A-6.01, r. 2.1 - Directive concernant la gestion des taxes de vente

Texte complet
chapitre A-6.01, r. 2.1
Directive concernant la gestion des taxes de vente
ADMINISTRATION PUBLIQUE — GESTION DES TAXES DE VENTE
Loi sur l’administration publique
(chapitre A-6.01, a. 74)
A-6.01
1er avril 2013
SECTION 1
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
CHAMP D’APPLICATION
1. Cette directive s’applique aux ministères et aux organismes de l’Administration gouvernementale visés par l’article 3 de la Loi sur l’administration publique (chapitre A-6.01) mentionnés à l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale (Canada-Québec).
D. 205-2013, a. 1.
DÉFINITIONS
2. Dans la présente directive, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:
«indemnité»: somme qu’un employeur verse à un salarié, conformément à un règlement, à un décret, à une directive ou à une convention collective, en raison de dépenses engagées dans le cadre de son emploi ou de ses fonctions, en sus de son traitement ou de son salaire, et dont le montant n’a pas à être appuyé par une pièce justificative;
«remboursement de dépenses»: somme qu’un employeur verse à un salarié conformément à un règlement, à un décret, à une directive ou à une convention collective, sur présentation de pièces justificatives pour lui rembourser les dépenses engagées dans le cadre de son emploi ou de ses fonctions, en sus de son traitement ou de son salaire;
«taxes de vente»: taxe de vente du Québec payée en vertu du Titre 1 de la Loi sur la taxe de vente du Québec (chapitre T-0.1), taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée prévues à la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise (L.R.C. 1985, c. E-15).
D. 205-2013, a. 2.
SECTION 2
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
RESPONSABILITÉS À L’ÉGARD DE LA COMPTABILISATION DES TAXES DE VENTE ET DU REMBOURSEMENT GOUVERNEMENTAL
3. Les ministères et les organismes doivent se prévaloir du mécanisme de remboursement gouvernemental de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée convenu entre le gouvernement du Québec et le gouvernement fédéral ainsi que du mécanisme de remboursement gouvernemental de la taxe de vente du Québec prévu par la Loi sur la taxe de vente du Québec (chapitre T-0.1).
D. 205-2013, a. 3.
4. Les taxes de vente comptabilisées par les ministères et les organismes aux fins des remboursements gouvernementaux doivent correspondre aux taxes de vente à payer ou payées qui apparaissent sur un document du fournisseur relativement à une fourniture taxable d’un bien ou d’un service, sauf:
1°  si une disposition contraire est prévue par la loi;
2°  dans les cas visés aux articles 13 et 14 de la présente directive pour les ministères et les organismes qui y sont assujettis.
Toute taxe autre que les taxes de vente ne doit pas être comptabilisée aux fins du remboursement gouvernemental des taxes de vente.
D. 205-2013, a. 4.
5. Les taxes de vente perçues ou à percevoir par un ministère ou un organisme lors de la fourniture taxable d’un bien ou d’un service ne doivent pas être comptabilisées à l’encontre des montants de taxes de vente comptabilisés aux fins du remboursement gouvernemental des taxes de vente.
D. 205-2013, a. 5.
6. Sauf s’ils font partie de la demande de remboursement gouvernemental regroupée produite par le ministère des Finances et de l’Économie conformément à la section 3, les organismes doivent transmettre leurs demandes de remboursement gouvernemental des taxes de vente à l’Agence du revenu du Québec et à l’Agence du revenu du Canada dans un intervalle minimal de 2 semaines et d’au plus un trimestre.
D. 205-2013, a. 6.
7. Les ministères et les organismes mettent en place des mécanismes de contrôle interne qui assurent que:
1°  la comptabilisation des taxes de vente payées et à payer soit fiable et exacte;
2°  les demandes de remboursement gouvernemental des taxes de vente portent sur des montants admissibles et calculés avec exactitude.
Ils conservent les preuves permettant de démontrer le bon fonctionnement et la fiabilité de ces mécanismes de contrôle notamment lors d’une vérification par l’Agence du revenu du Québec, par l’Agence du revenu du Canada ou par le Contrôleur des finances.
D. 205-2013, a. 7.
8. Les ministères et les organismes veillent également à ce que la période visée par chaque demande ne reproduise ou ne chevauche aucune période visée par une demande produite précédemment, sauf dans le cas où:
1°  une demande, ayant fait l’objet d’un rejet de la part de l’Agence du revenu du Québec ou de l’Agence du revenu du Canada, est corrigée par le ministère des Finances et de l’Économie, dans le cas d’une demande de remboursement gouvernemental regroupée ou par l’organisme, dans le cas d’une demande de remboursement gouvernemental individuelle, qui doit la soumettre à nouveau;
2°  le ministère des Finances et de l’Économie, dans le cas d’une demande de remboursement gouvernemental regroupée ou l’organisme, dans le cas d’une demande de remboursement gouvernemental individuelle, demande à l’Agence du revenu du Québec ou à l’Agence du revenu du Canada la réévaluation d’une demande qu’il a préalablement soumise dans le but d’obtenir un ajustement visant à inclure un montant de remboursement gouvernemental supplémentaire qui était payable ou à soustraire un tel montant qui n’était pas payable.
D. 205-2013, a. 8.
PIÈCES JUSTIFICATIVES
9. Les documents à l’appui des demandes de remboursement gouvernemental des taxes de vente doivent être conservés au minimum jusqu’à l’expiration d’une période de 6 années suivant la dernière année à laquelle les documents se rapportent.
D. 205-2013, a. 9.
CRÉATION OU MODIFICATION D’ORGANISME
10. Lors de la création, d’un changement de statut juridique ou d’une modification à la nature des opérations d’un organisme, l’organisme s’informe auprès du ministère des Finances et de l’Économie de son admissibilité à bénéficier du mécanisme de remboursement gouvernemental des taxes de vente. Le cas échéant, l’organisme doit fournir tout renseignement à la demande du ministère des Finances et de l’Économie afin que celui-ci analyse la demande et entreprenne, s’il y a lieu, les démarches auprès du ministère des Finances du Canada en vue que l’organisme soit intégré ou retiré de l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale (Canada-Québec). L’organisme doit tenir informé le ministère des Finances et de l’Économie de toute modification aux renseignements qui lui ont été fournis précédemment.
Cette démarche auprès du ministère des Finances et de l’Économie peut également être faite par un ministère pour un organisme qui relève de son ministre.
Le ministère des Finances et de l’Économie publie une copie à jour de l’annexe A de l’Accord de réciprocité fiscale (Canada-Québec) sur le site extranet du Contrôleur des finances.
D. 205-2013, a. 10.
SECTION 3
RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES DES MINISTÈRES ET DES ORGANISMES QUI UTILISENT SAGIR
11. Cette section s’applique aux ministères et aux organismes qui utilisent le système comptable du gouvernement (SAGIR).
D. 205-2013, a. 11.
COMPTABILISATION DES TAXES DE VENTE À ÊTRE DEMANDÉES
12. Chaque ministère et organisme s’assure, à la clôture de chaque mois, que toutes les taxes de vente dont le remboursement gouvernemental peut être demandé pour la période soient inscrites au système comptable du gouvernement dans des comptes à recevoir des taxes sur les produits et services et des taxes de vente harmonisées ainsi que des taxes de vente du Québec. Il est entendu que cette obligation vise également les fournitures taxables acquises (biens et services) pour les activités d’un fonds spécial ou d’un compte à fin déterminée visés respectivement par les articles 5.1 et 6 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001) dont le ministère ou l’organisme est responsable.
En ce qui a trait aux fournitures taxables destinées à un fonds spécial dont les opérations comptables ne sont pas inscrites au système comptable du gouvernement, la compilation des taxes de vente payées et à payer est inscrite, aux fins de leur remboursement gouvernemental, par le ministère ou l’organisme responsable du fonds spécial au système comptable du gouvernement, sur présentation mensuelle de pièces justificatives appropriées. Le ministère ou l’organisme responsable comptabilise alors un compte à payer au fonds spécial du montant des taxes de vente demandé ainsi qu’un compte équivalent de taxes de vente à recevoir de l’Agence du revenu du Québec et de l’Agence du revenu du Canada. Il prend enfin les dispositions nécessaires pour l’émission du paiement au fonds spécial.
D. 205-2013, a. 12.
RÈGLES PARTICULIÈRES À L’ÉGARD DES INDEMNITÉS ET REMBOURSEMENTS DE DÉPENSES
13. Les taxes de vente réputées payées à l’égard d’une indemnité sont comptabilisées selon les facteurs fiscaux indiqués à l’annexe 1. Celles réputées payées à l’égard d’un remboursement de dépenses sont comptabilisées selon les facteurs fiscaux indiqués à l’annexe 2.
D. 205-2013, a. 13.
14. Les taxes de vente réputées payées à l’égard d’un paiement fait à l’aide d’un fonds local ou d’une petite caisse sont comptabilisées selon les facteurs fiscaux indiqués à l’annexe 2.
D. 205-2013, a. 14.
15. Le secrétariat du Conseil du trésor publie un guide comprenant les indemnités ainsi que les remboursements de dépenses pour lesquels les facteurs fiscaux de l’annexe 1 ou 2 doivent être utilisés.
Le guide est mis à jour par le secrétariat du Conseil du trésor avec la participation de l’Agence du revenu du Québec annuellement et au besoin, pour tenir compte des modifications ayant trait aux indemnités et aux remboursements de dépenses.
D. 205-2013, a. 15.
DEMANDE DE REMBOURSEMENT GOUVERNEMENTAL REGROUPÉE
16. La comptabilisation des transactions aux fins d’une demande de remboursement gouvernemental doit être complétée par les ministères et les organismes le premier jour ouvrable du mois qui suit le mois concerné. Les demandes de remboursement gouvernemental des taxes de vente des ministères et organismes visés par la présente section sont transmises mensuellement par le ministère des Finances et de l’Économie.
Chaque ministère et organisme est imputable des montants pour lesquels un remboursement gouvernemental des taxes de vente a été demandé. Il est redevable des montants qui peuvent lui être réclamés par l’Agence du revenu du Québec ou par l’Agence du revenu du Canada notamment à la suite d’une vérification.
Chaque ministère ou organisme nomme un répondant au sein de son organisation et fournit ses coordonnées au ministère des Finances et de l’Économie. Il lui transmet également tout autre renseignement que ce dernier lui demande dans le cadre de l’exercice de ses fonctions.
D. 205-2013, a. 16.
CORRECTION D’ERREURS
17. Lorsqu’un ministère ou un organisme constate une erreur à l’égard d’un montant des taxes de vente dont le remboursement gouvernemental a été demandé antérieurement, il apporte, dans le mois courant, les corrections appropriées dans le système comptable du gouvernement en s’assurant de les documenter au moyen de pièces justificatives adéquates.
Toutefois, dans les cas exceptionnels de réévaluation ou de correction, notamment lorsque les montants en cause sont importants ou que l’erreur porte sur plusieurs mois ou plusieurs transactions, le ministère ou l’organisme en informe plutôt le Contrôleur des Finances afin que celui-ci convienne, avec l’Agence du revenu du Québec et l’Agence du revenu du Canada, des suites à donner. Le cas échéant, le Contrôleur des Finances informe le ministère ou l’organisme des procédures à suivre pour corriger l’erreur.
D. 205-2013, a. 17.
REMBOURSEMENTS AUX ORGANISMES AUTRES QUE BUDGÉTAIRES
18. Sur réception des remboursements gouvernementaux émis par l’Agence du revenu du Québec ou par l’Agence du revenu du Canada, le ministère des Finances et de l’Économie remet à l’organisme autre que budgétaire pour lequel il a fait une demande de remboursement gouvernemental, les montants de taxes de vente reçus pour cet organisme.
D. 205-2013, a. 18.
SECTION 4
RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES DES MINISTÈRES ET DES ORGANISMES BUDGÉTAIRES
19. Cette section s’applique aux ministères et aux organismes budgétaires.
D. 205-2013, a. 19.
TRAITEMENT DES CRÉDITS RELATIFS AUX TAXES DE VENTE
20. Les ministères et les organismes budgétaires pourvoient au paiement des taxes de vente à même les crédits permanents prévus à l’article 9.1 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001) de la supercatégorie «Prêts, placements, avances et autres».
Les sommes d’argent reçues et à recevoir par les ministères et les organismes budgétaires, pour une année financière, en remboursement des taxes de vente sont retournées à ce même crédit. À cette fin, les crédits permanents qu’ils ont utilisés sont retournés à ces mêmes crédits lorsque la comptabilisation mensuelle des taxes de vente, aux fins de leur remboursement gouvernemental, est complétée.
D. 205-2013, a. 20.
SECTION 5
DISPOSITION FINALE
21. (Omis).
D. 205-2013, a. 21.
ANNEXE 1
FACTEURS FISCAUX RELATIFS À LA COMPTABILISATION DES TAXES DE VENTE RÉPUTÉES PAYÉES À L’ÉGARD DES INDEMNITÉS
1. Les taxes de vente réputées payées sur les indemnités mentionnées au guide prévu à l’article 15 de la présente directive sont comptabilisées aux fins du remboursement gouvernemental selon les facteurs établis par les autorités fiscales compétentes sur la base du taux de taxe de vente prévu aux législations pertinentes.
2. Ces facteurs sont:
1° pour la taxe de vente du Québec: 9,975/109,975 du total de l’indemnité;
2° pour la taxe sur les produits et services: 5/105 du total de l’indemnité;
3° pour la taxe de vente harmonisée, lorsqu’une indemnité est comptabilisée par l’entremise d’une fonctionnalité autre que la fonctionnalité «Libre-service comptes de dépenses (LSCD)» du système comptable du gouvernement (SAGIR):
a) 13/113 du total de l’indemnité pour l’Ontario, le Nouveau-Brunswick de même que Terre-Neuve et Labrador;
b) 14/114 du total de l’indemnité pour l’Île-du-Prince-Édouard;
c) 15/115 du total de l’indemnité pour la Nouvelle-Écosse.
La modification par les autorités fiscales compétentes d’un facteur fiscal en raison d’un changement apporté à un taux de taxe de vente modifie le facteur fiscal correspondant établi aux paragraphes 1 à 3. Le secrétariat du Conseil du trésor en informe les ministères et les organismes.
3. Pour la taxe de vente harmonisée, lorsque l’indemnité est réclamée au moyen de la fonctionnalité «Libre-service comptes de dépenses (LSCD)» du système comptable du gouvernement (SAGIR), le facteur est: 13/113 du total de l’indemnité.
D. 205-2013, Ann. 1.
ANNEXE 2
FACTEURS FISCAUX RELATIFS À LA COMPTABILISATION DES TAXES DE VENTE RÉPUTÉES PAYÉES À L’ÉGARD DES REMBOURSEMENTS DE DÉPENSES*
1. Les taxes de vente réputées payées sur les remboursements de dépenses mentionnés au guide prévu à l’article 15 de la présente directive sont comptabilisées aux fins du remboursement gouvernemental selon les facteurs établis par les autorités fiscales compétentes sur la base du taux de taxe de vente prévu aux législations pertinentes.
2. Ces facteurs sont:
1° pour la taxe de vente du Québec: 9/109 du total du remboursement de dépenses sur lesquelles la taxe de vente du Québec est payée;
2° pour la taxe sur les produits et services: 4/104 du total du remboursement de dépenses sur lesquelles la taxe sur les produits et services est payée;
3° pour la taxe de vente harmonisée, lorsqu’un remboursement de dépenses est comptabilisé par l’entremise d’une fonctionnalité autre que la fonctionnalité «Libre-service comptes de dépenses (LSCD)» du système comptable du gouvernement (SAGIR):
a) 12/112 du total du remboursement de dépenses sur lesquelles la taxe de vente harmonisée est payée ou à payer pour l’Ontario, le Nouveau-Brunswick de même que Terre-Neuve et Labrador;
b) 13/113 du total du remboursement de dépenses sur lesquelles la taxe de vente harmonisée est payée ou à payer pour l’Île-du-Prince-Édouard;
c) 14/114 du total du remboursement de dépenses sur lesquelles la taxe de vente harmonisée est payée ou à payer pour la Nouvelle-Écosse.
La modification par les autorités fiscales compétentes d’un facteur fiscal en raison d’un changement apporté à un taux de taxe de vente modifie le facteur fiscal correspondant établi aux paragraphes 1 à 3. Le secrétariat du Conseil du trésor en informe les ministères et les organismes.
3. Pour la taxe de vente harmonisée, lorsque le remboursement de dépenses est réclamé au moyen de la fonctionnalité «Libre-service comptes de dépenses (LSCD)» du système comptable du gouvernement (SAGIR), le facteur est: 12/112 du total du remboursement de dépenses sur lesquelles la taxe de vente harmonisée est payée.

* Ces facteurs sont utilisés également pour les paiements faits à l’aide d’une petite caisse ou d’un fonds local.
D. 205-2013, Ann. 2.
RÉFÉRENCES
D. 205-2013, 2013 G.O. 1430