D-3, r. 11.1 - Règlement sur l’organisation de l’Ordre des dentistes du Québec et les élections à son Conseil d’administration

À jour au 1^er octobre 2024

Ce document a valeur officielle.

chapitre D-3, r. 11.1

Règlement sur l’organisation de l’Ordre des dentistes du Québec et les élections à son Conseil d’administration

Loi sur les dentistes

(chapitre D-3, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 65, 93, par. a, b et e et 94, al. 1, par. a).

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Décision OPQ 2018-166, sec. I.

1. Le présent règlement a pour objet de fixer le nombre d’administrateurs autres que le président formant le Conseil d’administration de l’Ordre des dentistes du Québec ainsi que les modalités d’élection des administrateurs élus de ce Conseil d’administration et leur rémunération. Il régit également la représentation régionale au sein de ce Conseil d’administration.

Le présent règlement a aussi pour objet de fixer le quorum et le mode de convocation des assemblées générales des membres de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-166, a. 1.

2. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement. Il surveille notamment le déroulement du vote.

Le secrétaire ainsi que toute personne exerçant des fonctions électorales prévues au présent règlement doivent faire preuve d’impartialité et éviter tout commentaire portant sur un enjeu électoral. Ils prêtent le serment de discrétion et d’impartialité selon la formule établie par le Conseil d’administration.

Lorsque le secrétaire est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, il est remplacé par une personne désignée par le Conseil d’administration. Cette personne, dûment assermentée, assume, aux fins de l’élection, tous les droits et les obligations du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision OPQ 2018-166, a. 2; Décision OPQ 2019-321, a. 1.

3. Aux fins du présent règlement, les jours fériés sont ceux mentionnés au Code de procédure civile (chapitre C-25.01). Si un jour prévu au présent règlement tombe un jour férié ou un samedi, il est reporté automatiquement au jour ouvrable suivant.

Décision OPQ 2018-166, a. 3.

4. Le Conseil d’administration constitue un comité consultatif des élections formé de 3 personnes qu’il désigne et dont le mandat consiste à faire des recommandations au secrétaire sur toute question qu’il lui adresse concernant le processus électoral et l’application du présent règlement. Le comité consultatif ne rend aucune décision.

À la première séance du Conseil d’administration qui suit l’élection, le comité consultatif lui fait rapport de ses activités et peut également lui faire des recommandations.

Le secrétaire fait rapport au comité de ses activités et de toute décision qu’il rend au cours du processus électoral.

Décision OPQ 2018-166, a. 4; Décision OPQ 2019-321, a. 2.

SECTION II NOMBRE D’ADMINISTRATEURS ET REPRÉSENTATION RÉGIONALE

Décision OPQ 2018-166, sec. II.

5. Le nombre d’administrateurs du Conseil d’administration, autres que le président, est fixé à 15.

Ainsi, le Conseil d’administration est formé de 16 administrateurs, dont le président, si celui-ci est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre.

Toutefois, lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, le Conseil d’administration est formé de 15 administrateurs, dont le président.

Décision OPQ 2018-166, a. 5.

6. Pour assurer une représentation régionale adéquate au sein du Conseil d’administration, le territoire du Québec est divisé en 9 régions électorales, lesquelles sont délimitées en référence à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l’annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1) et , pour les régions électorales 8 et 9, il est fait référence à l’agglomération de Longueuil ainsi qu’aux noms des municipalités régionales de comté de la région administrative 16. Chacune des régions électorales est représentée par le nombre d’administrateurs suivants:

	Régions électorales	Régions administratives correspondantes (chapitre D-11, r. 1)	Nombre d’administrateurs
1	Bas-Saint-Laurent, Saguenay–Lac-Saint-Jean, Côte–Nord, Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine et Chaudière-Appalaches	01, 02, 09, 11, 12	1
2	Capitale-Nationale	03	1
3	Mauricie, Centre-du-Québec et Estrie	04, 05, 17	1
4	Montréal	06	3
5	Outaouais, Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec	07, 08, 10	1
6	Laval	13	1
7	Lanaudière et Laurentides	14, 15	1
8	Montérégie (MRC Acton, La Haute-Yamaska, Brome-Missisquoi, Pierre-de-Saurel, Les Maskoutains, Rouville, Le Haut-Richelieu, Vaudreuil-Soulanges, Beauharnois-Salaberry, Le Haut-Saint-Laurent, Roussillon et Les Jardins-de-Napierville)	16	1
9	Montérégie (MRC Marguerite D’Youville, La Vallée-du-Richelieu et Agglomération de Longueuil)	16	1

Décision OPQ 2018-166, a. 6.

SECTION III CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ, MISE EN CANDIDATURE, RÈGLES DE CONDUITE APPLICABLES AUX CANDIDATS ET COMMUNICATIONS ÉLECTORALES

Décision OPQ 2018-166, sec. III; Décision OPQ 2019-321, a. 3.

§ 1 . — Critères d’éligibilité

Décision OPQ 2018-166, ss. 1.

7. Est éligible à la fonction de président, un membre de l’Ordre qui:

1°  n’a pas occupé un emploi à l’Ordre au cours des 2 années précédant la date de l’élection;

2°  n’a pas été membre du Conseil d’administration ou dirigeant d’une personne morale ou de tout autre groupement de personnes ayant pour objet principal la promotion des droits ou la défense des intérêts des membres de l’Ordre ou d’autres professionnels en général, au cours des 2 années précédant la date de l’élection;

3°  n’a pas, au cours des 5 années précédant la date de l’élection, fait l’objet en dernier ressort d’une sanction dans le cadre d’une plainte disciplinaire;

4°  n’a pas, au cours des 5 années précédant la date de l’élection, fait l’objet:

a)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’une infraction criminelle impliquant un acte de collusion, de corruption, de malversation, d’abus de confiance, de fraude, de trafic d’influence ou des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel;

b)  d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’avoir contrevenu, au Canada ou à l’étranger, aux lois ou aux règlements relatifs à une substance visée à l’une des annexes de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (L.C. 1996, c. 19);

c)  d’une décision le déclarant coupable d’une infraction pénale visée à l’article 188 du Code des professions (chapitre C-26);

5°  n’est pas un administrateur de la Fondation de l’Ordre des dentistes du Québec;

6°  n’a pas fait l’objet d’une révocation de mandat d’administrateur de l’Ordre ou de mandat de membre de comité de l’Ordre au cours des 5 dernières années précédant la date de l’élection;

7°  a été administrateur de l’Ordre pendant au moins 2 années consécutives au cours des 10 années précédant la date de l’élection.

Décision OPQ 2018-166, a. 7; Décision OPQ 2019-321, a. 4.

8. Un membre de l’Ordre est éligible à la fonction d’administrateur élu, autre que celle de président, s’il satisfait aux critères énoncés aux paragraphes 1 à 6 de l’article 7.

Décision OPQ 2018-166, a. 8.

9. Un administrateur élu, autre que le président, ne peut exercer plus de 2 mandats consécutifs à ce titre.

Décision OPQ 2018-166, a. 9.

§ 2 . — Mise en candidature

Décision OPQ 2018-166, ss. 2.

10. Entre le 45e et le 60e jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de l’Ordre ayant son domicile professionnel dans la région où un administrateur doit être élu:

1°  un avis d’élection indiquant la date de clôture du scrutin, la description des postes en élection, les conditions requises et les critères d’éligibilité à ces postes, la période de mise en candidature et les conditions à remplir pour voter;

2°  un bulletin de présentation.

Lorsque le président est élu au suffrage universel des membres de l’Ordre, le secrétaire transmet, au cours de la même période, l’avis prévu au premier alinéa à tous les membres.

Le secrétaire rend disponibles les documents mentionnés au premier alinéa sur le site Internet de l’Ordre. Il informe les membres du moyen pour y accéder.

Décision OPQ 2018-166, a. 10; Décision OPQ 2019-321, a. 5.

11. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-166, a. 11; Décision OPQ 2019-321, a. 6.

12. Pour se porter candidat, le membre transmet au secrétaire, au plus tard à 16 h le 30e jour précédant celui de la clôture du scrutin, son bulletin de présentation, lequel contient les documents suivants:

1°  une photographie récente en format électronique;

2°  une déclaration de candidature d’au plus 400 mots dans laquelle le membre expose ses motivations et ses intérêts ainsi que les objectifs poursuivis;

3°  un curriculum vitae d’au plus 2 pages mesurant chacune au plus 22 cm par 28 cm et mentionnant, notamment, sa formation générale et complémentaire, son année d’admission à l’Ordre, les fonctions occupées actuellement et antérieurement et ses principales activités ou implications, notamment au sein de l’Ordre.

Pour se porter candidat au poste de président, lorsqu’il est élu au suffrage universel des membres, le bulletin de présentation doit être signé par 5 membres issus d’au moins 2 régions électorales différentes.

Décision OPQ 2018-166, a. 12; Décision OPQ 2019-321, a. 7.

13. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-166, a. 13; Décision OPQ 2019-321, a. 8.

14. À la réception du bulletin de présentation dûment rempli, le secrétaire remet au candidat un accusé de réception qui atteste du dépôt de sa candidature. Avant la remise de cet accusé de réception, il peut exiger du candidat qu’il apporte certaines modifications au bulletin de présentation qui n’est pas correctement rempli.

Le secrétaire refuse un bulletin de présentation qui, malgré une telle demande de modifications, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne remplit pas les conditions prescrites par le Code des professions (chapitre C-26) ou par le présent règlement. Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2018-166, a. 14.

15. Le curriculum vitae, la déclaration de candidature et la photographie des candidats sont accessibles sur le site Internet de l’Ordre au moins 21 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin et demeurent disponibles jusqu’à la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2018-166, a. 15; Décision OPQ 2019-321, a. 9.

16. Le secrétaire transmet à chacun des candidats la liste des électeurs de la région électorale où il se présente. Cette liste contient l’adresse du domicile professionnel de ces électeurs ainsi que leur adresse de courrier électronique professionnelle établie à leur nom.

Décision OPQ 2018-166, a. 16.

§ 3 . — Règles de conduite applicables au candidat à une élection au poste d’administrateur, dont celui de président

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.1. Tout candidat à un poste d’administrateur, dont celui de président, doit:

1°  transmettre des renseignements exacts au secrétaire;

2°  donner suite, dans les meilleurs délais, à toute communication, demande ou instruction du secrétaire, notamment en ce qui concerne ses dépenses électorales;

3°  s’abstenir de promettre, de donner ou de recevoir un cadeau, un présent, une faveur, une ristourne, un don ou un avantage quelconque pour favoriser sa propre candidature ou encore pour promouvoir ou défavoriser une autre candidature;

4°  s’abstenir de solliciter ou d’accepter de recevoir l’appui financier d’un organisme ou d’un fournisseur lié à la profession ayant pour objet de promouvoir sa propre candidature ou encore de promouvoir ou de défavoriser une autre candidature.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.2. Un candidat doit assumer personnellement l’ensemble de ses dépenses électorales. Celles-ci ne peuvent excéder le montant maximal fixé par le Conseil d’administration pour le poste pour lequel il se porte candidat.

On entend par «dépense électorale», le coût d’un bien ou d’un service utilisé pendant la période électorale par le candidat ou pour son compte pour promouvoir ou défavoriser une candidature, diffuser le programme d’un candidat ou s’y opposer, promouvoir ou désapprouver des mesures préconisées par un candidat ou un acte accompli par ce dernier, à l’exception des frais de déplacement du candidat ou des dépenses assumées par l’Ordre. Lorsque ce bien ou ce service a été reçu à titre gratuit, sa valeur marchande est considérée comme une dépense électorale.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

§ 4 . — Règles de communication électorale applicables à un candidat au poste d’administrateur, dont celui de président

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.3. Un candidat doit maintenir en tout temps son indépendance et doit éviter toute situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.4. La communication électorale d’un candidat doit:

1°  être empreinte de professionnalisme et être compatible avec l’honneur et la dignité de la profession;

2°  porter sur la protection du public;

3°  maintenir la confiance du public envers le système professionnel;

4°  être empreinte de courtoisie et être respectueuse à l’égard des autres candidats à l’élection, de la profession, de l’Ordre, des membres et du système professionnel dans son ensemble;

5°  contenir uniquement les renseignements susceptibles d’aider les électeurs à faire un choix éclairé et ne pas viser à induire les électeurs en erreur ni contenir des renseignements que le candidat sait faux ou inexacts;

6°  être exempt de toute information privilégiée obtenue dans le cadre de ses fonctions au sein de l’Ordre, notamment à titre d’administrateur, de membre de comité ou d’employé;

7°  ne pas laisser croire que la communication provient de l’Ordre ou d’un tiers, à moins que ce ne soit effectivement le cas.

La communication électorale d’un candidat ne doit pas contenir le symbole graphique de l’Ordre.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.5. Un membre de l’Ordre ne peut faire ni permettre que soit fait en son nom des communications électorales avant d’être un candidat à une élection.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.6. Les communications électorales des candidats débutent à la fin de la période de mise en candidature et se terminent à la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.7. Un candidat s’abstient de communiquer avec les électeurs à une fréquence abusive.

Il doit respecter la volonté du destinataire de ne plus être sollicité.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.8. Un candidat identifie à son nom tout site Internet qu’il utilise pour publier un message électoral.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.9. Un candidat s’abstient de diffuser un message électoral par l’intermédiaire d’un média de masse, à l’exception d’un média social ou d’un site Internet visé à l’article 16.8.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.10. Un candidat qui utilise un média social pour diffuser un message électoral s’assure que ce message est transmis à partir de son compte d’utilisateur.

Un candidat s’abstient de diffuser des messages électoraux sur les comptes d’utilisateur de l’Ordre ouverts sur les médias sociaux.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.11. Un candidat doit conserver une copie de toute communication électorale.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.12. L’Ordre peut diffuser un message électoral d’un candidat par l’entremise d’une de ses publications, de son site Internet ou de ses comptes d’utilisateur ouverts sur les médias sociaux. L’Ordre informe les candidats des conditions et des modalités applicables à la forme et au contenu de ce message électoral.

Dans le cadre de l’application du premier alinéa, l’Ordre assure un traitement égal pour tous les candidats à un même poste.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

16.13. Lorsque le secrétaire constate qu’un candidat n’a pas respecté une règle de communication électorale, il lui transmet un avertissement écrit.

Le secrétaire peut également l’inviter à rectifier ou à supprimer un message électoral ou à se rétracter dans le délai qu’il lui indique.

Le secrétaire transmet un blâme écrit au candidat qui ne donne pas suite à son invitation. Un avis de ce blâme est transmis aux membres de l’Ordre.

Décision OPQ 2019-321, a. 10.

SECTION IV MODALITÉS D’ÉLECTIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Décision OPQ 2018-166, sec. IV.

§ 1 . — Dispositions applicables à toutes les méthodes de vote

Décision OPQ 2018-166, ss. 1.

17. Chaque électeur vote pour les candidats de la région électorale où il a son domicile professionnel. Il vote en outre pour un candidat au poste de président lorsque celui-ci est élu au suffrage universel des membres.

Les électeurs ayant leur domicile professionnel à l’extérieur du Québec votent pour le président lorsque celui-ci est élu au suffrage universel des membres.

Décision OPQ 2018-166, a. 17.

18. Au moins 15 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, en plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), le secrétaire transmet à chacun des électeurs un avis les informant sur la procédure à suivre pour voter.

Lorsque l’élection est tenue au moyen du vote par correspondance, cet avis informe l’électeur sur la manière d’utiliser les enveloppes ainsi que de la date fixée pour la clôture du scrutin et de l’heure limite à laquelle les enveloppes doivent être reçues à l’Ordre. Le cachet de la poste fait foi de la date de vote.

Lorsque l’élection est tenue par un moyen technologique, le secrétaire transmet à chacun des électeurs l’information nécessaire lui permettant d’accéder au système de vote électronique et une description de la procédure à suivre pour voter.

Décision OPQ 2018-166, a. 18.

19. Quel que soit son support, le bulletin de vote, certifié par le secrétaire, contient les renseignements suivants:

1°  l’année de l’élection;

2°  la date et l’heure fixées pour la clôture du scrutin;

3°  pour le poste de président, le nom des candidats par ordre alphabétique;

4°  pour le poste d’administrateur:

a)  l’identification de la région électorale;

b)  le nom des candidats par ordre alphabétique;

c)  le nombre de postes à pourvoir.

Décision OPQ 2018-166, a. 19; Décision OPQ 2019-321, a. 11.

20. Le secrétaire peut remettre un nouveau bulletin de vote et une nouvelle enveloppe à un électeur qui atteste par écrit les avoir altérés, égarés ou ne pas les avoir reçus.

Le secrétaire peut également, sur demande d’un électeur, lui fournir de nouveau l’information lui permettant d’accéder au système de vote électronique et une description de la procédure à suivre pour voter.

Décision OPQ 2018-166, a. 20.

§ 2 . — Modalités relatives au vote par correspondance

Décision OPQ 2018-166, ss. 2.

21. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs et 3 scrutateurs suppléants parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration, ni employés de l’Ordre.

Un scrutateur suppléant remplace un scrutateur lorsque ce dernier est candidat à l’élection ou empêché d’agir le jour du dépouillement du scrutin.

Décision OPQ 2018-166, a. 21.

22. Après la clôture du scrutin et au plus tard le 10e jour suivant cette date, le secrétaire procède, au siège de l’Ordre, au dépouillement du vote en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Si plusieurs enveloppes portant la mention «Élection» sont identifiées au nom d’un même électeur, seule la première enveloppe reçue est valide.

Décision OPQ 2018-166, a. 22.

23. Le secrétaire considère toute contestation au sujet de la validité d’un bulletin de vote ou le rejet d’une enveloppe et en décide immédiatement. Cette décision est définitive.

Décision OPQ 2018-166, a. 23.

24. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse, sous sa signature, un relevé du scrutin pour l’élection des administrateurs et, le cas échéant, pour l’élection du président.

Il déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région électorale, compte tenu du nombre de postes à pourvoir et, le cas échéant, il déclare élu au poste de président le candidat qui a obtenu le plus de votes pour ce poste.

Décision OPQ 2018-166, a. 24.

25. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote valides, les bulletins de vote rejetés ainsi que ceux qui n’ont pas été utilisés et toutes les enveloppes y compris celles rejetées, conformément au présent règlement.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Le secrétaire conserve ces enveloppes pendant les 90 jours qui suivent le dépouillement du scrutin ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2018-166, a. 25.

26. Le secrétaire transmet dans les meilleurs délais une copie du relevé du scrutin recensant les suffrages à chacun des candidats ainsi qu’aux membres du Conseil d’administration lors de la première séance qui suit l’élection.

Décision OPQ 2018-166, a. 26.

§ 3 . — Modalités relatives au vote par un moyen technologique

Décision OPQ 2018-166, ss. 3.

27. Le vote par un moyen technologique s’effectue à l’aide d’un système de vote électronique accessible à partir d’un site Internet.

Décision OPQ 2018-166, a. 27; Décision OPQ 2019-321, a. 12.

28. Le secrétaire désigne au moins un expert indépendant pour l’assister dans la mise en place et le fonctionnement du système de vote électronique.

Décision OPQ 2018-166, a. 28; Décision OPQ 2019-321, a. 13.

29. L’expert répond aux critères suivants:

1°  il a une certification dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information;

2°  il n’est pas en conflit d’intérêts;

3°  il possède une expérience pertinente dans le domaine de la sécurité des technologies de l’information.

Décision OPQ 2018-166, a. 29; Décision OPQ 2019-321, a. 14.

30. L’expert a notamment pour mandat de:

1°  garantir que les mesures de sécurité mises en place sont adéquates et qu’elles permettent d’assurer la sécurité, le secret et l’intégrité du vote;

2°  superviser le déroulement du scrutin et les étapes postérieures à celui-ci, dont les accès aux serveurs du système de vote électronique, le dépouillement du scrutin ainsi que la conservation et la destruction de l’information.

Décision OPQ 2018-166, a. 30; Décision OPQ 2019-321, a. 14.

31. Dans le cadre de son mandat, l’expert, notamment:

1°  fournit au secrétaire, avant l’ouverture du scrutin, un rapport qui porte notamment sur:

a)  les risques d’intrusion;

b)  l’accessibilité du système de vote électronique;

c)  la validation des algorithmes;

d)  la validation de l’architecture du système de vote électronique;

e)  les moyens mis en place permettant d’assurer la traçabilité des actions effectuées sur les serveurs et des applications du système de vote électronique;

2°  veille à ce qu’à tout moment lors du processus électoral, y compris après le dépouillement du scrutin, soit rendu impossible l’établissement d’un lien entre le nom de l’électeur et l’expression de son vote;

3°  s’assure que le système de vote électronique offre la possibilité de procéder à un second dépouillement.

Le rapport visé au paragraphe 1 du premier alinéa doit confirmer que le système répond aux exigences de la loi et que sa fonctionnalité est optimale en prévision de l’ouverture du scrutin.

Décision OPQ 2018-166, a. 31; Décision OPQ 2019-321, a. 14.

32. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-166, a. 32; Décision OPQ 2019-321, a. 15.

33. Avant le début du scrutin, le secrétaire fournit à l’expert la liste à jour des électeurs et des candidats. Le système de vote électronique, la liste des électeurs et la liste des candidats font alors l’objet d’un contrôle par l’expert afin de permettre de déceler toute modification qui apparaîtrait ultérieurement.

Décision OPQ 2018-166, a. 33; Décision OPQ 2019-321, a. 16.

34. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-166, a. 34; Décision OPQ 2019-321, a. 17.

35. Afin d’accéder au système de vote électronique, l’électeur s’identifie en fournissant l’information et le mot de passe qui lui ont été transmis.

Le système de vote électronique vérifie la qualité d’électeur du membre et, le cas échéant, celui-ci accède au bulletin de vote.

Décision OPQ 2018-166, a. 35; Décision OPQ 2019-321, a. 18.

36. L’électeur vote à partir de la liste de candidats pour lesquels il a le choix de voter. Il soumet ensuite son choix et celui-ci est enregistré.

L’électeur obtient une confirmation de l’enregistrement de son vote. Dès lors, la liste des électeurs est mise à jour par le système pour indiquer que cet électeur a voté.

Décision OPQ 2018-166, a. 36; Décision OPQ 2019-321, a. 19.

37. (Abrogé).

Décision OPQ 2018-166, a. 37; Décision OPQ 2019-321, a. 20.

38. Le secrétaire rend disponible, pendant les heures normales de bureau et pour toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique pour les électeurs.

Décision OPQ 2018-166, a. 38.

38.1. Si des irrégularités sont décelées pendant le scrutin, l’expert en fait rapport immédiatement au secrétaire et lui fait part de ses conclusions quant à leur incidence sur le résultat du scrutin.

Décision OPQ 2019-321, a. 21.

38.2. Le secrétaire conserve un registre de toutes les irrégularités signalées au cours du scrutin en indiquant la façon dont elles ont été traitées.

Le secrétaire décide, à la suite du rapport de l’expert, si ces irrégularités affectent la validité du scrutin. Sa décision est définitive.

Un scrutin déclaré invalide par le secrétaire doit être repris.

Décision OPQ 2019-321, a. 21.

39. La clôture du scrutin est immédiatement suivie d’une opération de contrôle effectuée par l’expert afin de permettre de déceler toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des électeurs qui ont voté.

Décision OPQ 2018-166, a. 39; Décision OPQ 2019-321, a. 22.

40. Au plus tard 10 jours suivant la date de sa clôture, le secrétaire procède, en collaboration avec l’expert et en présence de 3 témoins désignés par le Conseil d’administration, au dépouillement du scrutin à l’endroit qu’il détermine.

Décision OPQ 2018-166, a. 40; Décision OPQ 2019-321, a. 23.

41. Le secrétaire décide immédiatement de toute question relative à la validité des votes exprimés. Sa décision est définitive.

Décision OPQ 2018-166, a. 41; Décision OPQ 2019-321, a. 24.

42. Après le dépouillement du scrutin, l’expert présente les résultats au secrétaire qui les transmet aux candidats. Les candidats ou leurs représentants peuvent assister à cette présentation à titre d’observateurs.

L’expert soumet également au secrétaire un rapport écrit attestant notamment des éléments suivants:

1°  le nombre d’électeurs à qui un identifiant et un mot de passe ont été transmis;

2°  le nombre de votes enregistrés;

3°  l’intégrité de la liste des membres ayant voté;

4°  il n’a constaté aucune irrégularité pendant toute la période du scrutin, sous réserve d’irrégularités notées en vertu de l’article 38.1 et n’ayant pas eu d’impact sur la validité du scrutin;

5°  la clôture du scrutin a été immédiatement suivie d’un contrôle qui empêche toute modification ultérieure du contenu du système de vote électronique et de la liste des électeurs ayant voté.

Ce rapport est contresigné par les témoins et est conservé dans les archives de l’Ordre.

Décision OPQ 2018-166, a. 42; Décision OPQ 2019-321, a. 25.

43. Le secrétaire déclare élus aux postes d’administrateurs les candidats qui ont obtenu le plus de votes dans chaque région électorale, compte tenu du nombre de postes à pourvoir et, lorsque le président est élu au suffrage universel des membres, il déclare élu à ce poste le candidat qui a obtenu le plus de votes.

Décision OPQ 2018-166, a. 43.

44. Le secrétaire prend les mesures nécessaires pour la conservation et la destruction de l’information portant sur l’élection.

Tous les documents relatifs à l’élection, y compris les applications, les registres, les listes de candidats et les bulletins de vote sont conservés dans des conditions garantissant le secret et l’intégrité du vote.

Le secrétaire conserve ces documents pendant les 90 jours qui suivent le dépouillement du scrutin ou, le cas échéant, jusqu’à ce que le jugement en contestation d’élection soit passé en force de chose jugée. Par la suite, il en dispose de façon sécuritaire.

Décision OPQ 2018-166, a. 44.

§ 4 . — Modalités relatives à l’élection du président au suffrage des administrateurs

Décision OPQ 2018-166, ss. 4.

45. Un administrateur élu transmet au secrétaire sa candidature au poste de président accompagné des documents suivants:

1°  une déclaration de candidature d’au plus 400 mots dans laquelle le candidat expose ses motivations et ses intérêts ainsi que les objectifs poursuivis;

2°  un curriculum vitae d’au plus 2 pages mesurant chacune au plus 22 cm par 28 cm et mentionnant, notamment, sa formation générale et complémentaire, son année d’admission à l’Ordre, les fonctions occupées actuellement et antérieurement et ses principales activités ou implications, notamment au sein de l’Ordre.

Cette candidature doit être dûment appuyée par un autre administrateur et transmise au secrétaire au plus tard à 16 h le 15e jour précédant la séance du Conseil d’administration durant laquelle se tient l’élection.

Le secrétaire transmet à tous les administrateurs copie des bulletins de mise en candidature reçus immédiatement après 16 h le 15e jour précédent la séance du Conseil d’administration durant laquelle se tient l’élection.

Décision OPQ 2018-166, a. 45; Décision OPQ 2019-321, a. 26.

46. Lorsqu’il s’agit d’une année d’élection à la présidence, le premier sujet à l’ordre du jour de la séance du Conseil d’administration qui suit le premier lundi du mois d’octobre est l’élection du président.

Décision OPQ 2018-166, a. 46.

47. Le secrétaire dresse la liste des candidatures reçues.

Si aucune candidature n’est reçue, chaque administrateur propose la candidature de l’un des administrateurs élus.

Décision OPQ 2018-166, a. 47.

48. Un administrateur absent lors de la séance durant laquelle se tient l’élection ne peut voir sa candidature reçue ou proposée. Il ne peut également proposer une candidature ou appuyer une candidature proposée.

Malgré le premier alinéa, la candidature d’un administrateur absent peut être reçue ou proposée si, de l’avis du Conseil d’administration, cette absence est due à un cas de force majeure.

Décision OPQ 2018-166, a. 48.

49. S’il y a plus d’un candidat, chacun d’eux fait un bref discours, puis le secrétaire tient un scrutin secret.

Décision OPQ 2018-166, a. 49.

50. Le candidat qui obtient la majorité absolue des votes est élu président de l’Ordre.

Si aucun candidat n’obtient la majorité absolue des votes, il est procédé à un second tour:

1°  soit entre les 2 candidats ayant obtenu le plus de votes;

2°  soit entre le candidat ayant obtenu le plus de votes et celui qui a été choisi par tirage au sort parmi ceux qui ont obtenu, à égalité, le plus de votes après lui;

3°  soit entre les 2 candidats choisis par tirage au sort parmi ceux qui ont obtenu, à égalité, le plus de votes.

Décision OPQ 2018-166, a. 50.

SECTION V ENTRÉE EN FONCTION

Décision OPQ 2018-166, sec. V.

51. Les administrateurs élus et le président entrent en fonction à la première séance du Conseil d’administration qui suit le dernier lundi du mois d’octobre.

Décision OPQ 2018-166, a. 51.

52. Lorsque le président est élu au suffrage des administrateurs, il entre en fonction dès son élection.

Décision OPQ 2018-166, a. 52.

SECTION VI VACANCE AU POSTE DE PRÉSIDENT

Décision OPQ 2018-166, sec. VI.

53. Lorsque le poste du président élu au suffrage universel des membres devient vacant et que la durée non écoulée de son mandat est de plus de 24 mois, la vacance est pourvue au moyen d’une élection au suffrage universel des membres tenue conformément aux modalités du présent règlement.

Le Conseil d’administration fixe, dans les 30 jours de cette vacance, la date et l’heure de la clôture du scrutin.

Décision OPQ 2018-166, a. 53.

54. Lorsque le poste du président élu au suffrage universel des membres devient vacant et que la durée non écoulée de son mandat est de moins de 24 mois, la vacance est pourvue au moyen d’une élection au suffrage des administrateurs tenue conformément aux modalités du présent règlement.

Le Conseil d’administration fixe, dans les 30 jours de cette vacance, la date de la séance durant laquelle se tient l’élection.

Décision OPQ 2018-166, a. 54.

SECTION VII ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Décision OPQ 2018-166, sec. VII.

55. Le secrétaire convoque une assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation transmis à chaque membre de l’Ordre, au moins 30 jours avant la date de la tenue de cette assemblée.

L’avis de convocation mentionne la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Une assemblée générale extraordinaire est convoquée selon les mêmes modalités avec avis au plus tard 10 jours avant sa tenue.

Décision OPQ 2018-166, a. 55; Décision OPQ 2019-321, a. 27.

56. Le quorum d’une assemblée générale est fixé à 50 membres.

Décision OPQ 2018-166, a. 56.

57. Seuls les membres présents ont droit de vote.

Décision OPQ 2018-166, a. 57.

58. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité de voix, le vote du président est prépondérant.

Décision OPQ 2018-166, a. 58.

SECTION VIII RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS ÉLUS

Décision OPQ 2018-166, sec. VIII.

59. Les administrateurs élus du Conseil d’administration, autres que le président, qui participent à une réunion du Conseil d’administration, à l’un des comités constitués par le Conseil d’administration ainsi qu’à toute autre réunion d’un comité à laquelle ils doivent participer, ont droit à un jeton de présence dont la valeur est fixée par le Conseil d’administration.

La valeur du jeton de présence peut varier selon que la réunion ou la formation est d’une durée d’une journée ou d’une demi-journée et selon que l’administrateur y assiste en personne, à distance par conférence téléphonique ou par un autre moyen technologique.

Le président reçoit une rémunération annuelle fixée par le Conseil d’administration, qui la ventile tant pour la rémunération directe que pour la rémunération indirecte.

Décision OPQ 2018-166, a. 59; Décision OPQ 2019-321, a. 28.

SECTION IX DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Décision OPQ 2018-166, sec. IX.

60. Le présent règlement remplace le Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des dentistes du Québec (chapitre D-3, r. 1), le Règlement sur les élections au Conseil d’administration de l’Ordre des dentistes du Québec (chapitre D-3, r. 8) et le Règlement divisant le territoire du Québec en régions aux fins des élections au Conseil d’administration de l’Ordre des dentistes du Québec (chapitre D-3, r. 17).

Décision OPQ 2018-166, a. 60.

61. (Omis).

Décision OPQ 2018-166, a. 61.

Annexe I

(Abrogée)

Décision OPQ 2018-166, Ann. I; Décision OPQ 2019-321, a. 29.

Annexe II

(Abrogée)

Décision OPQ 2018-166, Ann. II; Décision OPQ 2019-321, a. 29.

Annexe III

(Abrogée)

Décision OPQ 2018-166, Ann. III; Décision OPQ 2019-321, a. 29.

Annexe IV

(Abrogée)

Décision OPQ 2018-166, Ann. IV; Décision OPQ 2019-321, a. 29.

RÉFÉRENCES

Décision OPQ 2018-166, 2018 G.O. 2, 1610

Décision OPQ 2019-321, 2019 G.O. 2, 2207