D-3, r. 1 - Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des dentistes du Québec

Remplacé le 29 mars 2018

Ce document a valeur officielle.

chapitre D-3, r. 1

Règlement sur les affaires du Conseil d’administration et les assemblées générales de l’Ordre des dentistes du Québec

Loi sur les dentistes

(chapitre D-3, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. a et a. 94, par. a et b).

Remplacé, Décision OPQ 2018-166, 2018 G.O. 2. 1610; eff. 2018-03-29; voir chapitre D-3, r. 11.1.

SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

a)  «Ordre»: l’Ordre des dentistes du Québec;

b)  «président»: le président de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 1.02.

SECTION II LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

2.01. Le secrétaire du Conseil d’administration est la personne désignée à ce poste par le Conseil d’administration.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.01.

2.02. Sous réserve de l’article 82 du Code des professions (chapitre C-26), les membres du Conseil d’administration se réunissent à l’heure, à la date et à l’endroit que désigne le président.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.02.

2.03. Le secrétaire du Conseil d’administration convoque les membres du Conseil d’administration au moyen d’un avis écrit expédié au moins 15 jours francs avant la date de la réunion et indiquant les sujets à l’ordre du jour.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.03.

2.04. En cas d’urgence, le secrétaire du Conseil d’administration convoque les membres au moins 48 heures à l’avance, par téléphone ou télégramme en précisant l’objet de la réunion. Cette réunion peut être tenue par voie de conférence téléphonique.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.04.

2.05. Malgré les articles 2.03 et 2.04, une réunion du Conseil d’administration est considérée comme régulièrement tenue si tous les membres du Conseil d’administration sont présents et renoncent à l’avis de convocation.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.05.

2.06. Un membre du Conseil d’administration peut, par écrit ou par télégramme, câblogramme ou télex adressé à l’Ordre, renoncer à tout avis de convocation à une réunion des membres du Conseil d’administration ou à tout défaut dans l’avis ou la tenue de la réunion; une telle renonciation peut être effectuée avant ou après la réunion concernée. Le fait pour un membre du Conseil d’administration d’assister à une réunion constitue une renonciation à l’avis de convocation de cette réunion, sauf lorsque ce membre y assiste dans le but exprès de s’opposer à la tenue de cette réunion ou à la discussion d’une affaire.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.06.

2.07. Le fait pour un membre du Conseil d’administration d’être en situation de conflit d’intérêts constitue un empêchement à participer aux délibérations et à voter. Il peut cependant être entendu.

Le président de l’Ordre décide, séance tenante, si un membre est en situation de conflit d’intérêts.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.07.

2.08. Si au moins 2 membres du Conseil d’administration en font la demande, le vote est pris au scrutin secret. Le président de la réunion désigne alors 2 scrutateurs pour dépouiller le vote.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.08.

2.09. Le Conseil d’administration peut autoriser toute personne autre que ses membres à assister à ses réunions.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.09.

2.10. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité des voix, le président donne un second vote qui est prépondérant.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 2.10.

SECTION III COMITÉ EXÉCUTIF

3.01. Le secrétaire du comité exécutif est la personne désignée à ce poste par le comité exécutif.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.01.

3.02. Le secrétaire du comité exécutif convoque les membres du comité exécutif au moyen d’un avis écrit qu’il leur expédie au moins 8 jours avant la date de la réunion.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.02.

3.03. En cas d’urgence, le président peut convoquer, par téléphone ou télégramme, une réunion du comité exécutif si tous les membres en sont avertis au moins 24 heures avant la réunion. Cette réunion peut être tenue par voie de conférence téléphonique.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.03.

3.04. Malgré les articles 3.02 et 3.03, une réunion du comité exécutif est considérée comme régulièrement tenue si tous les membres sont présents et renoncent à l’avis de convocation.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.04.

3.05. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas d’égalité des voix, le président donne un second vote qui est prépondérant.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.05.

3.06. Lorsque des dépenses urgentes et non prévues au budget se présentent entre les réunions du Conseil d’administration, le comité exécutif peut autoriser toute dépense n’excédant pas 10 000 $ en vue d’assurer la bonne administration des affaires courantes de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.06; D. 824-91, a. 1.

3.07. Sans restreindre ses pouvoirs, le Conseil d’administration délègue au comité exécutif les pouvoirs suivants:

a)  les poursuites relatives à l’exercice illégal de la médecine dentaire;

b)  le pouvoir d’ordonner un examen médical conformément aux articles 48 et suivants du Code des professions (chapitre C-26);

c)  l’exercice des pouvoirs du Conseil d’administration prévus à l’article 110 du Code.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 3.07.

SECTION IV ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ET QUORUM

4.01. Le Conseil d’administration fixe la date, l’endroit et l’ordre du jour des assemblées générales.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.01.

4.01.01. Tout avis de convocation à une assemblée générale doit indiquer la date, l’heure, le lieu et le projet d’ordre du jour de cette assemblée.

D. 824-91, a. 2.

4.01.02. Toute assemblée générale des membres de l’Ordre est convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation adressé par courrier à chaque membre et à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date fixée pour l’assemblée.

Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le secrétaire de l’Ordre peut, sous réserve de l’article 106 du Code, adresser l’avis de convocation moins de 30 jours avant la date fixée pour cette assemblée.

D. 824-91, a. 2.

4.01.03. Malgré le premier alinéa de l’article 4.01.02, l’assemblée générale annuelle des membres peut être convoquée par le secrétaire de l’Ordre au moyen d’un avis de convocation conforme à l’article 4.01.01 publié ou inséré dans une publication que l’Ordre adresse à chaque membre. L’avis doit être présenté sur au moins 2 colonnes, sous le titre

«AVIS DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE».

Dans ce cas, le secrétaire de l’Ordre adresse à chaque administrateur nommé conformément à l’article 78 du Code, au moins 30 jours avant la date de la tenue de l’assemblée générale annuelle, un exemplaire de la publication dans laquelle cet avis a été publié ou inséré. Il joint, le cas échéant, tout autre document adressé aux membres en vue d’une telle assemblée.

D. 824-91, a. 2.

4.02. Sur demande écrite d’au moins 50 membres, le secrétaire de l’Ordre doit convoquer une assemblée générale à une date n’excédant pas 30 jours de la demande. La requête des demandeurs doit spécifier les questions à l’ordre du jour.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.02; D. 824-91, a. 3.

4.03. Le quorum d’une assemblée générale est fixé à 50 membres. Si le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée des membres, les membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de cette assemblée, malgré le fait que le quorum n’est pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.03.

4.04. Au cas où le quorum n’est pas atteint à une assemblée générale, le secrétaire de l’Ordre dresse un procès-verbal à cet effet et une autre assemblée générale est convoquée.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.04.

4.05. Seuls les membres présents ont droit de vote.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.05.

4.06. Si au moins 25 membres ayant droit de vote en font la demande, le vote est pris au scrutin secret. Le président de l’assemblée désigne alors au moins 2 scrutateurs pour dépouiller le vote.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.06.

4.07. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée donne un second vote qui est prépondérant.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.07.

4.08. Une assemblée générale peut être ajournée par une résolution de la majorité des membres présents, auquel cas il ne peut être discuté, lors de la reprise de l’assemblée, que des questions à l’ordre du jour de cette assemblée.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 4.08.

4.09. Tout membre de l’Ordre désirant qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour d’une assemblée générale devra soumettre sa question au secrétaire de l’Ordre 30 jours avant la réunion du Conseil d’administration qui précède l’assemblée générale.

D. 824-91, a. 4.

SECTION V DISPOSITIONS DIVERSES

5.01. Le siège de l’Ordre est situé dans le district judiciaire de Montréal à l’endroit que désigne le Conseil d’administration.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.01.

5.02. Le Conseil d’administration doit autoriser 4 personnes à signer les chèques émis par l’Ordre qui, par ailleurs, doivent être signés par 2 d’entre elles dont le président ou le directeur général de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.02.

5.03. Les membres du Conseil d’administration et du comité exécutif reçoivent pour chacune des réunions auxquelles ils assistent les indemnités fixées par résolution du Conseil d’administration.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.03.

5.04. La rémunération du président est fixée par résolution du Conseil d’administration.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.04.

5.05. Sous réserve des articles 2.03 et 3.03, tout avis destiné à un membre de l’Ordre est mis à la poste à Montréal, port payé et expédié à ce membre à son adresse inscrite au tableau de l’Ordre ou, si son adresse n’y paraît pas, à sa dernière adresse connue du secrétaire. Le défaut de réception d’un avis par un membre n’invalide pas les actes posés ni les délibérations engagées lors d’une assemblée.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.05.

5.06. Le secrétaire a la garde du sceau de l’Ordre.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.06.

5.07. Sous réserve du Code des professions (chapitre C-26), les questions de procédure non prévues au présent règlement sont régies par les règles contenues dans «Procédure des assemblées délibérantes» de Victor Morin, compte tenu des adaptations nécessaires.

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2, a. 5.07.

RÉFÉRENCES

R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 2

D. 824-91, 1991 G.O. 2, 3002

L.Q. 2008, c. 11, a. 212