H-4.1, r. 15 - Règlement sur la tenue des dossiers et des études des membres de la Chambre des huissiers de justice du Québec

Texte complet
chapitre H-4.1, r. 15
Règlement sur la tenue des dossiers et des études des membres de la Chambre des huissiers de justice du Québec
HUISSIERS — CODE DES PROFESSIONS — TENUE DES DOSSIERS ET DES ÉTUDES DES MEMBRES
Loi sr les huissiers de justice
(chapitre H-4.1, a. 3).
H-4.1
Code des professions
(chapitre C-26, a. 91).
C-26
1er septembre 2012
Remplacé, Décision OPQ 2017-147, 2018 G.O. 2, 157; eff. 2018-02-01; voir chapitre H-4.1, r. 15.1.
SECTION I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Dans le présent règlement, le mot «huissier» signifie quiconque est inscrit au tableau de la Chambre des huissiers de justice du Québec et qui exerce seul ou en société.
Décision 2001-11-22, a. 1.
2. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers, livres, registres et comptes d’un huissier, pourvu que leur accessibilité soit assurée notamment sous forme d’écrit.
Décision 2001-11-22, a. 2.
SECTION II
L’ÉTUDE D’HUISSIER
3. L’huissier dont l’étude est située dans un édifice commercial doit l’aménager de telle sorte que l’entrée donne directement sur l’extérieur ou sur un couloir destiné à la clientèle de cet édifice.
L’huissier dont l’étude est située à l’intérieur d’un local où sont mis en commun certains services, notamment la réception téléphonique, la salle d’attente ou la salle de conférence, doit l’aménager de telle sorte que l’entrée donne directement sur la salle d’attente.
Décision 2001-11-22, a. 3.
4. L’huissier dont l’étude est située dans sa résidence doit en aménager une partie à cette seule fin laquelle peut aussi lui servir de cabinet au sens de l’article 5.
Décision 2001-11-22, a. 4.
5. L’huissier doit recevoir les justiciables, les paiements et la signification des actes de procédure qui lui sont destinés dans un cabinet de l’étude destiné exclusivement à cet usage. Il y garde aussi ses dossiers, livres, registres et comptes prévus par règlement.
L’huissier appelé à conserver un document doit constituer un dossier et en préserver la confidentialité en tout temps. À cette fin, il peut le conserver en sa forme originelle ou sur support électronique dans un local ou un meuble auquel le public ne peut accéder librement et qu’il garde fermé à clé ou autrement.
Décision 2001-11-22, a. 5.
6. L’huissier doit garder l’original de son permis au lieu où il exerce principalement sa profession.
Décision 2001-11-22, a. 6.
7. L’huissier doit mettre à la disposition du public, dans le cabinet visé à l’article 5, une copie du Code de déontologie des huissiers (chapitre H-4.1, r. 3).
Décision 2001-11-22, a. 7.
8. L’huissier doit placer, à la vue du public, une enseigne indiquant les heures d’ouverture de l’étude.
Décision 2001-11-22, a. 8.
9. L’huissier qui s’absente de son étude doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité de ses services.
S’il exerce seul et s’absente plus de 5 jours ouvrables francs consécutifs, excluant les 26 décembre et 2 janvier, il doit également faire connaître, par écrit au secrétaire de la Chambre, l’huissier qui le remplace.
Décision 2001-11-22, a. 9; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
SECTION III
CESSATION DÉFINITIVE D’EXERCICE
10. La présente section s’applique à la disposition des dossiers, livres, registres, comptes et à la disposition des actes de procédure visés à l’article 8 de la Loi sur les huissiers de justice (chapitre H-4.1) détenus par un huissier qui cesse définitivement d’exercer sa profession.
Toutefois, la présente section ne s’applique pas à un huissier qui cesse d’exercer sa profession alors qu’il est associé ou à l’emploi d’une société d’huissiers si cette société garde les éléments visés au premier alinéa.
La présente section s’applique lorsque tous les associés d’une société d’huissiers cessent d’exercer.
Décision 2001-11-22, a. 10.
11. Une convention de cession ou de garde provisoire des éléments visés à l’article 10 d’un huissier cessant d’exercer doit être constatée par écrit et signée en 2 exemplaires dont l’un est expédié au secrétaire de la Chambre.
Décision 2001-11-22, a. 11.
12. L’huissier qui cesse définitivement d’exercer sa profession doit, au plus tard 15 jours avant la date fixée pour la cessation d’exercice:
1°  s’il a trouvé un cessionnaire, aviser le secrétaire par écrit, expédié par poste recommandée, de la date à laquelle il compte cesser d’exercer sa profession, lui remettre copie de la convention qu’il a conclue avec le cessionnaire et lui indiquer le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de ce cessionnaire;
2°  s’il n’a pu trouver un cessionnaire, en informer le secrétaire, par poste recommandée, et l’aviser qu’il lui remettra à ses propres frais, la garde des éléments visés à l’article 10;
3°  retourner au secrétaire le permis, la carte d’identité et l’insigne fournis par la Chambre.
Décision 2001-11-22, a. 12; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
13. Lorsqu’un huissier décède, est radié de façon permanente ou que son permis est révoqué, le secrétaire prend possession des éléments visés à l’article 10 et de ceux visés au paragraphe 3 de l’article 12 dans les 15 jours suivant la survenance de l’une de ces éventualités.
Le premier alinéa ne s’applique pas dans le cas où l’huissier a prévu une convention écrite de cession en cas de décès et qu’il en a transmis copie, sous pli recommandé, au secrétaire de la Chambre au plus tard 15 jours après l’avoir signée.
Le premier alinéa ne s’applique pas à l’huissier radié de façon permanente ou dont le permis est révoqué s’il a convenu par écrit d’une cession et qu’une copie en a été transmise, par poste recommandée, au secrétaire de la Chambre dans les 15 jours suivant la radiation ou la révocation.
Décision 2001-11-22, a. 13; N.I. 2016-01-01 (NCPC).
14. Dans les cas où une cession a été convenue et qu’elle ne peut être exécutée, le secrétaire prend sans délai possession des effets visés à l’article 10 et au paragraphe 3 de l’article 12.
Décision 2001-11-22, a. 14.
15. Le cessionnaire ou, selon le cas, le secrétaire doit, dans les 10 jours suivant la date où il prend possession des éléments visés à l’article 10 et au paragraphe 3 de l’article 12 d’un huissier cessant définitivement d’exercer, faire publier dans un quotidien circulant dans la région où l’huissier exerçait sa profession, une annonce indiquant son adresse, son numéro de téléphone et les heures de bureau pendant lesquelles il peut être rejoint. Cette publication doit être affichée au palais de justice du district où l’huissier exerçait sa profession.
Décision 2001-11-22, a. 15.
16. Lorsqu’il est en possession des éléments visés à l’article 10, le cessionnaire ou, selon le cas, le secrétaire doit prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des justiciables.
Décision 2001-11-22, a. 16.
SECTION IV
CESSATION TEMPORAIRE D’EXERCICE ET LIMITATION DU DROIT D’EXERCICE
17. Les articles 10, 11, 14 et 16 s’appliquent compte tenu des adaptations nécessaires aux cas de radiation temporaire du tableau ou de cessation ou de suspension temporaire du droit d’exercer. Les paragraphes 1 et 2 de l’article 12 s’appliquent aussi dans ces cas mais l’huissier doit s’y conformer dans les 5 jours de la date de la décision.
Dans le cas d’une limitation du droit d’exercice, les articles énumérés au premier alinéa s’appliquent aux éléments visés à l’article 10 relatifs aux actes professionnels qu’il n’est pas autorisé à accomplir.
Dans tous ces cas, l’article 15 s’applique lorsque la période temporaire est de plus de 6 mois.
Décision 2001-11-22, a. 17.
18. (Omis).
Décision 2001-11-22, a. 18.
DÉCLARATION DE CONFORMITÉ AU RÈGLEMENT SUR LA TENUE D’UNE ÉTUDE DE LA CHAMBRE DES HUISSIERS DE JUSTICE DU QUÉBEC
(a. 3)
Je soussigné,

nom du signataire
exerçant principalement la profession d’huissier de justice en société sous le nom de:

nom de la société
au

numéro rue bureau

ville code postal district judiciaire
suivant le deuxième alinéa de l’article 10 de la Loi sur les huissiers de justice (chapitre H-4.1), dûment autorisé aux termes de la résolution annexée, déclare sous serment que notre société se conforme au Règlement sur la tenue des dossiers et des études des membres de la Chambre des huissiers de justice du Québec (chapitre H-4.1, r. 15), et désigne l’huissier:

nom de l’huissier désigné
qui aura la responsabilité de notre étude située au:

numéro rue bureau

ville code postal district judiciaire
et qui y exercera principalement sa profession au sens de l’article 60 du Code des professions (chapitre C-26).
J’annexe à la présente déclaration:
1. La résolution de la société aux fins d’autoriser la signature de la présente déclaration et désignant l’huissier qui aura la responsabilité de l’étude.
2. Une copie conforme de la déclaration de société produite au registre constitué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises (chapitre P-44.1).
Et j’ai signé à ______________________________ ce ______________________________

Signature de l’associé autorisé
Déclaré sous serment devant moi
à _________________________________________________________________________________________
ce ________________________________________________________________________________________
_______________________________________________
Commissaire à l’assermentation pour:
Décision 2001-11-22, Ann. 1.
RÉFÉRENCES
Décision 2001-11-22, 2002 G.O. 2, 3270 et 3515
L.Q. 2010, c. 7, a. 282