H-4.1, r. 8 - Règlement sur l’exercice de la profession d’huissier de justice en société

Texte complet
chapitre H-4.1, r. 8
Règlement sur l’exercice de la profession d’huissier de justice en société
HUISSIERS — CODE DES PROFESSIONS — EXERCICE DE LA PROFESSION
Loi sur les huissiers de justice
(chapitre H-4.1, a. 3).
H-4.1
Code des professions
(chapitre C-26, a. 93, par. g et h et a. 94, par. p).
C-26
1er septembre 2012
SECTION I
CONDITIONS ET MODALITÉS D’EXERCICE
1. Un huissier peut, aux conditions, modalités et restrictions prévues au présent règlement, exercer ses activités professionnelles au sein d’une société par actions ou d’une société en nom collectif à responsabilité limitée au sens du chapitre VI.3 du Code des professions (chapitre C-26).
En tout temps, l’huissier doit prendre les moyens raisonnables pour s’assurer que cette société lui permette de respecter les dispositions de la Loi sur les huissiers de justice (chapitre H-4.1), du Code des professions et de leurs règlements d’application.
D. 646-2009, a. 1.
2. Un huissier peut exercer ses activités professionnelles au sein d’une société visée au premier alinéa de l’article 1 qui se présente exclusivement comme une société d’huissiers, si les conditions suivantes sont respectées en tout temps:
1°  la majorité des droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales de la société est détenue:
a)  soit par un ou plusieurs huissiers;
b)  soit par une société par actions dont au moins 90% des droits de vote rattachés aux actions sont détenus par un ou plusieurs huissiers exerçant leurs activités professionnelles au sein de la société;
c)  soit par une fiducie dont tous les fiduciaires sont des huissiers exerçant leurs activités professionnelles au sein de la société;
d)  soit à la fois par des personnes ou fiducies visées aux sous-paragraphes a à c;
2°  les administrateurs du conseil d’administration ou, selon le cas, les associés ou les administrateurs nommés par les associés pour gérer les affaires de la société en nom collectif à responsabilité limitée sont en majorité des huissiers exerçant leurs activités professionnelles au sein de la société;
3°  aucun associé, administrateur, dirigeant ou actionnaire de la société n’occupe une charge ou n’exerce une fonction incompatible avec l’exercice de la profession d’huissier, tel que prévu au Code de déontologie des huissiers de justice (chapitre H-4.1, r. 3);
4°  pour constituer le quorum à une réunion du conseil d’administration ou, selon le cas, du conseil de gestion interne de la société, la majorité des membres présents qui peuvent s’exprimer doit être composée d’huissiers.
L’huissier associé, administrateur, dirigeant ou actionnaire de la société doit s’assurer que les conditions prévues au premier alinéa sont inscrites dans les statuts constitutifs de la société ou stipulées dans le contrat constituant la société en nom collectif à responsabilité limitée et qu’il y est aussi inscrit ou, selon le cas, stipulé que cette société est constituée aux fins d’exercer des activités professionnelles.
D. 646-2009, a. 2.
3. Si l’une des personnes visées à l’article 2 est radiée pour une période de plus de 3 mois ou fait l’objet d’une révocation de son permis, elle ne peut, pendant la période de radiation ou de révocation, détenir directement ou indirectement aucune action ou part sociale de la société.
Elle ne peut également, pendant cette période, être administrateur, dirigeant ou représentant de la société.
D. 646-2009, a. 3.
4. L’huissier qui veut exercer ses activités professionnelles au sein d’une société doit, avant le début de l’exercice de ces activités, fournir au secrétaire de l’Ordre les documents suivants:
1°  une déclaration sous serment conforme aux dispositions de l’article 5 accompagnée des frais exigibles prescrits par le Conseil d’administration de l’Ordre;
2°  la confirmation écrite de l’autorité compétente à l’effet que la société fait l’objet d’une garantie conforme à la section II;
3°  dans le cas d’une société par actions, une copie de l’acte constitutif émanant de l’autorité compétente attestant l’existence de la société;
4°  la confirmation écrite de l’autorité compétente à l’effet que la société est immatriculée au Québec;
5°  un engagement écrit irrévocable de la société au sein de laquelle il exerce ses activités professionnelles donnant le droit aux personnes, aux comités, au conseil et au tribunal mentionnés à l’article 192 du Code des professions (chapitre C-26) d’exiger de toute personne la communication et l’obtention d’un document mentionné à l’article 12 ou d’une copie conforme d’un tel document;
6°  le cas échéant, une copie conforme de la déclaration requise en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises (chapitre P-44.1) indiquant que la société en nom collectif est devenue une société en nom collectif à responsabilité limitée.
D. 646-2009, a. 4.
5. La déclaration sous serment prévue au paragraphe 1 de l’article 4 est faite sur le formulaire fourni à cette fin par le secrétaire de l’Ordre et contient les renseignements suivants:
1°  le nom et le numéro de membre de l’huissier et son statut au sein de la société;
2°  le nom ainsi que les autres noms utilisés par la société au sein de laquelle l’huissier exerce ses activités professionnelles et le numéro d’entreprise de cette société attribué par le registraire des entreprises;
3°  la forme juridique de la société;
4°  une confirmation à l’effet que les conditions prévues à l’article 2 sont respectées;
5°  l’adresse du siège ou, selon le cas, du principal établissement de la société ainsi que l’adresse de ses autres établissements;
6°  s’il s’agit d’une société par actions, le nom et l’adresse du domicile des administrateurs et des dirigeants de la société ainsi que l’ordre ou le regroupement professionnel auquel ils appartiennent, le cas échéant;
7°  s’il s’agit d’une société en nom collectif à responsabilité limitée, le nom et l’adresse du domicile des associés et des administrateurs de la société ainsi que l’ordre ou le regroupement professionnel auquel ils appartiennent, le cas échéant;
8°  le cas échéant, la date à laquelle la société en nom collectif est continuée en société en nom collectif à responsabilité limitée;
9°  l’identification, s’il y a lieu, du répondant agissant en vertu des dispositions de l’article 6 et la confirmation à l’effet qu’il accepte le mandat, qu’il s’engage à s’assurer de l’exactitude des renseignements fournis à l’Ordre et à l’aviser sans délai de la fin de ce mandat.
D. 646-2009, a. 5.
6. Lorsque plus d’un huissier exerce ses activités professionnelles au sein d’une même société, une seule déclaration peut être faite par un répondant pour l’ensemble des huissiers de cette société.
Cette déclaration constitue la déclaration de chacun des huissiers, lesquels demeurent toutefois pleinement responsables de l’exactitude des renseignements fournis en vertu des paragraphes 1 et 2 de l’article 5.
Le répondant doit être un huissier associé, administrateur, dirigeant ou actionnaire de la société.
D. 646-2009, a. 6.
7. L’huissier ou le répondant doit:
1°  mettre à jour et fournir, avant le 31 mars de chaque année, la déclaration prévue au paragraphe 1 de l’article 4 accompagnée des frais exigibles prescrits par le Conseil d’administration de l’Ordre;
2°  informer sans délai le secrétaire de l’Ordre de toute modification à la garantie prévue à la section II ou aux informations transmises dans la déclaration prévue au paragraphe 1 de l’article 4 qui aurait pour effet d’affecter le respect des conditions prévues à l’article 2.
D. 646-2009, a. 7.
8. S’il constate que l’une des conditions prévues au présent règlement ou au chapitre VI.3 du Code des professions (chapitre C-26) n’est plus respectée, l’huissier doit, dans les 15 jours de ce constat, prendre les mesures nécessaires pour s’y conformer, à défaut de quoi il cesse d’être autorisé à exercer ses activités professionnelles au sein de la société.
D. 646-2009, a. 8.
SECTION II
GARANTIE DE LA RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE
9. L’huissier qui exerce ses activités professionnelles au sein d’une société doit fournir et maintenir pour cette société, en adhérant au contrat du régime collectif d’assurance de la responsabilité professionnelle conclu par l’Ordre, une garantie contre la responsabilité professionnelle que cette société peut encourir en raison des fautes commises par l’huissier dans l’exercice de ses activités professionnelles au sein de cette société.
D. 646-2009, a. 9.
10. Cette garantie doit prévoir les conditions minimales suivantes:
1°  l’engagement par l’assureur de payer au lieu et place de la société, en excédent du montant de garantie que doit fournir l’huissier conformément au Règlement sur l’assurance de la responsabilité professionnelle de la Chambre des huissiers de justice du Québec (chapitre H-4.1, r. 2) et jusqu’à concurrence du montant de la garantie, toute somme que la société peut légalement être tenue de payer à des tiers relativement à une réclamation présentée pendant la période couverte par la garantie et résultant des fautes commises par l’huissier dans l’exercice de ses activités professionnelles au sein de la société;
2°  l’engagement par l’assureur de prendre fait et cause pour la société et d’assumer sa défense dans toute action dirigée contre elle et de payer, outre les sommes couvertes par la garantie, tous les frais et frais de justice des actions contre la société, y compris ceux de l’enquête et de la défense et les intérêts sur le montant de la garantie;
3°  l’engagement par l’assureur que la garantie soit d’au moins 1 000 000 $ par réclamation et d’au moins 1 000 000 $ pour l’ensemble des réclamations relatives à la période annuelle d’assurance, et ce, quel que soit le nombre de membres de la société;
4°  dans le cas où l’huissier exerce seul l’ensemble des activités professionnelles au sein d’une société par actions, l’engagement par l’assureur que la garantie soit d’au moins 500 000 $ par réclamation et d’au moins 1 000 000 $ pour l’ensemble des réclamations relatives à la période annuelle d’assurance;
5°  l’engagement par l’assureur de donner au secrétaire de l’Ordre un préavis d’au moins 30 jours lorsqu’il entend résilier la garantie, la modifier quant à l’une des conditions prévues au présent article ou ne pas la renouveler.
D. 646-2009, a. 10; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
SECTION III
RENSEIGNEMENTS ADDITIONNELS
11. Lorsqu’une société en nom collectif est continuée en société en nom collectif à responsabilité limitée ou lorsqu’une société par actions ou une société en nom collectif à responsabilité limitée est formée, l’huissier qui exerce ses activités professionnelles au sein de la société doit transmettre à ses clients, dans les 15 jours de la continuation ou de la formation, un avis les informant de la nature et des effets de la continuation ou de la formation de la société, notamment quant à sa responsabilité professionnelle et à celle de la société.
D. 646-2009, a. 11.
12. Les documents qui peuvent être exigés de la société en vertu du paragraphe 5 de l’article 4 sont les suivants:
1°  si l’huissier exerce au sein d’une société par actions:
a)  le registre complet et à jour des statuts et règlements de la société;
b)  le registre complet et à jour des actions de la société;
c)  le registre complet et à jour des actionnaires de la société;
d)  le registre complet et à jour des administrateurs de la société;
e)  toute convention entre actionnaires ou entente de vote et toute modification y afférente;
f)  toute convention portant sur l’octroi d’option d’achat d’actions comportant droit de vote ou portant sur tout autre droit, même conditionnel, conféré à une personne et lui permettant de se faire émettre de telles actions;
g)  la déclaration d’immatriculation de la société et sa mise à jour;
h)  le nom des principaux dirigeants de la société ainsi que l’adresse de leur domicile;
2°  s’il exerce au sein d’une société en nom collectif à responsabilité limitée:
a)  le contrat de société et ses modifications;
b)  la déclaration d’immatriculation de la société et sa mise à jour;
c)  le nom des principaux dirigeants de la société ainsi que l’adresse de leur domicile;
d)  le registre complet et à jour des associés de la société;
e)  le cas échéant, le registre complet et à jour des administrateurs de la société.
D. 646-2009, a. 12.
13. (Omis).
D. 646-2009, a. 13.
RÉFÉRENCES
D. 646-2009, 2009 G.O. 2, 2673
L.Q. 2010, c. 7, a. 282