N-3, r. 12 - Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires

Texte complet
chapitre N-3, r. 12
Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires
NOTAIRES — CONCILIATION ET ARBITRAGE DES COMPTES
Loi sur le notariat
(chapitre N-3).
N-3
Code des professions
(chapitre C-26, a. 88).
C-26
1er octobre 2016
Remplacé, Décision 2016-06-15, 2016 G.O. 2, 3109; eff. 2016-10-01; voir chapitre N-3, r. 12.1.
SECTION I
CONCILIATION
1. Le Conseil d’administration de l’Ordre des notaires du Québec nomme un conciliateur des comptes chargé de disposer des demandes de conciliation des comptes des notaires.
Le conciliateur doit prêter le serment de discrétion selon la formule établie à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).
D. 1348-2002, a. 1.
2. Le client qui a un différend avec un notaire quant au montant d’un compte pour services professionnels peut en demander la conciliation.
Est un client, la personne tenue de payer le compte du notaire, même si elle n’est pas prestataire des services professionnels facturés sur ce compte.
D. 1348-2002, a. 2.
3. La demande de conciliation à l’égard d’un compte pour services professionnels qui n’a pas été acquitté ou qui a été acquitté, en tout ou en partie, doit être transmise au conciliateur dans les 45 jours de la date de réception du compte.
Dans le cas où des sommes ont été prélevées ou retenues par le notaire sur les fonds qu’il détient ou qu’il reçoit pour ou au nom du client, le délai commence à courir à compter de la date de réception du compte ou du moment où le client a connaissance que ces sommes ont été prélevées ou retenues, selon la plus tardive de ces dates.
D. 1348-2002, a. 3.
4. Toute demande écrite reçue par l’Ordre soulevant un différend sur le montant d’un compte pour services professionnels peut constituer une demande de conciliation si elle est produite dans le délai prévu à l’article 3.
D. 1348-2002, a. 4.
5. Le notaire ne peut intenter une action sur compte avant l’expiration des 45 jours de la date de réception du compte par le client.
Lorsqu’une demande de conciliation est transmise dans le délai de 45 jours, le notaire ne peut non plus intenter une action sur compte tant que le différend peut être réglé par conciliation ou par arbitrage.
Toutefois, le conciliateur peut autoriser une telle action s’il est à craindre que, sans cette mesure, le recouvrement de la créance ne soit mis en péril. Le notaire peut aussi demander des mesures provisionnelles conformément à l’article 623 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01).
D. 1348-2002, a. 5; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
6. Le conciliateur doit, sur réception d’une demande de conciliation, en aviser par écrit le notaire à son domicile professionnel et transmettre au client une copie du présent règlement.
D. 1348-2002, a. 6.
7. Le conciliateur procède à la conciliation de la façon qu’il considère appropriée. Le cas échéant, il tient compte du contrat de service intervenu entre le notaire et le client.
D. 1348-2002, a. 7.
8. Si la conciliation n’a pas conduit à une entente, le conciliateur transmet aux parties un rapport de sa conciliation portant notamment sur les éléments suivants:
1°  le montant du compte à l’origine du différend;
2°  le montant que le client reconnaît devoir.
De plus, il indique au client la procédure à suivre et le délai à respecter afin qu’il puisse soumettre le différend à l’arbitrage.
D. 1348-2002, a. 8.
SECTION II
ARBITRAGE
§ 1.  — Comité d’arbitrage
9. Le Conseil d’administration constitue un comité d’arbitrage chargé du traitement des demandes d’arbitrage.
Ce comité est composé d’au moins 4 membres nommés parmi les notaires inscrits au tableau de l’Ordre depuis au moins 10 ans.
Le Conseil d’administration désigne le président, le vice-président et le secrétaire du comité.
D. 1348-2002, a. 9.
10. Chaque membre du comité doit prêter le serment de discrétion selon la formule établie à l’annexe II du Code des professions (chapitre C-26).
D. 1348-2002, a. 10.
§ 2.  — Demande d’arbitrage
11. Lorsque la conciliation n’a pas conduit à une entente, le client peut demander l’arbitrage du compte en transmettant au secrétaire du comité sa demande écrite dans les 30 jours de la réception du rapport de conciliation prévu à l’article 8, sous peine de déchéance.
D. 1348-2002, a. 11.
12. Le secrétaire du comité doit, sur réception d’une demande d’arbitrage, en aviser par écrit le notaire à son domicile professionnel.
D. 1348-2002, a. 12.
13. Une demande d’arbitrage ne peut être retirée par le client que par écrit et avec le consentement du notaire.
D. 1348-2002, a. 13.
14. Toute entente intervenue entre le client et le notaire après la demande d’arbitrage doit être constatée par écrit, signée par eux et déposée auprès du secrétaire du comité.
Lorsque le conseil d’arbitrage est formé, celui-ci consigne l’entente dans sa sentence arbitrale et décide des frais de la manière prévue au premier alinéa de l’article 27.
D. 1348-2002, a. 14.
§ 3.  — Conseil d’arbitrage
15. Lorsque le montant en litige est de moins de 5 000 $, la demande d’arbitrage est entendue par un conseil d’arbitrage composé d’un arbitre unique désigné par le secrétaire du comité d’arbitrage parmi ses membres.
Lorsque le montant en litige est de 5 000 $ ou plus, la demande d’arbitrage est entendue par un conseil d’arbitrage composé de 3 arbitres désignés par le secrétaire du comité parmi ses membres. Les arbitres désignent parmi eux un président et un secrétaire.
Le montant en litige correspond à la différence entre le montant du compte pour services professionnels et la somme que le client reconnaît devoir au notaire.
D. 1348-2002, a. 15.
16. Le secrétaire du comité avise par écrit le ou les arbitres du conseil d’arbitrage ainsi que les parties de la constitution du conseil d’arbitrage.
D. 1348-2002, a. 16.
17. Au cas de décès, d’absence ou d’empêchement d’agir d’un arbitre, les autres terminent l’affaire et leur décision est valide.
Lorsque le conseil d’arbitrage est composé d’un arbitre unique ou que 2 arbitres d’un conseil d’arbitrage sont placés dans l’une ou l’autre des situations prévues au premier alinéa, le secrétaire du comité pourvoit au remplacement de la manière prévue à l’article 15 et, s’il y a lieu, l’audience du différend est reprise.
D. 1348-2002, a. 17.
18. Une demande de récusation à l’égard d’un arbitre ne peut être faite que pour l’un des motifs prévus à l’article 202 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01). La demande doit être transmise par écrit au secrétaire du comité d’arbitrage, au conseil d’arbitrage ainsi qu’aux parties, dans les 10 jours de la réception de l’avis prévu à l’article 16 ou de la connaissance du motif de récusation par la partie qui l’invoque, selon la plus tardive de ces dates.
Le comité exécutif se prononce sur cette demande et, le cas échéant, le secrétaire du comité pourvoit au remplacement de l’arbitre récusé de la manière prévue à l’article 15.
D. 1348-2002, a. 18; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
§ 4.  — Audience
19. Le secrétaire du comité fixe la date, l’heure et le lieu de l’audience. Il en avise, par écrit, le conseil d’arbitrage et les parties, au moins 10 jours avant cette date.
D. 1348-2002, a. 19.
20. Le conseil d’arbitrage peut demander à chacune des parties de transmettre au secrétaire du comité, dans un délai imparti, un exposé de leurs prétentions avec pièces à l’appui. Le secrétaire du comité transmet copie des exposés, dans les plus brefs délais de leur réception, au conseil et aux parties.
Le conseil d’arbitrage peut aussi demander les dossiers, documents ou renseignements qu’il estime nécessaires à la disposition du différend. Les parties sont tenues de se conformer à cette demande.
D. 1348-2002, a. 20.
21. Le conseil d’arbitrage entend les parties avec diligence, reçoit leur preuve ou constate leur défaut de se présenter, d’administrer leur preuve ou d’exposer leurs prétentions.
À ces fins, il adopte la procédure et applique les règles de preuve qui lui paraissent appropriées.
Le conseil d’arbitrage rend sa sentence suivant les règles de droit et en équité.
D. 1348-2002, a. 21.
22. Si une partie requiert l’enregistrement des témoignages ou leur transcription, elle en assume l’organisation et le coût.
D. 1348-2002, a. 22.
23. Le secrétaire du conseil d’arbitrage ou l’arbitre unique dresse et signe le procès-verbal de l’audience.
D. 1348-2002, a. 23.
§ 5.  — Sentence arbitrale
24. Le conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 30 jours de la fin de l’audience.
D. 1348-2002, a. 24.
25. La sentence arbitrale est rendue à la majorité des membres du conseil d’arbitrage.
Dans sa sentence arbitrale, le conseil d’arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte en litige. Il doit également déterminer, s’il y a lieu, le remboursement ou le paiement auquel une partie peut avoir droit.
Il peut aussi autoriser le notaire à prélever le paiement auquel il a droit en vertu de la sentence arbitrale à même les fonds qui lui ont été confiés en fidéicommis pour ou au nom du client.
La sentence arbitrale doit être motivée et signée par l’arbitre unique ou les arbitres qui y souscrivent. Si l’un d’eux refuse ou ne peut signer, les autres doivent en faire mention et la sentence a le même effet que si elle avait été signée par tous.
D. 1348-2002, a. 25.
26. Les dépenses engagées par les parties pour la tenue de l’arbitrage sont supportées respectivement par chacune d’elles et ne sont pas recouvrables de la partie adverse.
D. 1348-2002, a. 26.
27. Dans la sentence, le conseil d’arbitrage a entière discrétion pour décider des frais de l’arbitrage, soit les dépenses engagées par l’Ordre pour la tenue de l’arbitrage. Le montant total des frais d’arbitrage ne peut excéder 15% du montant en litige, qu’il soit mis à la charge de l’une ou l’autre des parties ou des deux. Lorsque le paiement est ordonné, ces frais sont d’un minimum de 50 $.
Le conseil d’arbitrage peut aussi, lorsque le compte en litige est maintenu en totalité ou en partie ou lorsqu’un remboursement est accordé, y ajouter l’intérêt et une indemnité calculés selon les articles 1618 et 1619 du Code civil, à compter de la demande de conciliation.
D. 1348-2002, a. 27.
28. La sentence arbitrale est définitive, sans appel, lie les parties et est exécutoire conformément aux articles 645 à 647 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01).
D. 1348-2002, a. 28; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
29. La sentence arbitrale est déposée auprès du secrétaire du comité qui la transmet alors aux parties.
D. 1348-2002, a. 29.
30. Une fois la sentence arbitrale rendue, le secrétaire du conseil d’arbitrage ou l’arbitre unique, selon le cas, transmet au secrétaire du comité le dossier complet de l’arbitrage, y compris le procès-verbal de l’audience. Le secrétaire du comité ne peut en délivrer des copies conformes qu’aux intéressés.
D. 1348-2002, a. 30.
SECTION III
DISPOSITIONS FINALES
31. Le présent règlement remplace le Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires (D. 70-98, 98-01-21).
Toutefois ce règlement continue de régir la procédure de conciliation et d’arbitrage des différends pour lesquels une demande de conciliation a été déposée avant le 19 décembre 2002.
D. 1348-2002, a. 31.
32. (Omis).
D. 1348-2002, a. 32.
RÉFÉRENCES
D. 1348-2002, 2002 G.O. 2, 8208
L.Q. 2008, c. 11, a. 212