S-5, r. 3 - Règlement sur la gestion financière des établissements et des conseils régionaux

Texte complet
chapitre S-5, r. 3
Règlement sur la gestion financière des établissements et des conseils régionaux
SERVICES DE SANTÉ ET SERVICES SOCIAUX POUR LES AUTOCHTONES CRIS — GESTION FINANCIÈRE
Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris
(chapitre S-5, a. 72, 140, 141, 173, 175, 176, 177 et 178).
S-5
1er septembre 2012
SECTION I
DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES
1. Application: Les dispositions de ce règlement s’appliquent à un conseil régional, à un établissement public et à un établissement privé visé aux articles 176 et 177 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5).
À l’exception de l’article 11, le présent règlement ne s’applique pas à un établissement privé qui n’est pas visé aux articles 176 et 177 de la Loi.
D. 1127-84, a. 1.
2. Interprétation: Lorsque, dans le présent règlement, l’expression «conseil d’administration» est utilisée en relation avec un établissement non constitué en personne morale, elle signifie «propriétaire».
D. 1127-84, a. 2.
SECTION II
GESTION FINANCIÈRE
3. Année financière: L’année financière des établissements se termine le 31 mars de chaque année.
D. 1127-84, a. 3.
4. Vérification des états financiers: Le conseil d’administration d’un établissement ou d’un conseil régional doit nommer, avant le 30 juin de chaque année, un vérificateur de ses états financiers pour l’exercice courant.
D. 1127-84, a. 4.
5. Rapport de vérification: Le rapport de vérification portant sur les états financiers de l’établissement ou du conseil régional à la fin de l’année financière doit être fait conformément à l’annexe I et doit faire mention de toute irrégularité, lacune ou omission constatée dans les opérations financières de l’établissement ou du conseil régional ou dans le système de tenue de livres ou de contrôle interne et de toute réserve ou recommandation qui s’impose à ce sujet.
D. 1127-84, a. 5.
6. Acceptation ou refus: Lorsque le rapport de vérification est soumis au conseil d’administration, celui-ci accepte ou refuse le rapport par résolution.
Le conseil d’administration considère chaque recommandation ou réserve exprimée par le vérificateur et prend les mesures correctrices qui s’imposent, le cas échéant.
Si le conseil d’administration refuse le rapport de vérification, il doit indiquer dans la résolution les motifs de son refus.
D. 1127-84, a. 6.
7. Transmission au ministre: Le conseil d’administration d’un établissement ou d’un conseil régional doit, au plus tard le 30 juin de chaque année, transmettre au ministre de la Santé et des Services sociaux:
1°  des états financiers en la forme prescrite par le ministre et certifiés par le vérificateur de l’établissement ou du conseil régional;
2°  le rapport intégral de vérification visé à l’article 5;
3°  la résolution du conseil d’administration visée à l’article 6.
Le conseil d’administration doit également informer le ministre, au plus tard le 30 septembre de chaque année, des mesures correctrices qu’il entend prendre relativement aux recommandations ou aux réserves exprimées dans le rapport de vérification.
D. 1127-84, a. 7.
8. Comité de vérification: Le conseil d’administration d’un établissement public doit constituer un comité de vérification formé de 3 de ses membres choisis en dehors des membres du personnel et des professionnels qui y exercent.
Le quorum de ce comité est fixé à 2 membres. Les séances se déroulent à huis clos mais le comité peut convoquer à ses séances toute personne susceptible de lui fournir une aide ou des informations, y compris les membres du personnel de l’établissement et les professionnels qui y exercent.
D. 1127-84, a. 8.
9. Fonctions du comité: Le comité de vérification exerce les fonctions suivantes:
1°  il avise le conseil d’administration sur le choix d’un vérificateur pour nomination conformément à l’article 4;
2°  il examine l’étendue du travail de vérification du vérificateur et, s’il y a lieu, des responsables de la vérification interne;
3°  il prend connaissance des résultats des vérifications externes et internes et s’assure que des suites sont données aux recommandations;
4°  il fait des recommandations au conseil d’administration concernant les états financiers et le rapport du vérificateur et, s’il y a lieu, concernant les conventions comptables et tout autre rapport de vérification;
5°  il est à la disposition du vérificateur et des responsables de la vérification interne et leur vient en aide dans le cours de leur mandat;
6°  il formule des avis au conseil d’administration sur le contrôle interne de l’établissement et, s’il y a lieu, sur le travail de vérification externe et interne.
D. 1127-84, a. 9.
SECTION III
COMPTABILITÉ ET RAPPORTS
10. Système comptable: Un établissement ou un conseil régional doit utiliser un système comptable conforme aux normes contenues au Manuel de gestion financière publié par le ministre.
D. 1127-84, a. 10.
11. Rapport annuel d’activités: Le conseil d’administration d’un établissement public ou d’un conseil régional doit fournir au ministre, comme rapport annuel d’activités, le rapport complet de l’information qu’il présente à la population lors de la séance publique d’information tenue conformément aux articles 23 et 126 de la Loi.
Le conseil d’administration de tout autre établissement, y compris un établissement privé qui n’est pas visé aux articles 176 et 177 de la Loi, doit fournir au ministre un rapport annuel de ses activités contenant les informations suivantes:
1°  une description du rôle ou de la vocation de l’établissement, avec indication de toute nouvelle orientation prise dans l’année écoulée;
2°  un état du fonctionnement de l’établissement, exposant les objectifs visés en début d’année et les résultats obtenus, ainsi que les modifications apportées aux services ou aux activités, à la composition du personnel, à l’aménagement physique et à l’équipement.
D. 1127-84, a. 11.
12. Rapport statistique annuel: Le conseil d’administration d’un établissement public, d’un établissement privé visé à l’article 177 de la Loi ou d’un conseil régional doit fournir au ministre, au plus tard le 30 juin de chaque année et en la forme qu’il prescrit, un rapport statistique annuel concernant les ressources et les services de l’établissement ou du conseil régional pour la dernière année financière.
D. 1127-84, a. 12.
13. Rapports périodiques: Le conseil d’administration d’un établissement public, d’un établissement privé visé à l’article 177 de la Loi ou d’un conseil régional doit fournir périodiquement au ministre, aux dates et en la forme qu’il prescrit, des rapports financiers et statistiques sur l’exécution du budget et le fonctionnement de l’établissement ou du conseil régional.
D. 1127-84, a. 13.
SECTION IV
FONDS DE DOTATION OU FONDS À DESTINATION SPÉCIALE ET DON ASSORTI D’UNE CONDITION
14. Fonds de dotation ou fonds à destination spéciale: Un établissement public qui désire inscrire à ses états financiers un fonds de dotation ou un fonds à destination spéciale ou transférer l’administration, en tout ou en partie, d’un tel fonds à une fondation autonome constituée conformément à l’article 134 de la Loi, doit en aviser le ministre pour autorisation.
D. 1127-84, a. 14.
15. État détaillé: Cette demande d’autorisation doit être accompagnée d’un état détaillé de l’origine des actifs impliqués apparaissant aux états financiers de l’exercice financier terminé à la date la plus récente ainsi que des autres actifs qui ont pu s’y ajouter depuis.
Cet état doit contenir une description sommaire du don, legs ou autre contribution reçu et être accompagné d’une copie ou extrait du document établissant l’intention originale du donateur ou testateur ainsi que d’une référence précise aux minutes notariales et à l’inscription dans le cas d’actes notariés ou d’actes affectant des immeubles.
L’établissement doit également joindre un état de continuité des actifs jusqu’à la date de sa demande d’autorisation.
D. 1127-84, a. 15.
16. Autorisation: Le ministre délivre un certificat à l’établissement lorsque la destination originale des contributions, dons ou legs est à des fins particulières.
Ce certificat autorise soit l’inscription aux états financiers de l’établissement d’une somme représentant la valeur approuvée des actifs du fonds de dotation ou du fonds à destination spéciale, en distinguant, le cas échéant, entre le fonds de dotation ou le fonds à destination spéciale, soit le transfert de l’administration d’un tel fonds à la fondation visée à l’article 14.
D. 1127-84, a. 16.
17. Acceptation d’un don assorti d’une condition: Un don assorti d’une condition quant à son emploi ne peut être accepté par le conseil d’administration d’un établissement public ou d’un conseil régional qu’après avoir consulté le conseil régional, selon le cas, et obtenu l’autorisation écrite du ministre quant à son utilisation dans tous les cas où cette condition entraîne une dépense ou un engagement pour lequel aucune autorisation n’est requise. Cependant, tout don d’équipement d’une valeur de plus de 30 000 $ doit être considéré comme étant assorti d’une condition pour laquelle une autorisation est requise.
Un don d’immeuble est assujetti dans tous les cas à l’article 72 de la Loi.
D. 1127-84, a. 17.
SECTION V
BUDGET, ADMISSIBILITÉ DES DÉPENSES ET UTILISATION DES REVENUS
18. Budget global: Le budget global visé à l’article 178 de la Loi signifie, essentiellement, une dotation budgétaire accordée à l’établissement ou au conseil régional pour un exercice financier, c’est-à-dire une enveloppe globale qu’il doit respecter et contre laquelle il applique lui-même les prévisions budgétaires essentielles à sa gestion.
Sous réserve des dispositions du présent règlement, ce budget permet au conseil régional ou à l’établissement d’effectuer la distribution de cette enveloppe budgétaire globale entre différents programmes, postes ou articles budgétaires suivant les besoins propres à son plan d’organisation et, si nécessaire, pendant l’année financière, d’exercer les permutations budgétaires requises pour le bon fonctionnement de ses activités et la prestation adéquate des services qu’il est appelé à fournir.
D. 1127-84, a. 18.
19. Contenu du budget global: Sous réserve de l’article 177 de la Loi, le budget global transmis par le ministre porte sur le total des dépenses brutes admissibles au financement par le ministre et des revenus déductibles prévus à l’article 30.
D. 1127-84, a. 19.
20. Budget protégé: Le budget global peut également comprendre des budgets spécifiques à certaines activités pour assurer la réponse à des besoins prioritaires de la clientèle ou à de nouvelles politiques d’allocation de ressources acceptées par le ministre. Ces éléments budgétaires spécifiques indiqués dans le budget global constituent des budgets protégés en ce que les sommes qui sont prévues pour ces activités ne peuvent faire l’objet de permutation budgétaire.
D. 1127-84, a. 20.
21. Budget opérationnel interne: En vue de l’élaboration du budget détaillé et, le cas échéant, du plan d’équilibre budgétaire visés à l’article 178 de la Loi, le conseil régional ou l’établissement doit, sur réception du budget global transmis par le ministre, finaliser ses prévisions budgétaires et rédiger, suivant la forme interne où il se gère, son budget opérationnel pour l’exercice financier en cours.
D. 1127-84, a. 21.
22. Budget détaillé: Le budget détaillé que le conseil régional ou l’établissement doit préparer suivant le deuxième alinéa de l’article 178 de la Loi porte sur la ventilation du budget global reçu par période financière, dont le nombre est au moins égal à celui des rapports périodiques exigés en vertu de l’article 13, en indiquant, à partir de ses prévisions internes quant à l’évolution du coût de ses activités pour chaque période, les éléments suivants:
1°  le montant total affecté aux comptes qui enregistrent les salaires et les avantages sociaux;
2°  le montant total affecté aux comptes qui enregistrent le coût du matériel et les autres dépenses;
3°  le total des heures rémunérées;
4°  le total des revenus estimés prévus à l’article 30.
D. 1127-84, a. 22.
23. Plan d’équilibre budgétaire: Le conseil régional ou l’établissement doit également, le cas échéant, dans son budget détaillé, préparer un plan d’équilibre budgétaire comprenant l’ensemble des mesures d’économie à appliquer pour respecter le budget global transmis par le ministre, en distinguant, le cas échéant, les éléments suivants:
1°  les mesures qui n’affectent pas les services directs à la clientèle;
2°  celles qui sont susceptibles de les affecter.
D. 1127-84, a. 23.
24. Transmission et approbation: Le budget détaillé et, le cas échéant, le plan d’équilibre budgétaire doivent être transmis par le conseil d’administration simultanément au ministre et, dans le cas d’un établissement, au conseil régional concerné et ce, dans les 30 jours de la réception du budget global. Lorsqu’un plan d’équilibre budgétaire est requis, ce délai est de 60 jours.
Une copie du budget opérationnel interne visé à l’article 21 doit, à titre d’information, être adressé par le conseil d’administration au ministre sur demande; dans le cas d’un établissement, copie doit aussi être transmise en même temps au conseil régional concerné.
La partie du budget détaillé qui concerne la partie du plan d’équilibre budgétaire visée au paragraphe 2 de l’article 23 est sans effet et ne peut être mise en application avant que le ministre, sur recommandation du conseil régional, ne l’ait approuvée.
D. 1127-84, a. 24.
25. Versements périodiques: Le budget visé à l’article 19 constitue la base sur laquelle les versements périodiques sont effectués par le ministre, après déduction d’une somme égale aux revenus estimés prévus à l’article 30, lesquels sont déductibles des dépenses brutes approuvées selon le présent règlement. Ces versements sont effectués pour la période à laquelle ils s’appliquent mais au moins 1 fois par mois pour les dépenses courantes de fonctionnement.
D. 1127-84, a. 25.
26. Dépenses admissibles: Sont admissibles au budget de fonctionnement d’un établissement ou d’un conseil régional pour financement par le ministre les dépenses brutes courantes avant déduction de tout revenu, pourvu qu’elles satisfassent aux conditions suivantes:
1°  qu’elles soient faites pour la prestation des services que l’établissement ou le conseil régional est appelé à fournir, mais sous réserve du budget transmis par le ministre ou reconduit et dans la mesure où elles n’entraînent pas un budget supérieur pour les exercices financiers subséquents;
2°  qu’il s’agisse de dépenses visées aux catégories c et d du paragraphe 3 mais effectuées par l’établissement dans le cadre d’un projet d’investissement, c’est-à-dire qu’elles entraînent une économie des dépenses courantes de fonctionnement qui, sur une période maximale de 5 ans, équivaut au coût du capital investi et de son financement et vis-à-vis desquelles l’imputation annuelle requise au budget de fonctionnement pour fins de transfert au fonds d’immobilisation ne doit jamais être supérieure à l’économie réalisée durant l’année par le projet;
3°  qu’elles n’appartiennent à aucune des catégories suivantes:
a)  imputations reflétant l’amortissement des édifices, du mobilier et de l’équipement;
b)  sommes excédentaires aux normes et barèmes adoptés par le gouvernement conformément à l’article 154 de la Loi pour la rémunération et les autres conditions de travail des directeurs généraux, des cadres supérieurs et intermédiaires et des autres membres du personnel;
c)  sommes versées par un établissement pour l’achat ou la location avec option d’achat du mobilier ou d’équipement matériel dépréciable;
d)  sommes versées pour l’acquisition ou la construction d’immeubles ou pour des réparations majeures, des rénovations et des réaménagements à des immeubles occupés par un établissement dont l’effet est d’accroître le volume intérieur des édifices ou de parachever une partie de l’édifice laissée incomplète lors de la construction originale.
Toutefois, dans le cas d’un établissement public, le ministre peut, en supplément à son budget transmis, rembourser à cet établissement les dépenses appartenant aux catégories c et d du paragraphe 3 du premier alinéa.
Dans le cas d’un établissement privé visé à l’article 177 de la Loi, le ministre peut consentir, selon les termes de la convention intervenue entre le ministre et cet établissement, le remboursement des dépenses appartenant à la catégorie a du paragraphe 3 du premier alinéa.
D. 1127-84, a. 26.
27. Dépenses reliées à des activités accessoires: Un établissement public, un établissement privé visé à l’article 177 de la Loi ou un conseil régional peut, dans la limite de ses pouvoirs, exercer des activités accessoires et fournir des services autres que ceux visés au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 26, pourvu que les conditions suivantes soient respectées:
1°  que les dépenses reliées à chacun de ces services ou activités soient identifiées;
2°  qu’une part des frais généraux proportionnelle, selon le cas, à l’importance des espaces utilisés, aux effectifs employés et aux services de soutien fournis par l’établissement ou le conseil régional pour ces fins soit imputée aux services et activités en question, sauf s’il s’agit de frais indirects pour les fins de la recherche;
3°  que des revenus suffisants soient prévus par l’établissement ou le conseil régional pour financer non seulement ces services et activités mais également l’ensemble des autres dépenses non admissibles énumérées à l’article 26, sauf les imputations reflétant l’amortissement des édifices, du mobilier et de l’équipement;
4°  que les rapports périodiques et les états financiers fournis par l’établissement ou le conseil régional au ministre contiennent distinctement sur ces services, activités et autres dépenses non admissibles des données analogues à celles exigées relativement aux services que l’établissement ou le conseil régional est appelé à fournir.
D. 1127-84, a. 27.
28. Activités accessoires: Sans restreindre la généralité des articles 26 et 27, les activités suivantes doivent, dans tous les cas, être considérées comme des activités accessoires:
1°  l’opération de toute activité de nature commerciale, à l’exception de celles visées au paragraphe 2 de l’article 30;
2°  l’hébergement de personnes qui n’appartiennent pas aux catégories de bénéficiaires qui, en raison de leur état physique, mental ou social, ont accès de droit aux services d’hébergement qu’un établissement est appelé à fournir.
D. 1127-84, a. 28.
29. Perception des revenus: Le conseil d’administration d’un établissement ou d’un conseil régional doit prendre les moyens nécessaires pour percevoir tous les revenus qui leur sont dus, y compris les revenus qui leur sont dus par les bénéficiaires, selon les taux établis en vertu de l’article 159 de la Loi.
D. 1127-84, a. 29.
30. Sommes défalquées: Dans la détermination des versements périodiques qui doivent être effectués par le ministre à un établissement public, un établissement privé visé à l’article 177 de la Loi ou un conseil régional, les sommes suivantes doivent être défalquées du total des dépenses brutes admissibles approuvées:
1°  les revenus de suppléments de chambres privées et semi-privées dans un établissement et les revenus provenant des contributions imposées aux bénéficiaires ayant qualité de résident du Québec, aux bénéficiaires non-résidents et aux tiers responsables, en vertu d’une loi du Québec, du Canada ou de tout autre gouvernement, du paiement des services fournis à un bénéficiaire;
2°  les revenus provenant de la location d’un espace ou de la vente d’un service à un autre établissement, à un conseil régional où à un organisme sans but lucratif;
3°  (paragraphe abrogé);
4°  les autres revenus prévus dans le Manuel de gestion financière visé à l’article 10.
D. 1127-84, a. 30; D. 546-86, a. 1.
31. (Abrogé).
D. 1127-84, a. 31; D. 546-86, a. 2.
32. Revenus propres: Le revenu d’un établissement public ou d’un conseil régional, qui provient d’une source autre que les deniers votés par la Législature ou les revenus énumérés aux articles 30 et 33, et qui inclut les donations, constitue un revenu propre. Sont également des revenus propres, le produit des incitatifs financiers gagnés dans l’exécution du budget de même que les intérêts sur placements et autres dépôts des revenus propres.
Le conseil d’administration d’un établissement public ou d’un conseil régional doit, dans l’utilisation de ses revenus propres, respecter les conditions suivantes:
1°  les utiliser uniquement pour des dépenses non récurrentes;
2°  les utiliser de manière à ne pas générer des frais d’exploitation additionnels;
3°  les utiliser de manière à n’apporter de bénéfices personnels qu’aux bénéficiaires de l’établissement.
Le conseil d’administration doit, en outre, respecter l’ordre de priorité suivant:
1°  s’il s’agit de dons, affecter ces revenus aux fins particulières ou objets spécifiques pour lesquels les sommes lui sont versées;
2°  pour les autres revenus, les utiliser pour des projets qui font augmenter la productivité de l’établissement ou du conseil régional.
D. 1127-84, a. 32; D. 546-86, a. 3.
33. Produit de la vente d’un immeuble: Le conseil d’administration d’un établissement public ou d’un conseil régional doit identifier dans un poste comptable spécifique du fonds d’immobilisation le produit net résultant de l’aliénation d’un immeuble; cette somme et ses revenus peuvent être utilisés pour toutes fins conformes à l’utilisation du fonds d’immobilisation et prescrites par le ministre.
D. 1127-84, a. 33.
SECTION VI
RÉMUNÉRATION EN VERTU DE L’ARTICLE 176 DE LA LOI
34. (Abrogé).
D. 1127-84, a. 34; D. 1427-84, a. 1; D. 2049-84, a. 1; D. 2810-84, a. 1; D. 546-86, a. 4.
SECTION VII
FRAIS DE FOURNITURE DE BIENS OU SERVICES ET RECOURS À D’AUTRES LABORATOIRES POUR DES EXAMENS DIAGNOSTIQUES
35. Paiement d’intérêts aux fournisseurs: Un établissement ou un conseil régional doit, sur demande spécifique d’un fournisseur, lui payer de l’intérêt sur un paiement en retard de la manière, au taux et suivant les autres conditions, en les adaptant, prévus au Règlement sur le paiement d’intérêts aux fournisseurs du gouvernement (chapitre C-65.1, r. 8).
D. 1127-84, a. 35.
36. Autorisation du conseil régional: Un établissement doit obtenir l’autorisation écrite du conseil régional concerné pour conclure un contrat qui implique des frais de fourniture de biens ou services et qui vise l’une des fins suivantes:
1°  l’acquisition ou la location de ressources humaines ou matérielles en matière d’informatique ou de bureautique, excepté lorsqu’elle est effectuée conformément à un plan de ressources d’informatique ou de bureautique préalablement déposé par l’établissement au conseil régional concerné et dûment approuvé par ce dernier, plan qui prévoit, notamment, l’appareillage, les logiciels, les ressources humaines et financières, le mode de financement et les relations de l’établissement avec d’autres établissements et le conseil régional en cette matière;
2°  l’acquisition ou la location d’équipement ou de services de buanderie ou de cafétéria;
3°  sous réserve de l’autorisation du ministre telle que requise pour la création de nouveaux services dans les secteurs d’activités déterminés par règlement en vertu de l’article 70.1 de la Loi, l’acquisition ou la location d’équipement médical relié aux secteurs d’activités suivants:
a)  techniques diagnostiques de visualisation;
b)  radio-isotopes et automatisation des laboratoires;
c)  appareillage de surveillance électronique pour les bénéficiaires;
d)  radiothérapie;
e)  anesthésie et réanimation;
f)  hémodialyse;
g)  implantation de stimulateurs cardiaques.
D. 1127-84, a. 36.
37. Examens diagnostiques: Un établissement public qui ne peut faire sur place des examens diagnostiques doit confier ces examens à un centre hospitalier du Québec ou à l’un des laboratoires suivants: le Service de virologie de l’Université Laval, le Département de microbiologie et d’immunologie de l’Université McGill, le Laboratoire d’endocrinologie de l’Université du Québec à Trois-Rivières, le Laboratoire de santé publique du Québec (Hôpital St-Luc), l’Institut Armand-Frappier, les Laboratoires Bio-Endo Inc., l’Institut de Diagnostic et de Recherches Cliniques de Montréal et les centres de Montréal et de Québec de la Société Canadienne de la Croix-Rouge.
Si un établissement ne peut obtenir des examens diagnostiques d’un organisme visé au premier alinéa, il doit fournir au conseil régional concerné la liste de ces examens, leur nombre ainsi que leur coût et obtenir de ce dernier l’autorisation de recourir à un autre laboratoire.
D. 1127-84, a. 37.
SECTION VIII
PROJETS DE CONSTRUCTION VISÉS AU DEUXIÈME ALINÉA DE L’ARTICLE 72 DE LA LOI
D. 1127-84, sec. VIII; D. 60-2003, a. 2.
38. Autorisation du conseil régional: L’autorisation écrite du conseil régional concerné suffit, en vertu du deuxième alinéa de l’article 72 de la Loi, quant aux projets de construction, de transformation ou de démolition dont le coût estimatif des travaux payable par l’établissement est inférieur au montant suivant:
1°  1 000 000 $ dans le cas d’un centre hospitalier;
2°  500 000 $ dans le cas d’un établissement d’une autre catégorie.
D. 1127-84, a. 38; D. 115-91, a. 1; D. 60-2003, a. 2.
SECTION IX
DISPOSITIONS FINALES
39. (Omis).
D. 1127-84, a. 39.
40. (Omis).
D. 1127-84, a. 40.
ANNEXE I
(a. 5)
PROGRAMME DE VÉRIFICATION QUI DOIT ÊTRE INCORPORÉ AU MANDAT CONFIÉ PAR LES ÉTABLISSEMENTS ET LES CONSEILS RÉGIONAUX À LEUR VÉRIFICATEUR EXTERNE
1. Objet du programme de vérification: La présente annexe décrit le programme de base à suivre lors de la vérification des états financiers annuels des établissements et des conseils régionaux. Un tel programme n’est limitatif ni à l’égard des conseils d’administration qui peuvent y ajouter l’étude de toute question spécifique sur laquelle le programme est silencieux, ni à l’égard du vérificateur lui-même.
2. Étendue du programme de vérification: Ce programme de vérification a pour but d’aider le ministre à s’acquitter des responsabilités que la Loi lui confère à l’égard des établissements et des conseils régionaux, en particulier, de la responsabilité qui lui incombe de s’assurer que les sommes qu’il met à leur disposition ont été utilisées pour les fins pour lesquelles elles étaient destinées et que les services et les activités qui sont de leur ressort ont été rendus ou exécutés.
Afin de permettre la réalisation de cet objectif, le vérificateur doit exprimer une opinion sur les questions suivantes:
1° le respect, par l’établissement ou le conseil régional, de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5) et des règlements adoptés en vertu de cette Loi relativement à toute question ayant une incidence sur leurs dépenses ou leurs revenus ou sur le volume de services ou d’activités exécutés;
2° le respect, dans la préparation des états financiers de l’établissement ou du conseil régional, du formulaire publié à cet effet par le ministre ainsi que du cahier des définitions et explications qui l’accompagne;
3° la conformité des pratiques comptables de l’établissement ou du conseil régional avec les normes et définitions contenues au Manuel de gestion financière publié annuellement par le ministre;
4° la véracité des données quantitatives sur les opérations et le fonctionnement de l’établissement ou du conseil régional à la lumière d’un examen des méthodes de collectes et d’enregistrement de ces données et des possibilités de vérification. Le vérificateur doit faire un examen des données opérationnelles compilées pour les centres d’activités; là où il y a lieu, toute différence entre la définition du Manuel de gestion financière et celle utilisée doit être indiquée. De plus, le vérificateur doit indiquer les cas où le nombre d’unité de mesure ne fut pas déterminé à partir de données accumulées régulièrement mais à partir d’une estimation et, dans chaque cas, la base de cette estimation;
5° le caractère compréhensif et exhaustif des états financiers et des données opérationnelles. En particulier, aucun compte de dépenses ne doit être réduit, avant son inscription, par un item de revenu. D’autre part, le décompte du volume d’activité ne doit omettre aucune unité de mesure pour chacun des centres d’activités;
6° la valeur des procédures de contrôle interne suivies par l’établissement ou le conseil régional et une évaluation de leur contribution possible dans la régularisation de difficultés observées lors de la vérification.
3. Rapport du vérificateur: Nul mandat de vérification ne doit être interprété comme s’il impliquait de la part du vérificateur un jugement sur l’opportunité ou la sagesse d’une décision quelconque d’un conseil d’administration ou des administrateurs. Cependant, le vérificateur doit déterminer la conformité des décisions administratives avec des autorisations écrites et officielles du ministère de la Santé et des Services sociaux avec les règles et les pratiques administratives approuvées par le ministre.
Il n’est pas de la responsabilité ou du devoir du vérificateur de porter jugement sur des variations de coût ou de volume de services. Son travail porte sur l’établissement de la véracité des montants (en dollars) et des statistiques quantitatives. Il doit s’abstenir de commenter les raisons qui ont justifié l’expansion, respectant ainsi la compétence des autorités de l’établissement ou du conseil régional.
Cependant, si le vérificateur est d’opinion qu’il serait utile de faire des recommandations concernant une amélioration du contrôle et des procédures de comptabilité et de statistiques, il peut le faire. Le ministère de la Santé et des Services sociaux encourage la préparation de telles recommandations pour discussion avec les autorités de l’établissement ou du conseil régional.
D. 1127-84, Ann. I.
RÉFÉRENCES
D. 1127-84, 1984 G.O. 2, 2239
D. 1427-84, 1984 G.O. 2, 2647
D. 2049-84, 1984 G.O. 2, 4641
D. 2810-84, 1984 G.O. 2, 6254
D. 546-86, 1986 G.O. 2, 1317
D. 115-91, 1991 G.O. 2, 1210
D. 692-92, 1992 G.O. 2, 3577
D. 60-2003, 2003 G.O. 2, 721