom et la fonction du ministre qui a effectué le déplacement;

ii.  la date du déplacement;

iii.  la ville ou la municipalité où le déplacement a été effectué;

iv.  le but du déplacement;

v.  les frais de transport encourus pour l’utilisation d’un moyen de transport public ou nolisé;

vi.  selon le cas, le montant de l’allocation forfaitaire ou les frais d’hébergement et de repas;

vii.  le montant et la description des autres frais inhérents;

b)  pour un titulaire d’un emploi supérieur:

i.  le nom et la fonction du titulaire d’un emploi supérieur qui a effectué le déplacement;

ii.  la date du déplacement;

iii.  la ville ou la municipalité où le déplacement a été effectué;

iv.  le but du déplacement;

v.  les frais de transport encourus pour l’utilisation d’un moyen de transport public ou nolisé et, le cas échéant, d’un véhicule personnel;

vi.  selon le cas, le montant de l’allocation forfaitaire ou les frais d’hébergement et de repas;

vii.  le montant et la description des autres frais inhérents;

18°  les renseignements relatifs aux frais de déplacement hors Québec, pour chacune des activités d’un ministre ou d’un titulaire d’un emploi supérieur au sein de l’organisme public, facturés directement à l’organisme public ou payés par cette personne et remboursés par l’organisme public, soit:

a)  le nom et la fonction de la personne qui a effectué le déplacement;

b)  la date du déplacement;

c)  la ville ou la municipalité où le déplacement a été effectué;

d)  le but du déplacement;

e)  les frais de transport encourus pour l’utilisation d’un moyen de transport public ou nolisé et, le cas échéant, d’un véhicule personnel;

f)  le nom et la fonction des accompagnateurs, soit les membres du personnel de l’organisme public et de cabinet, et le total des frais de transport, d’hébergement, de repas et des autres frais inhérents pour ces personnes;

g)  selon le cas, le montant de l’allocation forfaitaire ou les frais d’hébergement et de repas du ministre ou du titulaire d’un emploi supérieur;

h)  le montant et la description des autres frais inhérents;

i)  en outre, dans le cas d’un déplacement à l’extérieur du Canada, les frais liés aux salons d’entretien et aux services d’un photographe ou d’un interprète, ainsi que les rapports de mission;

tout en indiquant, le cas échéant, les frais qui sont assumés par un autre organisme public, et en précisant lequel;

19°  pour chaque véhicule de fonction d’un ministre ou d’un titulaire d’un emploi supérieur au sein de l’organisme public:

a)  les coûts de location;

b)  le montant des dépenses d’essence;

c)  le montant des dépenses d’entretien;

20°  les renseignements relatifs à chaque dépense de fonction d’un directeur de cabinet ou d’un titulaire d’un emploi supérieur au sein de l’organisme public, soit le nom et la fonction de la personne concernée, la description de chaque dépense, la date et le coût;

21°  les renseignements relatifs aux frais pour chacune des activités de réception et d’accueil tenues conformément aux Règles sur les réceptions et les frais d’accueil (R.R.Q. 1981, c. A-6, r. 24), modifiées par les (C.T. 142182, 1982-12-14), (C.T. 153400, 1984-10-30), (C.T. 161313, 1986-06-10) et (C.T. 186210, 1994-11-01) (Recueil des politiques de gestion 6-1-3-2), soit la description de l’activité, la date, le coût et le nombre de participants prévus;

22°  les renseignements relatifs aux frais de chaque participation, par un membre du personnel d’un organisme public, à une activité de formation, à un colloque ou à un congrès, soit le nom de l’unité administrative à laquelle appartient ce membre du personnel, la date, le lieu, la description de la formation, colloque ou congrès et le coût d’inscription;

23°  les renseignements relatifs aux contrats de formation, soit le nom du fournisseur et le montant du contrat ainsi que, pour chaque formation, la description de celle-ci, la date et le lieu, de même que le nombre de participants prévus;

24°  les renseignements suivants relatifs aux contrats de publicité et de promotion, soit les contrats visant la diffusion d’imprimés tels que des panneaux ou des affiches publicitaires ou la diffusion de publicité dans les magazines, les journaux, la radio, la télévision ou Internet:

a)  la date du contrat;

b)  le nom du fournisseur;

c)  la description du contrat;

d)  le montant du contrat;

25°  les renseignements relatifs aux contrats de télécommunication mobile, soit le nom du fournisseur ainsi que les types d’appareils et, pour chaque type d’appareils, le nombre de forfaits cellulaires actifs en circulation, le nombre de forfaits cellulaires en réserve, les coûts d’acquisition et les coûts de service mensuels;

26°  les renseignements relatifs à chaque subvention versée à même le budget discrétionnaire d’un ministre, soit le nom du bénéficiaire, le projet visé, le montant versé et la circonscription électorale où est situé la résidence principale ou le principal établissement du bénéficiaire;

27°  les renseignements relatifs à chaque bail de location d’espaces occupés par l’organisme public, soit l’adresse, le nom du locateur, la superficie louée et le montant du loyer annuel;

28°  une liste des salaires annuels, des indemnités annuelles et des allocations annuelles des ministres, des directeurs de cabinet et des titulaires d’un emploi supérieur au sein de l’organisme public.

En ce qui concerne les déplacements au Québec et hors Québec visés aux paragraphes 17 et 18, un organisme gouvernemental ayant une vocation commerciale dont la mission vise la gestion de fonds, de placements et d’investissements, incluant la Caisse de dépôt et placement du Québec et Investissement Québec, n’est tenu de diffuser que les renseignements suivants, dans les 45 jours suivant la fin de chaque trimestre, en rapport avec les dépenses effectuées au cours de celui-ci :

a)  le nom et la fonction du titulaire d’un emploi supérieur qui a effectué les déplacements;

b)  le montant global des dépenses de transport du titulaire d’un emploi supérieur;

c)  le montant global des dépenses d’hébergement et de repas du titulaire d’un emploi supérieur;

d)  le montant global des autres frais inhérents aux déplacements du titulaire d’un emploi supérieur;

e)  le nombre de déplacements effectués au Québec et hors Québec par le titulaire d’un emploi supérieur;

f)  le cas échéant, le nombre d’accompagnateurs qui ont effectué des déplacements hors Québec, et le total des frais de transport, d’hébergement, de repas et des autres frais inhérents pour ces personnes.

Un organisme public n’est pas tenu de diffuser les renseignements visés aux paragraphes 23 à 25 lorsqu’il s’agit d’un contrat portant sur une question de nature confidentielle ou protégée au sens du paragraphe 3 du premier alinéa de l’article 13 de la Loi sur les contrats des organismes publics ou d’un contrat à l’égard duquel aucune renonciation au secret professionnel n’a été obtenue.

Les documents ou renseignements visés aux paragraphes 1 à 9 et 16 à 27 doivent être accessibles directement sur le site Internet de l’organisme public. Ceux visés aux autres paragraphes peuvent l’être au moyen d’un lien hypertexte menant vers un autre site Internet.

Toutefois, un organisme public n’est pas tenu de diffuser les documents énumérés aux paragraphes 7, 14 et 15 s’ils ont été produits avant le 29 novembre 2009.

Il n’est pas tenu également de diffuser les documents visés au paragraphe 8 s’ils ont été transmis avant le 29 novembre 2009.

Enfin, un organisme public détenant un registre visé au paragraphe 9 n’est pas tenu de diffuser les renseignements versés dans ce registre avant le 29 novembre 2009.

Aux fins du présent article, on entend par:

«ministre» : une personne qui compose le Conseil exécutif au sens de l’article 4 de la Loi sur l’exécutif (chapitre E-18);

«titulaire d’un emploi supérieur» : l’une des personnes suivantes exerçant ses fonctions à temps plein, et dont le gouvernement détermine la rémunération ou les autres conditions de travail:

a)  le secrétaire général du Conseil exécutif, un secrétaire général associé ou un secrétaire adjoint du Conseil exécutif, le secrétaire du Conseil du trésor, un secrétaire adjoint ou associé du Conseil du trésor, un sous-ministre ou un sous-ministre adjoint ou associé, ou la personne engagée à contrat pour remplir l’une de ces fonctions;

b)  un délégué général, un délégué ou un chef de poste;

c)  le premier dirigeant ou un vice-président d’un organisme public.

D. 408-2008, a. 4; D. 107-2015, a. 1.

5. Un organisme public doit diffuser avec diligence chaque document ou renseignement visé à l’article 4, dans une section dédiée à cette fin qui est accessible à partir de la page d’accueil de son site Internet, et doit l’y laisser tant qu’il est à jour ou jusqu’à ce qu’il ait le statut de document semi-actif suivant son calendrier de conservation.

Les documents visés au paragraphe 8 doivent être diffusés dans les 5 jours ouvrables suivant leur transmission au demandeur.

Les documents ou les renseignements visés aux paragraphes 16 à 26 doivent être diffusés dans les 45 jours suivant la fin de chaque trimestre, en rapport avec les dépenses effectuées au cours de celui-ci.

Les renseignements visés au paragraphe 27 doivent être diffusés dans les 45 jours suivant la fin de chaque année financière de l’organisme public, en rapport avec les dépenses effectuées au cours de celle-ci.

Le document visé au paragraphe 28 doit être diffusé dans les 45 jours suivant la fin de chaque année financière du gouvernement, en rapport avec les salaires, indemnités et allocations rattachés à celle-ci.

D. 408-2008, a. 5; D. 107-2015, a. 2.

6. Un organisme public qui rend des décisions motivées dans l’exercice de fonctions juridictionnelles les expédie à la Société québécoise d’information juridique qui les diffuse, conformément au règlement adopté en vertu de l’article 21 de la Loi sur la Société québécoise d’information juridique (chapitre S-20), sur son site Internet mettant à la disposition du public les décisions des tribunaux judiciaires, des tribunaux administratifs et autres organismes.

Toutefois, l’organisme public n’est pas tenu d’expédier les décisions rendues avant le 29 novembre 2009.

D. 408-2008, a. 6.

SECTION IV MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

§ 1 . — Système d’information ou de prestation électronique de services

7. Un organisme public doit informer le comité visé à l’article 2 des projets d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services qui recueille, utilise, conserve, communique ou détruit des renseignements personnels.

Le comité suggère, parmi ces projets, ceux qui doivent être encadrés par des mesures particulières de protection des renseignements personnels. Ces mesures comprennent:

1°  la nomination d’une personne chargée de la mise en oeuvre des mesures de protection des renseignements personnels pour chaque projet;

2°  l’évaluation, dès l’étude préliminaire du projet, des risques d’atteinte à la protection des renseignements personnels;

3°  des mesures propres à assurer la protection des renseignements personnels pendant toute la période de réalisation du projet et son maintien lors de l’utilisation, de l’entretien, de la modification et de l’évolution du système d’information ou de prestation électronique des services visés;

4°  la description des exigences de protection des renseignements personnels dans le cahier de charges ou le contrat relatif au projet, à moins que l’exécutant du contrat soit un autre organisme public;

5°  la description des responsabilités des participants au projet en matière de protection des renseignements personnels;

6°  la tenue d’activités de formation sur la protection des renseignements personnels à l’intention des participants au projet.

D. 408-2008, a. 7.

Voir le paragraphe 2 de l’article 2.

§ 2 . — Sondage

8. Un organisme public doit consulter le comité visé à l’article 2 sur les mesures particulières à respecter en matière de protection des renseignements personnels relatives au sondage recueillant ou utilisant des renseignements personnels.

Ces mesures doivent comprendre une évaluation de:

1°  la nécessité de recourir au sondage;

2°  l’aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation.

D. 408-2008, a. 8.

Voir le paragraphe 2 de l’article 2.

§ 3 . — Vidéosurveillance

9. Un organisme public doit consulter le comité visé à l’article 2 sur les mesures particulières à respecter en matière de protection des renseignements personnels relatives à une technologie de vidéosurveillance.

Ces mesures doivent comprendre une évaluation de:

1°  la nécessité de recourir à cette technologie;

2°  la conformité de l’utilisation de cette technologie au droit au respect de la vie privée.

D. 408-2008, a. 9.

Voir le paragraphe 2 de l’article 2.

SECTION V DISPOSITIONS FINALES

10. (Omis).

D. 408-2008, a. 10.

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

2015

(D. 107-2015) ARTICLE 3. . Pour l’application du quatrième alinéa de l’article 5 remplacé par l’article 2 du présent Décret, l’organisme public dont l’année financière s’est terminée le 31 décembre 2014 doit diffuser les renseignements visés au paragraphe 27 du premier alinéa de l’article 4 modifié par l’article 1 du présent Décret, au plus tard le 15 mai 2015.

RÉFÉRENCES

D. 408-2008, 2008 G.O. 2, 2081

D. 107-2015, 2015 G.O. 2, 453