C-26, r. 65 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des comptables généraux accrédités

Texte complet
chapitre C-26, r. 65
Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des comptables généraux accrédités
COMPTABLES GÉNÉRAUX ACCRÉDITÉS — CODE DES PROFESSIONS — TENUE DES DOSSIERS
Code des professions
(chapitre C-26, a. 91).
C-26
1er septembre 2012
Abrogé implicitement, 2012, chapitre 11, a. 25, par. 1.
SECTION I
TENUE DES DOSSIERS
1. Le membre de l’Ordre professionnel des comptables généraux accrédités du Québec, doit tenir, sous réserve de l’article 7, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses clients.
Décision 82-06-05, a. 1.
2. Le membre doit consigner dans chaque dossier les renseignements suivants:
1°  la date d’ouverture du dossier;
2°  le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du client;
3°  une description sommaire des motifs de la consultation;
4°  une description des services professionnels rendus et leur date;
5°  les recommandations faites au client;
6°  les annotations, la correspondance et les autres documents appartenant au client et relatifs aux services professionnels rendus.
Décision 82-06-05, a. 2.
3. Le membre doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier. De plus, le membre doit ouvrir pour un même client des dossiers distincts si les services rendus sont différents les uns des autres.
Décision 82-06-05, a. 3.
4. Le membre doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.
Décision 82-06-05, a. 4.
5. Le membre doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement.
Décision 82-06-05, a. 5.
6. Lorsqu’un client retire un document qui lui appartient du dossier qui le concerne, le membre doit insérer dans ce dossier une note signée par ce client indiquant la nature du document et la date du retrait.
Décision 82-06-05, a. 6.
7. Lorsque le membre est sociétaire ou à l’emploi d’une société, ou lorsqu’il est à l’emploi d’une personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux personnes concernées par les services professionnels que rend ce membre sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les renseignements mentionnés à l’article 2. S’il ne peut le faire, il doit tenir un dossier pour chacune de ces personnes. Le membre doit signer ou parapher toute inscription ou rapport qu’il introduit dans le dossier d’un client.
Décision 82-06-05, a. 7.
8. Rien dans la présente section ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un membre pourvu que leur confidentialité soit respectée.
Décision 82-06-05, a. 8.
SECTION II
TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION
9. La présente section ne s’applique qu’au cabinet de consultation où un membre exerce à son propre compte ou pour le compte d’un autre membre ou d’une société de membres.
Décision 82-06-05, a. 9.
10. Un membre doit aménager son cabinet de consultation de façon à ce que l’identité et les conversations des personnes qui s’y trouvent ne puissent être perçues de l’extérieur de ce cabinet.
Ce cabinet de consultation ne comprend pas l’endroit mentionné à l’article 11, ni la salle de travail du membre ou des employés de ce membre.
Décision 82-06-05, a. 10.
11. Un membre doit aménager près de son cabinet de consultation un endroit destiné à recevoir les personnes à qui il rend les services professionnels.
Décision 82-06-05, a. 11.
12. Un membre doit afficher son permis à la vue du public.
Décision 82-06-05, a. 12.
13. Un membre doit mettre à la vue du public dans le lieu mentionné à l’article 11 une copie du Code de déontologie des comptables généraux accrédités (chapitre C-26, r. 48) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des comptables généraux accrédités (chapitre C-26, r. 62). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements l’adresse de l’Ordre.
Décision 82-06-05, a. 13.
14. Un membre ne peut afficher dans son cabinet de consultation et dans tout autre local relié à la pratique de sa profession que les diplômes ou documents qui ont un rapport avec l’exercice de sa profession et qui ne sont pas susceptibles d’induire les clients en erreur sur sa formation professionnelle.
Décision 82-06-05, a. 14.
15. Le membre qui s’absente de son cabinet de consultation pour plus de 5 jours ouvrables consécutifs doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre de la durée de cette absence.
Décision 82-06-05, a. 15.
16. (Omis).
Décision 82-06-05, a. 16.
RÉFÉRENCES
Décision 82-06-05, 1982 G.O. 2, 2529
L.Q. 2009, c. 35, a. 76