N-3, r. 9 - Règlement sur la formation continue obligatoire des notaires

Texte complet
chapitre N-3, r. 9
Règlement sur la formation continue obligatoire des notaires
NOTAIRES — FORMATION OBLIGATOIRE
Loi sur le notariat
(chapitre N-3).
N-3
Code des professions
(chapitre C-26, a. 94, par. o).
C-26
1er septembre 2012
Remplacé, Décision 2011-07-12, 2011 G.O. 2, 3366; eff. 2012-04-01; voir chapitre N-3, r. 9.1.
SECTION I
CADRE DES ACTIVITÉS DE FORMATION CONTINUE
1. L’évolution rapide et constante des connaissances et habiletés nécessaires à l’exercice de la profession notariale et la nécessité de les maintenir à jour justifient ce règlement et permettent à la Chambre des notaires du Québec de déterminer le cadre des activités de formation continue que doivent suivre tous les notaires ou certains d’entre eux.
La formation continue doit permettre aux notaires d’acquérir, de mettre à jour, d’améliorer et d’approfondir les connaissances et habiletés liées à l’exercice de leurs activités professionnelles afin de maintenir leur compétence.
Décision 08-02-18, a. 1.
2. Le notaire doit consacrer au moins 30 heures à des activités de formation continue par période de référence de 2 ans, dont un minimum de 20 heures de formation à contenu juridique.
La période de référence débute le 1er avril d’une année paire.
Le notaire qui consacre plus de 30 heures de formation continue au cours d’une période de référence ne peut se faire reconnaître les heures supplémentaires pour une autre période de référence.
Décision 08-02-18, a. 2.
3. Le notaire choisit les activités de formation qui ont un lien avec sa pratique professionnelle et qui répondent le mieux à ses besoins.
Les types d’activités de formation sont les suivants:
1°  des cours de perfectionnement ou de formation continue offerts par l’Ordre, par d’autres ordres professionnels ou par des organismes similaires;
2°  des cours universitaires ou d’institutions spécialisées;
3°  des cours structurés offerts en milieu de travail;
4°  des colloques, séminaires ou conférences;
5°  la préparation d’une activité de formation;
6°  une présentation dans le cadre d’une conférence, d’un séminaire, d’un colloque ou d’une autre activité de formation;
7°  la rédaction et la publication d’articles spécialisés;
8°  la participation à des projets de recherche;
9°  une activité d’autoapprentissage telle la lecture d’articles ou d’ouvrages spécialisés, jusqu’à concurrence d’un maximum de 7,5 heures du total des heures requises par période de référence.
Décision 08-02-18, a. 3.
4. Le Conseil d’administration peut adopter un programme d’activités de formation continue que doivent suivre tous les notaires ou certains d’entre eux aux fins de l’application du présent règlement, dans le cadre d’un changement ponctuel majeur ou d’un constat de la nécessité de remédier à une lacune documentée affectant l’exercice de la profession de notaire. À cette fin, le Conseil d’administration:
1°  fixe la période de référence ou le délai imparti pour la réalisation ou la réussite du programme et la durée de l’activité;
2°  détermine les activités de formation continue ainsi que le formateur, l’organisme, l’établissement d’enseignement ou l’institution spécialisée qui offre l’activité.
Les heures de formation que le notaire consacre à un tel programme font partie des 30 heures requises aux fins du présent règlement.
Décision 08-02-18, a. 4.
SECTION II
RECONNAISSANCE D’UNE ACTIVITÉ DE FORMATION CONTINUE
5. Le Conseil d’administration dresse une liste des activités de formation continue reconnues et une liste des organismes, des établissements d’enseignement et des institutions spécialisées dont il reconnaît l’ensemble des activités de formation dans une ou plusieurs disciplines aux fins du présent règlement.
Le Conseil d’administration peut attribuer aux activités de formation continue une norme de calcul de leur durée admissible qui diffère de la durée réelle de l’activité pour la computation des heures exigées en application de l’article 2.
Pour déterminer les activités de formation continue et les organismes, les établissements d’enseignement ou les institutions spécialisées pouvant figurer sur ces listes et, s’il y a lieu, la norme de calcul de la durée admissible des activités, le Conseil d’administration considère les critères suivants:
1°  le lien avec l’exercice de la profession;
2°  la compétence et les qualifications du formateur;
3°  la notoriété de l’organisme, de l’établissement d’enseignement ou de l’institution spécialisée;
4°  le contenu et la pertinence de la formation;
5°  le cadre dans lequel la formation est donnée;
6°  la qualité du matériel, le cas échéant;
7°  l’existence d’une attestation de participation ou d’une évaluation.
Décision 08-02-18, a. 5.
6. Le notaire peut choisir une activité de formation continue qui n’est pas visée par une liste dressée par le Conseil d’administration.
Décision 08-02-18, a. 6.
7. Pour obtenir la reconnaissance d’une activité de formation continue qui n’est pas visée par une liste dressée par le Conseil d’administration préalablement à sa tenue, le notaire doit transmettre au secrétaire de l’Ordre une demande écrite au moins 60 jours avant le début de l’activité.
Pour obtenir la reconnaissance d’une activité de formation continue déjà suivie qui n’est pas visée par une liste dressée par le Conseil d’administration, le notaire doit transmettre au secrétaire une demande au plus tard le 30 avril de chaque année pour toute activité complétée au cours de la période du 1er avril au 31 mars précédente.
Cette demande doit contenir les renseignements pertinents dont les suivants:
1°  une description de l’activité de formation;
2°  la durée de l’activité;
3°  le nom et les coordonnées du formateur, de l’organisme, de l’établissement d’enseignement ou de l’institution spécialisée qui a offert l’activité.
La demande doit être accompagnée de la confirmation d’inscription et, s’il en est, de l’attestation de participation ou de réussite, ou du relevé de notes remis à la suite de la formation.
Décision 08-02-18, a. 7.
8. Le comité exécutif dispose de la demande de reconnaissance dans les 30 jours de sa réception en fonction des critères prévus au troisième alinéa de l’article 5.
Toutefois, lorsque le comité exécutif entend refuser la demande, le secrétaire doit en aviser le notaire par écrit et l’informer de son droit de présenter des observations écrites dans les 15 jours suivant la réception de l’avis.
Décision 08-02-18, a. 8.
9. Le secrétaire transmet la décision au notaire, par un moyen permettant l’obtention d’une preuve de réception, dans les 15 jours de celle-ci. La décision du comité exécutif est finale.
Décision 08-02-18, a. 9.
SECTION III
MODES DE CONTRÔLE
10. Au plus tard le 1er juin de chaque année, le notaire doit produire une déclaration de formation sous son serment professionnel dans laquelle il énumère les activités de formation continue suivies au cours de la période du 1er avril au 31 mars précédente et le nombre d’heures pour chacune d’elles ou, le cas échéant, qu’il bénéficie d’une dispense obtenue conformément à la section IV.
Décision 08-02-18, a. 10.
11. Le notaire doit conserver, jusqu’à l’expiration des 5 ans suivant la production de sa déclaration de formation, les pièces justificatives concernant chaque activité suivie, sa durée, son contenu, le nom du formateur, de l’organisme, de l’établissement d’enseignement ou de l’institution spécialisée qui l’a offerte, la confirmation d’inscription et, s’il en est, l’attestation de participation ou de réussite, ou le relevé de notes qui lui a été remis.
Aux fins de vérification, l’Ordre peut exiger du notaire qu’il lui transmette ces pièces justificatives.
Décision 08-02-18, a. 11.
SECTION IV
CAS ET PROCÉDURE DE DISPENSE
12. À compter de sa première inscription au tableau de l’Ordre, le notaire est dispensé des obligations prévues à l’article 2 pour une période de 2 ans.
À compter de sa troisième année d’inscription au tableau de l’Ordre, le notaire doit consacrer un nombre d’heures de formation continue au prorata du nombre de mois complets d’inscription pour la période de référence alors en cours.
Décision 08-02-18, a. 12.
13. À compter de la date de sa réinscription au tableau de l’Ordre, le notaire doit consacrer un nombre d’heures de formation continue au prorata du nombre de mois complets d’inscription pour la période de référence alors en cours.
Décision 08-02-18, a. 13.
14. Est dispensé de l’obligation de participer à des activités de formation continue le notaire qui démontre qu’il est dans l’impossibilité de les suivre.
La durée de la dispense est d’un maximum de 12 mois et peut être renouvelée.
Décision 08-02-18, a. 14.
15. Est dispensé des obligations prévues à l’article 2, le notaire qui n’exerce pas la profession notariale ou dont les seules activités s’y rapportant consistent à assermenter et à certifier conformes des copies d’actes versés dans son greffe ou dans celui dont il est cessionnaire. Agit notamment dans l’exercice de sa profession, le notaire qui pose l’un des gestes décrits à l’article 15 de la Loi sur le notariat (chapitre N-3), effectue des recherches ou des examens de titres, émet des opinions juridiques écrites ou verbales, rédige des contrats, atteste, ou encore participe à la préparation de documents ou à la cueillette d’informations reliées à un dossier ou à une transaction.
Décision 08-02-18, a. 15.
16. Pour obtenir une dispense visée à l’article 14 ou 15, le notaire doit transmettre au secrétaire une demande écrite accompagnée de tout document pertinent.
Décision 08-02-18, a. 16.
17. Le comité exécutif rend sa décision dans les 60 jours de la réception de la demande.
Lorsque le comité exécutif entend refuser la demande de dispense, le secrétaire doit en aviser le notaire par écrit et l’informer de son droit de présenter des observations écrites dans les 15 jours suivant la réception de l’avis.
Décision 08-02-18, a. 17.
18. Le secrétaire transmet la décision au notaire, par un moyen permettant l’obtention d’une preuve de réception, dans les 15 jours de celle-ci. La décision du comité exécutif est finale.
Décision 08-02-18, a. 18.
19. Dès que cesse la situation pour laquelle il bénéficie d’une dispense, le notaire doit en aviser par écrit le secrétaire et remplir les obligations prévues par le présent règlement aux conditions que le comité exécutif détermine.
Décision 08-02-18, a. 19.
SECTION V
DÉFAUTS ET SANCTIONS
20. Le secrétaire transmet, par un moyen permettant l’obtention d’une preuve de réception, un avis au notaire qui fait défaut de se conformer aux obligations de formation continue requises aux termes du présent règlement ou qui fait défaut de produire sa déclaration de formation.
Cet avis indique au notaire la nature de son défaut et l’informe qu’il dispose d’un délai de 60 jours à compter de sa réception pour y remédier et en fournir la preuve. L’avis mentionne de plus les sanctions auxquelles le notaire s’expose s’il continue de faire défaut à ses obligations.
Décision 08-02-18, a. 20.
21. Les heures de formation continue accumulées à la suite de la réception d’un avis de défaut sont imputées en priorité à la période de référence visée par cet avis de défaut.
Décision 08-02-18, a. 21.
22. Si le notaire ne remédie pas au défaut indiqué dans l’avis prévu à l’article 20, le secrétaire lui transmet, par un moyen permettant l’obtention d’une preuve de réception, un avis à l’effet qu’il dispose d’un nouveau délai de 90 jours à compter de la réception de ce deuxième avis pour s’y conformer et en fournir la preuve. Une pénalité de 500 $ lui est alors imposée pour ne pas avoir remédié à son premier défaut dans le délai imparti.
Décision 08-02-18, a. 22.
23. Si le notaire ne remédie pas au défaut indiqué dans l’avis prévu à l’article 22, le comité exécutif peut, sur rapport du secrétaire, suspendre son droit d’exercer des activités professionnelles. Le secrétaire signifie au notaire un avis l’informant de cette suspension, laquelle prend effet dès sa signification conformément aux dispositions du Code de procédure civile (chapitre C-25).
Le comité exécutif lève cette suspension lorsque le notaire lui fournit la preuve qu’il a remédié au défaut indiqué dans l’avis prévu à l’article 22.
Décision 08-02-18, a. 23.
24. (Omis).
Décision 08-02-18, a. 24.
RÉFÉRENCES
Décision 08-02-18, 2008 G.O. 2, 1050
L.Q. 2008, c. 11, a. 212