N-3, r. 16 - Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires

Texte complet
chapitre N-3, r. 16
Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires
NOTAIRES — TENUE DES DOSSIERS ET DES ÉTUDES
Loi sur le notariat
(chapitre N-3).
N-3
Code des professions
(chapitre C-26, a. 91).
C-26
1er septembre 2012
Remplacé, Décision 2010-11-15, 2012 G.O. 2, 821; eff. 2012-03-01; voir c. N-3, r. 17
SECTION I
TENUE DES DOSSIERS
1. Le notaire qui exerce à temps plein ou à temps partiel, seul ou en société, à son propre compte ou pour le compte d’un notaire ou d’une société de notaires doit tenir un dossier pour chacun de ses clients.
Pour les fins du présent règlement, le terme «client», désigne la personne à qui le notaire rend des services professionnels, qu’elle soit partie à un acte professionnel ou non.
Décision 95-04-13, a. 1.
2. Malgré l’article 1, lorsqu’un notaire est membre d’une société ou employé de celle-ci, d’un gouvernement ou de l’un de ses organismes ou d’une autre personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur, relativement aux personnes concernées par les services professionnels que rend ce notaire, sont considérés aux fins du présent règlement, à moins de conventions contraires entre la société ou l’employeur concerné et le notaire, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les renseignements mentionnés à l’article 3. Dans le cas contraire, ce notaire demeure assujetti à l’obligation prévue à l’article 1.
Décision 95-04-13, a. 2.
3. Le notaire doit consigner pour chaque dossier les éléments et les renseignements ainsi que conserver au dossier les documents suivants:
1°  la date d’ouverture du dossier;
2°  le nom du client ou de son représentant, son adresse et son numéro de téléphone;
3°  le cas échéant, une copie du contrat de service professionnel qu’il a conclu avec le client ou une description des motifs de la consultation accompagnée, s’il y a lieu, de la convention écrite d’honoraires;
4°  l’énumération détaillée et la description des services professionnels rendus;
5°  les recommandations faites au client dans le cadre d’une opinion juridique;
6°  les notes et la correspondance relatives aux services professionnels rendus;
7°  les documents et titres fournis par le client, s’il y a lieu;
8°  tous les autres documents et renseignements qu’il doit recueillir ou vérifier;
9°  une compilation des heures affectées à l’accomplissement du contrat de service ou de la consultation, par lui et son personnel, si la facturation est établie sur une base horaire;
10°  une copie de la note détaillée d’honoraires et de frais qu’il a transmise au client.
Décision 95-04-13, a. 3.
4. Le notaire qui utilise le support informatique pour le traitement et la conservation de tout ou partie des éléments, renseignements et documents relatifs à un dossier doit:
1°  sauvegarder les données ainsi recueillies et en conserver une copie conformément à l’article 20;
2°  utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers visés au présent règlement;
3°  protéger l’accès de ces données notamment par l’utilisation d’un mot de passe.
Décision 95-04-13, a. 4.
5. Lorsqu’un service professionnel qu’il rend implique plus d’une partie, le notaire peut regrouper les éléments, renseignements et documents visés à l’article 3 dans un seul dossier identifié au nom d’une de ces parties.
Décision 95-04-13, a. 5.
6. Le dossier peut être identifié sous un numéro pourvu que le système de classement permette le repérage par le nom de chacune des parties intéressées.
Décision 95-04-13, a. 6.
7. Le notaire doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.
Décision 95-04-13, a. 7.
8. Le notaire doit conserver chaque dossier pendant une période correspondant, selon le cas, aux délais de la prescription acquisitive ou extinctive applicable en vertu des dispositions du Code civil. Lorsqu’un dossier est visé autant par les délais de la prescription acquisitive qu’extinctive, le notaire doit conserver celui-ci pendant la plus longue des 2 périodes.
Décision 95-04-13, a. 8.
9. Lorsqu’une personne demande à reprendre un document qui lui appartient dans le dossier qui la concerne, le notaire doit insérer au dossier une note indiquant la nature du document et la date du retrait. Le notaire doit conserver au dossier une copie de la correspondance confirmant la transmission de ce document ou faire contresigner la note insérée au dossier par la personne qui requiert le document visé.
Décision 95-04-13, a. 9.
SECTION II
TENUE DES ÉTUDES
10. La présente section s’applique à l’étude où un notaire visé à l’article 1 exerce sa profession.
Pour les fins du présent règlement, l’étude est le local où le notaire rend des services professionnels.
Décision 95-04-13, a. 10.
11. Le notaire doit conserver dans son étude, ses greffes, répertoire, index, livres et registres de comptabilité en fidéicommis ainsi que les dossiers visés à la section I, sauf autorisation écrite du secrétaire de la Chambre lui permettant de les conserver en tout ou en partie dans un autre endroit conformément à l’article 20.
Décision 95-04-13, a. 11.
12. L’étude du notaire doit comprendre un cabinet de consultation dans un local fermé, réservé en tout temps à l’exercice de sa profession et aménagé de façon à ce que l’identité des personnes qui s’y trouvent ne puisse être connue, et que leurs comportement et conversations ne puissent être perçus de l’extérieur de ce cabinet.
Décision 95-04-13, a. 12.
13. L’étude doit également comprendre une salle d’attente adjacente au cabinet de consultation, destinée à recevoir les clients.
Décision 95-04-13, a. 13.
14. Si l’étude est située dans un édifice commercial ou public, son entrée doit donner directement sur l’extérieur ou sur une aire de circulation interne destinée au public ou à la clientèle de cet édifice.
Lorsqu’une étude est située à l’intérieur d’un local servant à l’exercice d’autres professions régies par le Code des professions (chapitre C-26), où sont mis en commun certains services, notamment la réception téléphonique, la salle d’attente ou la salle de conférence, son entrée peut donner directement sur la salle d’attente.
Décision 95-04-13, a. 14.
15. Le notaire doit afficher son permis à la vue du public.
Décision 95-04-13, a. 15.
16. Le notaire doit mettre à la vue du public, dans la salle d’attente, une copie du Code de déontologie des notaires (chapitre N-3, r. 2) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires (chapitre N-3, r. 12). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements l’adresse de la Chambre.
Décision 95-04-13, a. 16.
17. Le notaire qui s’absente de son étude pour plus de 15 jours doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre, de la durée de cette absence ainsi que du nom et de l’adresse du procureur nommé conformément au paragraphe l de l’article 15 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2).
Décision 95-04-13, a. 17.
SECTION III
PAPIER RÉGLEMENTAIRE, INDEX AU RÉPERTOIRE, CHAMBRES-FORTES ET COFFRES-FORTS
18. Le notaire doit employer, pour ses originaux, du papier chiffon mesurant 216 mm sur 356 mm et dont le grammage ou la masse doit être au moins de 75 g par mètre carré.
Décision 95-04-13, a. 18.
19. Le notaire doit tenir l’index prévu à l’article 20 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2), sous forme de fiche ou autrement, par ordre alphabétique du nom des parties. Il doit doter ces index d’un indice permettant un repérage rapide des actes inscrits au répertoire.
Décision 95-04-13, a. 19.
20. Le notaire conserve ses minutes, répertoire, index, livres de comptabilité en fidéicommis, logiciels d’application, incluant notamment les logiciels de gestion, de base de données et de comptabilité, les mises à jour ainsi que les copies de sauvegarde des données dans une chambre-forte ou un coffre-fort offrant la garantie d’une résistance au feu de 927ºC pour une période d’au moins une heure.
Décision 95-04-13, a. 20.
21. Pour l’application de l’article 20, le notaire doit, à la demande du comité exécutif, du secrétaire, du syndic, d’un syndic adjoint ou correspondant, d’un inspecteur ou d’un inspecteur correspondant fournir un certificat d’un expert attestant que sa chambre-forte ou son coffre-fort est conforme aux exigences de cet article.
Décision 95-04-13, a. 21.
SECTION IV
NORMES GÉNÉRALES DE PRATIQUE PROFESSIONNELLE
Décision 95-09-20, a. 1.
21.1. À l’ouverture d’un dossier, le notaire qui prépare et signe un contrat de service professionnel avec un client doit le faire en 2 exemplaires; il doit en remettre un exemplaire à ce client et conserver l’autre au dossier. Il en est de même pour la convention d’honoraires préparée et signée par le notaire et le client.
Décision 95-09-20, a. 1.
21.2. Les modifications apportées à un contrat de service professionnel ou à une convention d’honoraires doivent être préparées et signées en 2 exemplaires, dont l’un est remis au client et l’autre est conservé au dossier.
Décision 95-09-20, a. 1.
21.3. Le notaire doit conserver au dossier une preuve de vérification de l’identité et des pouvoirs d’agir de toute partie à un acte.
Décision 95-09-20, a. 1.
21.4. Le notaire doit, dans tout dossier se rapportant à la signature d’un acte d’aliénation d’un immeuble, conserver l’original ou une photocopie des documents suivants, à moins d’en avoir été exempté par les parties:
1°  les documents constituant l’examen des titres couvrant une période d’au moins 30 ans précédant la date de l’acte ou lorsque le titre du constituant remonte à plus de 30 ans, jusqu’à cette date;
2°  le certificat de localisation, le plan d’arpentage ou la description technique de l’immeuble;
3°  la preuve du paiement des taxes municipales et du droit de mutation;
4°  la preuve du paiement des taxes scolaires;
5°  l’état de décaissement des fonds détenus en fidéicommis par le notaire;
6°  le cas échéant, une preuve de l’existence d’un contrat d’assurance contre l’incendie.
Dans le cas d’un projet immobilier de plus de 5 immeubles, le notaire peut tenir, pour l’ensemble du projet, un dossier maître contenant les documents exigés au premier alinéa.
Décision 95-09-20 a. 1.
21.5. Le notaire doit, sans délai après la clôture d’un acte, à moins d’en avoir été exempté par les parties, veiller à l’inscription ou la radiation des droits contenus à cet acte au registre foncier ou au registre des droits personnels et réels mobiliers et conserver au dossier une photocopie du sommaire ou de l’extrait sur laquelle a été apposé un certificat de l’inscription faite sur le registre.
Décision 95-09-20, a. 1.
21.6. Dans le cas où un service professionnel requiert la signature d’un acte visant la radiation totale ou partielle de tous droits inscrits au registre foncier ou au registre des droits personnels et réels mobiliers, le notaire doit, dans les plus brefs délais, veiller à la signature de cet acte.
Décision 95-09-20, a. 1.
22. (Omis).
Décision 95-04-13, a. 22.
23. (Omis).
Décision 95-04-13, a. 23.
RÉFÉRENCES
Décision 95-04-13, 1995 G.O. 2, 1923
Décision 95-09-20, 1995 G.O. 2, 4435
L.Q. 2008, c. 11, a. 212