N-3, r. 1 - Règlement sur l’administration et la régie interne de la Chambre des notaires du Québec

Remplacé le 1^er janvier 2014

Ce document a valeur officielle.

chapitre N-3, r. 1

Règlement sur l’administration et la régie interne de la Chambre des notaires du Québec

Loi sur le notariat

(chapitre N-3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a, e et f et 94, par. a et b).

Remplacé, Décision 2013-10-04, 2013 G.O. 2, 4738; eff. 2014-01-01; voir chapitre N-3, r. 6.1.

SECTION I SIÈGE DE L’ORDRE

1. Le siège de l’Ordre est situé sur le territoire de la Ville de Montréal.

Décision 2001-11-08, a. 1.

SECTION II CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ORDRE

§ 1 . — Composition

2. Le Conseil d’administration est composé:

1°  du président élu;

2°  de 20 administrateurs élus représentant les districts électoraux;

3°  de 4 administrateurs nommés par l’Office des professions;

4°  du président sortant, le cas échéant.

Décision 2001-11-08, a. 2.

§ 2 . — Réunions

3. Le Conseil d’administration ou le comité exécutif détermine l’endroit et la date des réunions.

Décision 2001-11-08, a. 3.

4. La première réunion du Conseil d’administration qui suit l’élection des administrateurs doit se tenir avant le premier juillet suivant la date de l’élection.

Décision 2001-11-08, a. 4.

5. Le secrétaire convoque les membres du Conseil d’administration à une réunion au moyen d’un avis transmis par courrier, par télécopieur ou par tout autre moyen faisant appel aux technologies de l’information, au moins 15 jours avant sa tenue.

Dans le cas d’une réunion extraordinaire, ce délai est d’au moins 5 jours et l’avis doit mentionner les affaires qui seront prises en considération.

Décision 2001-11-08, a. 5.

6. En cas d’absence ou d’empêchement du président, le vice-président le remplace et exerce ses fonctions pendant la durée de l’absence ou de l’empêchement.

En cas d’absence ou d’empêchement du vice-président, le comité exécutif peut choisir un administrateur pour le remplacer et exercer ses fonctions pendant la durée de l’absence ou de l’empêchement.

Décision 2001-11-08, a. 6.

7. À l’ouverture d’une réunion, le secrétaire fait l’appel des membres et inscrit au procès-verbal le nom de ceux qui sont présents. S’il y a quorum, le Conseil d’administration suit l’ordre du jour.

Une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue si le nombre de membres nécessaire au quorum est atteint, soit que les membres soient présents physiquement ou qu’ils s’expriment par voie de conférence téléphonique.

Décision 2001-11-08 a. 7.

8. Une demi-heure après l’ouverture ou la reprise d’une réunion, si le président constate l’absence de quorum, il ajourne cette réunion et le secrétaire inscrit au procès-verbal l’heure de l’ajournement.

Décision 2001-11-08, a. 8.

9. Le Conseil d’administration peut siéger à huis clos lorsque la majorité des membres présents en font la demande. Dans ce cas, seuls les membres et les personnes que le Conseil d’administration autorise peuvent assister ou participer à une réunion.

Décision 2001-11-08, a. 9.

10. Une réunion du Conseil d’administration peut être ajournée aux jour, heure et endroit fixés par la majorité des membres présents à cette réunion.

Décision 2001-11-08, a. 10.

11. Le Conseil d’administration peut modifier, intervertir ou changer l’ordre du jour d’une réunion. Toutefois, une réunion extraordinaire ne peut porter que sur les sujets pour lesquels elle a été convoquée.

Décision 2001-11-08, a. 11.

12. À une réunion du Conseil d’administration qui se tient avant le 1er juillet, l’ordre du jour doit contenir un sujet relatif à la présentation et à l’approbation des états financiers annuels de l’Ordre et du rapport des vérificateurs.

Décision 2001-11-08, a. 12.

13. Lors de la première réunion suivant l’élection des membres du Conseil d’administration, l’ordre du jour doit contenir les sujets suivants: rapport de l’élection des membres du Conseil d’administration de l’Ordre et nomination aux postes vacants au Conseil d’administration conformément au Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration et au comité exécutif de la Chambre des notaires du Québec (chapitre N-3, r. 11), allocutions du président sortant et du président élu, élection du vice-président et des membres du comité exécutif.

Décision 2001-11-08, a. 13.

14. Lors de la deuxième réunion suivant l’élection des membres du Conseil d’administration, l’ordre du jour doit contenir le sujet suivant: rapport du comité exécutif sur le choix des membres des différents comités et formation de ces comités.

Décision 2001-11-08, a. 14.

15. Dès leur entrée en fonction, tous les membres du Conseil d’administration et des comités doivent adhérer au Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de l’Ordre et de ses organismes affiliés en vigueur et compléter et signer la déclaration solennelle prévue audit code.

Cette déclaration doit être transmise sans délai au secrétaire de l’Ordre.

Décision 2001-11-08, a. 15.

16. Sous réserve du Code des professions (chapitre C-26), de la Loi sur le notariat (chapitre N-3) et du présent règlement, les délibérations du Conseil d’administration sont régies par les règles énoncées dans le manuel de Victor Morin, intitulé «Procédure des assemblées délibérantes».

Décision 2001-11-08, a. 16.

17. Un membre ne peut prendre la parole qu’une seule fois sur la même question sauf du consentement de la majorité des membres présents ou pour expliquer une partie mal interprétée de ses remarques.

Décision 2001-11-08, a. 17.

18. Les débats cessent dès qu’une proposition est mise aux voix par le président; la proposition est lue et les membres votent à main levée ou, à la demande de 3 membres, au scrutin secret.

Décision 2001-11-08, a. 18.

19. Tout membre est tenu de voter ou de s’exprimer en vue d’une prise de décision, sauf en cas de conflit d’intérêt, réel ou apparent, ou pour un motif de récusation jugé suffisant par le président, conformément aux dispositions du Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la Chambre des notaires du Québec et de ses organismes affiliés.

Un membre qui est en situation de conflit d’intérêt relativement à une question doit le révéler au Conseil d’administration, s’abstenir de s’exprimer ou de voter sur cette question et se retirer. Le président décide séance tenante si ce membre est en situation de conflit d’intérêt, conformément aux dispositions du Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la Chambre des notaires du Québec et de ses organismes affiliés.

Décision 2001-11-08, a. 19.

SECTION III COMITÉ EXÉCUTIF

§ 1 . — Composition

20. Le comité exécutif est composé:

1°  du président;

2°  du vice-président;

3°  de 3 administrateurs élus du Conseil d’administration; et

4°  d’un administrateur nommé au Conseil d’administration par l’Office des professions.

Décision 2001-11-08, a. 20.

§ 2 . — Réunions

21. Le secrétaire convoque chacun des membres du comité exécutif à une réunion au moyen d’un avis transmis par courrier, par télécopieur ou par tout autre moyen faisant appel aux technologies de l’information au moins 48 heures à l’avance.

Décision 2001-11-08, a. 21.

22. Une réunion du comité exécutif est considérée comme régulièrement tenue si le nombre de membres nécessaire au quorum est atteint, soit que les membres soient présents physiquement ou qu’ils s’expriment par voie de conférence téléphonique.

Décision 2001-11-08, a. 22.

23. Dans l’intervalle des réunions du Conseil d’administration, le comité exécutif en exerce tous les pouvoirs, sauf celui d’adopter un règlement ou tout autre pouvoir que le Code des professions (chapitre C-26) empêche de déléguer.

Décision 2001-11-08, a. 23.

24. Les articles 6 et 19 s’appliquent à la présente section compte tenu des adaptations nécessaires.

Décision 2001-11-08, a. 24.

SECTION IV ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

25. Le Conseil d’administration fixe la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée générale annuelle des membres.

Décision 2001-11-08, a. 25.

26. Le secrétaire convoque chaque membre de l’Ordre à une assemblée générale au moyen d’un avis transmis par courrier, par télécopieur ou par tout autre moyen faisant appel aux technologies de l’information, au moins 30 jours avant sa tenue.

Une assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités avec avis au moins 5 jours avant sa tenue.

L’avis de convocation mentionne la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée et est accompagné de l’ordre du jour.

Décision 2001-11-08, a. 26.

27. Le quorum d’une assemblée générale est de 50 notaires.

Décision 2001-11-08, a. 27.

28. Seuls les membres présents ont le droit de voter aux assemblées. Au cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Décision 2001-11-08, a. 28.

29. Le président peut, avec le consentement des membres présents, ajourner l’assemblée générale sans qu’il soit nécessaire de donner un avis de cet ajournement. À la reprise, seules les questions inscrites à l’ordre du jour sont considérées.

Décision 2001-11-08, a. 29.

SECTION V COMITÉS DE L’ORDRE

30. À la première réunion d’un comité, les membres choisissent parmi eux, le cas échéant, un président, un vice-président et un secrétaire à moins que le Conseil d’administration ne procède lui-même à ces nominations.

Décision 2001-11-08, a. 30.

31. Le vice-président d’un comité exerce lors des réunions les attributions du président si celui-ci est absent ou empêché d’agir.

Décision 2001-11-08, a. 31.

32. À moins qu’il n’y soit autrement prévu, le quorum d’un comité est de la majorité de ses membres.

Décision 2001-11-08, a. 32.

33. Une réunion d’un comité est convoquée soit par le président ou le secrétaire de l’Ordre, soit par le président ou le secrétaire de ce comité.

Décision 2001-11-08, a. 33.

34. Les décisions d’un comité sont prises à la majorité des voix; au cas d’égalité, le président a un vote prépondérant.

Décision 2001-11-08, a. 34.

SECTION VI DÉMISSION

35. Un notaire qui veut démissionner comme membre du Conseil d’administration, du comité exécutif ou d’un comité doit le faire par écrit. Sa démission prend effet à la date convenue avec le Conseil d’administration ou le comité exécutif, selon le cas.

Décision 2001-11-08, a. 35.

SECTION VII DISPOSITIONS DIVERSES

36. Les membres du Conseil d’administration, du comité exécutif et des comités ont droit à une somme forfaitaire pour leur présence à une réunion et au remboursement de leurs frais de séjour et de déplacement sur présentation de pièces justificatives.

Décision 2001-11-08, a. 36.

37. Les sommes et les frais prévus à l’article 36 sont déterminés par le Conseil d’administration.

Décision 2001-11-08, a. 37.

38. Le président est membre d’office de tous les comités, sauf du conseil de discipline, du comité de révision et du comité d’inspection professionnelle.

Décision 2001-11-08, a. 38.

39. Les membres des comités demeurent en fonction jusqu’à leur remplacement.

Décision 2001-11-08, a. 39.

40. Les états financiers de l’Ordre sont transmis à tous les notaires après leur approbation.

Décision 2001-11-08, a. 40.

41. (Omis).

Décision 2001-11-08, a. 41.

42. (Omis).

Décision 2001-11-08, a. 42.

RÉFÉRENCES

Décision 2001-11-08, 2001 G.O. 2, 8009

L.Q. 2008, c. 11, a. 212