M-35.1, r. 87.1 - Règlement sur le fichier des producteurs de bois et sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Gaspésie

Texte complet
chapitre M-35.1, r. 87.1
Règlement sur le fichier des producteurs de bois et sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Gaspésie
MISE EN MARCHÉ — BOIS — CONSERVATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS — GASPÉSIE
Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche
(chapitre M-35.1, a. 71).
M-35.1
3 octobre 201626 octobre 2016
1. Dans le présent règlement, les mots suivants désignent:
«Syndicat» : le Syndicat des producteurs de bois de la Gaspésie;
«Plan conjoint» : le Plan conjoint des producteurs de bois de la Gaspésie (chapitre M-35.1, r. 91);
«producteur» : tel que défini aux articles 3 et 4 du Plan conjoint;
«Régie» : la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec.
10959Décision 10959, a. 1.
CHAPITRE I
FICHIER DES PRODUCTEURS
10959Décision 10959.
2. Le Syndicat dresse et tient à jour un fichier dans lequel sont inscrits les nom et adresse de chaque producteur visé par le Plan conjoint dont il connaît l’identité.
Le fichier indique si le producteur est membre du Syndicat.
10959Décision 10959, a. 2.
3. Le Syndicat conserve à son siège le fichier prévu au présent règlement.
10959Décision 10959, a. 3.
4. Toute demande d’inscription, de radiation ou de correction doit être adressée par écrit au Syndicat, avec un exposé sommaire des faits la justifiant. Avant de rendre une décision, le Syndicat peut requérir toute autre preuve qu’il juge nécessaire.
10959Décision 10959, a. 4.
5. Lorsque le Syndicat refuse de donner suite à une demande qui lui est soumise en vertu de l’article 3, il doit en informer par écrit le producteur et lui indiquer les motifs justifiant sa décision.
10959Décision 10959, a. 5.
6. Conformément à l’article 71 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), il appartient au producteur de vérifier son inscription au fichier en s’adressant au Syndicat. Il peut exiger du Syndicat une confirmation écrite de son inscription.
10959Décision 10959, a. 6.
7. Tout producteur visé par le Plan conjoint peut consulter le fichier des producteurs au bureau du Syndicat aux heures normales d’affaires.
10959Décision 10959, a. 7.
CHAPITRE II
CONSERVATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS
10959Décision 10959.
SECTION I
GÉNÉRALITÉ
10959Décision 10959.
8. Le présent chapitre s’applique aux documents du Syndicat quelle que soit leur forme ou leur mode de conservation.
10959Décision 10959, a. 8.
SECTION II
CONSERVATION DES DOCUMENTS
10959Décision 10959.
9. Les documents du Syndicat relatifs à l’application du Plan conjoint sont conservés au siège du Syndicat.
10959Décision 10959, a. 9.
10. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:
1°  documents constitutifs et leurs amendements;
2°  Plan conjoint;
3°  règlements généraux, règles de régie interne et tout autre règlement adopté;
4°  rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;
5°  procès-verbaux des assemblées de membres et de producteurs visés par le Plan conjoint, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.
10959Décision 10959, a. 10.
11. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans à compter de la date de la fin de l’exercice financier concerné ou de leur échéance:
1°  conventions de mise en marché, contrats de services professionnels et contrats de vente ou d’achat de biens mobiliers;
2°  livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives;
3°  sentences arbitrales ou décisions de la Régie;
4°  le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement et à la production.
10959Décision 10959, a. 11.
SECTION III
ACCÈS AUX DOCUMENTS
10959Décision 10959.
12. Sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1), tout producteur visé par le Plan conjoint qui en fait la demande au Syndicat a droit d’accès aux documents.
Ce droit ne s’étend toutefois pas aux procès-verbaux du conseil d’administration, du comité exécutif et des comités formés par ces conseils ainsi qu’aux documents relatifs aux opérations financières et commerciales.
10959Décision 10959, a. 12.
13. Un document contenant des renseignements personnels n’est accessible qu’à la personne concernée.
10959Décision 10959, a. 13.
14. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place durant les heures habituelles d’ouverture.
Le requérant peut également obtenir une copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques en raison de sa forme. Toutefois, il ne peut transmettre à quiconque un document ainsi obtenu, en tout ou en partie, sans le consentement du secrétaire du Syndicat.
Sous réserve de l’application de l’article 74 de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1), le deuxième alinéa ne s’applique pas au fichier des producteurs.
10959Décision 10959, a. 14.
15. L’accès à un document est gratuit.
Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés.
10959Décision 10959, a. 15.
SECTION IV
DISPOSITIONS FINALES
10959Décision 10959.
16. Le présent règlement remplace le Règlement sur le fichier des producteurs de bois de la Gaspésie (chapitre M-35.1, r. 87) et le Règlement sur la conservation et l’accès aux documents du Syndicat des producteurs de bois de la Gaspésie (chapitre M-35.1, r. 83).
10959Décision 10959, a. 16.
17. (Omis).
10959Décision 10959, a. 17.
RÉFÉRENCES
Décision 10959, 2016 G.O. 2, 5689