D-3, r. 12.1 - Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des dentistes du Québec

À jour au 1^er octobre 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre D-3, r. 12.1

Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des dentistes du Québec

Loi sur les dentistes

(chapitre D-3, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 88).

SECTION I CONCILIATION

Décision OPQ 2019-297, sec. I.

1. Un client qui a un différend avec un dentiste quant au montant d’un compte pour des services professionnels doit, avant de demander l’arbitrage de ce compte, demander la conciliation auprès du syndic de l’Ordre des dentistes du Québec.

Pour l’application du présent règlement, le terme «client» vise la personne qui acquitte ou doit acquitter un compte pour des services professionnels.

Décision OPQ 2019-297, a. 1.

2. Une demande de conciliation à l’égard d’un compte pour des services professionnels, qui n’a pas été acquitté ou qui a été acquitté en tout ou en partie, doit être transmise au syndic dans un délai de 60 jours à partir de la date de la réception du compte par le client.

Une demande de conciliation visant un compte ou une partie d’un compte pour des services professionnels qui n’a pas été acquitté peut cependant être transmise au syndic après l’expiration de ce délai pourvu qu’elle le soit avant la signification au client d’une demande en justice pour le recouvrement de ce compte.

Dans le cas où un dentiste a convenu avec le client d’un plan de traitement s’échelonnant sur plusieurs séances, payable en plusieurs comptes ou en plusieurs versements, le délai de 60 jours commence à courir à partir de la date de la réception du plus récent compte ou de la plus récente échéance d’un versement. La demande peut couvrir l’ensemble des comptes émis ou des versements échus dans l’année qui la précède.

Dans le cas où une décision de la Régie de l’assurance maladie du Québec ou d’un autre assureur refuse en tout ou en partie le remboursement d’un compte, plus de 60 jours, mais moins d’un an après sa réception par le client, la demande de conciliation doit être transmise au syndic dans un délai de 30 jours à compter de la date de cette décision.

Décision OPQ 2019-297, a. 2.

3. Un dentiste ne peut introduire une demande en justice pour le recouvrement d’un compte pour des services professionnels à partir du moment où le syndic l’informe de la réception d’une demande de conciliation relativement à ce compte, et cela, tant que le différend peut être réglé par conciliation ou par arbitrage.

Toutefois, sur autorisation du syndic, le dentiste peut introduire une demande en justice pour le recouvrement d’un compte pour des services professionnels et demander des mesures provisionnelles conformément à l’article 623 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) s’il est à craindre que, sans cette mesure, le recouvrement de ses comptes ne soit mis en péril.

Décision OPQ 2019-297, a. 3.

4. La demande de conciliation doit être formulée par écrit, sur le formulaire prévu par l’Ordre, et notifiée au syndic.

Décision OPQ 2019-297, a. 4.

5. Le syndic doit notifier au dentiste concerné une copie de la demande de conciliation dans les 10 jours suivant sa réception.

Décision OPQ 2019-297, a. 5.

6. Le syndic procède, dans les 90 jours de la réception de la demande, à la conciliation de la façon qu’il juge la plus appropriée.

Décision OPQ 2019-297, a. 6.

7. Lorsqu’une entente intervient entre le client et le dentiste au cours de la conciliation, elle est constatée par écrit par le syndic et signée par les deux parties.

Décision OPQ 2019-297, a. 7.

8. À l’expiration du délai prévu à l’article 6 ou à défaut d’entente possible, le syndic rédige un rapport sur le différend au client et au dentiste.

Le syndic, s’il l’estime nécessaire, peut prolonger le délai prévu à l’article 6 avant de constater l’échec de la conciliation. Dans un tel cas, il en informe le client et le dentiste.

Le cas échéant, ce rapport indique les éléments suivants :

1°  le montant du compte pour les services professionnels à l’origine du différend;

2°  le montant que le client reconnaît devoir;

3°  le montant que le dentiste reconnaît devoir rembourser ou celui qu’il est prêt à accepter en règlement du différend;

4°  le montant suggéré par le syndic, au cours de la conciliation, à titre de paiement au dentiste ou de remboursement au client.

De plus, le syndic transmet au client le formulaire prévu par l’Ordre pour soumettre le différend à l’arbitrage en lui indiquant la procédure à suivre et le délai à respecter.

Décision OPQ 2019-297, a. 8.

SECTION II ARBITRAGE

Décision OPQ 2019-297, sec. II.

§ 1 . — Formation du conseil d’arbitrage

Décision OPQ 2019-297, ss. 1.

9. Le conseil d’arbitrage est composé de 3 arbitres, lorsque le montant en litige est de 5 000 $ ou plus, et d’un seul arbitre, lorsque ce montant est inférieur à 5 000 $.

Décision OPQ 2019-297, a. 9.

10. Le secrétaire du conseil d’arbitrage est nommé par le Conseil d’administration de l’Ordre.

Le secrétaire du conseil d’arbitrage forme le conseil d’arbitrage à partir d’une liste constituée à cette fin par le Conseil d’administration. Si le conseil d’arbitrage est composé de 3 arbitres, il en désigne le président.

Il notifie la constitution du conseil d’arbitrage aux parties.

Décision OPQ 2019-297, a. 10.

11. Avant d’agir, les arbitres prêtent le serment prévu à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).

Décision OPQ 2019-297, a. 11.

12. Une demande de récusation à l’égard d’un arbitre ne peut être faite que pour l’un des motifs prévus à l’article 202 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Elle est notifiée au secrétaire du conseil d’arbitrage et aux parties dans les 10 jours suivant la réception de la notification prévue au troisième alinéa de l’article 10 ou de la connaissance du motif de récusation.

La demande de récusation est décidée par l’arbitre qu’elle vise. S’il l’accueille, il doit se retirer du dossier et en est dessaisi. Le secrétaire, le cas échéant, pourvoit au remplacement de l’arbitre récusé.

Décision OPQ 2019-297, a. 12.

13. En cas de décès, d’absence ou d’empêchement d’agir d’un arbitre, les autres arbitres terminent l’affaire.

Dans le cas où cet arbitre est le président du conseil d’arbitrage, le secrétaire du conseil d’arbitrage désigne, parmi les 2 autres arbitres, celui qui agit à titre de président.

Dans le cas d’un conseil d’arbitrage formé d’un arbitre unique, celui-ci est remplacé par un nouvel arbitre désigné par le secrétaire et l’arbitrage se poursuit.

Décision OPQ 2019-297, a. 13.

§ 2 . — Demande d’arbitrage

Décision OPQ 2019-297, ss. 2.

14. Dans le cas où la conciliation n’a pas conduit à une entente, le client peut demander l’arbitrage du compte pour les services professionnels dans les 30 jours de la réception du rapport du syndic sur le différend.

La demande d’arbitrage est notifiée au secrétaire du conseil d’arbitrage en utilisant le formulaire prévu par l’Ordre à cet effet.

Des frais de 100 $ sont exigibles pour toute demande d’arbitrage.

Décision OPQ 2019-297, a. 14.

15. Le secrétaire du conseil d’arbitrage doit, dans les 10 jours de la réception d’une demande d’arbitrage, la notifier au dentiste concerné.

Décision OPQ 2019-297, a. 15.

16. Une demande d’arbitrage ne peut être retirée que par écrit et avec le consentement du dentiste.

Décision OPQ 2019-297, a. 16.

17. Le dentiste qui reconnaît devoir rembourser un montant au client le dépose auprès du secrétaire du conseil d’arbitrage qui en fait alors la remise au client.

Dans un tel cas, l’arbitrage se poursuit seulement sur le montant encore litigieux.

Décision OPQ 2019-297, a. 17.

18. Lorsqu’une entente intervient entre le client et le dentiste après la demande d’arbitrage, elle est constatée par écrit, au moyen du formulaire prévu par l’Ordre à cet effet, signée par les deux parties et déposée auprès du secrétaire du conseil d’arbitrage.

Lorsque l’entente intervient après la formation du conseil d’arbitrage, elle est consignée dans la sentence arbitrale et le conseil décide de l’adjudication des frais de la manière prévue à l’article 27.

Décision OPQ 2019-297, a. 18.

§ 3 . — Audience

Décision OPQ 2019-297, ss. 3.

19. Le secrétaire du conseil d’arbitrage notifie aux parties un avis d’au moins 10 jours de la date, de l’heure et du lieu de l’audience.

Décision OPQ 2019-297, a. 19.

20. Les parties ont le droit d’être représentées ou assistées par un avocat.

Décision OPQ 2019-297, a. 20.

21. Le conseil d’arbitrage peut demander à chacune des parties de lui remettre, dans un délai imparti, un exposé de ses prétentions ainsi que les pièces qui sont au soutien de celles-ci.

Décision OPQ 2019-297, a. 21.

22. Le conseil d’arbitrage, avec diligence, entend les parties, reçoit leur preuve ou constate leur défaut. À cette fin, il suit les règles de preuve et adopte les règles de procédure qui lui paraissent les plus appropriées.

Décision OPQ 2019-297, a. 22.

23. Les dépenses effectuées par les parties pour la tenue de l’arbitrage sont supportées respectivement par chacune d’elles et ne sont pas recouvrables de la partie adverse.

Si une partie requiert l’enregistrement des témoignages, elle en assume le coût.

Décision OPQ 2019-297, a. 23.

§ 4 . — Sentence arbitrale

Décision OPQ 2019-297, ss. 4.

24. Le conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 90 jours de la fin de l’audience.

Décision OPQ 2019-297, a. 24.

25. La sentence arbitrale est rendue à la majorité des membres du conseil d’arbitrage. À défaut de majorité, elle est rendue par le président.

La sentence doit être motivée et signée par tous les membres qui y souscrivent. Si l’un d’eux est dissident ou ne peut signer, la sentence en fait mention, mais a le même effet que si elle avait été signée par tous.

Toutefois, un membre dissident peut y inscrire les motifs de sa dissidence.

Décision OPQ 2019-297, a. 25.

26. Dans la sentence, le conseil d’arbitrage décide s’il maintient ou diminue le compte en litige et, s’il y a lieu, détermine le remboursement ou le paiement auquel une partie a droit.

Décision OPQ 2019-297, a. 26.

27. Le conseil d’arbitrage, dans sa sentence, peut également statuer sur les frais liés à l’arbitrage, soit les dépenses effectuées par l’Ordre pour la tenue de l’arbitrage. Toutefois, le montant total des frais ne peut excéder 10 % du montant qui fait l’objet de l’arbitrage.

Le conseil d’arbitrage peut aussi, lorsque le compte en litige est maintenu en totalité ou en partie ou lorsqu’un remboursement est accordé, y ajouter l’intérêt et une indemnité calculés selon les articles 1618 et 1619 du Code civil, à compter de la demande de conciliation.

Décision OPQ 2019-297, a. 27.

28. La sentence arbitrale est définitive, sans appel, lie les parties et est exécutoire, conformément aux articles 645 à 647 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01).

Décision OPQ 2019-297, a. 28.

29. Le secrétaire du conseil d’arbitrage notifie la sentence arbitrale à chacune des parties et en transmet une copie au syndic.

Le dossier complet d’arbitrage est conservé au siège de l’Ordre. Une copie de ce dossier ne peut être transmise qu’aux parties et au syndic.

Décision OPQ 2019-297, a. 29.

30. Le présent règlement remplace le Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des dentistes (chapitre D-3, r. 12).

Toutefois, ce règlement continue de régir la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes pour des services professionnels pour lesquels une conciliation du syndic ou une demande d’arbitrage ont été demandées avant le 9 mai 2019.

Décision OPQ 2019-297, a. 30.

31. (Omis).

Décision OPQ 2019-297, a. 31.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2019-297, 2019 G.O. 2, 1305